Creare PDF personalizzati in XERIA

XERIA può creare un PDF separato per ogni destinatario a partire da un unico documento master approvato. Ogni copia generata può contenere testo di filigrana specifico per il destinatario, un codice di tracciamento univoco, elementi QR opzionali, impostazioni di sicurezza individuali e un nome documento che resta associato al record corretto.

Che cosa creerai

In questo tutorial userai un PDF sorgente e un elenco di destinatari per generare documento di risultato personalizzati.

Il flusso segue tre fasi:

Questo approccio è adatto a report clienti, documenti dei dipendenti, materiali formativi, comunicazioni riservate, pubblicazioni a pagamento e altri flussi in cui ogni destinatario deve ricevere una copia distinguibile.

Per il concetto di base, consulta Filigrane PDF personalizzate.

Prima di iniziare

Prepara quanto segue:

• Un PDF sorgente approvato
• I destinatari delle copie personalizzate
• I campi destinatario da usare nella filigrana
• Una cartella di risultato con spazio sufficiente
• Le eventuali regola di credenziale o permessi
• Una regola di denominazione per i documento generati
• Un piccolo gruppo di destinatari di prova

Usa un PDF master pulito e mantieni invariato l’originale. I documento generati devono essere scritti in una posizione di risultato separata.

Comprendere il flusso XERIA

La produzione personalizzata usa insieme le aree Filigrana ed Elaborazione lotto.

L’area Filigrana definisce l’aspetto di ogni copia e i valori dinamici visualizzati.

L’area Elaborazione lotto gestisce elenchi, record destinatario, generazione risultato, impostazioni e-mail opzionali e risultati del lotto.

Un percorso tipico è:

• Aprire **Elaborazione lotto (lotto elaborazione)**.
• Selezionare o preparare l’elenco.
• Passare a **Filigrana (filigrana)** per configurare il design personalizzato.
• Selezionare **Produzione lotto basata su elenco (List-Based lotto generazione)**.
• Salvare le impostazioni e tornare a Elaborazione lotto.
• Controllare i destinatari e generare i documento personalizzati.

Questa separazione consente di applicare in modo coerente un solo design di filigrana a tutto l’elenco.

Passaggio 1: Aprire Elaborazione lotto

Apri la pagina **Elaborazione lotto (lotto elaborazione)** in XERIA.

L’area di gestione destinatari serve a:

• Creare elenchi di destinatari
• Aggiungere destinatari manualmente
• Modificare i dettagli
• Eliminare record non più necessari
• Selezionare destinatari da elaborare
• Gestire dati e permessi specifici
• Importare un elenco esistente

Prima di continuare, conferma di lavorare con l’elenco corretto. Un lotto può completarsi tecnicamente ma produrre documento errati se viene selezionato l’elenco sbagliato.

Passaggio 2: Creare un elenco destinatari in XERIA

Non serve un foglio di calcolo esterno per iniziare.

Crea un nuovo elenco in XERIA e assegnagli un nome chiaro, per esempio:

• `Report clienti agosto`
• `Distribuzione consiglio 2026-08`
• `Gruppo formazione B`
• `Estratti partner`

Aggiungi i record necessari.

A seconda del flusso, un record può contenere:

• Nome
• Indirizzo e-mail
• Organizzazione
• Reparto
• Codice destinatario
• Valori legati alla tracciabilità
• credenziale
• Informazioni sul nome documento di risultato
• Campi relativi alla consegna

Usa solo i campi necessari allo scopo del documento e della distribuzione.

Salva l’elenco affinché possa essere riutilizzato e mantenuto in XERIA.

Passaggio 3: Importare un elenco Excel esistente

Quando i dati esistono già in Excel, usa la funzione di importazione dell’elenco.

L’importazione serve a portare i dati in XERIA senza richiedere il foglio per ogni lotto futuro.

Durante l’importazione:

• Seleziona il documento Excel preparato.
• Controlla le colonne rilevate.
• Associa ogni colonna Excel al campo XERIA corrispondente.
• Conferma i campi obbligatori.
• Controlla righe di esempio.
• Escludi record vuoti o di prova.
• Scrivi i record associati nel archivio dati XERIA.

Dopo l’importazione, continua dall’elenco memorizzato in XERIA.

Controlla attentamente:

• Righe spostate
• Destinatari duplicati
• Nomi vuoti
• Indirizzi e-mail non validi
• Associazioni di colonne errate
• Codici destinatario riutilizzati
• Spazi inattesi
• Caratteri non supportati

Non avviare un lotto grande prima di aver esaminato i record importati.

Passaggio 4: Scegliere il PDF sorgente

Seleziona il PDF approvato da usare come documento master.

Prima della personalizzazione, verifica:

• Il documento si apre correttamente
• È selezionata la versione giusta
• Sono presenti tutte le pagine
• L’orientamento è corretto
• Moduli, firme o annotazioni esistenti funzionano come previsto
• La sorgente non contiene una vecchia filigrana indesiderata
• Il documento non è danneggiato
• Il documento non è in modifica in un’altra applicazione

Per un flusso semplice su un singolo documento, consulta Come aggiungere una filigrana a un PDF.

Passaggio 5: Aprire la configurazione Filigrana

Da Elaborazione lotto, usa l’azione che apre la pagina **Filigrana (filigrana)**.

Scegli **Produzione lotto basata su elenco (List-Based lotto generazione)** come modalità di produzione.

Questo indica a XERIA che la filigrana userà valori dei record destinatario e che dal PDF sorgente saranno create più copie personalizzate.

Non usare una modalità generica per documento singolo quando l’obiettivo è una produzione specifica per destinatario.

Passaggio 6: Creare il testo personalizzato della filigrana

Usa il Generatore testo filigrana per definire il testo che apparirà sulla copia di ogni destinatario.

La filigrana può combinare testo statico e segnaposto destinatario.

Esempi:

• `Preparato per {NAME}`
• `Riservato — {NAME}`
• `{NAME} — {CODE}`
• `Destinatario: {NAME} — Traccia: {TRACE}`
• `Emesso a {NAME} il {DATE}`

Seleziona le etichette segnaposto disponibili dall’interfaccia invece di digitarle a memoria.

Durante la generazione, ogni segnaposto viene sostituito con il valore corrispondente del record.

Per esempio:

Usa uno o due segnaposto significativi invece di riempire la pagina con dati personali non necessari.

Passaggio 7: Configurare l’aspetto della filigrana

Regola le impostazioni visive affinché la filigrana resti leggibile senza coprire contenuti importanti.

Controlla:

• Carattere
• Dimensione del carattere
• Colore del testo
• Opacità
• Angolo di rotazione
• Posizione
• Allineamento
• Ripetizione o layout a mosaico
• Spaziatura orizzontale e verticale
• Copertura della pagina

Una filigrana diagonale sull’area principale è adatta a molti documenti riservati, ma il design corretto dipende dal PDF sorgente.

Prova la filigrana su:

• Sfondi chiari
• Sfondi scuri
• Tabelle
• Grafici
• Aree di firma
• Pagine verticali
• Pagine orizzontali
• Formati pagina differenti

Applica la filigrana a ogni pagina che deve mantenere l’identificazione. Una filigrana solo in copertina può perdersi se le pagine successive vengono estratte.

Passaggio 8: Aggiungere elementi di tracciabilità

Quando il flusso richiede l’identificazione delle copie, abilita le opzioni appropriate.

Possono includere:

• Un codice di tracciamento visibile
• Un riferimento destinatario
• Una data di emissione
• Un elemento QR di tracciamento
• Un nome documento specifico del destinatario
• Un record di associazione sorgente-risultato

I codici devono essere abbastanza univoci da distinguere le copie generate.

Gli elementi QR sono opzionali. Usali quando il flusso richiede informazioni leggibili da macchina e il layout non copre il contenuto.

Le informazioni visibili e i codici supportano la responsabilità, ma non impediscono tutti gli screenshot, le fotografie o gli inoltri.

Passaggio 9: Configurare la sicurezza PDF opzionale

Personalizzazione e protezione dell’accesso affrontano rischi differenti.

Usa le opzioni di sicurezza quando apertura, stampa, copia o modifica non autorizzate sono un problema.

A seconda del flusso, configura:

• credenziale di apertura
• credenziale proprietario o permessi
• Permesso di stampa
• Permesso di copia
• Permesso di modifica
• Permessi di annotazione o moduli
• Valori credenziale specifici per destinatario

credenziale e permessi devono restare associati al destinatario corretto.

Non memorizzare credenziale in chiaro nei normali registri e non inserire la credenziale nello stesso messaggio dell’allegato protetto, salvo regola approvata.

Prova le uscite protette con i lettori PDF usati dai destinatari.

Passaggio 10: Salvare le impostazioni della filigrana

Dopo aver controllato filigrana e sicurezza, usa **Salva impostazioni e continua alle Operazioni batch**.

XERIA torna al flusso Elaborazione lotto con la configurazione corrente.

A questo punto, verifica che siano attivi il PDF sorgente e la configurazione corretti.

Non presumere che impostazioni precedenti siano adatte all’elenco corrente.

Passaggio 11: Controllare l’elenco destinatari

Prima di generare i documento, controlla nuovamente i destinatari selezionati.

Conferma:

• Sono selezionati i record necessari
• Non sono inclusi destinatari di prova
• I nomi sono scritti correttamente
• Gli indirizzi e-mail appartengono alle persone giuste
• I codici sono univoci quando richiesto
• Le credenziale sono presenti quando richiesto
• I nomi di risultato non entreranno in conflitto
• Il profilo permessi selezionato è corretto
• I valori di tracciamento corrispondono ai destinatari previsti

Per lavori grandi, confronta il numero selezionato con il numero atteso di documento.

Questo è anche il momento di correggere i dati in XERIA invece di modificare e reimportare ripetutamente il foglio originale.

Passaggio 12: Definire regole di risultato e denominazione

Scegli la posizione di risultato dei PDF generati.

La destinazione può essere una cartella locale o una destinazione archiviazione in linea configurata e supportata.

Usa un modello di nome che sia:

• Univoco
• Prevedibile
• Sicuro per il documento system
• Facile da confrontare con i record
• Privo di dati sensibili non necessari

Esempi:

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `documento-TRC-8K2M4.pdf`

Non basarti solo sul nome, perché persone diverse possono avere lo stesso nome.

Se esiste già un documento con lo stesso nome, controlla il comportamento delle collisioni prima di avviare tutto il lotto.

Passaggio 13: Eseguire un piccolo test

Non iniziare con l’intero elenco.

Seleziona un gruppo rappresentativo che includa:

• Un nome breve
• Un nome lungo
• Un nome non latino
• Un record con tutti i campi opzionali
• Un risultato protetto da credenziale
• Un esempio con pagina orizzontale
• Un nome documento vicino alla lunghezza massima prevista

Genera i documento di prova e controlla i PDF completi.

Verifica:

• Sostituzione dei segnaposto
• Visibilità della filigrana
• Copertura delle pagine
• Accuratezza del codice
• Posizionamento QR, se usato
• Nome del documento di risultato
• Comportamento della credenziale
• Permessi di stampa, copia e modifica
• Integrità del documento
• Associazione destinatario-documento

Correggi la configurazione prima di elaborare l’intero elenco.

Passaggio 14: Generare i PDF personalizzati

Quando il test ha esito positivo, seleziona i destinatari previsti e usa **Genera PDF (Generate PDF)**.

XERIA crea un documento di risultato separato per ogni destinatario selezionato.

Durante la generazione, monitora:

• Numero totale di destinatari
• Elemento corrente
• Elementi completati
• Elementi non riusciti
• Elementi saltati
• Posizione di risultato
• Messaggi di errore

Per i principi operativi dei lavori grandi, consulta Filigrana PDF in lotto.

Non considerare la barra di avanzamento completata come unica verifica. Il set di risultato deve ancora essere confrontato con l’elenco.

Passaggio 15: Verificare i documento generati

Dopo la generazione, confronta:

• Numero di destinatari selezionati
• Numero di documento generati
• Record non riusciti o saltati
• Nomi di risultato
• Filigrane destinatario
• Codici di tracciamento
• Assegnazioni credenziale
• Profili permessi

Apri diversi documento da parti differenti del lotto, non solo il primo.

Nei PDF lunghi, controlla la prima pagina, una intermedia e l’ultima.

Conserva il documento master, il set finale e i registri di elaborazione in posizioni protette appropriate.

Opzionale: Inviare i documento via e-mail

XERIA può usare dati destinatario, modelli e-mail e profili configurati per distribuire i documento corrispondenti.

Un flusso prudente è:

• Generare prima i PDF.
• Controllare il set di risultato.
• Confermare l’associazione destinatario-documento.
• Preparare modello e firma.
• Visualizzare in anteprima la sostituzione dei segnaposto.
• Inviare i documento controllati.

Quando i documenti esistono già e non devono essere rigenerati, usa **Invia solo e-mail** per la fase e-mail.

Controlla il **Registro posta (Mail registro)** dopo l’invio per identificare consegne riuscite, errori e insuccessi.

L’invio richiede la relativa funzionalità con licenza. Gli risultato di prova includono l’identificazione di prova e l’invio e-mail non è disponibile in modalità di prova.

Problemi comuni

Tutti i documento hanno la stessa filigrana

Conferma che sia selezionata **Produzione lotto basata su elenco (List-Based lotto generazione)** e che il testo usi segnaposto destinatario.

I segnaposto appaiono come testo letterale

Seleziona i segnaposto dal Generatore testo e verifica che i campi corrispondenti contengano dati.

Alcuni documento hanno valori vuoti

Controlla i record e l’associazione dei campi Excel-XERIA.

I documento di risultato si sovrascrivono

Usa un campo univoco, un codice destinatario o un codice di tracciamento nella regola di denominazione.

La filigrana copre contenuti importanti

Riduci dimensione o opacità, cambia posizione, regola l’angolo o usa un altro layout ripetuto.

Viene assegnata la credenziale sbagliata

Ferma il flusso e verifica l’associazione destinatario-credenziale prima della distribuzione.

Il numero di documento è inferiore ai destinatari

Controlla record falliti o saltati, collisioni, condizioni non valide della sorgente e spazio disponibile.

Gli allegati e-mail non corrispondono ai destinatari

Non inviare il lotto. Confronta prima record, nomi documento e associazioni di consegna.

Buone pratiche

• Mantieni invariato il PDF sorgente approvato.
• Gestisci gli elenchi in XERIA.
• Considera Excel una fonte di importazione opzionale.
• Convalida tutti i campi richiesti.
• Rimuovi duplicati e record di prova.
• Usa segnaposto significativi.
• Riduci al minimo i dati personali mostrati.
• Applica l’identificazione a ogni pagina pertinente.
• Usa codici univoci quando conta identificare la copia.
• Usa nomi resistenti alle collisioni.
• Applica credenziale e permessi in base al rischio.
• Esegui un lotto di prova rappresentativo.
• Controlla documento di esempio completi.
• Confronta conteggi destinatari e risultato.
• Genera e controlla prima di inviare documenti ad alto rischio.
• Tieni le credenziale in chiaro fuori dai registri ordinari.
• Proteggi elenchi e documento generati.
• Controlla il Registro posta dopo la consegna.
• Conserva i registri secondo regola.
• Correggi gli errori di associazione prima di riavviare.

Domande frequenti

Serve Excel per creare PDF personalizzati in XERIA?

No. Gli elenchi possono essere creati e gestiti direttamente in XERIA. Excel è un metodo facoltativo per importare dati esistenti.

Un PDF può essere personalizzato per molti destinatari?

Sì. Seleziona un PDF master, configura una filigrana basata su segnaposto e genera una copia separata per ogni destinatario.

Quali valori destinatario possono essere usati?

Usa i segnaposto disponibili nel Generatore testo. I valori comuni includono nome, codice, valore di tracciamento e data.

Ogni destinatario può avere una credenziale diversa?

Sì, se i record e il flusso di sicurezza contengono i valori individuali appropriati. Verifica l’associazione prima della generazione.

Posso aggiungere un codice QR a ogni PDF personalizzato?

Sì. Gli elementi QR possono essere aggiunti quando richiesti dal flusso di tracciabilità e dal layout.

Posso controllare i PDF prima di inviarli?

Sì. Usa **Genera PDF** per creare prima i documenti, controllali e usa **Invia solo e-mail** quando sono approvati.

Che cosa devo controllare dopo la generazione?

Verifica numero di risultato, nomi documento, valori di filigrana, codici, credenziale, permessi e associazione destinatario-documento.

Conclusione

XERIA trasforma un PDF approvato e un elenco di destinatari in un insieme controllato di documenti personalizzati.

L’elenco può essere creato direttamente in XERIA o importato una volta da Excel. L’area Filigrana definisce design a segnaposto, elementi di tracciabilità e sicurezza opzionale. Elaborazione lotto applica la configurazione e crea documento separati.

Il flusso affidabile è semplice: prepara dati corretti, configura la personalizzazione, prova record rappresentativi, genera il lotto completo, verifica ogni associazione e solo dopo distribuisci i documento.