使用 XERIA 通过电子邮件发送个性化 PDF

Q: 正文模板为空

发送前添加经批准的邮件消息。

XERIA 可以通过组合收件人记录、可重复使用的邮件模板、已配置的发送配置和经过验证的附件映射，直接从应用程序向每位收件人分发对应的 PDF 文件。这样，个性化 PDF 工作流可以从文档生成继续到受控电子邮件交付，而无需手动逐一匹配每个文件和每位收件人。

您将学到什么

本教程介绍如何：

为电子邮件交付准备收件人记录
配置或选择发送配置
了解可用的邮件提供商选项
创建并重复使用邮件模板
检查个性化主题和消息内容
在发送前生成 PDF
PDF 已存在时使用 **Send E-mail Only**
正确使用 `PDF_PATH` 或预期输出文件夹
选择合适的发送速度配置
验证收件人与附件的映射
在 **Mail Log** 中检查成功和失败的发送
诊断常见邮件交付问题

关于文档生成阶段，请参阅[在 XERIA 中创建个性化 PDF](/resources/articles/create-personalized-pdfs-in-xeria/)。

XERIA 邮件分发如何融入工作流

个性化邮件交付通常在文档准备和验证之后进行。

一个受控工作流如下：

阶段	主要任务	结果
准备收件人	确认姓名、邮件地址和收件人记录	有效收件人数据
生成 PDF	创建并检查收件人专属文档	已验证的个性化 PDF 文件
准备邮件	选择发送配置和邮件模板	已批准的交付配置
映射附件	确认每位收件人指向正确 PDF	收件人与文件映射
发送	启动邮件操作	交付尝试
检查	查看 Mail Log 和失败项	可审计的发送结果

最重要的关系不仅是收件人与电子邮件地址，而是以下全部内容：

收件人
电子邮件地址
个性化 PDF
输出文件名或 `PDF_PATH`
邮件模板
发送配置
交付结果

所有项目必须始终保持正确对应。

开始前

请准备：

XERIA 中经过验证的收件人列表
每位目标收件人的有效电子邮件地址
个性化 PDF 文件
已配置的邮件发送配置
经批准的邮件主题
经批准的邮件正文
所需邮件签名
正确输出文件夹或 `PDF_PATH` 值
一小组测试收件人
检查 Mail Log 结果的流程

高风险文档应在邮件交付前生成并检查。

如果邮件配置、附件映射或模板尚未测试，不要直接使用完整收件人列表开始。

步骤 1：验证收件人列表

打开 **Batch Processing** 并选择正确的收件人列表。

检查选定收件人。

步骤 2：生成并验证个性化 PDF

对于敏感工作流，请在发送前生成 PDF。

使用个性化生成工作流：

选择经批准的源 PDF
应用收件人专属水印数据
需要时添加追踪信息
应用 PDF 安全设置
为每位选定收件人生成独立文件
检查输出集合

完整说明请参阅[个性化 PDF 水印](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/)。

进入邮件交付前，请比较：

所选收件人数
生成文件数
输出文件名
收件人水印
追踪代码
密码分配
权限配置

打开有代表性的文件，并确认目标收件人可见或可通过其他方式识别。

步骤 3：打开 Mail Management

在 XERIA 中打开电子邮件或邮件管理区域。

应用支持为以下提供商类型配置发送配置：

Gmail
Outlook.com / Hotmail
Microsoft 365 (Office 365)
Yahoo
Yandex
Custom

具体设置取决于所选提供商以及该配置支持的身份验证方式。

对于 Gmail 交付，必须先通过 **Settings > Mail Management** 连接 Gmail 账户。

Microsoft 365 工作流可能需要有效的 Microsoft Graph 访问令牌。

在选定发送配置完成连接和测试之前，不要启动生产批量任务。

步骤 4：配置发送配置

发送前请检查已配置的邮件配置。

根据提供商，配置可能包括：

提供商类型
发件账户
身份验证
连接状态
发送限制
发送速度
操作控制

请使用获准用于文档分发的账户。

不要在大型生产发送前立即切换发件配置而不进行测试。

如果组织使用多个发件账户，请为配置使用清晰名称，以便交付前准确识别。

步骤 5：选择发送速度

XERIA 包含控制邮件操作速度的发送配置。

可用配置包括：

**Very safe**
**Balanced**
**Fast**
**Custom**

当提供商限制、防滥用控制或操作谨慎比吞吐量更重要时，较慢配置可能更合适。

较快配置可以缩短总体交付时间，但邮件提供商可能应用自己的速率限制和安全控制。

仅在组织理解所选限制并已在配置的提供商上测试时使用 **Custom**。

不要假定最高发送速度适合所有账户。

步骤 6：创建或选择邮件模板

XERIA 支持可重复使用的邮件模板。

没有合适的经批准模板时，请创建 **New Template**。

可重复使用的模板有助于标准化：

主题
消息正文
收件人专属文字
交付说明
签名
支持信息
文档处理说明

请使用应用中可用的动态收件人字段，而不是手动重写每封邮件。

目标是在保持经批准通信结构一致的同时实现邮件个性化。

步骤 7：准备主题

主题模板不能为空。

请使用简洁主题，让收件人理解邮件目的，同时避免暴露不必要的敏感信息。

合适示例：

您请求的文档
八月对账单
培训材料
机密文档交付
更新后的报告

不要在主题中放置密码或敏感收件人标识。

如果主题使用动态字段，请使用多位收件人预览结果。

较长姓名、空字段和异常字符可能产生意外主题文字。

步骤 8：准备邮件正文

邮件正文模板也必须包含内容。

良好的交付消息应说明：

收件人为什么会收到文件
附件包含什么
任何处理说明
如适用，密码将如何提供
如何寻求帮助
是否应删除旧版本

消息内容应与文档敏感程度相符。

除非组织批准流程明确允许，否则不要将打开密码与受保护 PDF 放在同一封邮件中。

如果使用密码，请单独测试密码交付工作流。

步骤 9：预览个性化内容

发送前，请使用有代表性的收件人记录预览邮件模板。

检查：

收件人姓名
电子邮件地址
主题
正文
签名
动态字段替换
特殊字符
非拉丁字符姓名
空的可选字段
换行
整体可读性

不要假定第一个收件人显示正确，就代表所有收件人都正确。

列表中存在时，请至少测试一个较长姓名和一个非拉丁字符姓名。

步骤 10：确认收件人与 PDF 映射

这是工作流中最重要的检查之一。

对于每位选定收件人，请确认邮件操作将附加属于该收件人的目标 PDF。

请使用便于核对的输出文件名。

示例：

`Report-Customer-0042.pdf`
`Training-Elena-Rossi.pdf`
`Statement-DW-204.pdf`
`Document-TRC-8K2M4.pdf`

避免使用模糊文件名，例如：

`Document1.pdf`
`Final.pdf`
`Report.pdf`

如果不同收件人可能同名，请在文件名中加入另一个唯一标识。

步骤 11：了解 PDF_PATH

XERIA 可以使用 `PDF_PATH` 值定位已有附件。

`PDF_PATH` 应指向目标 PDF 文件的完整路径。

发送前请确认：

需要时路径不为空
文件存在
文件是正确的收件人专属 PDF
XERIA 可以访问该文件
文件不是空文件或无效输出
映射后文件没有被移动或重命名

如果 `PDF_PATH` 指向的文件不存在，XERIA 会报告附件路径错误。

不要在未验证文件的情况下从其他收件人记录复制路径。

步骤 12：了解 Send E-mail Only

当个性化 PDF 已存在且不应重新生成时，请使用 **Send E-mail Only**。

适用于：

PDF 之前已经生成并检查
交付被推迟
上一次发送失败
仅部分收件人需要重新发送
文档必须保持之前批准的完全相同版本

在 **Send E-mail Only** 中，XERIA 必须能够找到正确的现有 PDF。

可以使用：

`PDF_PATH` 中的完整文件路径
所选输出文件夹中的预期 PDF 文件名

如果 `PDF_PATH` 为空且输出文件夹无效，send-only 操作无法找到附件。

如果映射路径和预期输出文件都不存在，请停止并修正文件映射。

除非确实需要新的 PDF，否则不要仅为解决附件路径问题而重新生成文档。

步骤 13：验证附件

发送前，XERIA 会检查附件。

可能的问题包括：

找不到附件
路径无效
文件看起来过小或为空
临时 PDF 未创建
输出文件夹错误
预期文件名不存在

请将附件验证错误视为停止该收件人发送尝试的原因。

不要在未更新收件人映射的情况下手动替换为其他文件。

在个性化工作流中，正确附件属于收件人安全上下文的一部分。

步骤 14：运行测试交付

完整批量发送前，请选择一小组测试收件人。

测试组应包括：

标准收件人
姓名较长的收件人
非拉丁字符姓名
受保护 PDF
较大但正常的附件
使用不同邮件域的收件人
如果将使用该功能，则包含使用 `PDF_PATH` 的记录

条件允许时，请使用组织控制的测试地址。

验证收到的邮件：

发件人身份
收件人地址
主题
正文
签名
附件文件名
附件内容
密码行为
水印
追踪信息

确认收到的附件确实属于目标收件人。

步骤 15：启动邮件操作

测试成功后，选择经批准的收件人并启动邮件操作。

请监控：

当前收件人
已完成发送
失败发送
跳过的收件人
身份验证错误
附件错误
提供商错误
缺失收件人地址

不要将操作完成视为每位收件人都成功收到邮件的证明。

发送尝试可能因 XERIA 之外的原因失败，包括提供商或账户限制。

步骤 16：检查 Mail Log

发送后，打开 **Mail Log**。

日志可以包含以下字段：

Mail Log 字段	用途
SentAt (UTC)	记录发送时间
Email	标识目标地址
Name	标识收件人记录
Subject	显示生成的主题
Status	显示操作结果
Error	可用时记录发送错误
Attachment name	标识已发送文件
Attachment path	显示发送使用的文件位置

使用 Mail Log 识别：

成功发送
失败发送
收件人错误
附件错误
提供商错误
需要重新尝试的项目

日期筛选器按本地时间输入，并转换为基于 UTC 的查询。

步骤 17：检查失败发送

不要在未分析原因的情况下自动重新发送所有失败项。

典型失败类别包括：

收件人邮件为空
附件文件缺失
附件无效
Gmail 未连接
Microsoft Graph 令牌不可用
提供商拒绝请求
主题模板为空
正文模板为空
输出路径错误

重新尝试前请修复根本原因。

如果仅部分收件人失败，条件允许时仅重新发送受影响收件人。

如果经批准的个性化 PDF 已存在，请使用 **Send E-mail Only**。

步骤 18：导出或保留交付记录

Mail Log 可以支持操作检查和记录保留。

需要时请保留：

收件人
电子邮件地址
发送时间戳
主题
状态
错误信息
附件名称
附件路径

XERIA 包含将 Mail Log 数据导出到 CSV 或 Excel 的相关选项。

请保护导出的日志，因为其中可能包含收件人和文档分发信息。

按照组织保留政策处理，而不是无限期保存交付数据。

步骤 19：谨慎处理密码保护 PDF

如果附件 PDF 需要打开密码，在政策要求时应保持密码交付流程独立。

发送 PDF 前：

确认分配了正确密码
确认收件人身份
确认附件正确
确认电子邮件地址
确认密码交付方式
不要在普通 Mail Log 记录中保存明文密码
不要在文件名中包含密码

完整安全工作流请参阅[在 XERIA 中使用密码保护 PDF](/resources/articles/protect-pdfs-with-passwords-in-xeria/)。

步骤 20：结合邮件交付与 QR 追踪

当文档使用 XERIA QR 追踪时，请在发送前验证带 QR 的文件。

确认：

文件为目标收件人生成
需要时隐藏 QR 存在
可见收件人数据正确
追踪值正确
邮件附件指向该已验证文件

QR 工作流请参阅[在 XERIA 中添加 QR 追踪码](/resources/articles/add-qr-trace-codes-in-xeria/)。

邮件交付记录和文档追踪记录服务于不同目的。

Mail Log 记录交付操作。

水印、追踪代码和 QR 元素帮助识别已发出的副本。

请结合使用，以获得更强的操作证据。

常见问题

收件人电子邮件为空

发送前请修正收件人记录。

除非另一个地址已经验证属于同一收件人，否则不要直接替换目标地址。

Gmail 未连接

通过 **Settings > Mail Management** 连接 Gmail 账户，并在重新启动生产发送前测试配置。

缺少 Microsoft Graph 令牌

重新尝试前，请重新建立所需的 Microsoft 365 身份验证状态。

找不到附件文件

检查 `PDF_PATH`、输出文件夹和预期文件名。

确认文件未被移动、重命名或删除。

附件看起来为空

重新尝试前，请手动打开 PDF 并确认其为有效生成文档。

Send E-mail Only 找不到 PDF

使用完整文件路径填写 `PDF_PATH`，或选择包含预期 PDF 的正确输出文件夹。

主题模板为空

选择或创建有效邮件模板并提供经批准的主题。

正文模板为空

发送前添加经批准的邮件消息。

附加了错误 PDF

停止批量任务。

检查收件人记录、输出文件名、`PDF_PATH` 值和附件映射。

映射修正前不要继续发送。

部分收件人收到邮件，其他收件人失败

检查 Mail Log 并隔离失败记录。

修正具体原因，并在适当时仅重新发送受影响收件人。

邮件已发送，但收件人无法打开 PDF

确认收件人通过经批准的密码交付方式收到了正确密码，并确认附件本身就是目标文件。

最佳实践

每次发送前验证收件人列表。
敏感 PDF 在邮件发送前先生成并检查。
明确维护收件人与文件映射。
使用唯一且防冲突的文件名。
在生产日之前配置邮件配置。
测试提供商身份验证。
使用经批准的可重复使用邮件模板。
预览动态收件人内容。
保持主题简洁。
避免在主题中包含敏感数据。
需要时将 PDF 密码与受保护附件分开。
使用适当的发送速度配置。
先测试少量收件人。
发送前验证附件。
谨慎使用 `PDF_PATH`。
已批准文件使用 **Send E-mail Only**。
监控提供商和附件错误。
每个批量任务后检查 Mail Log。
条件允许时仅重试失败收件人。
保护 Mail Log 导出文件。
核对选定收件人、附件和发送结果。
将交付记录与水印和追踪证据结合。
检测到错误附件时立即停止。

常见问题解答

XERIA 可以向每位收件人发送不同的 PDF 吗？

可以。XERIA 可以使用收件人记录和附件映射，将对应的个性化 PDF 发送给每位选定收件人。

必须在同一操作中生成并发送 PDF 吗？

不需要。可以先生成并检查 PDF，然后使用 **Send E-mail Only** 发送现有的经批准文件。

什么是 PDF_PATH？

`PDF_PATH` 是用于定位某位收件人现有 PDF 附件的完整文件路径。

PDF_PATH 为空会怎样？

在 send-only 工作流中，XERIA 可以使用所选输出文件夹中的预期 PDF。如果路径为空且输出文件夹无效，就无法找到附件。

可以配置哪些邮件提供商？

XERIA 包含 Gmail、Outlook.com / Hotmail、Microsoft 365、Yahoo、Yandex 和 Custom 配置选项。

可以重复使用邮件模板吗？

可以。XERIA 支持可重复使用的邮件模板，并提供 **New Template** 工作流创建额外模板。

可以控制发送速度吗？

可以。XERIA 包含 **Very safe**、**Balanced**、**Fast** 和 **Custom** 速度配置。

如何知道哪些邮件发送失败？

检查 **Mail Log**。它记录交付状态，并可能包含错误、收件人、主题和附件信息。

可以只重新发送失败的收件人吗？

如果经批准 PDF 已存在，请使用现有收件人记录和 **Send E-mail Only** 对需要重试的收件人重新发送。

试用模式可以发送电子邮件吗？

不可以。电子邮件交付需要相应许可功能，试用模式下不可用。

结论

XERIA 可以将个性化 PDF 工作流从文档创建扩展到收件人专属电子邮件交付。

可靠顺序是：验证收件人数据、生成并检查个性化 PDF、配置发件配置、准备经批准的可重复使用模板、确认每个收件人与附件映射、执行小规模测试，然后发送生产批量任务。

交付后，Mail Log 提供识别成功和失败所需的操作记录。当经批准的 PDF 已存在时，**Send E-mail Only** 可以在不重新生成文档的情况下完成交付。

最重要的控制仍然是收件人与文件的关系：正确的 PDF，通过正确的配置，以正确的安全和追踪设置，发送到正确的电子邮件地址。