Crear PDF personalizados en XERIA

XERIA puede crear un PDF independiente para cada destinatario a partir de un único documento maestro aprobado. Cada copia generada puede incluir texto de marca de agua específico del destinatario, un código de seguimiento único, elementos QR de trazabilidad opcionales, ajustes de seguridad individuales y un nombre de archivo que permanezca asociado al registro correcto.

Qué va a crear

En este tutorial utilizará un PDF de origen y una lista de destinatarios para generar archivos de salida personalizados.

El flujo tiene tres etapas:

Este enfoque resulta adecuado para informes de clientes, documentos de empleados, materiales de formación, comunicaciones confidenciales, publicaciones de pago y otros flujos donde cada destinatario debe recibir una copia diferenciable.

Para conocer el concepto de fondo, consulte [Marcas de agua PDF personalizadas](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/).

Antes de empezar

Prepare lo siguiente:

• Un PDF de origen aprobado
• Los destinatarios que recibirán copias personalizadas
• Los campos de destinatario que quiera usar en la marca de agua
• Una carpeta de salida con espacio suficiente
• Cualquier política necesaria de contraseñas o permisos
• Una regla de nombres para los archivos generados
• Un pequeño grupo de destinatarios de prueba

Utilice un PDF maestro limpio y mantenga el original sin cambios. Los archivos generados deben escribirse en una ubicación de salida separada.

Comprender el flujo de XERIA

La producción personalizada utiliza conjuntamente las áreas Marca de agua y Procesamiento por lotes.

El área Marca de agua define el aspecto de cada copia y los valores dinámicos que aparecerán.

El área Procesamiento por lotes administra listas, registros de destinatarios, generación de salida, ajustes opcionales de correo y resultados del lote.

Un recorrido típico es:

• Abrir **Procesamiento por lotes (Batch Processing)**.
• Seleccionar o preparar la lista de destinatarios.
• Ir a **Marca de agua (Watermark)** para configurar el diseño personalizado.
• Seleccionar **Producción por lotes basada en listas (List-Based Batch Production)**.
• Guardar los ajustes y volver a Procesamiento por lotes.
• Revisar los destinatarios y generar los archivos personalizados.

Esta separación permite aplicar de forma coherente un solo diseño de marca de agua a toda la lista.

Paso 1: Abrir Procesamiento por lotes

Abra la página **Procesamiento por lotes (Batch Processing)** en XERIA.

El área de gestión de destinatarios se utiliza para:

• Crear listas de destinatarios
• Añadir destinatarios manualmente
• Editar los datos de los destinatarios
• Eliminar registros que ya no sean necesarios
• Seleccionar destinatarios para procesarlos
• Gestionar datos y permisos específicos de destinatarios
• Importar una lista existente

Antes de continuar, confirme que trabaja con la lista correcta. Un lote puede completarse técnicamente y aun así producir archivos incorrectos si se seleccionó una lista equivocada.

Paso 2: Crear una lista de destinatarios en XERIA

No necesita una hoja de cálculo externa para comenzar.

Cree una nueva lista de destinatarios en XERIA y asígnele un nombre claro, por ejemplo:

• `Informes de clientes de agosto`
• `Distribución del consejo 2026-08`
• `Grupo de formación B`
• `Extractos de socios`

Añada los registros de destinatarios necesarios.

Según el flujo, un registro puede contener:

• Nombre
• Dirección de correo electrónico
• Organización
• Departamento
• Código del destinatario
• Valores relacionados con la trazabilidad
• Contraseña
• Información del nombre del archivo de salida
• Campos relacionados con la entrega

Utilice únicamente los campos necesarios para el documento y la finalidad de distribución.

Guarde la lista para poder reutilizarla y mantenerla dentro de XERIA.

Paso 3: Importar una lista de Excel existente

Cuando los datos de destinatarios ya estén en Excel, utilice la función de importación de listas.

El objetivo de la importación es llevar los datos a XERIA y evitar depender de la hoja de cálculo en cada lote futuro.

Durante la importación:

• Seleccione el archivo Excel preparado.
• Revise las columnas detectadas.
• Asigne cada columna de Excel al campo correspondiente de XERIA.
• Confirme los campos obligatorios.
• Compruebe filas de muestra.
• Excluya registros vacíos o de prueba.
• Escriba los registros asignados en la base de datos de XERIA.

Después de importar, continúe desde la lista almacenada en XERIA.

Compruebe cuidadosamente:

• Filas desplazadas
• Destinatarios duplicados
• Nombres vacíos
• Direcciones de correo no válidas
• Asignaciones de columnas incorrectas
• Códigos de destinatario reutilizados
• Espacios inesperados
• Caracteres no compatibles

No inicie un lote grande hasta haber revisado los registros importados.

Paso 4: Elegir el PDF de origen

Seleccione el PDF aprobado que se utilizará como documento maestro.

Antes de aplicar la personalización, verifique:

• El documento se abre correctamente
• Está seleccionada la versión correcta
• Están presentes todas las páginas
• La orientación de las páginas es correcta
• Los formularios, firmas o anotaciones existentes funcionan como se espera
• El origen no contiene una marca de agua anterior no deseada
• El documento no está dañado
• Ninguna otra aplicación está editando el archivo

Para un flujo básico de un solo documento, consulte [Cómo añadir una marca de agua a un PDF](/resources/articles/how-to-watermark-a-pdf/).

Paso 5: Abrir la configuración de la marca de agua

Desde Procesamiento por lotes, utilice la acción que abre la página **Marca de agua (Watermark)**.

Elija **Producción por lotes basada en listas (List-Based Batch Production)** como modo de producción.

Esto indica a XERIA que la marca utilizará valores de los registros de destinatarios y que se crearán varias copias personalizadas a partir del PDF seleccionado.

No utilice un modo genérico de archivo único cuando el objetivo sea la producción específica por destinatario.

Paso 6: Crear el texto personalizado de la marca

Utilice el Constructor de texto de marca de agua para definir el texto que aparecerá en la copia de cada destinatario.

La marca puede combinar texto estático con tokens de destinatario.

Ejemplos:

• `Preparado para {NAME}`
• `Confidencial — {NAME}`
• `{NAME} — {CODE}`
• `Destinatario: {NAME} — Seguimiento: {TRACE}`
• `Emitido a {NAME} el {DATE}`

Seleccione las etiquetas de token disponibles desde la interfaz en lugar de escribirlas de memoria.

Durante la generación, cada token se sustituye por el valor correspondiente del registro de cada destinatario.

Por ejemplo:

Utilice uno o dos tokens significativos en lugar de llenar la página con datos personales innecesarios.

Paso 7: Configurar la apariencia de la marca

Ajuste la configuración visual para que la marca siga siendo legible sin ocultar contenido importante.

Revise:

• Fuente
• Tamaño de fuente
• Color del texto
• Opacidad
• Ángulo de rotación
• Posición
• Alineación
• Repetición o diseño en mosaico
• Espaciado horizontal y vertical
• Cobertura de página

Una marca diagonal sobre el área principal es adecuada para muchos documentos confidenciales, pero el diseño correcto depende del PDF de origen.

Pruebe la marca sobre:

• Fondos claros
• Fondos oscuros
• Tablas
• Gráficos
• Áreas de firma
• Páginas verticales
• Páginas horizontales
• Distintos tamaños de página

Aplique la marca a todas las páginas que deban conservar la identificación del destinatario. Una marca solo en la portada puede perderse si se extraen páginas posteriores.

Paso 8: Añadir elementos de trazabilidad

Cuando el flujo requiera identificar copias, active las opciones de trazabilidad adecuadas.

Pueden incluir:

• Un código de seguimiento visible
• Una referencia de destinatario
• Una fecha de emisión
• Un elemento QR de trazabilidad
• Un nombre de archivo específico del destinatario
• Un registro de correspondencia entre origen y salida

Los códigos deben ser suficientemente únicos para distinguir las copias generadas.

Los elementos QR son opcionales. Utilícelos cuando el flujo necesite información legible por máquina y el diseño elegido no obstruya el contenido.

La información visible del destinatario y los códigos apoyan la responsabilidad, pero no impiden todas las capturas, fotografías o reenvíos.

Paso 9: Configurar la seguridad PDF opcional

La personalización y la protección de acceso tratan riesgos diferentes.

Utilice opciones de seguridad PDF cuando preocupen la apertura, impresión, copia o edición no autorizadas.

Según el flujo seleccionado, configure:

• Contraseña de apertura
• Contraseña de propietario o permisos
• Permiso de impresión
• Permiso de copia
• Permiso de edición
• Permisos de anotaciones o formularios
• Valores de contraseña específicos por destinatario

Las contraseñas y los permisos deben permanecer asociados al destinatario correcto.

No almacene contraseñas en texto plano en registros ordinarios ni coloque la contraseña en el mismo mensaje que el archivo protegido, salvo que sea la política aprobada de la organización.

Pruebe las salidas protegidas con los lectores PDF utilizados por los destinatarios.

Paso 10: Guardar los ajustes de la marca

Después de revisar la marca y la seguridad, utilice **Guardar ajustes y continuar con operaciones por lotes (Save Settings and Continue to Batch Operations)**.

XERIA vuelve al flujo de Procesamiento por lotes con la configuración de personalización actual.

En este momento, verifique que están activos el PDF de origen y la configuración correctos.

No suponga que los ajustes usados anteriormente son adecuados para la lista actual.

Paso 11: Revisar la lista de destinatarios

Antes de generar los archivos, revise de nuevo los destinatarios seleccionados.

Confirme:

• Están seleccionados los registros necesarios
• No se incluyen destinatarios de prueba
• Los nombres están escritos correctamente
• Las direcciones de correo pertenecen a las personas correctas
• Los códigos son únicos cuando sea necesario
• Existen contraseñas cuando sean necesarias
• Los nombres de salida no entrarán en conflicto
• El perfil de permisos seleccionado es correcto
• Los valores de seguimiento coinciden con los destinatarios previstos

En trabajos grandes, compare el número de destinatarios seleccionados con el número esperado de archivos.

Este es también el momento de corregir los datos dentro de XERIA, en lugar de modificar e importar repetidamente la hoja original.

Paso 12: Definir reglas de salida y nombres

Elija la ubicación de salida de los PDF generados.

El destino puede ser una carpeta local o una ubicación en la nube configurada y compatible con el flujo.

Utilice un patrón de nombre que sea:

• Único
• Predecible
• Seguro para el sistema de archivos
• Fácil de conciliar con los registros
• Libre de datos sensibles innecesarios

Ejemplos:

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

No dependa únicamente del nombre del destinatario, ya que distintas personas pueden tener el mismo nombre.

Si ya existe un archivo con el mismo nombre, revise el comportamiento ante conflictos antes de iniciar todo el lote.

Paso 13: Ejecutar una prueba pequeña

No comience con toda la lista.

Seleccione un grupo de prueba representativo que incluya:

• Un nombre corto
• Un nombre largo
• Un nombre no latino
• Un registro con todos los campos opcionales
• Una salida protegida con contraseña
• Un ejemplo con página horizontal
• Un nombre de archivo cercano a la longitud máxima esperada

Genere los archivos de prueba e inspeccione los PDF completos.

Verifique:

• Sustitución de tokens
• Visibilidad de la marca
• Cobertura de página
• Exactitud del código
• Colocación del QR cuando se use
• Nombre del archivo de salida
• Comportamiento de la contraseña
• Permisos de impresión, copia y edición
• Integridad del archivo
• Correspondencia destinatario-archivo

Corrija la configuración antes de procesar toda la lista.

Paso 14: Generar los PDF personalizados

Cuando la prueba sea correcta, seleccione los destinatarios previstos y utilice **Generar PDF (Generate PDF)**.

XERIA crea un archivo de salida independiente para cada destinatario seleccionado.

Durante la generación, supervise:

• Número total de destinatarios
• Elemento actual
• Elementos completados
• Elementos fallidos
• Elementos omitidos
• Ubicación de salida
• Mensajes de error

Para los principios operativos de trabajos grandes, consulte [Marcas de agua PDF por lotes](/resources/articles/batch-pdf-watermarking/).

No utilice una barra de progreso completada como única verificación. El conjunto de salida debe conciliarse con la lista.

Paso 15: Verificar los archivos generados

Después de generar, compare:

• Número de destinatarios seleccionados
• Número de archivos generados
• Registros fallidos u omitidos
• Nombres de salida
• Marcas de destinatario
• Códigos de seguimiento
• Asignaciones de contraseña
• Perfiles de permisos

Abra varios archivos de diferentes partes del lote, no solo el primero.

En PDF largos, inspeccione la primera, una página intermedia y la última.

Conserve el documento maestro aprobado, el conjunto final y los registros de procesamiento en ubicaciones protegidas adecuadas.

Opcional: Enviar los archivos por correo

XERIA puede usar datos de destinatarios, plantillas de correo y perfiles configurados para distribuir los archivos correspondientes.

Un flujo prudente es:

• Generar primero los PDF.
• Revisar el conjunto de salida.
• Confirmar la correspondencia destinatario-archivo.
• Preparar la plantilla y la firma.
• Previsualizar la sustitución de tokens.
• Enviar los archivos revisados.

Cuando los archivos personalizados ya existan y no deban generarse de nuevo, puede utilizar **Enviar solo correo electrónico (Send E-mail Only)** para la fase de correo.

Revise el **Registro de correo (Mail Log)** después del envío para identificar entregas correctas, fallos y errores.

El envío requiere la funcionalidad licenciada correspondiente. Las salidas de prueba incluyen identificación de prueba y el envío por correo no está disponible en modo de prueba.

Problemas comunes

Todos los archivos tienen la misma marca

Confirme que está seleccionada **Producción por lotes basada en listas (List-Based Batch Production)** y que se usan tokens de destinatario en el texto.

Los tokens aparecen como texto literal

Seleccione los tokens desde el Constructor de texto y compruebe que los campos correspondientes contienen datos.

Algunos archivos tienen valores vacíos

Compruebe los registros y la asignación de campos de Excel a XERIA.

Los archivos de salida se sobrescriben

Utilice un campo único, un código de destinatario o un código de seguimiento en la regla de nombres.

La marca cubre contenido importante

Reduzca tamaño u opacidad, cambie la posición, ajuste el ángulo o utilice otro diseño repetido.

Se asigna la contraseña incorrecta

Detenga el flujo y verifique la correspondencia destinatario-contraseña antes de distribuir archivos.

Hay menos archivos que destinatarios

Revise registros fallidos y omitidos, conflictos de salida, condiciones no válidas del origen y espacio disponible.

Los adjuntos no coinciden con los destinatarios

No envíe el lote. Concilie primero registros, nombres de archivo y correspondencias de entrega.

Buenas prácticas

• Mantenga sin cambios el PDF de origen aprobado.
• Gestione las listas dentro de XERIA.
• Considere Excel como fuente opcional de importación.
• Valide todos los campos obligatorios.
• Elimine duplicados y registros de prueba.
• Utilice tokens significativos.
• Minimice los datos personales mostrados.
• Aplique identificación a todas las páginas relevantes.
• Use códigos únicos cuando importe identificar la copia.
• Use nombres resistentes a colisiones.
• Aplique contraseñas y permisos según el riesgo.
• Ejecute un lote de prueba representativo.
• Revise archivos de muestra completos.
• Concilie recuentos de destinatarios y salidas.
• Genere y revise antes de enviar documentos de alto riesgo.
• Mantenga contraseñas en texto plano fuera de registros ordinarios.
• Proteja listas y archivos generados.
• Revise el Registro de correo tras la entrega.
• Conserve registros según la política.
• Corrija errores de asignación antes de reiniciar el trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Necesito Excel para crear PDF personalizados en XERIA?

No. Las listas pueden crearse y mantenerse directamente en XERIA. Excel es un método opcional para importar datos existentes.

¿Puede personalizarse un PDF para muchos destinatarios?

Sí. Seleccione un PDF maestro, configure una marca basada en tokens y genere una copia independiente para cada destinatario.

¿Qué valores del destinatario pueden utilizarse?

Utilice los tokens disponibles en el Constructor de texto. Los valores habituales incluyen nombre, código, valor de seguimiento y fecha.

¿Puede cada destinatario tener una contraseña distinta?

Sí, cuando los registros y el flujo de seguridad contienen los valores individuales adecuados. Verifique la asignación antes de generar.

¿Puedo añadir un código QR a cada PDF personalizado?

Sí. Pueden añadirse elementos QR cuando lo requieran el flujo de trazabilidad y el diseño seleccionados.

¿Puedo revisar los PDF antes de enviarlos?

Sí. Utilice **Generar PDF (Generate PDF)** para crear primero los archivos, revíselos y use **Enviar solo correo electrónico (Send E-mail Only)** cuando estén aprobados para entrega.

¿Qué debo comprobar después de generar?

Verifique número de salidas, nombres, valores de marca, códigos, contraseñas, permisos y correspondencia destinatario-archivo.

Conclusión

XERIA convierte un PDF aprobado y una lista de destinatarios en un conjunto controlado de documentos personalizados.

La lista puede crearse directamente en XERIA o importarse una sola vez desde Excel. El área Marca de agua define el diseño basado en tokens, los elementos de trazabilidad y la seguridad opcional. Procesamiento por lotes aplica la configuración y crea archivos independientes.

El flujo fiable es sencillo: prepare datos correctos, configure la personalización, pruebe registros representativos, genere el lote completo, verifique cada correspondencia y solo entonces distribuya los archivos.