Enviar PDF personalizados por correo con XERIA

XERIA puede distribuir archivos PDF específicos de cada destinatario directamente desde la aplicación combinando registros de destinatarios, plantillas de correo reutilizables, perfiles de envío configurados y asignaciones de adjuntos verificadas. De este modo, un flujo de PDF personalizado puede continuar desde la generación del documento hasta una entrega controlada por correo sin tener que asociar manualmente cada archivo con cada destinatario.

Qué aprenderá

Este tutorial explica cómo:

• Preparar registros de destinatarios para la entrega por correo
• Configurar o seleccionar un perfil de envío
• Comprender las opciones disponibles de proveedor de correo
• Crear y reutilizar plantillas de correo
• Revisar asunto y contenido de mensaje personalizados
• Generar los PDF antes de enviarlos
• Utilizar **Send E-mail Only** cuando los PDF ya existen
• Utilizar correctamente `PDF_PATH` o la carpeta de salida esperada
• Elegir un perfil de velocidad de envío adecuado
• Verificar la correspondencia destinatario-adjunto
• Revisar envíos correctos y fallidos en **Mail Log**
• Diagnosticar problemas comunes de entrega por correo

Para la etapa de generación, consulte [Crear PDF personalizados en XERIA](/resources/articles/create-personalized-pdfs-in-xeria/).

Cómo encaja la distribución por correo de XERIA en el flujo

La entrega personalizada por correo normalmente sigue a la preparación y verificación de documentos.

Un flujo controlado es:

La relación más importante no es simplemente destinatario-correo. Es:

• Destinatario
• Dirección de correo
• PDF personalizado
• Nombre de salida o `PDF_PATH`
• Plantilla de correo
• Perfil de envío
• Resultado de entrega

Todos los elementos deben permanecer alineados.

Antes de empezar

Prepare:

• Una lista de destinatarios verificada en XERIA
• Una dirección válida para cada destinatario previsto
• Los archivos PDF personalizados
• Un perfil de envío configurado
• Un asunto de correo aprobado
• Un cuerpo de correo aprobado
• La firma de correo requerida
• La carpeta de salida correcta o los valores `PDF_PATH`
• Un pequeño grupo de destinatarios de prueba
• Un proceso para revisar los resultados de Mail Log

Genere y revise los documentos de alto riesgo antes de la entrega por correo.

No empiece con toda la lista si el perfil, la asignación de adjuntos o la plantilla todavía no se han probado.

Paso 1: Verificar la lista de destinatarios

Abra **Batch Processing** y seleccione la lista correcta.

Revise los destinatarios seleccionados.

Los campos relevantes pueden incluir:

• Full Name
• Email
• PDF Open Password
• PDF Owner Password
• Role
• ID
• Company ID
• Code
• Mapping Profile
• Permission Profile

No todos los campos son necesarios en todos los flujos.

La dirección de correo es esencial para la entrega.

Compruebe:

• Direcciones vacías
• Direcciones mal escritas
• Destinatarios duplicados
• Destinatarios de prueba
• Filas importadas desplazadas
• Direcciones antiguas
• Buzones compartidos usados por error
• Registros vinculados al archivo de salida equivocado

XERIA informa de un error cuando la dirección del destinatario está vacía, pero una sintaxis válida no demuestra por sí sola que la dirección pertenezca a la persona prevista.

Paso 2: Generar y verificar los PDF personalizados

En flujos sensibles, genere los PDF antes de enviarlos.

Use el flujo de producción personalizado para:

• Seleccionar el PDF de origen aprobado
• Aplicar datos de marca de agua específicos del destinatario
• Añadir información de trazabilidad cuando corresponda
• Aplicar ajustes de seguridad PDF
• Generar un archivo separado para cada destinatario
• Revisar el conjunto de salida

Para una explicación completa, consulte [Marcas de agua PDF personalizadas](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/).

Antes de pasar a la entrega, compare:

• Número de destinatarios seleccionados
• Número de archivos generados
• Nombres de archivos de salida
• Marcas de agua del destinatario
• Códigos de trazabilidad
• Asignaciones de contraseñas
• Perfiles de permisos

Abra archivos representativos y confirme que el destinatario previsto sea visible o identificable de otro modo.

Paso 3: Abrir Mail Management

Abra el área de correo o gestión de correo en XERIA.

La aplicación admite perfiles configurados para proveedores como:

• Gmail
• Outlook.com / Hotmail
• Microsoft 365 (Office 365)
• Yahoo
• Yandex
• Custom

La configuración exacta depende del proveedor seleccionado y del método de autenticación admitido por ese perfil.

Para enviar mediante Gmail, la cuenta debe conectarse primero en **Settings > Mail Management**.

Los flujos de Microsoft 365 pueden requerir un token válido de acceso de Microsoft Graph.

No inicie un lote de producción hasta que el perfil seleccionado esté conectado y probado.

Paso 4: Configurar el perfil de envío

Revise el perfil de correo configurado antes de enviar.

Según el proveedor, el perfil puede incluir ajustes relacionados con:

• Tipo de proveedor
• Cuenta remitente
• Autenticación
• Estado de conexión
• Límites de envío
• Velocidad de envío
• Controles operativos

Use la cuenta autorizada para el propósito de distribución.

Evite cambiar de perfil de remitente justo antes de un envío grande sin realizar una prueba.

Si la organización usa varias cuentas, asigne nombres claros a los perfiles para identificar la correcta antes de entregar.

Paso 5: Elegir la velocidad de envío

XERIA incluye opciones de velocidad para controlar el ritmo de las operaciones de correo.

Los perfiles disponibles incluyen:

• **Very safe**
• **Balanced**
• **Fast**
• **Custom**

Un perfil más lento puede ser adecuado cuando los límites del proveedor, los controles antiabuso o la cautela operativa importan más que el rendimiento.

Un perfil más rápido puede reducir el tiempo total, pero los proveedores pueden aplicar sus propios límites y controles de seguridad.

Use **Custom** solo cuando la organización comprenda los límites elegidos y los haya probado con el proveedor configurado.

No suponga que la velocidad máxima sea apropiada para todas las cuentas.

Paso 6: Crear o seleccionar una plantilla de correo

XERIA admite plantillas reutilizables.

Cree una **New Template** cuando no exista una plantilla aprobada adecuada.

Una plantilla reutilizable puede estandarizar:

• Asunto
• Cuerpo del mensaje
• Texto específico del destinatario
• Instrucciones de entrega
• Firma
• Información de soporte
• Aviso de tratamiento del documento

Use los campos dinámicos disponibles en la aplicación en lugar de reescribir manualmente cada mensaje.

El objetivo es personalizar el correo manteniendo coherente la estructura de comunicación aprobada.

Paso 7: Preparar el asunto

La plantilla del asunto no debe estar vacía.

Use un asunto breve que permita al destinatario entender el propósito sin exponer información sensible innecesaria.

Ejemplos de estilos adecuados:

• Su documento solicitado
• Extracto de agosto
• Material de formación
• Entrega de documento confidencial
• Informe actualizado

Evite poner contraseñas o identificadores sensibles en el asunto.

Si usa campos dinámicos, previsualice el resultado con varios destinatarios.

Los nombres largos, campos vacíos y caracteres inusuales pueden producir textos inesperados.

Paso 8: Preparar el cuerpo del correo

La plantilla del cuerpo también debe contener contenido.

Un buen mensaje de entrega debe explicar:

• Por qué el destinatario recibe el archivo
• Qué contiene el adjunto
• Instrucciones de tratamiento
• Cómo se proporcionará una contraseña, si aplica
• Cómo solicitar ayuda
• Si debe eliminar una versión anterior

Mantenga el mensaje acorde con la sensibilidad del documento.

No incluya una contraseña de apertura en el mismo mensaje que el PDF protegido salvo que el proceso aprobado de la organización lo permita expresamente.

Si se usan contraseñas, pruebe por separado el flujo de entrega de contraseñas.

Paso 9: Previsualizar el contenido personalizado

Antes de enviar, previsualice la plantilla con registros representativos.

Compruebe:

• Nombre del destinatario
• Dirección de correo
• Asunto
• Cuerpo
• Firma
• Sustitución de campos dinámicos
• Caracteres especiales
• Nombres no latinos
• Campos opcionales vacíos
• Saltos de línea
• Legibilidad general

No suponga que una plantilla correcta para el primer destinatario será correcta para todos.

Pruebe al menos un nombre largo y uno no latino si existen en la lista.

Paso 10: Confirmar la correspondencia destinatario-PDF

Esta es una de las comprobaciones más importantes.

Para cada destinatario seleccionado, confirme que la operación adjuntará su PDF previsto.

Use nombres de salida que faciliten la conciliación.

Ejemplos:

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

Evite nombres ambiguos como:

• `Document1.pdf`
• `Final.pdf`
• `Report.pdf`

Si distintas personas pueden tener el mismo nombre, incluya otro identificador único.

Paso 11: Comprender PDF_PATH

XERIA puede utilizar un valor `PDF_PATH` para localizar un adjunto existente.

`PDF_PATH` debe apuntar a la ruta completa del PDF previsto.

Antes de enviar, confirme:

• La ruta no está vacía cuando sea necesaria
• El archivo existe
• El archivo es el PDF específico correcto
• XERIA puede acceder al archivo
• El archivo no es un resultado vacío o no válido
• No fue movido ni renombrado después de la asignación

Si el archivo de `PDF_PATH` no existe, XERIA informa de un error de ruta del adjunto.

No copie una ruta desde otro registro sin verificar el archivo.

Paso 12: Comprender Send E-mail Only

Use **Send E-mail Only** cuando los PDF personalizados ya existan y no deban generarse de nuevo.

Resulta útil cuando:

• Los PDF se generaron y revisaron anteriormente
• La entrega se pospuso
• Un envío anterior falló
• Solo un subconjunto necesita reenvío
• Los documentos deben permanecer exactamente como fueron aprobados

En **Send E-mail Only**, XERIA debe poder encontrar el PDF existente correcto.

Puede usar:

• La ruta completa en `PDF_PATH`
• El nombre esperado del PDF en la carpeta de salida seleccionada

Si `PDF_PATH` está vacío y la carpeta de salida no es válida, la operación send-only no puede localizar el adjunto.

Si no existe ni la ruta asignada ni el archivo esperado, deténgase y corrija la asignación.

No regenere un documento únicamente para resolver una ruta de adjunto salvo que realmente se necesite un nuevo PDF.

Paso 13: Validar el adjunto

Antes de enviar, XERIA comprueba el adjunto.

Los problemas pueden incluir:

• Adjunto no encontrado
• Ruta no válida
• Archivo aparentemente demasiado pequeño o vacío
• PDF temporal no creado
• Carpeta de salida incorrecta
• Nombre esperado ausente

Trate los errores de validación como motivo para detener el intento de envío de ese destinatario.

No sustituya manualmente el archivo por otro sin actualizar la asignación.

En un flujo personalizado, el adjunto correcto forma parte del contexto de seguridad del destinatario.

Paso 14: Ejecutar una entrega de prueba

Seleccione un pequeño grupo antes de enviar todo el lote.

El grupo debería incluir:

• Un destinatario estándar
• Un destinatario con nombre largo
• Un nombre no latino
• Un PDF protegido
• Un adjunto grande pero normal
• Un destinatario de otro dominio
• Un registro con `PDF_PATH`, si se usará

Use direcciones de prueba controladas por la organización cuando sea posible.

Verifique el correo recibido:

• Identidad del remitente
• Dirección del destinatario
• Asunto
• Cuerpo
• Firma
• Nombre del adjunto
• Contenido del adjunto
• Comportamiento de la contraseña
• Marca de agua
• Información de trazabilidad

Confirme que el adjunto recibido sea el documento previsto para ese destinatario.

Paso 15: Iniciar la operación de correo

Tras una prueba correcta, seleccione los destinatarios aprobados e inicie la operación.

Supervise:

• Destinatario actual
• Envíos completados
• Envíos fallidos
• Destinatarios omitidos
• Errores de autenticación
• Errores de adjuntos
• Errores del proveedor
• Direcciones ausentes

No interprete una operación completada como prueba de que todos recibieron correctamente el correo.

Un intento puede fallar por motivos externos a XERIA, incluidas restricciones del proveedor o de la cuenta.

Paso 16: Revisar Mail Log

Después de enviar, abra **Mail Log**.

El registro puede incluir campos como:

Use Mail Log para identificar:

• Envíos correctos
• Envíos fallidos
• Errores de destinatario
• Errores de adjunto
• Errores del proveedor
• Elementos que requieren otro intento

Los filtros de fecha se introducen en hora local y se convierten para consultas basadas en UTC.

Paso 17: Revisar los envíos fallidos

No reenvíe automáticamente todos los fallos sin revisar la causa.

Las categorías típicas incluyen:

• Correo del destinatario vacío
• Archivo adjunto ausente
• Adjunto no válido
• Gmail no conectado
• Token de Microsoft Graph no disponible
• Solicitud rechazada por el proveedor
• Plantilla de asunto vacía
• Plantilla de cuerpo vacía
• Ruta de salida incorrecta

Corrija la causa raíz antes de reintentar.

Si solo falló un subconjunto, reenvíe únicamente a los afectados cuando sea práctico.

Use **Send E-mail Only** cuando los PDF aprobados ya existan.

Paso 18: Exportar o conservar registros de entrega

Mail Log puede apoyar la revisión operativa y la conservación de registros.

Cuando sea necesario, conserve:

• Destinatario
• Dirección de correo
• Marca de tiempo de envío
• Asunto
• Estado
• Información de error
• Nombre del adjunto
• Ruta del adjunto

XERIA incluye opciones relacionadas con la exportación de datos de Mail Log a CSV o Excel.

Proteja los registros exportados porque pueden contener información de destinatarios y distribución.

Aplique la política de retención de la organización en lugar de conservar los datos indefinidamente.

Paso 19: Gestionar con cuidado los PDF protegidos con contraseña

Si el PDF adjunto requiere contraseña de apertura, el proceso de entrega de contraseña debe mantenerse separado cuando la política lo requiera.

Antes de enviar:

• Confirme la contraseña correcta
• Confirme la identidad del destinatario
• Confirme el adjunto correcto
• Confirme la dirección de correo
• Confirme cómo se entregará la contraseña
• Mantenga contraseñas en texto plano fuera de los registros normales de Mail Log
• No coloque contraseñas en nombres de archivo

Para el flujo completo, consulte [Proteger PDF con contraseñas en XERIA](/resources/articles/protect-pdfs-with-passwords-in-xeria/).

Paso 20: Combinar entrega por correo con trazabilidad QR

Cuando el documento utilice trazabilidad QR de XERIA, verifique los archivos con QR antes de enviarlos.

Confirme:

• El destinatario previsto generó el archivo
• El QR oculto está presente donde corresponda
• Los datos visibles del destinatario son correctos
• Los valores de trazabilidad son correctos
• El adjunto apunta a ese archivo verificado

Para el flujo QR, consulte [Añadir códigos QR de trazabilidad en XERIA](/resources/articles/add-qr-trace-codes-in-xeria/).

Los registros de entrega y los registros de trazabilidad documental sirven para fines diferentes.

Mail Log registra la operación de entrega.

Las marcas de agua, códigos y elementos QR ayudan a identificar la copia emitida.

Úselos juntos para obtener evidencia operativa más sólida.

Problemas comunes

El correo del destinatario está vacío

Corrija el registro antes de enviar.

No sustituya el destino por otra dirección salvo que esté verificada para el mismo destinatario.

Gmail no está conectado

Conecte la cuenta mediante **Settings > Mail Management** y pruebe el perfil antes de reiniciar el envío de producción.

Falta el token de Microsoft Graph

Restablezca el estado de autenticación de Microsoft 365 requerido antes de reintentar.

No se encuentra el archivo adjunto

Compruebe `PDF_PATH`, la carpeta de salida y el nombre esperado.

Confirme que el archivo no se movió, renombró ni eliminó.

El adjunto parece vacío

Abra el PDF manualmente y confirme que sea un documento generado válido antes de reintentar.

Send E-mail Only no encuentra el PDF

Rellene `PDF_PATH` con la ruta completa o seleccione la carpeta de salida correcta que contenga el PDF esperado.

La plantilla de asunto está vacía

Seleccione o cree una plantilla válida y proporcione un asunto aprobado.

La plantilla de cuerpo está vacía

Añada el mensaje aprobado antes de enviar.

Se adjunta el PDF equivocado

Detenga el lote.

Revise registros, nombres de salida, valores `PDF_PATH` y asignaciones de adjuntos.

No continúe hasta corregir la correspondencia.

Algunos destinatarios recibieron el correo y otros fallaron

Revise Mail Log y aísle los registros fallidos.

Corrija la causa específica y reenvíe solo a los afectados cuando corresponda.

El correo se envió pero el destinatario no puede abrir el PDF

Verifique que recibió la contraseña correcta mediante el método aprobado y que el adjunto sea realmente el archivo previsto.

Buenas prácticas

• Verifique la lista antes de cada envío.
• Genere y revise los PDF sensibles antes de enviarlos.
• Mantenga explícitas las correspondencias destinatario-archivo.
• Use nombres únicos y resistentes a colisiones.
• Configure perfiles de correo antes del día de producción.
• Pruebe la autenticación del proveedor.
• Use plantillas reutilizables aprobadas.
• Previsualice contenido dinámico.
• Mantenga asuntos concisos.
• Evite datos sensibles en asuntos.
• Separe contraseñas de adjuntos protegidos cuando corresponda.
• Use un perfil de velocidad adecuado.
• Pruebe primero un pequeño grupo.
• Valide los adjuntos antes de enviar.
• Use `PDF_PATH` con cuidado.
• Use **Send E-mail Only** para archivos ya aprobados.
• Supervise errores del proveedor y adjuntos.
• Revise Mail Log después de cada lote.
• Reintente solo destinatarios fallidos cuando sea posible.
• Proteja las exportaciones de Mail Log.
• Concilie destinatarios, adjuntos y resultados.
• Combine registros de entrega con evidencia de marcas y trazabilidad.
• Deténgase inmediatamente si detecta un adjunto incorrecto.

Preguntas frecuentes

¿Puede XERIA enviar un PDF diferente a cada destinatario?

Sí. XERIA puede usar registros y asignaciones de adjuntos para entregar a cada destinatario seleccionado su PDF personalizado correspondiente.

¿Tengo que generar y enviar los PDF en la misma operación?

No. Puede generar y revisar primero los PDF y después usar **Send E-mail Only** para entregar los archivos aprobados existentes.

¿Qué es PDF_PATH?

`PDF_PATH` es la ruta completa utilizada para localizar un adjunto PDF existente para un destinatario.

¿Qué ocurre si PDF_PATH está vacío?

En un flujo send-only, XERIA puede usar el PDF esperado en la carpeta de salida seleccionada. Si la ruta está vacía y la carpeta no es válida, no puede localizarse el adjunto.

¿Qué proveedores de correo pueden configurarse?

XERIA incluye opciones para Gmail, Outlook.com / Hotmail, Microsoft 365, Yahoo, Yandex y configuraciones Custom.

¿Puedo reutilizar una plantilla de correo?

Sí. XERIA admite plantillas reutilizables y un flujo **New Template** para crear plantillas adicionales.

¿Puedo controlar la velocidad de envío?

Sí. XERIA incluye perfiles **Very safe**, **Balanced**, **Fast** y **Custom**.

¿Cómo sé qué correos fallaron?

Revise **Mail Log**. Registra el estado de entrega y puede incluir información de error, destinatario, asunto y adjunto.

¿Puedo reenviar solo a los destinatarios fallidos?

Cuando los PDF aprobados ya existan, use los registros existentes y **Send E-mail Only** para los destinatarios que necesiten otro intento.

¿Está disponible el envío en modo de prueba?

No. La entrega por correo requiere la funcionalidad licenciada correspondiente y no está disponible en modo de prueba.

Conclusión

XERIA puede ampliar un flujo de PDF personalizados desde la creación del documento hasta la entrega por correo específica de cada destinatario.

La secuencia fiable consiste en verificar los datos, generar y revisar los PDF, configurar el perfil del remitente, preparar una plantilla reutilizable aprobada, confirmar cada correspondencia destinatario-adjunto, ejecutar una pequeña prueba y después enviar el lote de producción.

Tras la entrega, Mail Log proporciona el registro operativo necesario para identificar éxitos y fallos. Cuando los PDF aprobados ya existen, **Send E-mail Only** permite entregarlos sin regenerar los documentos.

El control más importante sigue siendo la relación destinatario-archivo: el PDF correcto, enviado a la dirección correcta, mediante el perfil correcto, con los ajustes de seguridad y trazabilidad correctos.