Envoyer des PDF personnalisés par e-mail avec XERIA

XERIA peut distribuer des fichiers PDF propres à chaque destinataire directement depuis l’application en combinant les dossiers destinataires, des modèles e-mail réutilisables, des profils d’envoi configurés et des correspondances de pièces jointes vérifiées. Un workflow PDF personnalisé peut ainsi passer de la génération du document à une remise contrôlée par e-mail sans associer manuellement chaque fichier à chaque destinataire.

Ce que vous allez apprendre

Ce tutoriel explique comment :

• Préparer les dossiers destinataires pour la remise par e-mail
• Configurer ou sélectionner un profil d’envoi
• Comprendre les options de fournisseur de messagerie disponibles
• Créer et réutiliser des modèles e-mail
• Examiner l’objet et le message personnalisés
• Générer les PDF avant de les envoyer
• Utiliser **Send E-mail Only** lorsque les PDF existent déjà
• Utiliser correctement `PDF_PATH` ou le dossier de sortie attendu
• Choisir un profil de vitesse d’envoi approprié
• Vérifier la correspondance destinataire-pièce jointe
• Examiner les envois réussis et échoués dans **Mail Log**
• Diagnostiquer les problèmes courants de remise e-mail

Pour l’étape de génération, consultez [Créer des PDF personnalisés dans XERIA](/resources/articles/create-personalized-pdfs-in-xeria/).

Comment la distribution e-mail XERIA s’intègre au workflow

La remise e-mail personnalisée intervient normalement après la préparation et la vérification des documents.

Un workflow contrôlé est :

La relation la plus importante n’est pas seulement destinataire-e-mail. Elle comprend :

• Destinataire
• Adresse e-mail
• PDF personnalisé
• Nom de sortie ou `PDF_PATH`
• Modèle e-mail
• Profil d’envoi
• Résultat de remise

Tous les éléments doivent rester alignés.

Avant de commencer

Préparez :

• Une liste de destinataires vérifiée dans XERIA
• Une adresse valide pour chaque destinataire prévu
• Les fichiers PDF personnalisés
• Un profil d’envoi configuré
• Un objet e-mail approuvé
• Un corps de message approuvé
• La signature e-mail requise
• Le bon dossier de sortie ou les valeurs `PDF_PATH`
• Un petit groupe de destinataires de test
• Un processus d’examen des résultats Mail Log

Générez et vérifiez les documents à haut risque avant la remise e-mail.

Ne commencez pas avec toute la liste si le profil, la correspondance des pièces jointes ou le modèle n’a pas encore été testé.

Étape 1 : Vérifier la liste des destinataires

Ouvrez **Batch Processing** et sélectionnez la bonne liste.

Examinez les destinataires sélectionnés.

Les champs pertinents peuvent inclure :

• Full Name
• Email
• PDF Open Password
• PDF Owner Password
• Role
• ID
• Company ID
• Code
• Mapping Profile
• Permission Profile

Tous les champs ne sont pas nécessaires dans tous les workflows.

L’adresse e-mail est indispensable à la remise.

Vérifiez :

• Adresses e-mail vides
• Adresses mal orthographiées
• Destinataires en double
• Destinataires de test
• Lignes importées décalées
• Anciennes adresses
• Boîtes partagées utilisées involontairement
• Dossiers liés au mauvais fichier de sortie

XERIA signale une erreur lorsque l’adresse est vide, mais une syntaxe valide ne prouve pas à elle seule qu’elle appartient à la personne prévue.

Étape 2 : Générer et vérifier les PDF personnalisés

Pour les workflows sensibles, générez les PDF avant l’envoi.

Utilisez le workflow personnalisé pour :

• Sélectionner le PDF source approuvé
• Appliquer les données de filigrane propres au destinataire
• Ajouter les informations de traçabilité requises
• Appliquer les paramètres de sécurité PDF
• Générer un fichier distinct pour chaque destinataire
• Examiner l’ensemble de sortie

Pour un guide complet, consultez [Filigranes PDF personnalisés](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/).

Avant de passer à la remise e-mail, comparez :

• Nombre de destinataires sélectionnés
• Nombre de fichiers générés
• Noms des fichiers de sortie
• Filigranes destinataire
• Codes de traçage
• Affectations de mots de passe
• Profils de permissions

Ouvrez des fichiers représentatifs et confirmez que le destinataire prévu est visible ou autrement identifiable.

Étape 3 : Ouvrir Mail Management

Ouvrez la zone e-mail ou de gestion de messagerie dans XERIA.

L’application prend en charge des profils d’envoi configurés pour des fournisseurs tels que :

• Gmail
• Outlook.com / Hotmail
• Microsoft 365 (Office 365)
• Yahoo
• Yandex
• Custom

La configuration exacte dépend du fournisseur et de la méthode d’authentification prise en charge par le profil.

Pour Gmail, le compte doit d’abord être connecté via **Settings > Mail Management**.

Les workflows Microsoft 365 peuvent nécessiter un jeton d’accès Microsoft Graph valide.

Ne lancez pas un lot de production avant que le profil sélectionné soit connecté et testé.

Étape 4 : Configurer le profil d’envoi

Examinez le profil de messagerie configuré avant l’envoi.

Selon le fournisseur, le profil peut inclure des paramètres liés à :

• Type de fournisseur
• Compte expéditeur
• Authentification
• État de connexion
• Limites d’envoi
• Vitesse d’envoi
• Contrôles opérationnels

Utilisez le compte autorisé pour la distribution documentaire.

Évitez de changer de profil d’expéditeur juste avant un envoi important sans test.

Si l’organisation utilise plusieurs comptes, donnez aux profils des noms clairs pour identifier le bon compte avant la remise.

Étape 5 : Choisir la vitesse d’envoi

XERIA comprend des options de vitesse pour contrôler le rythme des opérations e-mail.

Les profils disponibles sont :

• **Very safe**
• **Balanced**
• **Fast**
• **Custom**

Un profil plus lent peut convenir lorsque les limites du fournisseur, les contrôles anti-abus ou la prudence opérationnelle priment sur le débit.

Un profil plus rapide peut réduire la durée totale, mais les fournisseurs peuvent appliquer leurs propres limites et contrôles.

Utilisez **Custom** uniquement si l’organisation comprend les limites choisies et les a testées avec le fournisseur configuré.

Ne supposez pas que la vitesse la plus élevée convient à tous les comptes.

Étape 6 : Créer ou sélectionner un modèle e-mail

XERIA prend en charge des modèles e-mail réutilisables.

Créez une **New Template** lorsqu’aucun modèle approuvé adapté n’existe.

Un modèle réutilisable peut standardiser :

• Objet
• Corps du message
• Texte propre au destinataire
• Instructions de remise
• Signature
• Informations de support
• Avis de traitement du document

Utilisez les champs dynamiques disponibles dans l’application au lieu de réécrire chaque message.

L’objectif est de personnaliser l’e-mail tout en maintenant la structure approuvée.

Étape 7 : Préparer l’objet

Le modèle d’objet ne doit pas être vide.

Utilisez un objet concis permettant au destinataire de comprendre l’objectif sans exposer de données sensibles inutiles.

Exemples :

• Votre document demandé
• Relevé d’août
• Support de formation
• Remise de document confidentiel
• Rapport mis à jour

Évitez les mots de passe ou identifiants sensibles dans l’objet.

Si l’objet utilise des champs dynamiques, prévisualisez le résultat avec plusieurs destinataires.

Les noms longs, champs vides et caractères inhabituels peuvent produire un texte inattendu.

Étape 8 : Préparer le corps de l’e-mail

Le modèle du corps doit également contenir du texte.

Un bon message doit expliquer :

• Pourquoi le destinataire reçoit le fichier
• Ce que contient la pièce jointe
• Les instructions de traitement
• Comment un mot de passe sera fourni, le cas échéant
• Comment demander de l’aide
• Si une version précédente doit être supprimée

Adaptez le message à la sensibilité du document.

N’incluez pas le mot de passe d’ouverture dans le même message que le PDF protégé sauf si le processus approuvé l’autorise explicitement.

Si des mots de passe sont utilisés, testez séparément leur workflow de remise.

Étape 9 : Prévisualiser le contenu personnalisé

Avant l’envoi, prévisualisez le modèle avec des dossiers représentatifs.

Vérifiez :

• Nom du destinataire
• Adresse e-mail
• Objet
• Corps
• Signature
• Remplacement des champs dynamiques
• Caractères spéciaux
• Noms non latins
• Champs optionnels vides
• Sauts de ligne
• Lisibilité générale

Ne supposez pas qu’un modèle correct pour le premier destinataire le sera pour tous.

Testez au moins un nom long et un nom non latin si la liste en contient.

Étape 10 : Confirmer la correspondance destinataire-PDF

C’est l’un des contrôles les plus importants.

Pour chaque destinataire sélectionné, confirmez que l’opération joindra son PDF prévu.

Utilisez des noms de sortie facilitant le rapprochement.

Exemples :

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

Évitez les noms ambigus comme :

• `Document1.pdf`
• `Final.pdf`
• `Report.pdf`

Si plusieurs destinataires peuvent avoir le même nom, ajoutez un autre identifiant unique.

Étape 11 : Comprendre PDF_PATH

XERIA peut utiliser une valeur `PDF_PATH` pour localiser une pièce jointe existante.

`PDF_PATH` doit pointer vers le chemin complet du PDF prévu.

Avant l’envoi, confirmez :

• Le chemin n’est pas vide lorsqu’il est requis
• Le fichier existe
• Il s’agit du bon PDF propre au destinataire
• XERIA peut accéder au fichier
• Le fichier n’est pas vide ou invalide
• Il n’a pas été déplacé ou renommé après la correspondance

Si le fichier `PDF_PATH` n’existe pas, XERIA signale une erreur de chemin de pièce jointe.

Ne copiez pas un chemin depuis un autre dossier sans vérifier le fichier.

Étape 12 : Comprendre Send E-mail Only

Utilisez **Send E-mail Only** lorsque les PDF personnalisés existent déjà et ne doivent pas être régénérés.

C’est utile lorsque :

• Les PDF ont été générés et vérifiés auparavant
• La remise a été reportée
• Un envoi précédent a échoué
• Seul un sous-ensemble doit être renvoyé
• Les fichiers doivent rester exactement tels qu’approuvés

Dans **Send E-mail Only**, XERIA doit pouvoir trouver le bon PDF existant.

Il peut utiliser :

• Le chemin complet dans `PDF_PATH`
• Le nom de PDF attendu dans le dossier de sortie sélectionné

Si `PDF_PATH` est vide et que le dossier de sortie est invalide, l’opération send-only ne peut pas localiser la pièce jointe.

Si ni le chemin associé ni le fichier attendu n’existent, arrêtez et corrigez la correspondance.

Ne régénérez pas un document uniquement pour résoudre un problème de chemin sauf si un nouveau PDF est réellement nécessaire.

Étape 13 : Valider la pièce jointe

Avant l’envoi, XERIA vérifie la pièce jointe.

Les problèmes peuvent inclure :

• Pièce jointe introuvable
• Chemin invalide
• Fichier semblant trop petit ou vide
• PDF temporaire non créé
• Mauvais dossier de sortie
• Nom de fichier attendu absent

Considérez une erreur de validation comme une raison d’arrêter l’envoi pour ce destinataire.

Ne substituez pas manuellement un autre fichier sans mettre à jour la correspondance.

Dans un workflow personnalisé, la bonne pièce jointe fait partie du contexte de sécurité du destinataire.

Étape 14 : Effectuer une remise de test

Sélectionnez un petit groupe avant d’envoyer le lot complet.

Le groupe devrait inclure :

• Un destinataire standard
• Un destinataire au nom long
• Un nom non latin
• Un PDF protégé
• Une pièce jointe volumineuse mais normale
• Un destinataire utilisant un autre domaine
• Un dossier utilisant `PDF_PATH`, si cette fonction sera utilisée

Utilisez si possible des adresses de test contrôlées par l’organisation.

Vérifiez l’e-mail reçu :

• Identité de l’expéditeur
• Adresse du destinataire
• Objet
• Corps
• Signature
• Nom de la pièce jointe
• Contenu de la pièce jointe
• Comportement du mot de passe
• Filigrane
• Informations de traçabilité

Confirmez que la pièce jointe reçue est bien le document prévu pour ce destinataire.

Étape 15 : Démarrer l’opération e-mail

Après un test réussi, sélectionnez les destinataires approuvés et démarrez l’opération.

Surveillez :

• Destinataire actuel
• Envois terminés
• Envois échoués
• Destinataires ignorés
• Erreurs d’authentification
• Erreurs de pièces jointes
• Erreurs fournisseur
• Adresses manquantes

Ne considérez pas une opération terminée comme preuve que tous les destinataires ont reçu l’e-mail.

Une tentative peut échouer pour des raisons externes à XERIA, notamment des restrictions du fournisseur ou du compte.

Étape 16 : Examiner Mail Log

Après l’envoi, ouvrez **Mail Log**.

Le journal peut inclure des champs tels que :

Utilisez Mail Log pour identifier :

• Envois réussis
• Envois échoués
• Erreurs destinataire
• Erreurs de pièce jointe
• Erreurs fournisseur
• Éléments nécessitant une nouvelle tentative

Les filtres de date sont saisis en heure locale puis convertis pour les requêtes UTC.

Étape 17 : Examiner les envois échoués

Ne renvoyez pas automatiquement tous les échecs sans examiner la cause.

Les catégories courantes incluent :

• Adresse du destinataire vide
• Pièce jointe manquante
• Pièce jointe invalide
• Gmail non connecté
• Jeton Microsoft Graph indisponible
• Requête rejetée par le fournisseur
• Modèle d’objet vide
• Modèle de corps vide
• Chemin de sortie incorrect

Corrigez la cause avant une nouvelle tentative.

Si seul un sous-ensemble a échoué, renvoyez uniquement aux destinataires concernés lorsque c’est possible.

Utilisez **Send E-mail Only** lorsque les PDF personnalisés approuvés existent déjà.

Étape 18 : Exporter ou conserver les enregistrements de remise

Mail Log peut aider à l’examen opérationnel et à la conservation.

Lorsque nécessaire, conservez :

• Destinataire
• Adresse e-mail
• Horodatage
• Objet
• Statut
• Informations d’erreur
• Nom de la pièce jointe
• Chemin de la pièce jointe

XERIA comprend des options d’export des données Mail Log vers CSV ou Excel.

Protégez les journaux exportés car ils peuvent contenir des informations de destinataires et de distribution.

Appliquez la politique de conservation de l’organisation au lieu de garder les données indéfiniment.

Étape 19 : Gérer avec soin les PDF protégés par mot de passe

Si le PDF joint exige un mot de passe d’ouverture, la remise du mot de passe doit rester séparée lorsque la politique le requiert.

Avant d’envoyer le PDF :

• Confirmez le bon mot de passe
• Confirmez l’identité du destinataire
• Confirmez la bonne pièce jointe
• Confirmez l’adresse e-mail
• Confirmez comment le mot de passe sera remis
• Gardez les mots de passe en clair hors des entrées Mail Log normales
• Ne placez pas les mots de passe dans les noms de fichiers

Pour le workflow complet, consultez [Protéger les PDF par mot de passe dans XERIA](/resources/articles/protect-pdfs-with-passwords-in-xeria/).

Étape 20 : Combiner remise e-mail et traçabilité QR

Lorsque le document utilise la traçabilité QR de XERIA, vérifiez les fichiers QR avant l’envoi.

Confirmez :

• Le destinataire prévu a généré le fichier
• Le QR discret est présent si nécessaire
• Les données visibles sont correctes
• Les valeurs de traçage sont correctes
• La pièce jointe pointe vers le fichier vérifié

Pour le workflow QR, consultez [Ajouter des codes QR de traçabilité dans XERIA](/resources/articles/add-qr-trace-codes-in-xeria/).

Les journaux de remise e-mail et les enregistrements de traçabilité documentaire ont des rôles différents.

Mail Log enregistre l’opération de remise.

Les filigranes, codes de traçage et éléments QR aident à identifier la copie émise.

Utilisez-les ensemble pour renforcer les preuves opérationnelles.

Problèmes courants

L’adresse e-mail du destinataire est vide

Corrigez le dossier destinataire avant l’envoi.

Ne remplacez pas l’adresse par une autre sauf si elle est vérifiée pour le même destinataire.

Gmail n’est pas connecté

Connectez le compte via **Settings > Mail Management** et testez le profil avant de relancer l’envoi de production.

Le jeton Microsoft Graph manque

Rétablissez l’état d’authentification Microsoft 365 requis avant de réessayer.

La pièce jointe est introuvable

Vérifiez `PDF_PATH`, le dossier de sortie et le nom attendu.

Confirmez que le fichier n’a pas été déplacé, renommé ou supprimé.

La pièce jointe semble vide

Ouvrez le PDF manuellement et confirmez qu’il s’agit d’un document généré valide avant de réessayer.

Send E-mail Only ne trouve pas le PDF

Renseignez `PDF_PATH` avec le chemin complet ou sélectionnez le bon dossier contenant le PDF attendu.

Le modèle d’objet est vide

Sélectionnez ou créez un modèle valide et fournissez un objet approuvé.

Le modèle de corps est vide

Ajoutez le message approuvé avant l’envoi.

Le mauvais PDF est joint

Arrêtez le lot.

Examinez les dossiers destinataires, les noms de sortie, les valeurs `PDF_PATH` et les correspondances.

Ne poursuivez pas tant que la correspondance n’est pas corrigée.

Certains destinataires ont reçu l’e-mail et d’autres ont échoué

Consultez Mail Log et isolez les dossiers en échec.

Corrigez la cause précise et renvoyez uniquement aux destinataires concernés lorsque cela convient.

L’e-mail a été envoyé mais le destinataire ne peut pas ouvrir le PDF

Vérifiez qu’il a reçu le bon mot de passe par la méthode approuvée et que la pièce jointe est bien le fichier prévu.

Bonnes pratiques

• Vérifiez la liste avant chaque envoi.
• Générez et vérifiez les PDF sensibles avant l’e-mail.
• Maintenez des correspondances destinataire-fichier explicites.
• Utilisez des noms uniques résistants aux collisions.
• Configurez les profils avant le jour de production.
• Testez l’authentification du fournisseur.
• Utilisez des modèles approuvés réutilisables.
• Prévisualisez le contenu dynamique.
• Gardez les objets concis.
• Évitez les données sensibles dans les objets.
• Séparez les mots de passe des pièces jointes lorsque nécessaire.
• Utilisez un profil de vitesse approprié.
• Testez d’abord un petit groupe.
• Validez les pièces jointes avant l’envoi.
• Utilisez `PDF_PATH` avec soin.
• Utilisez **Send E-mail Only** pour les fichiers déjà approuvés.
• Surveillez les erreurs fournisseur et pièces jointes.
• Consultez Mail Log après chaque lot.
• Réessayez uniquement les destinataires en échec lorsque possible.
• Protégez les exports Mail Log.
• Rapprochez destinataires, pièces jointes et résultats.
• Combinez journaux de remise et preuves de filigrane et traçabilité.
• Arrêtez immédiatement si une mauvaise pièce jointe est détectée.

Questions fréquentes

XERIA peut-il envoyer un PDF différent à chaque destinataire ?

Oui. XERIA peut utiliser les dossiers destinataires et les correspondances de pièces jointes pour remettre le PDF personnalisé correspondant à chaque destinataire sélectionné.

Dois-je générer et envoyer les PDF dans la même opération ?

Non. Vous pouvez d’abord générer et vérifier les PDF, puis utiliser **Send E-mail Only** pour remettre les fichiers approuvés existants.

Qu’est-ce que PDF_PATH ?

`PDF_PATH` est le chemin complet utilisé pour localiser une pièce jointe PDF existante pour un destinataire.

Que se passe-t-il si PDF_PATH est vide ?

Dans un workflow send-only, XERIA peut utiliser le PDF attendu dans le dossier de sortie sélectionné. Si le chemin est vide et le dossier invalide, la pièce jointe ne peut pas être localisée.

Quels fournisseurs e-mail peuvent être configurés ?

XERIA propose des options pour Gmail, Outlook.com / Hotmail, Microsoft 365, Yahoo, Yandex et des configurations Custom.

Puis-je réutiliser un modèle e-mail ?

Oui. XERIA prend en charge les modèles réutilisables et un workflow **New Template** pour en créer d’autres.

Puis-je contrôler la vitesse d’envoi ?

Oui. XERIA propose les profils **Very safe**, **Balanced**, **Fast** et **Custom**.

Comment savoir quels e-mails ont échoué ?

Consultez **Mail Log**. Il enregistre l’état de remise et peut inclure erreur, destinataire, objet et informations de pièce jointe.

Puis-je renvoyer uniquement aux destinataires en échec ?

Lorsque les PDF approuvés existent déjà, utilisez les dossiers existants et **Send E-mail Only** pour les destinataires qui nécessitent une nouvelle tentative.

L’envoi e-mail est-il disponible en mode d’essai ?

Non. La remise e-mail exige la fonctionnalité sous licence correspondante et n’est pas disponible en mode d’essai.

Conclusion

XERIA peut étendre un workflow PDF personnalisé de la création du document à la remise e-mail propre à chaque destinataire.

La séquence fiable consiste à vérifier les données, générer et examiner les PDF, configurer le profil expéditeur, préparer un modèle approuvé réutilisable, confirmer chaque correspondance destinataire-pièce jointe, effectuer un petit test puis envoyer le lot de production.

Après la remise, Mail Log fournit l’enregistrement opérationnel nécessaire pour identifier réussites et échecs. Lorsque les PDF approuvés existent déjà, **Send E-mail Only** permet de les remettre sans régénérer les documents.

Le contrôle le plus important reste la relation destinataire-fichier : le bon PDF, envoyé à la bonne adresse, avec le bon profil et les bons paramètres de sécurité et de traçabilité.