Inviare PDF personalizzati via e-mail con XERIA

XERIA può distribuire documento PDF specifici per destinatario direttamente dall’applicazione combinando record dei destinatari, modelli e-mail riutilizzabili, profili di invio configurati e associazioni degli allegati verificate. In questo modo un flusso PDF personalizzato può proseguire dalla generazione del documento alla consegna controllata via e-mail senza dover abbinare manualmente ogni documento a ogni destinatario.

Che cosa imparerai

Questo tutorial spiega come:

• Preparare i record destinatario per la consegna via e-mail
• Configurare o selezionare un profilo di invio
• Comprendere le opzioni disponibili per i provider di posta
• Creare e riutilizzare modelli e-mail
• Controllare oggetto e contenuto personalizzati
• Generare i PDF prima dell’invio
• Usare **Invia solo e-mail** quando i PDF esistono già
• Usare correttamente `PDF_PATH` o la cartella di risultato prevista
• Scegliere un profilo di velocità adeguato
• Verificare l’associazione destinatario-allegato
• Controllare invii riusciti e falliti in **Registro e-mail**
• Diagnosticare problemi comuni di consegna e-mail

Per la fase di generazione dei documenti, consulta Creare PDF personalizzati in XERIA.

Come la distribuzione e-mail di XERIA si inserisce nel flusso

La consegna e-mail personalizzata normalmente segue la preparazione e la verifica dei documenti.

Un flusso controllato è:

La relazione più importante non è semplicemente destinatario-e-mail. Comprende:

• Destinatario
• Indirizzo e-mail
• PDF personalizzato
• Nome del documento di risultato o `PDF_PATH`
• Modello e-mail
• Profilo di invio
• Risultato della consegna

Tutti gli elementi devono rimanere allineati.

Prima di iniziare

Prepara:

• Un elenco destinatari verificato in XERIA
• Un indirizzo e-mail valido per ogni destinatario previsto
• I documento PDF personalizzati
• Un profilo di invio configurato
• Un oggetto approvato
• Un corpo e-mail approvato
• La firma richiesta
• La cartella di risultato corretta o i valori `PDF_PATH`
• Un piccolo gruppo di destinatari di prova
• Un processo per controllare i risultati di Registro e-mail

Genera e controlla i documenti ad alto rischio prima della consegna e-mail.

Non iniziare con tutto l’elenco se profilo, associazione degli allegati o modello non sono ancora stati testati.

Passaggio 1: Verificare l’elenco dei destinatari

Apri **lotto elaborazione** e seleziona l’elenco corretto.

Controlla i destinatari selezionati.

I campi pertinenti possono includere:

• Full Name
• Email
• PDF credenziale di apertura
• PDF credenziale del proprietario
• Role
• ID
• Company ID
• Code
• associazione Profile
• autorizzazione Profile

Non tutti i campi sono necessari in ogni flusso e-mail.

L’indirizzo e-mail è essenziale per la consegna.

Controlla:

• Indirizzi e-mail vuoti
• Indirizzi scritti male
• Destinatari duplicati
• Destinatari di prova
• Righe importate spostate
• Vecchi indirizzi
• Caselle condivise usate involontariamente
• Record collegati al documento di risultato sbagliato

XERIA segnala un errore quando l’e-mail del destinatario è vuota, ma una sintassi valida da sola non dimostra che l’indirizzo appartenga alla persona prevista.

Passaggio 2: Generare e verificare i PDF personalizzati

Per flussi sensibili, genera i PDF prima dell’invio.

Usa il flusso di produzione personalizzato per:

• Selezionare il PDF sorgente approvato
• Applicare dati filigrana specifici del destinatario
• Aggiungere informazioni di tracciamento quando richiesto
• Applicare impostazioni di sicurezza PDF
• Generare un documento separato per ogni destinatario
• Controllare il set di risultato

Per una guida completa, consulta Filigrane PDF personalizzate.

Prima di passare alla consegna e-mail, confronta:

• Numero di destinatari selezionati
• Numero di documento generati
• Nomi dei documento di risultato
• Filigrane destinatario
• Codici di tracciamento
• Assegnazioni credenziale
• Profili permessi

Apri documento rappresentativi e conferma che il destinatario previsto sia visibile o altrimenti identificabile.

Passaggio 3: Aprire Mail Management

Apri l’area e-mail o gestione posta in XERIA.

L’applicazione supporta profili configurati per provider quali:

• Gmail
• Outlook.com / Hotmail
• Microsoft 365 (Office 365)
• Yahoo
• Yandex
• Personalizzato

La configurazione esatta dipende dal provider scelto e dal metodo di autenticazione supportato da quel profilo.

Per l’invio Gmail, l’profilo utente deve prima essere collegato tramite **impostazioni > Mail Management**.

I flussi Microsoft 365 possono richiedere un segnaposto di accesso Microsoft Graph valido.

Non avviare un lotto di produzione finché il profilo selezionato non è collegato e testato.

Passaggio 4: Configurare il profilo di invio

Controlla il profilo di posta configurato prima dell’invio.

A seconda del provider, il profilo può includere impostazioni relative a:

• Tipo di provider
• profilo utente mittente
• Autenticazione
• Stato della connessione
• Limiti di invio
• Velocità di invio
• Controlli operativi

Usa l’profilo utente autorizzato per lo scopo di distribuzione.

Evita di cambiare profilo mittente subito prima di un grande invio senza test.

Se l’organizzazione usa più profilo utente mittente, assegna nomi chiari ai profili per identificare quello corretto prima della consegna.

Passaggio 5: Scegliere la velocità di invio

XERIA include opzioni di velocità per controllare il ritmo delle operazioni e-mail.

I profili disponibili includono:

• **Molto sicuro**
• **Bilanciato**
• **Veloce**
• **Personalizzato**

Un profilo più lento può essere appropriato quando limiti del provider, controlli antiabuso o cautela operativa sono più importanti della velocità.

Un profilo più rapido può ridurre il tempo totale, ma i provider possono applicare propri limiti e controlli di sicurezza.

Usa **Personalizzato** solo quando l’organizzazione comprende i limiti selezionati e li ha testati con il provider configurato.

Non presumere che la velocità massima sia adatta a ogni profilo utente.

Passaggio 6: Creare o selezionare un modello e-mail

XERIA supporta modelli e-mail riutilizzabili.

Crea una **New modello** quando non esiste un modello approvato adatto.

Un modello riutilizzabile può standardizzare:

• Oggetto
• Corpo del messaggio
• Testo specifico per destinatario
• Istruzioni di consegna
• Firma
• Informazioni di supporto
• Avviso sulla gestione del documento

Usa i campi dinamici disponibili nell’applicazione invece di riscrivere manualmente ogni messaggio.

L’obiettivo è personalizzare l’e-mail mantenendo coerente la struttura di comunicazione approvata.

Passaggio 7: Preparare l’oggetto

Il modello dell’oggetto non deve essere vuoto.

Usa un oggetto conciso che aiuti il destinatario a capire lo scopo senza esporre informazioni sensibili non necessarie.

Esempi:

• Il documento richiesto
• Estratto di agosto
• Materiale di formazione
• Consegna documento riservato
• Rapporto aggiornato

Evita credenziale o identificativi sensibili nell’oggetto.

Se l’oggetto usa campi dinamici, visualizza in anteprima il risultato con più destinatari.

Nomi lunghi, campi vuoti e caratteri insoliti possono produrre testo inatteso.

Passaggio 8: Preparare il corpo dell’e-mail

Anche il modello del corpo deve contenere testo.

Un buon messaggio di consegna dovrebbe spiegare:

• Perché il destinatario riceve il documento
• Che cosa contiene l’allegato
• Eventuali istruzioni di gestione
• Come verrà fornita una credenziale, se applicabile
• Come richiedere assistenza
• Se deve essere eliminata una versione precedente

Mantieni il messaggio adeguato alla sensibilità del documento.

Non includere una credenziale di apertura nello stesso messaggio del PDF protetto, salvo esplicita autorizzazione del processo approvato.

Se vengono usate credenziale, testa separatamente il relativo flusso di consegna.

Passaggio 9: Visualizzare in anteprima il contenuto personalizzato

Prima dell’invio, visualizza il modello con record destinatario rappresentativi.

Controlla:

• Nome destinatario
• Indirizzo e-mail
• Oggetto
• Corpo
• Firma
• Sostituzione dei campi dinamici
• Caratteri speciali
• Nomi non latini
• Campi opzionali vuoti
• Interruzioni di riga
• Leggibilità complessiva

Non presumere che un modello corretto per il primo destinatario sia corretto per tutti.

Testa almeno un nome lungo e un nome non latino se presenti nell’elenco.

Passaggio 10: Confermare l’associazione destinatario-PDF

Questa è una delle verifiche più importanti.

Per ogni destinatario selezionato, conferma che l’operazione alleghi il PDF previsto.

Usa nomi di documento che facilitino la riconciliazione.

Esempi:

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `documento-TRC-8K2M4.pdf`

Evita nomi ambigui come:

• `documento1.pdf`
• `definitivo.pdf`
• `Report.pdf`

Quando più destinatari possono avere lo stesso nome, aggiungi un altro identificatore univoco.

Passaggio 11: Comprendere PDF_PATH

XERIA può usare un valore `PDF_PATH` per individuare un allegato esistente.

`PDF_PATH` deve indicare il percorso completo del PDF previsto.

Prima di inviare, conferma:

• Il percorso non è vuoto quando richiesto
• Il documento esiste
• Il documento è il PDF specifico corretto
• XERIA può accedere al documento
• Il documento non è vuoto o non valido
• Il documento non è stato spostato o rinominato dopo l’associazione

Se il documento `PDF_PATH` non esiste, XERIA segnala un errore del percorso allegato.

Non copiare un percorso da un altro record senza verificare il documento.

Passaggio 12: Comprendere Invia solo e-mail

Usa **Invia solo e-mail** quando i PDF personalizzati esistono già e non devono essere rigenerati.

È utile quando:

• I PDF sono stati generati e controllati in precedenza
• La consegna è stata rinviata
• Un invio precedente è fallito
• Solo un sottoinsieme deve essere reinviato
• I documenti devono restare esattamente come approvati

In **Invia solo e-mail**, XERIA deve poter trovare il PDF esistente corretto.

Può usare:

• Il percorso completo in `PDF_PATH`
• Il nome PDF previsto nella cartella di risultato selezionata

Se `PDF_PATH` è vuoto e la cartella di risultato non è valida, l’operazione send-only non può trovare l’allegato.

Se non esiste né il percorso associato né il documento previsto, interrompi e correggi l’associazione.

Non rigenerare un documento solo per risolvere un problema di percorso se non serve realmente un nuovo PDF.

Passaggio 13: Convalidare l’allegato

Prima dell’invio, XERIA controlla l’allegato.

I problemi possono includere:

• Allegato non trovato
• Percorso non valido
• documento apparentemente troppo piccolo o vuoto
• PDF temporaneo non creato
• Cartella di risultato errata
• Nome documento previsto assente

Considera gli errori di convalida motivo per interrompere il tentativo di invio di quel destinatario.

Non sostituire manualmente un documento diverso senza aggiornare l’associazione.

In un flusso personalizzato, l’allegato corretto fa parte del contesto di sicurezza del destinatario.

Passaggio 14: Eseguire una consegna di prova

Seleziona un piccolo gruppo prima di inviare tutto il lotto.

Il gruppo dovrebbe includere:

• Un destinatario standard
• Un destinatario con nome lungo
• Un nome non latino
• Un PDF protetto
• Un allegato grande ma normale
• Un destinatario con dominio diverso
• Un record che usa `PDF_PATH`, se verrà usato

Usa, quando possibile, indirizzi di prova controllati dall’organizzazione.

Verifica l’e-mail ricevuta:

• Identità del mittente
• Indirizzo del destinatario
• Oggetto
• Corpo
• Firma
• Nome dell’allegato
• Contenuto dell’allegato
• Comportamento della credenziale
• Filigrana
• Informazioni di tracciamento

Conferma che l’allegato ricevuto sia il documento previsto per quel destinatario.

Passaggio 15: Avviare l’operazione e-mail

Dopo un test riuscito, seleziona i destinatari approvati e avvia l’operazione.

Monitora:

• Destinatario corrente
• Invii completati
• Invii falliti
• Destinatari saltati
• Errori di autenticazione
• Errori degli allegati
• Errori del provider
• Indirizzi mancanti

Non considerare un’operazione completata come prova che tutti abbiano ricevuto correttamente l’e-mail.

Un tentativo può fallire per motivi esterni a XERIA, incluse restrizioni del provider o dell’profilo utente.

Passaggio 16: Controllare Registro e-mail

Dopo l’invio, apri **Registro e-mail**.

Il registro può includere campi come:

Usa Registro e-mail per identificare:

• Invii riusciti
• Invii falliti
• Errori destinatario
• Errori allegato
• Errori provider
• Elementi da ritentare

I filtri data vengono inseriti in ora locale e convertiti per query basate su UTC.

Passaggio 17: Esaminare gli invii falliti

Non reinviare automaticamente ogni errore senza esaminarne la causa.

Categorie tipiche:

• E-mail destinatario vuota
• documento allegato mancante
• Allegato non valido
• Gmail non collegato
• segnaposto Microsoft Graph non disponibile
• Richiesta rifiutata dal provider
• Modello oggetto vuoto
• Modello corpo vuoto
• Percorso di risultato errato

Correggi la causa prima di riprovare.

Se ha fallito solo un sottoinsieme, reinvia solo ai destinatari interessati quando possibile.

Usa **Invia solo e-mail** quando i PDF approvati esistono già.

Passaggio 18: Esportare o conservare i record di consegna

Registro e-mail può supportare revisione operativa e conservazione dei record.

Quando necessario, conserva:

• Destinatario
• Indirizzo e-mail
• Data e ora di invio
• Oggetto
• Stato
• Informazioni di errore
• Nome allegato
• Percorso allegato

XERIA include opzioni correlate all’esportazione dei dati Registro e-mail in CSV o Excel.

Proteggi i registri esportati perché possono contenere informazioni sui destinatari e sulla distribuzione.

Applica la regola di conservazione dell’organizzazione invece di mantenere i dati indefinitamente.

Passaggio 19: Gestire con attenzione i PDF protetti da credenziale

Se il PDF allegato richiede una credenziale di apertura, il processo di consegna della credenziale dovrebbe restare separato quando richiesto dalla regola.

Prima dell’invio:

• Conferma la credenziale corretta
• Conferma l’identità del destinatario
• Conferma l’allegato corretto
• Conferma l’indirizzo e-mail
• Conferma come verrà consegnata la credenziale
• Mantieni le credenziali in chiaro fuori dai normali record Registro e-mail
• Non mettere credenziale nei nomi documento

Per il flusso completo, consulta Proteggere PDF con credenziale in XERIA.

Passaggio 20: Combinare consegna e-mail e tracciabilità QR

Quando il documento usa la tracciabilità QR di XERIA, verifica i documento con QR prima dell’invio.

Conferma:

• Il destinatario previsto ha generato il documento
• Il QR nascosto è presente quando richiesto
• I dati visibili del destinatario sono corretti
• I valori di tracciamento sono corretti
• L’allegato punta al documento verificato

Per il flusso QR, consulta Aggiungere codici QR di tracciamento in XERIA.

I record di consegna e-mail e quelli di tracciabilità documentale hanno scopi diversi.

Registro e-mail registra l’operazione di consegna.

Filigrane, codici di tracciamento ed elementi QR aiutano a identificare la copia emessa.

Usali insieme per una prova operativa più solida.

Problemi comuni

L’e-mail del destinatario è vuota

Correggi il record prima dell’invio.

Non sostituire la destinazione con un altro indirizzo a meno che sia verificato per lo stesso destinatario.

Gmail non è collegato

Collega l’profilo utente tramite **impostazioni > Mail Management** e testa il profilo prima di riavviare l’invio di produzione.

Manca il segnaposto Microsoft Graph

Ripristina lo stato di autenticazione Microsoft 365 richiesto prima di riprovare.

Il documento allegato non viene trovato

Controlla `PDF_PATH`, cartella di risultato e nome documento previsto.

Conferma che il documento non sia stato spostato, rinominato o eliminato.

L’allegato sembra vuoto

Apri il PDF manualmente e conferma che sia un documento generato valido prima di riprovare.

Invia solo e-mail non trova il PDF

Compila `PDF_PATH` con il percorso completo o seleziona la cartella corretta che contiene il PDF previsto.

Il modello dell’oggetto è vuoto

Seleziona o crea un modello valido e inserisci un oggetto approvato.

Il modello del corpo è vuoto

Aggiungi il messaggio approvato prima dell’invio.

È allegato il PDF sbagliato

Interrompi il lotto.

Controlla record destinatario, nomi di risultato, valori `PDF_PATH` e associazioni degli allegati.

Non continuare finché l’associazione non è corretta.

Alcuni destinatari hanno ricevuto l’e-mail e altri no

Controlla Registro e-mail e isola i record falliti.

Correggi la causa specifica e reinvia solo ai destinatari interessati quando appropriato.

L’e-mail è stata inviata ma il destinatario non può aprire il PDF

Verifica che abbia ricevuto la credenziale corretta tramite il metodo approvato e che l’allegato sia effettivamente il documento previsto.

Buone pratiche

• Verifica l’elenco destinatari prima di ogni invio.
• Genera e controlla PDF sensibili prima dell’e-mail.
• Mantieni esplicite le associazioni destinatario-documento.
• Usa nomi documento univoci e resistenti alle collisioni.
• Configura i profili prima del giorno di produzione.
• Testa l’autenticazione del provider.
• Usa modelli e-mail approvati e riutilizzabili.
• Visualizza in anteprima il contenuto dinamico.
• Mantieni gli oggetti concisi.
• Evita dati sensibili negli oggetti.
• Se richiesto, tieni le credenziale separate dagli allegati protetti.
• Usa un profilo di velocità adeguato.
• Testa prima un piccolo gruppo.
• Convalida gli allegati prima dell’invio.
• Usa `PDF_PATH` con attenzione.
• Usa **Invia solo e-mail** per documenti già approvati.
• Monitora errori provider e allegati.
• Controlla Registro e-mail dopo ogni lotto.
• Riprova solo i destinatari falliti quando possibile.
• Proteggi le esportazioni Registro e-mail.
• Riconcilia destinatari, allegati e risultati.
• Combina record di consegna con filigrane e prove di tracciamento.
• Fermati subito se viene rilevato un allegato errato.

Domande frequenti

XERIA può inviare un PDF diverso a ogni destinatario?

Sì. XERIA può usare record destinatario e associazioni degli allegati per consegnare il PDF personalizzato corrispondente a ogni destinatario selezionato.

Devo generare e inviare i PDF nella stessa operazione?

No. Puoi prima generarli e controllarli, poi usare **Invia solo e-mail** per consegnare i documenti approvati esistenti.

Che cos’è PDF_PATH?

`PDF_PATH` è il percorso completo usato per individuare un allegato PDF esistente per un destinatario.

Che cosa succede se PDF_PATH è vuoto?

In un flusso send-only, XERIA può usare il PDF previsto nella cartella selezionata. Se il percorso è vuoto e la cartella non è valida, l’allegato non può essere trovato.

Quali provider e-mail possono essere configurati?

XERIA include opzioni per Gmail, Outlook.com / Hotmail, Microsoft 365, Yahoo, Yandex e configurazioni Personalizzato.

Posso riutilizzare un modello e-mail?

Sì. XERIA supporta modelli riutilizzabili e un flusso **New modello** per crearne di aggiuntivi.

Posso controllare la velocità di invio?

Sì. XERIA include i profili **Molto sicuro**, **Bilanciato**, **Veloce** e **Personalizzato**.

Come posso sapere quali e-mail sono fallite?

Controlla **Registro e-mail**. Registra lo stato e può includere errori, destinatario, oggetto e informazioni sull’allegato.

Posso reinviare solo ai destinatari falliti?

Quando i PDF approvati esistono già, usa i record esistenti e **Invia solo e-mail** per i destinatari che necessitano di un altro tentativo.

L’invio e-mail è disponibile in modalità di prova?

No. La consegna e-mail richiede la relativa funzione con licenza e non è disponibile in modalità di prova.

Conclusione

XERIA può estendere un flusso PDF personalizzato dalla creazione del documento alla consegna e-mail specifica per destinatario.

La sequenza affidabile è verificare i dati, generare e controllare i PDF, configurare il profilo mittente, preparare un modello riutilizzabile approvato, confermare ogni associazione destinatario-allegato, eseguire un piccolo test e poi inviare il lotto di produzione.

Dopo la consegna, Registro e-mail fornisce il record operativo necessario per identificare successi e fallimenti. Quando i PDF approvati esistono già, **Invia solo e-mail** consente di consegnarli senza rigenerare i documenti.

Il controllo più importante resta la relazione destinatario-documento: il PDF corretto, inviato all’indirizzo corretto, tramite il profilo corretto, con le corrette impostazioni di sicurezza e tracciabilità.