XERIAで個別PDFをメール送信する方法

XERIAは、受信者レコード、再利用可能なメールテンプレート、設定済み送信プロファイル、検証済み添付ファイル対応を組み合わせることで、受信者ごとのPDFファイルをアプリケーションから直接配布できます。これにより、各ファイルを各受信者へ手作業で対応付けることなく、個別PDFワークフローを文書生成から管理されたメール配信まで継続できます。

このチュートリアルで学ぶこと

このチュートリアルでは次を説明します。

• メール配信用に受信者レコードを準備する
• 送信プロファイルを設定または選択する
• 利用可能なメールプロバイダーの選択肢を理解する
• メールテンプレートを作成して再利用する
• 個別化された件名と本文を確認する
• 送信前にPDFを生成する
• PDFがすでに存在する場合に**メールのみ送信**を使用する
• `PDF_PATH`または想定出力フォルダーを正しく使用する
• 適切な送信速度プロファイルを選ぶ
• 受信者と添付ファイルの対応を確認する
• **メールログ**で成功・失敗した送信を確認する
• 一般的なメール配信問題を診断する

文書生成段階については、XERIAで個別PDFを作成する方法をご覧ください。

XERIAのメール配信がワークフローにどう組み込まれるか

個別メール配信は通常、文書の準備と確認の後に行います。

管理されたワークフローは次のとおりです。

最も重要なのは、単なる受信者とメールアドレスの関係ではありません。次のすべてです。

• 受信者
• メールアドレス
• 個別PDF
• 出力ファイル名または`PDF_PATH`
• メールテンプレート
• 送信プロファイル
• 配信結果

すべての項目が正しく対応していなければなりません。

開始前の準備

次を準備してください。

• XERIAで確認済みの受信者一覧
• 送信対象となる各受信者の有効なメールアドレス
• 個別PDFファイル
• 設定済みのメール送信プロファイル
• 承認済みのメール件名
• 承認済みのメール本文
• 必要なメール署名
• 正しい出力フォルダーまたは`PDF_PATH`値
• 少数のテスト受信者
• メールログ結果を確認する手順

高リスク文書はメール配信前に生成して確認してください。

メールプロファイル、添付対応、テンプレートがまだテストされていない場合、受信者一覧全体から開始しないでください。

手順1：受信者一覧を確認する

**バッチ 処理**を開き、正しい受信者一覧を選択します。

選択した受信者を確認します。

関連する受信者項目には次が含まれる場合があります。

• Full 名前
• Email
• PDF 開封パスワード
• PDF 所有者パスワード
• Role
• ID
• Company ID
• Code
• 対応付け Profile
• 権限 Profile

すべての項目がすべてのメールワークフローで必要なわけではありません。

メール配信にはメールアドレスが不可欠です。

次を確認してください。

• 空のメールアドレス
• 誤記されたアドレス
• 重複受信者
• テスト受信者
• ずれたインポート行
• 古いアドレス
• 意図せず使用された共有メールボックス
• 誤った出力ファイルに関連付けられた受信者レコード

受信者のメールアドレスが空の場合、XERIAはエラーを報告します。ただし、形式が正しいことだけでは、そのアドレスが対象人物のものだとは証明できません。

手順2：個別PDFを生成して確認する

機密性の高いワークフローでは、送信前にPDFを生成してください。

個別生成ワークフローを使用して：

• 承認済み元PDFを選択する
• 受信者別の透かしデータを適用する
• 必要に応じて追跡情報を追加する
• PDFセキュリティ設定を適用する
• 選択した各受信者向けに別ファイルを生成する
• 出力セットを確認する

詳しい手順は、個別化されたPDF透かしをご覧ください。

メール配信へ進む前に、次を比較します。

• 選択した受信者数
• 生成ファイル数
• 出力ファイル名
• 受信者透かし
• トレースコード
• パスワード割り当て
• 権限プロファイル

代表的なファイルを開き、対象受信者が可視または他の方法で識別可能であることを確認します。

手順3：Mail Managementを開く

XERIAのメールまたはメール管理領域を開きます。

アプリケーションは、次のプロバイダー種別向けの設定済み送信プロファイルに対応しています。

• Gmail
• Outlook.com / Hotmail
• Microsoft 365 (Office 365)
• Yahoo
• Yandex
• カスタム

正確な設定方法は、選択したプロバイダーとそのプロファイルが対応する認証方式によって異なります。

Gmail配信では、まず**設定 > Mail Management**からGmailアカウントを接続する必要があります。

Microsoft 365ワークフローでは、有効なMicrosoft Graphアクセストークンが必要な場合があります。

選択した送信プロファイルが接続済みでテストされるまで、本番バッチを開始しないでください。

手順4：送信プロファイルを設定する

送信前に設定済みメールプロファイルを確認します。

プロバイダーに応じて、プロファイルには次の設定が含まれる場合があります。

• プロバイダー種別
• 送信者アカウント
• 認証
• 接続状態
• 送信制限
• 送信速度
• 運用コントロール

文書配布用途として承認されたアカウントを使用してください。

大規模な本番送信の直前に、テストせず送信者プロファイルを切り替えることは避けてください。

組織が複数の送信アカウントを使用する場合は、配信前に正しいアカウントを識別できるよう、プロファイルに分かりやすい名前を付けます。

手順5：送信速度を選択する

XERIAには、メール操作のペースを制御する送信速度オプションがあります。

利用可能なプロファイル：

• **非常に安全**
• **バランス**
• **高速**
• **カスタム**

プロバイダー制限、不正利用防止制御、運用上の慎重さが処理速度より重要な場合、遅いプロファイルが適していることがあります。

高速プロファイルは総配信時間を短縮できますが、メールプロバイダーは独自の速度制限やセキュリティ制御を適用する場合があります。

**カスタム**は、組織が選択した制限を理解し、設定済みプロバイダーでテストした場合のみ使用してください。

最高速度がすべてのアカウントに適しているとは限りません。

手順6：メールテンプレートを作成または選択する

XERIAは再利用可能なメールテンプレートに対応しています。

適切な承認済みテンプレートがない場合は、**New テンプレート**を作成します。

再利用テンプレートは次の標準化に役立ちます。

• 件名
• メッセージ本文
• 受信者別テキスト
• 配信手順
• 署名
• サポート情報
• 文書取扱通知

各メッセージを手作業で書き直すのではなく、アプリケーションで利用可能な動的受信者項目を使用してください。

目的は、承認済みの通信構造を一貫させながらメールを個別化することです。

手順7：件名を準備する

件名テンプレートを空にしないでください。

不要な機密情報を明かさずに、受信者がメッセージの目的を理解できる簡潔な件名を使用します。

適切な例：

• ご依頼の文書
• 8月明細
• 研修資料
• 機密文書の送付
• 更新済みレポート

件名にパスワードや機密性の高い受信者識別子を含めないでください。

動的項目を使用する場合は、複数の受信者で結果をプレビューします。

長い氏名、空欄、特殊文字により予期しない件名になる場合があります。

手順8：メール本文を準備する

メール本文テンプレートにも内容が必要です。

適切な配信メッセージでは次を説明します。

• 受信者がファイルを受け取る理由
• 添付ファイルの内容
• 取扱手順
• 必要な場合のパスワード提供方法
• サポート依頼方法
• 古い版を削除する必要があるか

文書の機密性に合ったメッセージにしてください。

組織の承認済み手順で明示的に許可されていない限り、保護PDFと同じメッセージに開封パスワードを含めないでください。

パスワードを使用する場合、その配布ワークフローも別途テストしてください。

手順9：個別化された内容をプレビューする

送信前に、代表的な受信者レコードを使用してメールテンプレートをプレビューします。

確認項目：

• 受信者名
• メールアドレス
• 件名
• 本文
• 署名
• 動的項目の置換
• 特殊文字
• 非ラテン文字の氏名
• 空の任意項目
• 改行
• 全体的な読みやすさ

最初の受信者で正しく見えるテンプレートが、すべての受信者で正しいとは限りません。

一覧に含まれる場合は、少なくとも長い氏名と非ラテン文字の氏名を1件ずつテストします。

手順10：受信者とPDFの対応を確認する

これはワークフローで最も重要な確認の1つです。

選択した各受信者について、メール操作がその受信者向けのPDFを添付することを確認してください。

照合しやすい出力ファイル名を使用します。

例：

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `文書-TRC-8K2M4.pdf`

次のような曖昧なファイル名は避けてください。

• `文書1.pdf`
• `最終.pdf`
• `Report.pdf`

同姓同名の受信者がいる場合は、別の一意識別子をファイル名に追加します。

手順11：PDF_PATHを理解する

XERIAは既存の添付ファイルを見つけるために`PDF_PATH`値を使用できます。

`PDF_PATH`には対象PDFファイルの完全なパスを指定します。

送信前に次を確認してください。

• 必要な場合にパスが空でない
• ファイルが存在する
• 正しい受信者別PDFである
• XERIAがファイルへアクセスできる
• 空または無効な出力ではない
• 対応付け後に移動または名前変更されていない

`PDF_PATH`のファイルが存在しない場合、XERIAは添付パスエラーを報告します。

ファイルを確認せず、別の受信者レコードからパスをコピーしないでください。

手順12：メールのみ送信を理解する

個別PDFがすでに存在し、再生成すべきでない場合は**メールのみ送信**を使用します。

次の場合に便利です。

• PDFが以前に生成・確認済み
• 配信が延期された
• 前回の送信が失敗した
• 一部の受信者だけ再送が必要
• 文書ファイルを以前承認された状態のまま維持する必要がある

**メールのみ送信**では、XERIAが正しい既存PDFを見つけられる必要があります。

次を使用できます。

• `PDF_PATH`内の完全なファイルパス
• 選択した出力フォルダー内の想定PDFファイル名

`PDF_PATH`が空で出力フォルダーも無効な場合、send-only操作は添付を見つけられません。

対応付けたパスにも想定出力ファイルにも存在しない場合は停止し、ファイル対応を修正してください。

新しいPDFが本当に必要でない限り、添付パス問題を解決するだけのために文書を再生成しないでください。

手順13：添付ファイルを検証する

送信前にXERIAが添付ファイルを確認します。

問題には次が含まれます。

• 添付ファイルが見つからない
• 無効なパス
• 小さすぎる、または空に見えるファイル
• 一時PDFが作成されていない
• 誤った出力フォルダー
• 想定ファイル名がない

添付検証エラーは、その受信者への送信試行を停止する理由として扱います。

受信者との対応を更新せず、手作業で別ファイルを置き換えないでください。

個別ワークフローでは、正しい添付ファイルは受信者のセキュリティコンテキストの一部です。

手順14：テスト配信を実行する

本番バッチ送信前に少数のテストグループを選択します。

グループには次を含めます。

• 標準的な受信者
• 長い氏名の受信者
• 非ラテン文字の氏名
• 保護されたPDF
• 大きいが通常範囲の添付ファイル
• 異なるメールドメインの受信者
• 使用予定の場合は`PDF_PATH`を使うレコード

可能な場合は、組織が管理するテストアドレスを使用します。

受信メールで次を確認してください。

• 送信者ID
• 受信者アドレス
• 件名
• 本文
• 署名
• 添付ファイル名
• 添付内容
• パスワード動作
• 透かし
• 追跡情報

受信した添付ファイルが対象受信者の文書であることを確認します。

手順15：メール操作を開始する

テスト成功後、承認済み受信者を選択してメール操作を開始します。

監視項目：

• 現在の受信者
• 完了した送信
• 失敗した送信
• スキップされた受信者
• 認証エラー
• 添付エラー
• プロバイダーエラー
• 受信者アドレス不足

操作完了を、すべての受信者が正常にメールを受け取った証拠とは考えないでください。

送信試行は、プロバイダーまたはアカウント制限などXERIA外の理由でも失敗する可能性があります。

手順16：メールログを確認する

送信後、**メールログ**を開きます。

ログには次のような項目が含まれる場合があります。

メールログを使用して次を確認します。

• 成功した送信
• 失敗した送信
• 受信者エラー
• 添付エラー
• プロバイダーエラー
• 再試行が必要な項目

日付フィルターはローカル時刻で入力され、UTCベースの照会用に変換されます。

手順17：失敗した送信を確認する

原因を確認せず、すべての失敗を自動的に再送しないでください。

一般的な失敗カテゴリ：

• 受信者メールアドレスが空
• 添付ファイルがない
• 添付が無効
• Gmailが未接続
• Microsoft Graphトークンが利用できない
• プロバイダーが要求を拒否
• 件名テンプレートが空
• 本文テンプレートが空
• 出力パスが誤っている

再試行前に根本原因を修正します。

一部だけが失敗した場合、可能であれば影響した受信者だけを再送してください。

承認済み個別PDFがすでに存在する場合は**メールのみ送信**を使用します。

手順18：配信記録を出力または保持する

メールログは運用確認や記録保持を支援できます。

必要に応じて次を保持します。

• 受信者
• メールアドレス
• 送信時刻
• 件名
• ステータス
• エラー情報
• 添付ファイル名
• 添付ファイルパス

XERIAにはメールログデータをCSVまたはExcelへエクスポートするためのオプションがあります。

エクスポートしたログには受信者および文書配布情報が含まれる可能性があるため保護してください。

配信データを無期限に保存するのではなく、組織の保持方針に従ってください。

手順19：パスワード保護PDFを慎重に扱う

添付PDFに開封パスワードが必要な場合、方針で求められる場合はパスワード配布を分離します。

PDF送信前：

• 正しいパスワードが割り当てられていることを確認
• 受信者本人を確認
• 正しい添付を確認
• メールアドレスを確認
• パスワード配布方法を確認
• 平文パスワードを通常のメールログ記録に残さない
• ファイル名にパスワードを含めない

完全なセキュリティ手順は、XERIAでPDFをパスワード保護する方法をご覧ください。

手順20：メール配信とQR追跡を組み合わせる

文書でXERIAのQR追跡を使用する場合、送信前にQR対応ファイルを確認します。

確認項目：

• 対象受信者向けにファイルが生成されている
• 必要な場合に隠しQRが存在する
• 可視受信者データが正しい
• 追跡値が正しい
• メール添付がその検証済みファイルを指している

QRワークフローは、XERIAでQRトレースコードを追加する方法をご覧ください。

メール配信記録と文書追跡記録は異なる目的を持ちます。

メールログは配信操作を記録します。

透かし、トレースコード、QR要素は発行されたコピーの識別を支援します。

より強い運用証拠のために併用してください。

よくある問題

受信者メールアドレスが空

送信前に受信者レコードを修正します。

同じ受信者のものと確認されていない別アドレスへ置き換えないでください。

Gmailが接続されていない

**設定 > Mail Management**からGmailアカウントを接続し、本番送信を再開する前にプロファイルをテストします。

Microsoft Graphトークンがない

再試行前に必要なMicrosoft 365認証状態を再確立します。

添付ファイルが見つからない

`PDF_PATH`、出力フォルダー、想定ファイル名を確認します。

ファイルが移動、名前変更、削除されていないことを確認してください。

添付が空に見える

再試行前にPDFを手動で開き、有効な生成文書であることを確認します。

メールのみ送信でPDFが見つからない

`PDF_PATH`に完全なファイルパスを入力するか、想定PDFを含む正しい出力フォルダーを選択します。

件名テンプレートが空

有効なメールテンプレートを選択または作成し、承認済み件名を設定します。

本文テンプレートが空

送信前に承認済みメールメッセージを追加します。

誤ったPDFが添付されている

バッチを停止してください。

受信者レコード、出力ファイル名、`PDF_PATH`値、添付対応を確認します。

対応が修正されるまで送信を続けないでください。

一部の受信者は受信し、一部は失敗した

メールログを確認し、失敗レコードを特定します。

個別原因を修正し、適切な場合は影響した受信者だけを再送します。

メールは送信されたが受信者がPDFを開けない

承認済みのパスワード配布方法で正しいパスワードを受け取ったこと、添付自体が対象ファイルであることを確認します。

ベストプラクティス

• 送信前に毎回受信者一覧を確認する。
• 機密PDFはメール送信前に生成して確認する。
• 受信者とファイルの対応を明確に維持する。
• 一意で衝突しにくいファイル名を使用する。
• 本番日より前にメールプロファイルを設定する。
• プロバイダー認証をテストする。
• 再利用可能な承認済みメールテンプレートを使用する。
• 動的受信者内容をプレビューする。
• 件名を簡潔にする。
• 件名に機密データを含めない。
• 必要に応じてPDFパスワードを保護添付と分ける。
• 適切な送信速度プロファイルを使用する。
• 最初に少数の受信者でテストする。
• 送信前に添付を検証する。
• `PDF_PATH`を慎重に使用する。
• すでに承認済みのファイルには**メールのみ送信**を使用する。
• プロバイダーと添付エラーを監視する。
• 各バッチ後にメールログを確認する。
• 可能な場合は失敗した受信者だけ再試行する。
• メールログのエクスポートを保護する。
• 選択受信者、添付、送信結果を照合する。
• 配信記録と透かし・追跡証拠を組み合わせる。
• 誤った添付を検出したら直ちに停止する。

よくある質問

XERIAは受信者ごとに異なるPDFを送信できますか？

はい。XERIAは受信者レコードと添付対応を使用し、選択した各受信者へ対応する個別PDFを配信できます。

PDF生成と送信を同じ操作で行う必要がありますか？

いいえ。まずPDFを生成して確認し、その後**メールのみ送信**で既存の承認済みファイルを配信できます。

PDF_PATHとは何ですか？

`PDF_PATH`は、受信者向けの既存PDF添付ファイルを見つけるために使用する完全なファイルパスです。

PDF_PATHが空の場合はどうなりますか？

send-onlyワークフローでは、XERIAは選択した出力フォルダー内の想定PDFを使用できます。パスが空で出力フォルダーも無効な場合、添付を見つけられません。

どのメールプロバイダーを設定できますか？

XERIAにはGmail、Outlook.com / Hotmail、Microsoft 365、Yahoo、Yandex、カスタム構成のオプションがあります。

メールテンプレートは再利用できますか？

はい。XERIAは再利用可能なメールテンプレートと、追加テンプレートを作る**New テンプレート**ワークフローに対応しています。

送信速度を制御できますか？

はい。XERIAには**非常に安全**、**バランス**、**高速**、**カスタム**の速度プロファイルがあります。

どのメールが失敗したか確認するには？

**メールログ**を確認してください。配信ステータスを記録し、エラー、受信者、件名、添付情報を含む場合があります。

失敗した受信者だけ再送できますか？

承認済みPDFがすでに存在する場合、既存の受信者レコードと**メールのみ送信**を使用して再試行が必要な受信者だけ送信します。

試用モードでメール送信できますか？

いいえ。メール配信には対応するライセンス機能が必要で、試用モードでは利用できません。

まとめ

XERIAは、個別PDFワークフローを文書作成から受信者別メール配信まで拡張できます。

信頼できる手順は、受信者データを確認し、個別PDFを生成・確認し、送信者プロファイルを設定し、承認済み再利用テンプレートを準備し、すべての受信者と添付の対応を確認し、少数でテストしてから本番バッチを送信することです。

配信後、メールログは成功と失敗を識別するために必要な運用記録を提供します。承認済みPDFがすでに存在する場合、**メールのみ送信**を使えば文書を再生成せず配信できます。

最も重要な管理点は受信者とファイルの関係です。正しいPDFを、正しいメールアドレスへ、正しいプロファイルで、正しいセキュリティと追跡設定のまま送信してください。