Personalisierte PDFs mit XERIA per E-Mail senden

XERIA kann empfängerspezifische PDF-Dateien direkt aus der Anwendung verteilen, indem Empfängerdatensätze, wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen, konfigurierte Sendeprofile und geprüfte Anhangzuordnungen miteinander kombiniert werden. Dadurch kann ein personalisierter PDF-Workflow von der Dokumenterzeugung bis zur kontrollierten E-Mail-Zustellung fortgeführt werden, ohne jede Datei manuell jedem Empfänger zuordnen zu müssen.

Was Sie lernen werden

Diese Anleitung erklärt, wie Sie:

• Empfängerdatensätze für die E-Mail-Zustellung vorbereiten
• Ein Sendeprofil konfigurieren oder auswählen
• Die verfügbaren Mail-Provider-Optionen verstehen
• E-Mail-Vorlagen erstellen und wiederverwenden
• Personalisierte Betreff- und Nachrichtentexte prüfen
• PDFs vor dem Versand erzeugen
• **Send E-mail Only** verwenden, wenn PDFs bereits vorhanden sind
• `PDF_PATH` oder den erwarteten Ausgabeordner korrekt verwenden
• Ein geeignetes Sendegeschwindigkeitsprofil auswählen
• Die Empfänger-Anhang-Zuordnung prüfen
• Erfolgreiche und fehlgeschlagene Sendungen in **Mail Log** prüfen
• Häufige Probleme der E-Mail-Zustellung diagnostizieren

Für die Dokumenterzeugung siehe [Personalisierte PDFs in XERIA erstellen](/resources/articles/create-personalized-pdfs-in-xeria/).

Wie die XERIA-E-Mail-Verteilung in den Workflow passt

Die personalisierte E-Mail-Zustellung folgt normalerweise auf Dokumentvorbereitung und Prüfung.

Ein kontrollierter Workflow ist:

Die wichtigste Beziehung ist nicht nur Empfänger zu E-Mail. Sie umfasst:

• Empfänger
• E-Mail-Adresse
• Personalisierte PDF
• Ausgabedateiname oder `PDF_PATH`
• E-Mail-Vorlage
• Sendeprofil
• Zustellergebnis

Alle Elemente müssen miteinander abgestimmt bleiben.

Vorbereitungen

Bereiten Sie Folgendes vor:

• Eine geprüfte Empfängerliste in XERIA
• Eine gültige E-Mail-Adresse für jeden vorgesehenen Empfänger
• Die personalisierten PDF-Dateien
• Ein konfiguriertes Mail-Sendeprofil
• Einen genehmigten E-Mail-Betreff
• Einen genehmigten E-Mail-Text
• Eine erforderliche E-Mail-Signatur
• Den richtigen Ausgabeordner oder die richtigen `PDF_PATH`-Werte
• Eine kleine Gruppe von Testempfängern
• Einen Prozess zur Prüfung der Mail-Log-Ergebnisse

Erzeugen und prüfen Sie risikoreiche Dokumente vor der E-Mail-Zustellung.

Beginnen Sie nicht mit der vollständigen Empfängerliste, wenn E-Mail-Profil, Anhangzuordnung oder Vorlage noch nicht getestet wurden.

Schritt 1: Empfängerliste prüfen

Öffnen Sie **Batch Processing** und wählen Sie die richtige Empfängerliste.

Prüfen Sie die ausgewählten Empfänger.

Relevante Empfängerfelder können enthalten:

• Full Name
• Email
• PDF Open Password
• PDF Owner Password
• Role
• ID
• Company ID
• Code
• Mapping Profile
• Permission Profile

Nicht jedes Feld ist für jeden E-Mail-Workflow erforderlich.

Die E-Mail-Adresse ist für die Zustellung unerlässlich.

Prüfen Sie auf:

• Leere E-Mail-Adressen
• Falsch geschriebene Adressen
• Doppelte Empfänger
• Testempfänger
• Verschobene importierte Zeilen
• Veraltete Adressen
• Unbeabsichtigt verwendete gemeinsame Postfächer
• Empfängerdatensätze, die mit der falschen Ausgabedatei verknüpft sind

XERIA meldet einen Fehler, wenn die E-Mail-Adresse eines Empfängers leer ist; eine syntaktisch gültige Adresse beweist jedoch nicht, dass sie der vorgesehenen Person gehört.

Schritt 2: Personalisierte PDFs erzeugen und prüfen

Erzeugen Sie bei sensiblen Workflows die PDFs vor dem Versand.

Verwenden Sie den personalisierten Produktionsworkflow, um:

• Die genehmigte Quell-PDF auszuwählen
• Empfängerspezifische Wasserzeichendaten anzuwenden
• Bei Bedarf Rückverfolgungsinformationen hinzuzufügen
• PDF-Sicherheitseinstellungen anzuwenden
• Für jeden ausgewählten Empfänger eine separate Datei zu erzeugen
• Den Ausgabesatz zu prüfen

Eine vollständige Beschreibung finden Sie unter [Personalisierte PDF-Wasserzeichen](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/).

Vergleichen Sie vor der E-Mail-Zustellung:

• Anzahl ausgewählter Empfänger
• Anzahl erzeugter Dateien
• Ausgabedateinamen
• Empfängerwasserzeichen
• Rückverfolgungscodes
• Kennwortzuweisungen
• Berechtigungsprofile

Öffnen Sie repräsentative Dateien und bestätigen Sie, dass der vorgesehene Empfänger sichtbar oder anderweitig identifizierbar ist.

Schritt 3: Mail Management öffnen

Öffnen Sie den E-Mail- oder Mail-Management-Bereich in XERIA.

Die Anwendung unterstützt konfigurierte Sendeprofile für Provider-Typen wie:

• Gmail
• Outlook.com / Hotmail
• Microsoft 365 (Office 365)
• Yahoo
• Yandex
• Custom

Die genaue Einrichtung hängt vom gewählten Provider und der von diesem Profil unterstützten Authentifizierungsmethode ab.

Für Gmail-Zustellung muss das Gmail-Konto zunächst über **Settings > Mail Management** verbunden werden.

Microsoft-365-Workflows können ein gültiges Microsoft-Graph-Zugriffstoken erfordern.

Starten Sie keinen Produktions-Batch, bevor das ausgewählte Sendeprofil verbunden und getestet wurde.

Schritt 4: Sendeprofil konfigurieren

Prüfen Sie vor dem Versand das konfigurierte Mail-Profil.

Je nach Provider kann das Profil Einstellungen umfassen zu:

• Provider-Typ
• Absenderkonto
• Authentifizierung
• Verbindungsstatus
• Sendelimits
• Sendegeschwindigkeit
• Operativen Kontrollen

Verwenden Sie das Konto, das für den Zweck der Dokumentverteilung autorisiert ist.

Vermeiden Sie einen Wechsel des Absenderprofils unmittelbar vor einem großen Produktionsversand ohne vorherigen Test.

Wenn die Organisation mehrere Absenderkonten verwendet, geben Sie den Profilen eindeutige Namen, damit vor der Zustellung das richtige Konto erkannt wird.

Schritt 5: Sendegeschwindigkeit auswählen

XERIA enthält Sendegeschwindigkeitsoptionen zur Steuerung des Tempos von E-Mail-Vorgängen.

Verfügbare Profile sind:

• **Very safe**
• **Balanced**
• **Fast**
• **Custom**

Ein langsameres Profil kann geeignet sein, wenn Provider-Limits, Anti-Missbrauchskontrollen oder operative Vorsicht wichtiger sind als Durchsatz.

Ein schnelleres Profil kann die Gesamtzustellzeit reduzieren, aber E-Mail-Provider können eigene Ratenlimits und Sicherheitskontrollen anwenden.

Verwenden Sie **Custom** nur, wenn die Organisation die gewählten Limits versteht und sie mit dem konfigurierten Provider getestet hat.

Gehen Sie nicht davon aus, dass die höchste Sendegeschwindigkeit für jedes Konto geeignet ist.

Schritt 6: E-Mail-Vorlage erstellen oder auswählen

XERIA unterstützt wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen.

Erstellen Sie eine **New Template**, wenn keine passende genehmigte Vorlage vorhanden ist.

Eine wiederverwendbare Vorlage kann Folgendes standardisieren:

• Betreff
• Nachrichtentext
• Empfängerspezifischen Text
• Zustellanweisungen
• Signatur
• Supportinformationen
• Hinweise zum Umgang mit dem Dokument

Verwenden Sie die in der Anwendung verfügbaren dynamischen Empfängerfelder, anstatt jede Nachricht manuell neu zu schreiben.

Ziel ist es, die E-Mail zu personalisieren und gleichzeitig die genehmigte Kommunikationsstruktur konsistent zu halten.

Schritt 7: Betreff vorbereiten

Die Betreffvorlage darf nicht leer sein.

Verwenden Sie einen knappen Betreff, der dem Empfänger den Zweck der Nachricht verdeutlicht, ohne unnötige sensible Informationen offenzulegen.

Beispiele geeigneter Betreffstile:

• Ihr angefordertes Dokument
• Abrechnung August
• Schulungsunterlage
• Zustellung eines vertraulichen Dokuments
• Aktualisierter Bericht

Vermeiden Sie Kennwörter oder sensible Empfängerkennungen im Betreff.

Wenn der Betreff dynamische Felder enthält, sehen Sie das Ergebnis mit mehreren Empfängern in der Vorschau an.

Lange Namen, leere Felder und ungewöhnliche Zeichen können unerwartete Betrefftexte erzeugen.

Schritt 8: E-Mail-Text vorbereiten

Die Vorlage für den E-Mail-Text muss ebenfalls Inhalt enthalten.

Eine gute Zustellnachricht sollte erklären:

• Warum der Empfänger die Datei erhält
• Was der Anhang enthält
• Hinweise zum Umgang
• Wie ein Kennwort bereitgestellt wird, falls vorhanden
• Wie Hilfe angefordert werden kann
• Ob eine ältere Version gelöscht werden sollte

Passen Sie die Nachricht an die Sensibilität des Dokuments an.

Senden Sie ein Öffnungskennwort nicht in derselben Nachricht wie die geschützte PDF, sofern dies nicht ausdrücklich durch den genehmigten Prozess der Organisation erlaubt ist.

Wenn Kennwörter verwendet werden, sollte der Kennwort-Zustellworkflow separat getestet werden.

Schritt 9: Personalisierte Inhalte in der Vorschau prüfen

Prüfen Sie vor dem Versand die E-Mail-Vorlage mit repräsentativen Empfängerdatensätzen.

Kontrollieren Sie:

• Empfängername
• E-Mail-Adresse
• Betreff
• Text
• Signatur
• Ersetzung dynamischer Felder
• Sonderzeichen
• Nichtlateinische Namen
• Leere optionale Felder
• Zeilenumbrüche
• Gesamte Lesbarkeit

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine für den ersten Empfänger korrekte Vorlage für alle Empfänger korrekt ist.

Testen Sie mindestens einen langen Namen und einen nichtlateinischen Namen, wenn solche in der Liste enthalten sind.

Schritt 10: Empfänger-PDF-Zuordnung bestätigen

Dies ist eine der wichtigsten Prüfungen im Workflow.

Bestätigen Sie für jeden ausgewählten Empfänger, dass der E-Mail-Vorgang dessen vorgesehene PDF anhängt.

Verwenden Sie Ausgabedateinamen, die den Abgleich erleichtern.

Beispiele:

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

Vermeiden Sie mehrdeutige Dateinamen wie:

• `Document1.pdf`
• `Final.pdf`
• `Report.pdf`

Wenn verschiedene Empfänger denselben Namen haben, fügen Sie einen weiteren eindeutigen Bezeichner zum Dateinamen hinzu.

Schritt 11: PDF_PATH verstehen

XERIA kann einen `PDF_PATH`-Wert verwenden, um einen vorhandenen Anhang zu finden.

`PDF_PATH` sollte auf den vollständigen Pfad der vorgesehenen PDF-Datei verweisen.

Bestätigen Sie vor dem Versand:

• Der Pfad ist bei Bedarf nicht leer
• Die Datei existiert
• Die Datei ist die richtige empfängerspezifische PDF
• XERIA kann auf die Datei zugreifen
• Die Datei ist keine leere oder ungültige Ausgabe
• Die Datei wurde nach der Zuordnung nicht verschoben oder umbenannt

Wenn die `PDF_PATH`-Datei nicht existiert, meldet XERIA einen Fehler des Anhangpfads.

Kopieren Sie keinen Pfad aus einem anderen Empfängerdatensatz, ohne die Datei zu prüfen.

Schritt 12: Send E-mail Only verstehen

Verwenden Sie **Send E-mail Only**, wenn die personalisierten PDF-Dateien bereits vorhanden sind und nicht erneut erzeugt werden sollen.

Dies ist nützlich, wenn:

• PDFs früher erzeugt und geprüft wurden
• Die Zustellung verschoben wurde
• Ein vorheriger Versand fehlgeschlagen ist
• Nur ein Teil der Empfänger erneut beliefert werden muss
• Die Dokumentdateien exakt wie zuvor genehmigt bleiben müssen

Im Modus **Send E-mail Only** muss XERIA die richtige vorhandene PDF finden können.

Es kann Folgendes verwenden:

• Den vollständigen Dateipfad in `PDF_PATH`
• Den erwarteten PDF-Dateinamen im ausgewählten Ausgabeordner

Wenn `PDF_PATH` leer und der Ausgabeordner ungültig ist, kann der Send-only-Vorgang den Anhang nicht finden.

Wenn weder der zugeordnete Pfad noch die erwartete Ausgabedatei existiert, stoppen Sie und korrigieren Sie die Dateizuordnung.

Erzeugen Sie ein Dokument nicht nur wegen eines Anhangpfadproblems neu, wenn keine neue PDF erforderlich ist.

Schritt 13: Anhang validieren

Vor dem Versand prüft XERIA den Anhang.

Probleme können umfassen:

• Anhang nicht gefunden
• Ungültiger Pfad
• Datei wirkt zu klein oder leer
• Temporäre PDF wurde nicht erzeugt
• Falscher Ausgabeordner
• Erwarteter Dateiname fehlt

Behandeln Sie Validierungsfehler des Anhangs als Grund, den Sendeversuch für den Empfänger zu stoppen.

Ersetzen Sie die Datei nicht manuell durch eine andere, ohne die Empfängerzuordnung zu aktualisieren.

In einem personalisierten Workflow ist der richtige Anhang Teil des Sicherheitskontexts des Empfängers.

Schritt 14: Testzustellung ausführen

Wählen Sie eine kleine Testgruppe, bevor Sie den vollständigen Batch senden.

Die Gruppe sollte enthalten:

• Einen Standardempfänger
• Einen Empfänger mit langem Namen
• Einen nichtlateinischen Empfängernamen
• Eine geschützte PDF
• Einen großen, aber normalen Anhang
• Einen Empfänger mit anderer Mail-Domain
• Einen Datensatz mit `PDF_PATH`, falls diese Funktion verwendet wird

Verwenden Sie nach Möglichkeit Testadressen unter Kontrolle der Organisation.

Prüfen Sie die empfangene E-Mail:

• Absenderidentität
• Empfängeradresse
• Betreff
• Text
• Signatur
• Anhangdateiname
• Anhanginhalt
• Kennwortverhalten
• Wasserzeichen
• Rückverfolgungsinformationen

Bestätigen Sie, dass der empfangene Anhang das Dokument des vorgesehenen Empfängers ist.

Schritt 15: E-Mail-Vorgang starten

Wählen Sie nach erfolgreichem Test die genehmigten Empfänger und starten Sie den E-Mail-Vorgang.

Überwachen Sie:

• Aktuellen Empfänger
• Abgeschlossene Sendungen
• Fehlgeschlagene Sendungen
• Übersprungene Empfänger
• Authentifizierungsfehler
• Anhangfehler
• Provider-Fehler
• Fehlende Empfängeradressen

Betrachten Sie einen abgeschlossenen Vorgang nicht als Beweis, dass jeder Empfänger die E-Mail erfolgreich erhalten hat.

Ein Sendeversuch kann aus Gründen außerhalb von XERIA fehlschlagen, darunter Provider- oder Kontobeschränkungen.

Schritt 16: Mail Log prüfen

Öffnen Sie nach dem Versand **Mail Log**.

Das Protokoll kann Felder enthalten wie:

Verwenden Sie Mail Log, um Folgendes zu identifizieren:

• Erfolgreiche Sendungen
• Fehlgeschlagene Sendungen
• Empfängerfehler
• Anhangfehler
• Provider-Fehler
• Elemente, die erneut versucht werden müssen

Datumsfilter werden in lokaler Zeit eingegeben und für UTC-basierte Abfragen umgerechnet.

Schritt 17: Fehlgeschlagene Sendungen prüfen

Senden Sie nicht jeden Fehler automatisch erneut, ohne die Ursache zu prüfen.

Typische Fehlerkategorien sind:

• Empfänger-E-Mail ist leer
• Anhangdatei fehlt
• Anhang ist ungültig
• Gmail ist nicht verbunden
• Microsoft-Graph-Token ist nicht verfügbar
• Provider hat die Anfrage abgelehnt
• Betreffvorlage ist leer
• Textvorlage ist leer
• Ausgabepfad ist falsch

Beheben Sie die Grundursache vor einem erneuten Versuch.

Wenn nur ein Teil fehlgeschlagen ist, senden Sie nach Möglichkeit nur die betroffenen Empfänger erneut.

Verwenden Sie **Send E-mail Only**, wenn die genehmigten personalisierten PDFs bereits vorhanden sind.

Schritt 18: Zustellaufzeichnungen exportieren oder aufbewahren

Mail Log kann operative Prüfung und Aufbewahrung unterstützen.

Bewahren Sie bei Bedarf Folgendes auf:

• Empfänger
• E-Mail-Adresse
• Sendezeitstempel
• Betreff
• Status
• Fehlerinformationen
• Anhangname
• Anhangpfad

XERIA enthält Optionen zum Exportieren von Mail-Log-Daten nach CSV oder Excel.

Schützen Sie exportierte Protokolle, da sie Empfänger- und Dokumentverteilungsinformationen enthalten können.

Wenden Sie die Aufbewahrungsrichtlinie der Organisation an, anstatt Zustelldaten unbegrenzt zu speichern.

Schritt 19: Kennwortgeschützte PDFs sorgfältig behandeln

Wenn die angehängte PDF ein Öffnungskennwort erfordert, sollte die Kennwortzustellung entsprechend der Richtlinie getrennt bleiben.

Vor dem Senden der PDF:

• Richtige Kennwortzuweisung bestätigen
• Empfängeridentität bestätigen
• Richtigen Anhang bestätigen
• E-Mail-Adresse bestätigen
• Art der Kennwortzustellung bestätigen
• Klartextkennwörter aus normalen Mail-Log-Einträgen fernhalten
• Kennwörter nicht in Dateinamen aufnehmen

Den vollständigen Sicherheitsworkflow finden Sie unter [PDFs in XERIA mit Kennwörtern schützen](/resources/articles/protect-pdfs-with-passwords-in-xeria/).

Schritt 20: E-Mail-Zustellung mit QR-Rückverfolgbarkeit kombinieren

Wenn das Dokument XERIA-QR-Rückverfolgbarkeit verwendet, prüfen Sie die QR-fähigen Dateien vor dem Versand.

Bestätigen Sie:

• Der vorgesehene Empfänger hat die Datei erzeugt
• Der versteckte QR ist vorhanden, wenn erforderlich
• Sichtbare Empfängerdaten sind korrekt
• Rückverfolgungswerte sind korrekt
• Der E-Mail-Anhang verweist auf diese geprüfte Datei

Zum QR-Workflow siehe [QR-Rückverfolgungscodes in XERIA hinzufügen](/resources/articles/add-qr-trace-codes-in-xeria/).

E-Mail-Zustellaufzeichnungen und Dokument-Rückverfolgungsaufzeichnungen dienen unterschiedlichen Zwecken.

Mail Log zeichnet den Zustellvorgang auf.

Wasserzeichen, Rückverfolgungscodes und QR-Elemente helfen, die ausgegebene Kopie zu identifizieren.

Verwenden Sie sie gemeinsam für stärkere operative Nachweise.

Häufige Probleme

Empfänger-E-Mail ist leer

Korrigieren Sie den Empfängerdatensatz vor dem Versand.

Ersetzen Sie die Zieladresse nicht durch eine andere Adresse, solange diese nicht für denselben Empfänger verifiziert wurde.

Gmail ist nicht verbunden

Verbinden Sie das Gmail-Konto über **Settings > Mail Management** und testen Sie das Profil, bevor Sie den Produktionsversand neu starten.

Microsoft-Graph-Token fehlt

Stellen Sie den erforderlichen Microsoft-365-Authentifizierungsstatus wieder her, bevor Sie den Versand erneut versuchen.

Anhangdatei wurde nicht gefunden

Prüfen Sie `PDF_PATH`, Ausgabeordner und erwarteten Dateinamen.

Bestätigen Sie, dass die Datei nicht verschoben, umbenannt oder gelöscht wurde.

Anhang wirkt leer

Öffnen Sie die PDF manuell und bestätigen Sie, dass sie ein gültiges erzeugtes Dokument ist, bevor Sie es erneut versuchen.

Send E-mail Only kann die PDF nicht finden

Füllen Sie `PDF_PATH` mit dem vollständigen Dateipfad oder wählen Sie den richtigen Ausgabeordner mit der erwarteten PDF.

Betreffvorlage ist leer

Wählen oder erstellen Sie eine gültige E-Mail-Vorlage und geben Sie einen genehmigten Betreff an.

Textvorlage ist leer

Fügen Sie vor dem Versand die genehmigte E-Mail-Nachricht hinzu.

Falsche PDF ist angehängt

Stoppen Sie den Batch.

Prüfen Sie Empfängerdatensätze, Ausgabedateinamen, `PDF_PATH`-Werte und Anhangzuordnungen.

Setzen Sie den Versand erst fort, wenn die Zuordnung korrigiert ist.

Einige Empfänger erhielten die E-Mail, andere nicht

Prüfen Sie Mail Log und isolieren Sie die fehlgeschlagenen Datensätze.

Beheben Sie die konkrete Ursache und senden Sie gegebenenfalls nur die betroffenen Empfänger erneut.

E-Mail wurde gesendet, aber der Empfänger kann die PDF nicht öffnen

Bestätigen Sie, dass der Empfänger das richtige Kennwort über die genehmigte Kennwort-Zustellmethode erhalten hat und dass der Anhang selbst die vorgesehene Datei ist.

Bewährte Vorgehensweisen

• Empfängerliste vor jedem Versand prüfen.
• Sensible PDFs vor dem E-Mail-Versand erzeugen und prüfen.
• Empfänger-Datei-Zuordnungen eindeutig halten.
• Eindeutige, kollisionsresistente Dateinamen verwenden.
• Mail-Profile vor dem Produktionstag konfigurieren.
• Provider-Authentifizierung testen.
• Wiederverwendbare genehmigte E-Mail-Vorlagen verwenden.
• Dynamische Empfängerinhalte in der Vorschau prüfen.
• Betreffzeilen kurz halten.
• Sensible Daten in Betreffzeilen vermeiden.
• PDF-Kennwörter bei Bedarf getrennt von geschützten Anhängen halten.
• Geeignetes Sendegeschwindigkeitsprofil verwenden.
• Zuerst eine kleine Empfängergruppe testen.
• Anhänge vor dem Versand validieren.
• `PDF_PATH` sorgfältig verwenden.
• Für bereits genehmigte Dateien **Send E-mail Only** verwenden.
• Provider- und Anhangfehler überwachen.
• Mail Log nach jedem Batch prüfen.
• Nach Möglichkeit nur fehlgeschlagene Empfänger erneut versuchen.
• Mail-Log-Exporte schützen.
• Ausgewählte Empfänger, Anhänge und Sendeergebnisse abgleichen.
• Zustellaufzeichnungen mit Wasserzeichen- und Rückverfolgungsnachweisen kombinieren.
• Sofort stoppen, wenn ein falscher Anhang erkannt wird.

Häufig gestellte Fragen

Kann XERIA jedem Empfänger eine andere PDF senden?

Ja. XERIA kann Empfängerdatensätze und Anhangzuordnungen verwenden, um jedem ausgewählten Empfänger die entsprechende personalisierte PDF zuzustellen.

Muss ich PDFs im selben Vorgang erzeugen und senden?

Nein. Sie können die PDFs zuerst erzeugen und prüfen und anschließend mit **Send E-mail Only** die vorhandenen genehmigten Dateien zustellen.

Was ist PDF_PATH?

`PDF_PATH` ist der vollständige Dateipfad, der verwendet wird, um einen vorhandenen PDF-Anhang für einen Empfänger zu finden.

Was passiert, wenn PDF_PATH leer ist?

In einem Send-only-Workflow kann XERIA die erwartete PDF im ausgewählten Ausgabeordner verwenden. Ist der Pfad leer und der Ausgabeordner ungültig, kann der Anhang nicht gefunden werden.

Welche E-Mail-Provider können konfiguriert werden?

XERIA enthält Provider-Optionen für Gmail, Outlook.com / Hotmail, Microsoft 365, Yahoo, Yandex und Custom-Konfigurationen.

Kann ich eine E-Mail-Vorlage wiederverwenden?

Ja. XERIA unterstützt wiederverwendbare Mail-Vorlagen und einen **New Template**-Workflow zum Erstellen zusätzlicher Vorlagen.

Kann ich die Sendegeschwindigkeit steuern?

Ja. XERIA enthält die Geschwindigkeitsprofile **Very safe**, **Balanced**, **Fast** und **Custom**.

Wie erkenne ich fehlgeschlagene E-Mails?

Prüfen Sie **Mail Log**. Dort werden Zustellstatus sowie gegebenenfalls Fehler-, Empfänger-, Betreff- und Anhanginformationen aufgezeichnet.

Kann ich nur fehlgeschlagene Empfänger erneut senden?

Wenn die genehmigten PDFs bereits vorhanden sind, verwenden Sie die bestehenden Empfängerdatensätze und **Send E-mail Only** für die Empfänger, die erneut versucht werden müssen.

Ist E-Mail-Versand im Testmodus verfügbar?

Nein. Die E-Mail-Zustellung erfordert die entsprechende lizenzierte Funktionalität und ist im Testmodus nicht verfügbar.

Fazit

XERIA kann einen personalisierten PDF-Workflow von der Dokumenterstellung bis zur empfängerspezifischen E-Mail-Zustellung erweitern.

Die zuverlässige Reihenfolge lautet: Empfängerdaten prüfen, personalisierte PDFs erzeugen und kontrollieren, Absenderprofil konfigurieren, eine genehmigte wiederverwendbare Vorlage vorbereiten, jede Empfänger-Anhang-Zuordnung bestätigen, einen kleinen Test durchführen und anschließend den Produktions-Batch senden.

Nach der Zustellung liefert Mail Log die operativen Aufzeichnungen, die zum Erkennen von Erfolgen und Fehlern erforderlich sind. Wenn genehmigte PDFs bereits vorhanden sind, ermöglicht **Send E-mail Only** die Zustellung ohne erneute Dokumenterzeugung.

Die wichtigste Kontrolle bleibt die Empfänger-Datei-Beziehung: die richtige PDF an die richtige E-Mail-Adresse, über das richtige Profil, mit den richtigen Sicherheits- und Rückverfolgbarkeitseinstellungen.