XERIA puede añadir a los archivos PDF generados un pequeño elemento QR de trazabilidad de baja visibilidad. El QR almacena metadatos del documento y del destinatario legibles por máquina, de modo que una copia emitida pueda examinarse posteriormente sin colocar un código grande y visible sobre la página.
Qué aprenderá
Este tutorial explica cómo:
- Preparar datos de destinatarios para la trazabilidad mediante QR
- Distinguir un elemento QR oculto de un trace code visible
- Activar **Add hidden QR code** en XERIA
- Combinar la trazabilidad QR con marcas de agua personalizadas
- Generar PDF con QR
- Escanear y verificar el contenido del QR
- Comprobar la posición del QR en distintos tamaños de página
- Proteger los datos personales contenidos en el QR
- Utilizar la evidencia QR junto con TRACE Analyzer de XERIA
- Diagnosticar problemas comunes de escaneo y asignación de QR
Este flujo es especialmente útil en la producción por lotes personalizada, donde cada PDF generado queda asociado a un registro de destinatario concreto.
Para el concepto general, consulte [¿Qué es la trazabilidad documental?](/resources/articles/what-is-document-traceability/).
Qué contiene el QR oculto de XERIA
El contenido QR actual de XERIA es un registro de texto sin formato compuesto por varias líneas.
Puede incluir:
- Identificación de XERIA
- Nombre del documento
- Nombre del destinatario
- Dirección de correo electrónico del destinatario
- ID de empresa o del destinatario
- Marca de tiempo de producción en UTC
- Marca de tiempo de producción local
Un contenido decodificado representativo puede verse así:
XERIA — DOC: Confidential-Report — NAME: Elena Rossi — EMAIL: elena@example.com — CID: CUSTOMER-0042 — UTC: 2026-08-07 10:42:15 — LOCAL: 2026-08-07 13:42:15
Los valores exactos proceden del documento y del registro de destinatario utilizados durante la generación.
XERIA no incluye el Open Password ni el Owner Password del destinatario dentro del contenido QR.
QR oculto frente a trace code visible
| Control | Apariencia habitual | Objetivo principal | Cómo se revisa |
|---|---|---|---|
| Elemento QR oculto | QR pequeño y discreto cerca de una esquina de la página | Transportar metadatos del documento y destinatario legibles por máquina | Escanear el QR con un lector compatible |
| Trace code visible | Código legible por personas en la marca de agua, nombre de archivo o zona del documento | Identificar la copia emitida mediante una referencia breve | Buscar o decodificar el código, incluso con TRACE Analyzer |
| Marca de agua personalizada | Nombre, correo, ID o aviso del destinatario mostrado sobre el documento | Disuasión y responsabilidad del destinatario | Leer la marca de agua visible |
| Registro de procesamiento | Entrada de base de datos o registro que vincula destinatario, documento y salida | Evidencia operativa y conciliación | Revisar registros y logs de XERIA |
Estos controles son más sólidos cuando se utilizan conjuntamente.
Una marca de agua visible hace difícil pasar por alto la identificación del destinatario. Un trace code proporciona una referencia compacta. Un QR oculto transporta metadatos legibles por máquina. Los registros de procesamiento conservan la relación entre la fuente y el destinatario.
Para la estrategia de marcas de agua, consulte [Marcas de agua PDF personalizadas](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/).
Cómo coloca XERIA el QR oculto
XERIA añade el QR a cada página del PDF de salida generado.
La colocación actual es:
- Esquina inferior derecha
- Aproximadamente 10 milímetros cuadrados
- Aproximadamente a 3 milímetros de los bordes derecho e inferior
- Módulos oscuros semitransparentes
- Fondo transparente
- Sin un gran recuadro blanco alrededor
El aspecto discreto reduce la interferencia visual, pero también hace necesario probar la fiabilidad del escaneo.
Fondos oscuros, gráficos cerca de la esquina inferior derecha, impresiones muy pequeñas, compresión agresiva de imágenes y escaneos de baja calidad pueden dificultar la lectura del QR.
La posición se genera automáticamente. No está controlada por la posición, el ángulo, la opacidad ni la configuración de mosaico de la marca de agua de texto principal.
Antes de empezar
Prepare:
- Un PDF fuente aprobado
- Una lista de destinatarios en XERIA
- Nombres de destinatarios correctos
- Direcciones de correo correctas
- ID de empresa o destinatario cuando se utilicen
- Una política de marca de agua visible o trace code
- Una carpeta de salida
- Un grupo de prueba representativo
- Un teléfono o lector QR para realizar pruebas
- Un proceso para proteger los datos personales decodificados
Utilice primero un documento de prueba no confidencial.
El QR puede contener datos personales, por lo que debe activarse solo cuando esa información sea necesaria para la finalidad de trazabilidad y esté permitida por la política de la organización.
Paso 1: Preparar la lista de destinatarios
Abra **Batch Processing** y seleccione la lista de destinatarios correcta.
Puede:
- Utilizar una lista existente de XERIA
- Crear una nueva lista
- Añadir destinatarios manualmente
- Importar una lista existente de Excel
- Editar registros ya almacenados en XERIA
Para cada destinatario seleccionado, revise:
- Nombre completo
- Dirección de correo electrónico
- ID de empresa o destinatario
- Código del destinatario
- Valor trace visible
- Información del nombre de archivo de salida
El contenido QR utiliza los metadatos del destinatario disponibles durante la generación. Datos incorrectos generan evidencia de trazabilidad incorrecta.
No continúe si las filas están desplazadas, los ID están duplicados o las direcciones de correo pertenecen a personas equivocadas.
Paso 2: Elegir el PDF fuente
Seleccione el PDF aprobado que se personalizará.
Verifique:
- Está seleccionada la versión correcta del documento
- Están presentes todas las páginas necesarias
- La orientación de página es correcta
- Se ha revisado el contenido de la esquina inferior derecha
- El PDF no está dañado
- El archivo no está siendo editado por otra aplicación
- La ubicación de salida es distinta de la fuente
El nombre del archivo fuente puede contribuir al nombre del documento almacenado en el QR.
Use un nombre de archivo fuente significativo en lugar de uno temporal, puramente numérico o aleatorio.
Paso 3: Configurar la producción personalizada
Utilice conjuntamente las áreas Watermark y Batch Processing.
Un flujo habitual es:
- Seleccionar el PDF fuente.
- Elegir **List-Based Batch Generation**.
- Crear el texto de marca de agua personalizado.
- Configurar el aspecto de la marca de agua.
- Guardar la configuración de la marca de agua.
- Volver a **Batch Processing**.
- Revisar los destinatarios seleccionados.
El flujo completo de producción por destinatario se explica en [Crear PDF personalizados en XERIA](/resources/articles/create-personalized-pdfs-in-xeria/).
El QR oculto puede utilizarse con:
- Una marca de agua de texto visible
- Una marca de agua de imagen
- Un trace code visible
- Cifrado PDF
- Restricciones de permisos
- Entrega por correo electrónico
También puede activarse cuando no se necesite una marca de agua visible, siempre que el flujo seleccionado y la política documental permitan ese diseño.
Paso 4: Añadir una referencia trace visible
Aunque el QR oculto aporta metadatos legibles por máquina, una referencia trace visible puede acelerar una investigación.
Ejemplos:
- `Trace: {TRACE}`
- `{NAME} — {TRACE}`
- `Issued to {NAME} — Ref: {CODE}`
- `Confidential — {NAME} — {DATE}`
Seleccione los tokens compatibles desde la interfaz de XERIA.
No escriba los nombres de los tokens de memoria cuando Watermark Text Builder los proporciona.
Un valor trace visible debe permanecer asociado con:
- El registro del destinatario
- El nombre de archivo generado
- Los metadatos del QR oculto
- El archivo de salida
- El registro de entrega
Esta relación es más importante que el diseño visual de un único control.
Paso 5: Abrir el área de seguridad y permisos
En **Batch Processing**, localice la sección de opciones de seguridad y permisos.
Esta área incluye controles para:
- Cifrado PDF
- Restricciones de permisos
- Elementos QR ocultos de trazabilidad
La configuración del QR oculto es independiente del cifrado PDF.
Puede usar:
- Solo QR
- QR y marca de agua visible
- QR y cifrado PDF
- QR y restricciones de permisos
- QR, cifrado, permisos y marca de agua visible conjuntamente
Elija la combinación en función de la sensibilidad del documento y las necesidades del destinatario.
Paso 6: Activar Add Hidden QR Code
Seleccione **Add hidden QR code**.
En la interfaz de XERIA, esta opción puede aparecer dentro de la sección de seguridad y permisos.
Después de activarla, confirme que siguen seleccionados la lista de destinatarios y el PDF fuente correctos.
La opción se almacena como parte de la configuración de seguridad del lote y puede restaurarse con el plan o la plantilla de lote relacionados.
No suponga que un plan cargado previamente contiene la configuración QR prevista. Revísela antes de cada lote sensible.
Paso 7: Revisar los datos que se codificarán
Antes de generar, verifique los valores que pueden aparecer en el QR.
| Campo QR | Fuente o significado | Pregunta de validación |
|---|---|---|
| `DOC` | Nombre del documento o archivo fuente | ¿Identifica el documento aprobado correcto? |
| `NAME` | Nombre del destinatario | ¿Está bien escrito y vinculado al registro correcto? |
| `EMAIL` | Correo del destinatario | ¿Pertenece al destinatario previsto? |
| `CID` | ID de empresa o destinatario | ¿Es único y correcto cuando sea necesario? |
| `UTC` | Hora de producción en UTC | ¿Es fiable el reloj del sistema? |
| `LOCAL` | Hora local de producción | ¿Es correcta la zona horaria del equipo? |
Los valores vacíos pueden representarse mediante un marcador en lugar de omitirse.
Las contraseñas no están destinadas a aparecer en el contenido QR.
Reduzca los datos personales innecesarios en los registros de destinatarios. Una persona que escanee el QR puede leer los campos codificados.
Paso 8: Considerar la privacidad y la protección de datos
El QR es discreto, pero su contenido no es cifrado secreto.
Un escáner compatible puede revelar el texto plano codificado.
Antes de usar nombres y correos de destinatarios en el QR:
- Confirmar la necesidad operativa
- Aplicar la política de privacidad de la organización
- Informar a los destinatarios cuando sea necesario
- Evitar campos sensibles innecesarios
- Restringir el acceso a los documentos generados
- Proteger los registros trace exportados
- Definir periodos de conservación
- Definir procedimientos de respuesta a incidentes
No use el QR oculto como método encubierto para recopilar información personal no relacionada.
No codifique contraseñas, secretos de autenticación ni identificadores confidenciales innecesarios.
Paso 9: Ejecutar un lote de prueba pequeño
Seleccione un grupo de prueba representativo.
Incluya:
- Un nombre de destinatario corto
- Un nombre de destinatario largo
- Un nombre con caracteres no latinos
- Un destinatario con una dirección de correo larga
- Un destinatario con ID de empresa
- Una página con esquina inferior derecha clara
- Una página con esquina inferior derecha oscura
- Una página vertical
- Una página horizontal
- Una página con un gráfico o imagen cerca de la esquina
Genere los PDF de prueba con **Generate PDF**.
No los distribuya todavía.
Paso 10: Inspeccionar la posición del QR
Abra cada PDF de prueba e inspeccione varias páginas.
Compruebe:
- El QR está cerca de la esquina inferior derecha
- No cubre texto importante
- No queda fuera del área visible de la página
- Aparece en páginas verticales
- Aparece en páginas horizontales
- Permanece presente en páginas de distintas dimensiones
- No interfiere con firmas ni avisos legales
- Sigue siendo suficientemente discreto para el diseño previsto
El QR se añade a cada página de la salida generada.
Si el diseño fuente coloca contenido esencial en la esquina inferior derecha, modifique el documento fuente o reconsidere el uso del QR oculto para ese documento.
Paso 11: Escanear el QR
Utilice una cámara de teléfono o lector QR compatible.
Pruebe el escaneo:
- Con zoom normal del PDF
- Con zoom aumentado
- Desde una pantalla
- Desde una página de prueba impresa cuando la impresión forme parte del flujo
- Desde una copia escaneada cuando se esperen documentos escaneados
Un escaneo correcto debe mostrar un registro de texto plano con XERIA, información del documento, información del destinatario y marcas de tiempo de producción.
Confirme que los valores decodificados coinciden con el destinatario y documento seleccionados.
No considere suficiente un escaneo técnicamente correcto si muestra metadatos de destinatario equivocados.
Paso 12: Probar páginas difíciles
La fiabilidad del QR puede variar según el contenido de la página y el método de salida.
Pruebe páginas con:
- Fondos oscuros
- Gráficos densos
- Bajo contraste
- Dimensiones de página pequeñas
- Márgenes amplios
- Salidas recortadas
- Contenido PDF basado en imágenes
- Degradación por impresión y escaneo
- Compresión
- Fotocopiado
El QR tiene un diseño discreto y no dispone de una gran zona blanca de silencio, por lo que los fondos difíciles pueden reducir la fiabilidad del escaneo.
Cuando el escaneo fiable por máquina sea más importante que la discreción visual, un diseño QR claramente visible puede ser más adecuado que la opción de QR oculto de XERIA.
Paso 13: Generar el lote completo
Después de una prueba correcta:
- Seleccione los destinatarios aprobados
- Confirme el PDF fuente
- Confirme la ubicación de salida
- Confirme **Add hidden QR code**
- Confirme la marca de agua visible y la configuración trace
- Confirme la configuración de seguridad
- Inicie **Generate PDF**
Supervise:
- Número total de destinatarios
- Elemento actual
- Archivos completados
- Archivos fallidos
- Registros omitidos
- Ubicación de salida
- Mensajes de error
Un indicador de progreso completado no demuestra que cada QR contenga los datos correctos del destinatario.
Paso 14: Verificar el conjunto de salida
Después de generar, concilie:
- Número de destinatarios seleccionados
- Número de archivos generados
- Nombres de archivos de salida
- Valores de marca de agua visible
- Trace codes visibles
- Registros de destinatarios
- Metadatos decodificados del QR
- Registros fallidos u omitidos
- Asignaciones de entrega
Abra y escanee muestras de:
- El principio del lote
- La parte central del lote
- El final del lote
- Diferentes grupos de destinatarios
- Diferentes formatos de página
Para una distribución de alto riesgo, verifique cada relación entre destinatario y archivo.
Paso 15: Utilizar TRACE Analyzer durante una investigación
**TRACE Analyzer** de XERIA trabaja con registros trace almacenados en la base de datos trace local.
Una búsqueda por trace code puede proporcionar campos como:
- Nombre del destinatario
- ID de empresa o destinatario
- Tenant ID
- Fecha y hora de aplicación
- Nombre del documento o archivo de salida
El QR oculto y TRACE Analyzer se complementan.
Utilice el QR para leer metadatos integrados en la copia del documento.
Utilice el trace code visible y TRACE Analyzer para buscar en el registro trace operativo.
Al investigar un archivo redistribuido:
- Conservar el archivo original
- Registrar dónde y cuándo se obtuvo
- Escanear el QR
- Registrar el contenido decodificado
- Identificar cualquier trace code visible
- Buscar en TRACE Analyzer
- Comparar información del destinatario y del documento
- Revisar registros de generación y entrega
- Evitar atribuir responsabilidad basándose en un único indicador
Un documento puede haberse reenviado, copiado desde otro dispositivo u obtenido a través de otra persona. La evidencia trace identifica la copia emitida y los registros asociados; no demuestra automáticamente quién realizó una divulgación.
Opcional: Entregar por correo los PDF con QR
Después de la verificación, XERIA puede distribuir los archivos correspondientes mediante flujos de correo configurados.
Antes de enviar:
- Confirmar la correspondencia destinatario-archivo
- Confirmar los metadatos QR en archivos representativos
- Revisar la plantilla de correo
- Revisar la asignación de adjuntos
- Confirmar las reglas de entrega de contraseñas
- Enviar los archivos aprobados
- Revisar **Mail Log**
Genere y verifique los archivos antes de enviar documentos de alto riesgo.
El flujo detallado de correo se tratará en el tutorial relacionado de XERIA.
Problemas comunes
El QR no aparece
Confirme que **Add hidden QR code** estaba activado antes de la generación.
Genere un archivo nuevo después de cambiar la configuración.
El QR no se puede escanear
Aumente el zoom del PDF, pruebe otro lector QR e inspeccione el fondo de la página.
Compruebe también si la impresión, el escaneo o la compresión redujeron la legibilidad.
El QR cubre contenido importante
El QR oculto se coloca cerca de la esquina inferior derecha.
Revise el diseño fuente y evite colocar contenido esencial en esa zona.
El QR muestra el destinatario equivocado
Detenga la distribución inmediatamente.
Compruebe la lista de destinatarios seleccionada, la asignación de filas, el registro del destinatario, el nombre del archivo de salida y el orden del lote.
Vuelva a generar los archivos afectados después de corregir los datos.
El nombre del documento parece incorrecto
Use un nombre de archivo fuente original y significativo.
Evite nombres de fuente temporales, numéricos o aleatorios.
Un campo muestra un marcador
El campo relacionado del destinatario puede estar vacío.
Revise el registro del destinatario antes de volver a generar el archivo.
El QR contiene datos personales que no deberían incluirse
Deje de utilizar la salida afectada y revise la política de datos de destinatarios.
Vuelva a generar el archivo después de corregir los datos o desactivar el QR oculto.
El trace code visible y la información QR no coinciden
No distribuya el archivo.
Revise la asignación de tokens, la selección de destinatarios, los registros trace y la generación de salida.
TRACE Analyzer no encuentra el texto del QR
TRACE Analyzer busca registros trace registrados y trace codes. El contenido del QR oculto es un registro de metadatos de texto plano separado.
Busque utilizando el trace code visible o registrado en lugar de asumir que todo el contenido QR es una clave de TRACE Analyzer.
Buenas prácticas
- Utilice un PDF fuente aprobado y versionado.
- Mantenga correctos los registros de destinatarios.
- Utilice nombres de archivo de documento significativos.
- Asigne identificadores únicos de destinatario o trace.
- Combine QR oculto con una marca de agua visible cuando corresponda.
- Mantenga los valores trace visibles vinculados a los registros de destinatarios.
- Active **Add hidden QR code** de forma deliberada.
- Revise los requisitos de privacidad antes de codificar datos de destinatarios.
- Nunca codifique contraseñas en el QR.
- Minimice datos personales innecesarios.
- Pruebe páginas verticales y horizontales.
- Pruebe fondos de página claros y oscuros.
- Pruebe el escaneo en pantalla y la salida impresa.
- Inspeccione varias páginas en PDF largos.
- Ejecute un lote de prueba representativo.
- Concilie el número de destinatarios y salidas.
- Escanee muestras de distintas partes del lote.
- Detenga la distribución cuando los metadatos no coincidan.
- Proteja las bases de datos trace y los registros exportados.
- Revise Mail Log después de la entrega por correo.
- Conserve archivos fuente y evidencia durante investigaciones.
- Considere la evidencia QR como una parte de un proceso más amplio de trazabilidad.
Preguntas frecuentes
¿El QR oculto es completamente invisible?
No. Es un QR pequeño y semitransparente situado cerca de la esquina inferior derecha. Está diseñado para ser discreto, no imposible de ver.
¿Qué información contiene el QR?
Puede contener el nombre del documento, nombre del destinatario, correo electrónico, ID de empresa o destinatario y marcas de tiempo de producción UTC y local.
¿El QR contiene la contraseña del PDF?
No. Open Password y Owner Password no deben integrarse en el contenido QR.
¿El QR oculto es igual que un trace code visible?
No. El QR contiene metadatos legibles por máquina. Un trace code visible es una referencia independiente, legible por personas, que puede vincularse a registros trace.
¿Se añade el QR a cada página?
Sí. XERIA añade el QR oculto a cada página del PDF de salida generado.
¿Puedo cambiar la posición o el tamaño del QR?
La posición y el tamaño actuales del QR oculto se aplican automáticamente. Los controles de posición y tamaño de la marca de agua principal no configuran el QR oculto.
¿Puede un destinatario eliminar el QR?
Una persona con conocimientos técnicos puede recortar, cubrir, editar o recrear un PDF. El QR ayuda a la trazabilidad, pero no es una gestión de derechos digitales a prueba de manipulaciones.
¿Puedo escanear el QR con un teléfono?
Normalmente sí, pero la fiabilidad depende del zoom de pantalla, el fondo de la página, la calidad de impresión, la compresión y el lector QR.
¿La trazabilidad QR demuestra quién filtró un documento?
No. Puede identificar metadatos asociados a una copia emitida. La investigación también debe considerar registros de entrega, contexto de acceso y otras evidencias.
Conclusión
La opción **Add hidden QR code** de XERIA añade a cada página de un PDF generado un elemento trace compacto y legible por máquina.
El QR puede transportar el nombre del documento, nombre del destinatario, correo electrónico, ID de empresa o destinatario y marcas de tiempo de producción. No contiene contraseñas PDF y es distinto de un trace code visible.
Un flujo fiable prepara datos correctos de destinatarios, activa el QR de forma deliberada, prueba diseños de página difíciles, escanea salidas representativas, concilia archivos con destinatarios y utiliza la evidencia QR junto con marcas de agua visibles, registros trace y logs de entrega.