Отправка персонализированных PDF по e-mail с XERIA

XERIA может отправлять PDF-файлы, предназначенные конкретным получателям, непосредственно из приложения, объединяя записи получателей, повторно используемые шаблоны писем, настроенные профили отправки и проверенные сопоставления вложений. Благодаря этому персонализированный PDF-процесс может перейти от создания документа к контролируемой доставке по электронной почте без ручного сопоставления каждого файла с каждым получателем.

Чему вы научитесь

В этом руководстве объясняется, как:

• Подготовить записи получателей к доставке по e-mail
• Настроить или выбрать профиль отправки
• Понять доступные варианты почтовых провайдеров
• Создавать и повторно использовать шаблоны писем
• Проверять персонализированные тему и текст сообщения
• Создавать PDF до их отправки
• Использовать **Send E-mail Only**, когда PDF уже существуют
• Правильно использовать `PDF_PATH` или ожидаемую папку вывода
• Выбрать подходящий профиль скорости отправки
• Проверить соответствие получатель-вложение
• Просмотреть успешные и неудачные отправки в **Mail Log**
• Диагностировать типичные проблемы доставки по e-mail

Для этапа создания документов см. [Создание персонализированных PDF в XERIA](/resources/articles/create-personalized-pdfs-in-xeria/).

Как e-mail-распространение XERIA вписывается в процесс

Персонализированная доставка обычно следует за подготовкой и проверкой документов.

Контролируемый процесс выглядит так:

Самая важная связь — не просто получатель и e-mail. Она включает:

• Получателя
• Адрес электронной почты
• Персонализированный PDF
• Имя выходного файла или `PDF_PATH`
• Шаблон письма
• Профиль отправки
• Результат доставки

Все элементы должны оставаться согласованными.

Перед началом

Подготовьте:

• Проверенный список получателей в XERIA
• Действительный адрес для каждого предполагаемого получателя
• Персонализированные PDF-файлы
• Настроенный профиль отправки
• Утверждённую тему письма
• Утверждённый текст письма
• Необходимую подпись
• Правильную папку вывода или значения `PDF_PATH`
• Небольшую группу тестовых получателей
• Процесс проверки результатов Mail Log

Создавайте и проверяйте документы высокого риска до отправки по электронной почте.

Не начинайте со всего списка, если профиль, сопоставление вложений или шаблон ещё не протестированы.

Шаг 1: Проверить список получателей

Откройте **Batch Processing** и выберите правильный список.

Проверьте выбранных получателей.

Соответствующие поля могут включать:

• Full Name
• Email
• PDF Open Password
• PDF Owner Password
• Role
• ID
• Company ID
• Code
• Mapping Profile
• Permission Profile

Не каждое поле требуется для каждого процесса.

Адрес e-mail необходим для доставки.

Проверьте:

• Пустые адреса
• Ошибки в адресах
• Дублирующихся получателей
• Тестовых получателей
• Смещённые импортированные строки
• Старые адреса
• Общие почтовые ящики, использованные случайно
• Записи, связанные с неправильным выходным файлом

XERIA сообщает об ошибке, если адрес получателя пуст, но правильный синтаксис сам по себе не доказывает, что адрес принадлежит нужному человеку.

Шаг 2: Создать и проверить персонализированные PDF

В чувствительных процессах создавайте PDF до отправки.

Используйте персонализированный процесс, чтобы:

• Выбрать утверждённый исходный PDF
• Применить данные водяного знака конкретного получателя
• Добавить информацию отслеживания при необходимости
• Применить настройки безопасности PDF
• Создать отдельный файл для каждого выбранного получателя
• Проверить набор результатов

Полное описание см. в статье [Персонализированные водяные знаки PDF](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/).

Перед переходом к e-mail сравните:

• Количество выбранных получателей
• Количество созданных файлов
• Имена выходных файлов
• Водяные знаки получателей
• Коды отслеживания
• Назначения паролей
• Профили разрешений

Откройте репрезентативные файлы и подтвердите, что нужный получатель видим или иным образом идентифицируем.

Шаг 3: Открыть Mail Management

Откройте раздел e-mail или управления почтой в XERIA.

Приложение поддерживает настроенные профили для таких провайдеров:

• Gmail
• Outlook.com / Hotmail
• Microsoft 365 (Office 365)
• Yahoo
• Yandex
• Custom

Точная настройка зависит от провайдера и поддерживаемого профилем метода аутентификации.

Для Gmail аккаунт сначала нужно подключить через **Settings > Mail Management**.

Процессы Microsoft 365 могут требовать действительный токен Microsoft Graph.

Не запускайте производственный пакет, пока профиль не подключён и не протестирован.

Шаг 4: Настроить профиль отправки

Перед отправкой проверьте настроенный почтовый профиль.

В зависимости от провайдера профиль может включать:

• Тип провайдера
• Учётную запись отправителя
• Аутентификацию
• Состояние подключения
• Лимиты отправки
• Скорость отправки
• Операционные параметры

Используйте учётную запись, разрешённую для распространения документов.

Не меняйте профиль отправителя непосредственно перед большой отправкой без теста.

Если организация использует несколько аккаунтов, дайте профилям понятные имена.

Шаг 5: Выбрать скорость отправки

XERIA включает параметры скорости для управления темпом почтовых операций.

Доступны профили:

• **Very safe**
• **Balanced**
• **Fast**
• **Custom**

Более медленный профиль может быть подходящим, когда лимиты провайдера, антиспам-контроль или осторожность важнее пропускной способности.

Более быстрый профиль может сократить общее время, но провайдеры могут применять собственные лимиты и меры безопасности.

Используйте **Custom** только если организация понимает выбранные лимиты и протестировала их с настроенным провайдером.

Не считайте максимальную скорость подходящей для любого аккаунта.

Шаг 6: Создать или выбрать шаблон письма

XERIA поддерживает повторно используемые шаблоны e-mail.

Создайте **New Template**, если подходящего утверждённого шаблона нет.

Повторно используемый шаблон помогает стандартизировать:

• Тему
• Текст сообщения
• Персонализированный текст
• Инструкции доставки
• Подпись
• Контактную информацию
• Уведомление об обращении с документом

Используйте динамические поля получателя, доступные в приложении, вместо ручного переписывания каждого сообщения.

Цель — персонализировать письмо, сохраняя утверждённую структуру коммуникации.

Шаг 7: Подготовить тему

Шаблон темы не должен быть пустым.

Используйте краткую тему, которая помогает понять назначение письма без раскрытия лишней конфиденциальной информации.

Примеры:

• Запрошенный документ
• Выписка за август
• Учебный материал
• Доставка конфиденциального документа
• Обновлённый отчёт

Не помещайте пароли или чувствительные идентификаторы в тему.

Если тема использует динамические поля, просмотрите результат для нескольких получателей.

Длинные имена, пустые поля и необычные символы могут дать неожиданный текст.

Шаг 8: Подготовить текст письма

Шаблон тела письма также должен содержать текст.

Хорошее сообщение должно объяснять:

• Почему получатель получает файл
• Что находится во вложении
• Инструкции по обращению
• Как будет передан пароль, если нужен
• Как запросить помощь
• Нужно ли удалить предыдущую версию

Соотносите содержание с чувствительностью документа.

Не включайте пароль открытия в то же сообщение, что и защищённый PDF, если это прямо не разрешено утверждённым процессом.

Если используются пароли, отдельно протестируйте их доставку.

Шаг 9: Предварительно просмотреть персонализированный контент

Перед отправкой просмотрите шаблон с репрезентативными записями.

Проверьте:

• Имя получателя
• Адрес e-mail
• Тему
• Текст
• Подпись
• Подстановку динамических полей
• Специальные символы
• Нелатинские имена
• Пустые необязательные поля
• Переносы строк
• Общую читаемость

Не считайте, что шаблон, корректный для первого получателя, корректен для всех.

Проверьте хотя бы одно длинное и одно нелатинское имя, если они есть.

Шаг 10: Подтвердить сопоставление получатель-PDF

Это одна из наиболее важных проверок.

Для каждого выбранного получателя убедитесь, что операция приложит предназначенный ему PDF.

Используйте имена файлов, упрощающие сверку.

Примеры:

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

Избегайте неоднозначных имён:

• `Document1.pdf`
• `Final.pdf`
• `Report.pdf`

Если у разных получателей одинаковые имена, добавьте ещё один уникальный идентификатор.

Шаг 11: Понять PDF_PATH

XERIA может использовать значение `PDF_PATH`, чтобы найти существующее вложение.

`PDF_PATH` должен содержать полный путь к нужному PDF.

Перед отправкой убедитесь:

• Путь не пуст, когда он нужен
• Файл существует
• Это правильный персонализированный PDF
• XERIA имеет доступ к файлу
• Файл не пустой и не повреждён
• Он не был перемещён или переименован после сопоставления

Если файл `PDF_PATH` не существует, XERIA сообщает об ошибке пути вложения.

Не копируйте путь из другой записи без проверки файла.

Шаг 12: Понять Send E-mail Only

Используйте **Send E-mail Only**, когда персонализированные PDF уже существуют и не должны создаваться заново.

Это полезно, когда:

• PDF были созданы и проверены ранее
• Доставка была отложена
• Предыдущая отправка не удалась
• Повторная отправка нужна только части получателей
• Файлы должны остаться точно в ранее утверждённом виде

В **Send E-mail Only** XERIA должен найти правильный существующий PDF.

Можно использовать:

• Полный путь в `PDF_PATH`
• Ожидаемое имя PDF в выбранной папке вывода

Если `PDF_PATH` пуст и папка вывода недействительна, send-only не сможет найти вложение.

Если не существует ни сопоставленного пути, ни ожидаемого файла, остановитесь и исправьте сопоставление.

Не создавайте документ заново только для решения проблемы пути, если новый PDF действительно не требуется.

Шаг 13: Проверить вложение

Перед отправкой XERIA проверяет вложение.

Возможные проблемы:

• Вложение не найдено
• Недействительный путь
• Файл кажется слишком маленьким или пустым
• Временный PDF не создан
• Неверная папка вывода
• Ожидаемое имя файла отсутствует

Считайте ошибку проверки причиной остановить попытку для этого получателя.

Не подменяйте файл вручную без обновления сопоставления.

В персонализированном процессе правильное вложение является частью контекста безопасности получателя.

Шаг 14: Выполнить тестовую доставку

Перед полной отправкой выберите небольшую тестовую группу.

Она должна включать:

• Обычного получателя
• Получателя с длинным именем
• Нелатинское имя
• Защищённый PDF
• Большое, но нормальное вложение
• Получателя с другим почтовым доменом
• Запись с `PDF_PATH`, если эта функция будет использоваться

По возможности используйте тестовые адреса под контролем организации.

Проверьте полученное письмо:

• Отправителя
• Адрес получателя
• Тему
• Текст
• Подпись
• Имя вложения
• Содержимое вложения
• Поведение пароля
• Водяной знак
• Данные отслеживания

Убедитесь, что вложение предназначено именно этому получателю.

Шаг 15: Запустить почтовую операцию

После успешного теста выберите утверждённых получателей и запустите отправку.

Контролируйте:

• Текущего получателя
• Завершённые отправки
• Неудачные отправки
• Пропущенных получателей
• Ошибки аутентификации
• Ошибки вложений
• Ошибки провайдера
• Отсутствующие адреса

Не считайте завершённую операцию доказательством успешной доставки каждому получателю.

Попытка может не удаться по причинам вне XERIA, включая ограничения провайдера или аккаунта.

Шаг 16: Проверить Mail Log

После отправки откройте **Mail Log**.

Журнал может содержать такие поля:

Используйте Mail Log для выявления:

• Успешных отправок
• Неудачных отправок
• Ошибок получателей
• Ошибок вложений
• Ошибок провайдера
• Элементов, требующих повторной попытки

Фильтры дат вводятся в местном времени и преобразуются для UTC-запросов.

Шаг 17: Проверить неудачные отправки

Не повторяйте автоматически каждый сбой без анализа причины.

Типичные категории:

• Пустой адрес получателя
• Вложение отсутствует
• Вложение недействительно
• Gmail не подключён
• Токен Microsoft Graph недоступен
• Провайдер отклонил запрос
• Шаблон темы пуст
• Шаблон тела пуст
• Путь вывода неверен

Исправьте первопричину до повторной попытки.

Если сбой произошёл только у части получателей, повторите отправку только для них, где это возможно.

Используйте **Send E-mail Only**, если утверждённые PDF уже существуют.

Шаг 18: Экспортировать или хранить записи доставки

Mail Log может использоваться для операционного контроля и хранения записей.

При необходимости сохраняйте:

• Получателя
• Адрес e-mail
• Время отправки
• Тему
• Статус
• Информацию об ошибке
• Имя вложения
• Путь вложения

XERIA содержит варианты экспорта данных Mail Log в CSV или Excel.

Защищайте экспортированные журналы, поскольку они могут содержать данные получателей и распространения документов.

Следуйте политике хранения организации вместо бессрочного хранения данных.

Шаг 19: Осторожно работать с PDF, защищёнными паролем

Если вложенный PDF требует пароль открытия, доставка пароля должна оставаться отдельной, когда этого требует политика.

Перед отправкой:

• Подтвердите правильный пароль
• Подтвердите личность получателя
• Подтвердите правильное вложение
• Подтвердите адрес e-mail
• Подтвердите способ передачи пароля
• Не храните открытые пароли в обычных записях Mail Log
• Не помещайте пароли в имена файлов

Полный процесс см. в статье [Защита PDF паролями в XERIA](/resources/articles/protect-pdfs-with-passwords-in-xeria/).

Шаг 20: Объединить e-mail-доставку и QR-отслеживание

Если документ использует QR-отслеживание XERIA, проверьте файлы с QR до отправки.

Убедитесь:

• Файл создан для нужного получателя
• Скрытый QR присутствует, где требуется
• Видимые данные получателя правильны
• Значения отслеживания правильны
• Вложение указывает на проверенный файл

Для QR-процесса см. [Добавление QR-кодов отслеживания в XERIA](/resources/articles/add-qr-trace-codes-in-xeria/).

Записи e-mail-доставки и записи отслеживания документов служат разным целям.

Mail Log фиксирует операцию доставки.

Водяные знаки, коды и QR-элементы помогают определить выданную копию.

Используйте их вместе для более сильных операционных доказательств.

Распространённые проблемы

Адрес получателя пуст

Исправьте запись до отправки.

Не заменяйте адрес другим, если он не подтверждён для того же получателя.

Gmail не подключён

Подключите аккаунт через **Settings > Mail Management** и протестируйте профиль до повторного запуска производственной отправки.

Отсутствует токен Microsoft Graph

Восстановите необходимое состояние аутентификации Microsoft 365 до повторной попытки.

Вложение не найдено

Проверьте `PDF_PATH`, папку вывода и ожидаемое имя файла.

Убедитесь, что файл не перемещён, не переименован и не удалён.

Вложение выглядит пустым

Откройте PDF вручную и убедитесь, что это действительный созданный документ.

Send E-mail Only не находит PDF

Заполните `PDF_PATH` полным путём или выберите правильную папку с ожидаемым PDF.

Шаблон темы пуст

Выберите или создайте действительный шаблон и укажите утверждённую тему.

Шаблон текста пуст

Добавьте утверждённое сообщение до отправки.

Приложен неверный PDF

Остановите пакет.

Проверьте записи, имена файлов, значения `PDF_PATH` и сопоставления вложений.

Не продолжайте, пока сопоставление не исправлено.

Некоторые получатели получили письмо, а другие нет

Проверьте Mail Log и выделите неудачные записи.

Исправьте конкретную причину и при необходимости повторите только для затронутых получателей.

Письмо отправлено, но получатель не может открыть PDF

Проверьте, что получатель получил правильный пароль утверждённым способом и что вложение действительно является нужным файлом.

Лучшие практики

• Проверяйте список перед каждой отправкой.
• Создавайте и проверяйте чувствительные PDF до e-mail.
• Явно поддерживайте сопоставления получатель-файл.
• Используйте уникальные имена файлов.
• Настраивайте почтовые профили до дня отправки.
• Тестируйте аутентификацию провайдера.
• Используйте утверждённые повторно используемые шаблоны.
• Предварительно просматривайте динамический контент.
• Делайте темы краткими.
• Избегайте чувствительных данных в теме.
• При необходимости отделяйте пароли от защищённых вложений.
• Используйте подходящий профиль скорости.
• Сначала тестируйте небольшую группу.
• Проверяйте вложения до отправки.
• Осторожно используйте `PDF_PATH`.
• Используйте **Send E-mail Only** для уже утверждённых файлов.
• Контролируйте ошибки провайдера и вложений.
• Проверяйте Mail Log после каждого пакета.
• По возможности повторяйте только неудачные записи.
• Защищайте экспорт Mail Log.
• Сверяйте получателей, вложения и результаты.
• Объединяйте записи доставки с водяными знаками и данными отслеживания.
• Немедленно останавливайтесь при обнаружении неверного вложения.

Часто задаваемые вопросы

Может ли XERIA отправлять каждому получателю разные PDF?

Да. XERIA может использовать записи и сопоставления вложений, чтобы отправить каждому выбранному получателю соответствующий персонализированный PDF.

Нужно ли создавать и отправлять PDF в одной операции?

Нет. Можно сначала создать и проверить PDF, а затем использовать **Send E-mail Only** для доставки уже утверждённых файлов.

Что такое PDF_PATH?

`PDF_PATH` — полный путь, используемый для поиска существующего PDF-вложения для получателя.

Что происходит, если PDF_PATH пуст?

В send-only XERIA может использовать ожидаемый PDF в выбранной папке вывода. Если путь пуст и папка недействительна, вложение найти невозможно.

Какие почтовые провайдеры можно настроить?

XERIA включает варианты для Gmail, Outlook.com / Hotmail, Microsoft 365, Yahoo, Yandex и Custom.

Можно ли повторно использовать шаблон письма?

Да. XERIA поддерживает повторно используемые шаблоны и процесс **New Template** для создания дополнительных.

Можно ли контролировать скорость отправки?

Да. XERIA включает профили **Very safe**, **Balanced**, **Fast** и **Custom**.

Как узнать, какие письма не отправились?

Проверьте **Mail Log**. Он записывает статус и может включать ошибку, получателя, тему и данные вложения.

Можно ли повторить только неудачные отправки?

Если утверждённые PDF уже существуют, используйте существующие записи и **Send E-mail Only** для получателей, которым нужна повторная попытка.

Доступна ли e-mail-отправка в пробном режиме?

Нет. Доставка требует соответствующей лицензированной функции и недоступна в пробном режиме.

Заключение

XERIA может продолжить персонализированный PDF-процесс от создания документа до индивидуальной доставки по e-mail.

Надёжная последовательность: проверить данные получателей, создать и проверить PDF, настроить профиль отправителя, подготовить утверждённый повторно используемый шаблон, подтвердить каждое соответствие получатель-вложение, выполнить небольшой тест и затем отправить производственный пакет.

После доставки Mail Log предоставляет операционные записи для выявления успешных и неудачных отправок. Если утверждённые PDF уже существуют, **Send E-mail Only** позволяет доставить их без повторного создания.

Самый важный контроль — связь получатель-файл: правильный PDF, отправленный на правильный адрес через правильный профиль с правильными настройками безопасности и отслеживания.