XERIA può aggiungere ai documento PDF generati un piccolo elemento QR di tracciamento a bassa visibilità. Il QR memorizza metadati del documento e del destinatario leggibili da macchina, così una copia distribuita può essere esaminata successivamente senza applicare un grande codice visibile sulla pagina.
Cosa imparerai
Questo tutorial spiega come:
- Preparare i dati dei destinatari per la tracciabilità QR
- Distinguere un elemento QR nascosto da un tracciamento code visibile
- Abilitare **Aggiungi codice QR nascosto** in XERIA
- Combinare la tracciabilità QR con filigrane personalizzate
- Generare PDF con QR
- Scansionare e verificare il contenuto del QR
- Controllare la posizione del QR su formati di pagina diversi
- Proteggere i dati personali contenuti nel QR
- Utilizzare le evidenze QR insieme a tracciamento Analyzer di XERIA
- Diagnosticare problemi comuni di scansione e associazione QR
Il flusso è particolarmente utile nella produzione lotto personalizzata, dove ogni PDF generato è associato a uno specifico record destinatario.
Per il concetto generale, consulta Che cos’è la tracciabilità dei documenti?.
Cosa contiene il QR nascosto di XERIA
L’attuale contenuto QR di XERIA è un record di testo semplice su più righe.
Può contenere:
- Identificazione XERIA
- Nome del documento
- Nome del destinatario
- Indirizzo e-mail del destinatario
- ID azienda o destinatario
- Timestamp di produzione UTC
- Timestamp di produzione locale
Un contenuto decodificato rappresentativo può apparire così:
XERIA — DOC: Confidential-Report — NAME: Elena Rossi — EMAIL: elena@example.com — CID: CUSTOMER-0042 — UTC: 2026-08-07 10:42:15 — sul computer: 2026-08-07 13:42:15
I valori esatti provengono dal documento e dal record destinatario utilizzati durante la generazione.
XERIA non inserisce l’Open credenziale o l’Owner credenziale del destinatario nel contenuto QR.
QR nascosto e tracciamento code visibile
| Controllo | Aspetto tipico | Scopo principale | Come viene verificato |
|---|---|---|---|
| Elemento QR nascosto | Piccolo QR discreto vicino all’angolo della pagina | Trasportare metadati documento e destinatario leggibili da macchina | Scansionare il QR con un lettore compatibile |
| tracciamento code visibile | Codice leggibile dall’utente in filigrana, nome documento o area del documento | Identificare la copia distribuita con un breve riferimento | Cercare o decodificare il codice, anche tramite tracciamento Analyzer |
| Filigrana personalizzata | Nome, e-mail, ID o avviso del destinatario mostrato sul documento | Deterrenza e responsabilizzazione del destinatario | Leggere la filigrana visibile |
| Record di elaborazione | Voce di archivio dati o registro che collega destinatario, documento e risultato | Evidenza operativa e riconciliazione | Esaminare record e registro XERIA |
Questi controlli sono più efficaci quando vengono utilizzati insieme.
Una filigrana visibile rende difficile ignorare l’identificazione del destinatario. Un tracciamento code offre un riferimento compatto. Un QR nascosto trasporta metadati leggibili da macchina. I record di elaborazione conservano il collegamento tra sorgente e destinatario.
Per la strategia di applicazione della filigrana, consulta Filigrane PDF personalizzate.
Come XERIA posiziona il QR nascosto
XERIA aggiunge il QR a ogni pagina del PDF di risultato generato.
Il posizionamento attuale è:
- Angolo inferiore destro
- Circa 10 millimetri quadrati
- Circa 3 millimetri dai bordi destro e inferiore
- Moduli scuri semitrasparenti
- Sfondo trasparente
- Nessun grande riquadro bianco circostante
L’aspetto discreto riduce l’impatto visivo, ma richiede di testare l’affidabilità della scansione.
Sfondi scuri, grafici vicino all’angolo inferiore destro, stampe molto piccole, forte compressione delle immagini e scansioni di bassa qualità possono rendere il QR più difficile da leggere.
La posizione viene generata automaticamente. Non è controllata da posizione, angolo, opacità o impostazioni a mosaico-layout della filigrana testuale principale.
Prima di iniziare
Prepara:
- Un PDF sorgente approvato
- Un elenco destinatari in XERIA
- Nomi destinatari corretti
- Indirizzi e-mail corretti
- ID azienda o destinatario, se utilizzati
- Una regola per filigrana visibile o tracciamento code
- Una cartella di risultato
- Un gruppo di test rappresentativo
- Un telefono o lettore QR per i test
- Un processo per proteggere i dati personali decodificati
Usa inizialmente un documento di test non riservato.
Il QR può contenere dati personali, quindi abilitalo solo quando le informazioni sono necessarie alla finalità di tracciabilità e consentite dalla regola dell’organizzazione.
Passaggio 1: Preparare l’elenco destinatari
Apri **lotto elaborazione** e seleziona l’elenco destinatari corretto.
Puoi:
- Usare un elenco XERIA esistente
- Creare un nuovo elenco
- Aggiungere destinatari manualmente
- Importare un elenco Excel esistente
- Modificare record già memorizzati in XERIA
Per ogni destinatario selezionato, controlla:
- Nome completo
- Indirizzo e-mail
- ID azienda o destinatario
- Codice destinatario
- Valore tracciamento visibile
- Informazioni per il nome documento di risultato
Il contenuto QR utilizza i metadati destinatario disponibili durante la generazione. Dati destinatario errati producono evidenze di tracciabilità errate.
Non procedere se le righe sono disallineate, gli ID sono duplicati o gli indirizzi e-mail appartengono alle persone sbagliate.
Passaggio 2: Scegliere il PDF sorgente
Seleziona il PDF approvato da personalizzare.
Verifica:
- È selezionata la versione corretta del documento
- Sono presenti tutte le pagine richieste
- L’orientamento delle pagine è corretto
- Il contenuto nell’angolo inferiore destro è stato controllato
- Il PDF non è danneggiato
- Il documento non è in modifica da un’altra applicazione
- La posizione di risultato è separata dalla sorgente
Il nome del documento sorgente può contribuire al nome documento memorizzato nel QR.
Usa un nome documento sorgente significativo invece di un nome temporaneo, solo numerico o casuale.
Passaggio 3: Configurare la produzione personalizzata
Usa insieme le aree filigrana e lotto elaborazione.
Un flusso tipico è:
- Selezionare il PDF sorgente.
- Scegliere **List-Based lotto creazione**.
- Creare il testo della filigrana personalizzata.
- Configurare l’aspetto della filigrana.
- Salvare le impostazioni della filigrana.
- Tornare a **lotto elaborazione**.
- Ricontrollare i destinatari selezionati.
Il flusso completo di produzione per destinatario è descritto in Creare PDF personalizzati in XERIA.
Il QR nascosto può essere usato con:
- Filigrana testuale visibile
- Filigrana immagine
- tracciamento code visibile
- Crittografia PDF
- Restrizioni di autorizzazione
- Invio e-mail
Può essere attivato anche quando non è richiesta una filigrana visibile, purché il flusso selezionato e la regola del documento consentano questa scelta.
Passaggio 4: Aggiungere un riferimento tracciamento visibile
Anche se il QR nascosto fornisce metadati leggibili da macchina, un riferimento tracciamento visibile può velocizzare l’analisi.
Esempi:
- `tracciamento: {TRACE}`
- `{NAME} — {TRACE}`
- `Issued to {NAME} — Ref: {CODE}`
- `Confidential — {NAME} — {DATE}`
Seleziona i segnaposto supportati tramite l’interfaccia XERIA.
Non digitare i nomi dei segnaposto a memoria quando filigrana testo Builder li rende disponibili.
Un valore tracciamento visibile deve restare associato a:
- Record destinatario
- Nome documento generato
- Metadati del QR nascosto
- documento di risultato
- Record di consegna
Questa relazione è più importante del design visivo di un singolo controllo.
Passaggio 5: Aprire l’area Sicurezza e autorizzazioni
In **lotto elaborazione**, individua la sezione utilizzata per le opzioni di sicurezza e autorizzazione.
Questa area include controlli per:
- Crittografia PDF
- Restrizioni di autorizzazione
- Elementi QR nascosti di tracciabilità
L’impostazione del QR nascosto è indipendente dalla crittografia PDF.
Puoi usare:
- Solo QR
- QR e filigrana visibile
- QR e crittografia PDF
- QR e restrizioni di autorizzazione
- QR, crittografia, autorizzazioni e filigrana visibile insieme
Scegli la combinazione in base alla sensibilità del documento e alle esigenze dei destinatari.
Passaggio 6: Abilitare Aggiungi codice QR nascosto
Seleziona **Aggiungi codice QR nascosto**.
Nell’interfaccia XERIA, questa opzione può comparire nella sezione sicurezza e autorizzazioni.
Dopo averla abilitata, verifica che siano ancora selezionati l’elenco destinatari corretto e il PDF sorgente corretto.
L’impostazione viene salvata come parte della configurazione di sicurezza lotto e può essere ripristinata con il relativo piano o modello lotto.
Non presumere che un piano caricato in precedenza contenga l’impostazione QR desiderata. Controllala prima di ogni lotto sensibile.
Passaggio 7: Verificare i dati che verranno codificati
Prima della generazione, controlla i valori che possono comparire nel QR.
| Campo QR | Origine o significato | Domanda di verifica |
|---|---|---|
| `DOC` | Nome del documento o documento sorgente | Identifica il documento approvato corretto? |
| `NAME` | Nome destinatario | L’ortografia è corretta e collegata al record giusto? |
| `EMAIL` | E-mail destinatario | Appartiene al destinatario previsto? |
| `CID` | ID azienda o destinatario | È univoco e corretto dove richiesto? |
| `UTC` | Ora di produzione in UTC | L’orologio di sistema è affidabile? |
| `sul computer` | Ora locale di produzione | Il fuso orario della workstation è corretto? |
I valori vuoti possono essere rappresentati da un placeholder invece di essere omessi.
Le credenziale non sono destinate a comparire nel contenuto QR.
Riduci i dati personali non necessari nei record destinatario. Chiunque scansioni il QR può leggere i campi codificati.
Passaggio 8: Considerare riservatezza e protezione dei dati
Il QR è discreto, ma il suo contenuto non è crittografia segreta.
Uno scanner compatibile può mostrare il testo in chiaro codificato.
Prima di usare nomi e indirizzi e-mail dei destinatari nel QR:
- Confermare la necessità operativa
- Applicare la regola riservatezza dell’organizzazione
- Informare i destinatari quando richiesto
- Evitare campi sensibili non necessari
- Limitare l’accesso ai documenti generati
- Proteggere i record tracciamento esportati
- Definire periodi di conservazione
- Definire procedure di risposta agli incidenti
Non usare il QR nascosto come metodo occulto per raccogliere informazioni personali non correlate.
Non codificare credenziale, segreti di autenticazione o identificatori riservati non necessari.
Passaggio 9: Eseguire un piccolo lotto di test
Seleziona un gruppo di test rappresentativo.
Includi:
- Un nome destinatario corto
- Un nome destinatario lungo
- Un nome con caratteri non latini
- Un destinatario con indirizzo e-mail lungo
- Un destinatario con ID azienda
- Una pagina con angolo inferiore destro chiaro
- Una pagina con angolo inferiore destro scuro
- Una pagina verticale
- Una pagina orizzontale
- Una pagina con grafico o immagine vicino all’angolo
Genera i PDF di test con **Generate PDF**.
Non distribuirli ancora.
Passaggio 10: Controllare il posizionamento del QR
Apri ogni PDF di test e controlla più pagine.
Verifica:
- Il QR è presente vicino all’angolo inferiore destro
- Non copre testo importante
- Non è fuori dall’area visibile della pagina
- Compare sulle pagine verticali
- Compare sulle pagine orizzontali
- Rimane presente su pagine con dimensioni diverse
- Non interferisce con firme o avvisi legali
- Rimane abbastanza discreto per il design previsto
Il QR viene aggiunto a ogni pagina dell’risultato generato.
Se il layout sorgente contiene elementi essenziali nell’angolo inferiore destro, modifica il documento sorgente o rivaluta l’uso del QR nascosto per quel documento.
Passaggio 11: Scansionare il QR
Usa una fotocamera di telefono o un lettore QR compatibile.
Prova a scansionare:
- Con zoom PDF normale
- Con zoom maggiore
- Da uno schermo
- Da una pagina di test stampata se la stampa fa parte del flusso
- Da una copia scansionata se sono previsti documenti scansionati
Una scansione riuscita dovrebbe mostrare un record di testo semplice contenente XERIA, informazioni documento, informazioni destinatario e timestamp di produzione.
Conferma che i valori decodificati corrispondano al destinatario e al documento selezionati.
Non considerare sufficiente una scansione tecnicamente riuscita se mostra metadati del destinatario errati.
Passaggio 12: Testare pagine difficili
L’affidabilità del QR può variare in base al contenuto della pagina e al metodo di risultato.
Testa pagine con:
- Sfondi scuri
- Grafica densa
- Basso contrasto
- Dimensioni pagina ridotte
- Margini ampi
- risultato ritagliati
- Contenuto PDF basato su immagini
- Degrado da stampa e scansione
- Compressione
- Fotocopia
Il QR ha un design discreto e non dispone di una grande quiet zone bianca, quindi gli sfondi difficili possono ridurre l’affidabilità della scansione.
Quando una scansione affidabile da macchina è più importante della discrezione visiva, un QR chiaramente visibile può essere più appropriato dell’opzione QR nascosto di XERIA.
Passaggio 13: Generare il lotto completo
Dopo un test riuscito:
- Seleziona i destinatari approvati
- Conferma il PDF sorgente
- Conferma la posizione di risultato
- Conferma **Aggiungi codice QR nascosto**
- Conferma la filigrana visibile e le impostazioni tracciamento
- Conferma le impostazioni di sicurezza
- Avvia **Generate PDF**
Monitora:
- Numero totale destinatari
- Elemento corrente
- documento completati
- documento non riusciti
- Record saltati
- Posizione di risultato
- Messaggi di errore
Un indicatore di avanzamento completato non dimostra che ogni QR contenga i dati corretti del destinatario.
Passaggio 14: Verificare l’insieme di risultato
Dopo la generazione, confronta:
- Numero destinatari selezionati
- Numero documento generati
- Nomi documento di risultato
- Valori della filigrana visibile
- tracciamento code visibili
- Record destinatario
- Metadati decodificati dal QR
- Record falliti o saltati
- Associazioni di consegna
Apri e scansiona campioni da:
- Inizio del lotto
- Centro del lotto
- Fine del lotto
- Gruppi destinatario diversi
- Formati pagina diversi
Per una distribuzione ad alto rischio, verifica ogni relazione destinatario-documento.
Passaggio 15: Usare tracciamento Analyzer durante un’indagine
**tracciamento Analyzer** di XERIA lavora con record tracciamento salvati nel archivio dati tracciamento locale.
Una ricerca per tracciamento code può fornire campi come:
- Nome destinatario
- ID azienda o destinatario
- Tenant ID
- Data e ora di applicazione
- Nome documento o documento di risultato
QR nascosto e tracciamento Analyzer si completano a vicenda.
Usa il QR per leggere i metadati incorporati nella copia del documento.
Usa il tracciamento code visibile e tracciamento Analyzer per cercare nel registro tracciamento operativo.
Durante l’analisi di un documento redistribuito:
- Conserva il documento originale
- Registra dove e quando è stato ottenuto
- Scansiona il QR
- Registra il contenuto decodificato
- Identifica eventuali tracciamento code visibili
- Cerca con tracciamento Analyzer
- Confronta informazioni destinatario e documento
- Esamina i record di generazione e consegna
- Evita di attribuire responsabilità basandoti su un solo indicatore
Un documento può essere stato inoltrato, copiato da un altro dispositivo o ottenuto tramite un’altra persona. L’evidenza tracciamento identifica la copia distribuita e i record associati; non dimostra automaticamente chi abbia effettuato una divulgazione.
Opzionale: Inviare via e-mail i PDF con QR
Dopo la verifica, XERIA può distribuire i documento corrispondenti tramite flussi e-mail configurati.
Prima dell’invio:
- Conferma associazione destinatario-documento
- Conferma metadati QR su documento rappresentativi
- Controlla il modello e-mail
- Controlla l’associazione allegati
- Conferma le regole di consegna credenziale
- Invia i documento approvati
- Controlla **Mail registro**
Genera e verifica i documento prima di inviare documenti ad alto rischio.
Il flusso e-mail dettagliato sarà trattato nel relativo tutorial XERIA.
Problemi comuni
Il QR non è presente
Conferma che **Aggiungi codice QR nascosto** fosse abilitato prima della generazione.
Genera un nuovo documento dopo aver modificato l’impostazione.
Il QR non può essere scansionato
Aumenta lo zoom del PDF, prova un altro lettore QR e controlla lo sfondo della pagina.
Verifica inoltre se stampa, scansione o compressione hanno ridotto la leggibilità.
Il QR copre contenuto importante
Il QR nascosto viene posizionato vicino all’angolo inferiore destro.
Controlla il layout sorgente ed evita di collocare contenuti essenziali in quell’area.
Il QR mostra il destinatario sbagliato
Interrompi immediatamente la distribuzione.
Controlla elenco destinatari selezionato, associazione righe, record destinatario, nome documento risultato e ordine lotto.
Rigenera i documento interessati dopo aver corretto i dati.
Il nome del documento sembra sbagliato
Usa un nome documento sorgente originale significativo.
Evita nomi sorgente temporanei, numerici o casuali.
Un campo mostra un placeholder
Il relativo campo destinatario potrebbe essere vuoto.
Controlla il record destinatario prima di rigenerare il documento.
Il QR contiene dati personali che non dovrebbero essere inclusi
Interrompi l’uso dell’risultato interessato e rivedi la regola sui dati destinatario.
Rigenera il documento dopo aver corretto i dati o disabilitato il QR nascosto.
Il tracciamento code visibile e le informazioni QR non corrispondono
Non distribuire il documento.
Controlla associazione segnaposto, selezione destinatario, record tracciamento e generazione risultato.
tracciamento Analyzer non trova il testo QR
tracciamento Analyzer cerca record tracciamento registrati e tracciamento code. Il contenuto del QR nascosto è un record di metadati in testo semplice separato.
Cerca usando il tracciamento code visibile o registrato invece di presumere che l’intero contenuto QR sia una chiave tracciamento Analyzer.
Best practice
- Usa un PDF sorgente approvato e versionato.
- Mantieni accurati i record destinatario.
- Usa nomi documento documento significativi.
- Assegna identificatori univoci di destinatario o tracciamento.
- Combina QR nascosto e filigrana visibile quando appropriato.
- Mantieni i valori tracciamento visibili collegati ai record destinatario.
- Abilita **Aggiungi codice QR nascosto** consapevolmente.
- Verifica i requisiti riservatezza prima di codificare dati destinatario.
- Non codificare mai credenziale nel QR.
- Riduci i dati personali non necessari.
- Testa pagine verticali e orizzontali.
- Testa sfondi chiari e scuri.
- Testa scansione da schermo e risultato stampato.
- Controlla più pagine nei PDF lunghi.
- Esegui un lotto di test rappresentativo.
- Confronta conteggi destinatari e risultato.
- Scansiona campioni da diverse parti del lotto.
- Interrompi la distribuzione quando i metadati non corrispondono.
- Proteggi archivio dati tracciamento e record esportati.
- Controlla Mail registro dopo l’invio e-mail.
- Conserva documento sorgente ed evidenze durante le indagini.
- Considera l’evidenza QR come una parte di un processo di tracciabilità più ampio.
Domande frequenti
Il QR nascosto è completamente invisibile?
No. È un piccolo QR semitrasparente posizionato vicino all’angolo inferiore destro. È progettato per essere discreto, non impossibile da vedere.
Quali informazioni contiene il QR?
Può contenere nome documento, nome destinatario, e-mail, ID azienda o destinatario e timestamp di produzione UTC e locale.
Il QR contiene la credenziale del PDF?
No. Open credenziale e Owner credenziale non devono essere incorporati nel contenuto QR.
Il QR nascosto è uguale a un tracciamento code visibile?
No. Il QR contiene metadati leggibili da macchina. Un tracciamento code visibile è un riferimento separato, leggibile dall’utente, che può essere collegato ai record tracciamento.
Il QR viene aggiunto a ogni pagina?
Sì. XERIA aggiunge il QR nascosto a ogni pagina del PDF di risultato generato.
Posso modificare posizione o dimensione del QR?
La posizione e la dimensione attuali del QR nascosto vengono applicate automaticamente. I controlli di posizione e dimensione della filigrana principale non configurano il QR nascosto.
Un destinatario può rimuovere il QR?
Una persona tecnicamente capace può ritagliare, coprire, modificare o ricreare un PDF. Il QR supporta la tracciabilità ma non è un DRM a prova di manomissione.
Posso scansionare il QR con un telefono?
Di solito sì, ma l’affidabilità dipende da zoom dello schermo, sfondo pagina, qualità di stampa, compressione e lettore QR.
La tracciabilità QR dimostra chi ha divulgato un documento?
No. Può identificare metadati associati a una copia distribuita. L’indagine dovrebbe considerare anche record di consegna, contesto di accesso e altre evidenze.
Conclusione
L’opzione **Aggiungi codice QR nascosto** di XERIA aggiunge a ogni pagina di un PDF generato un elemento di tracciamento compatto e leggibile da macchina.
Il QR può trasportare nome documento, nome destinatario, e-mail, ID azienda o destinatario e timestamp di produzione. Non contiene credenziale PDF ed è distinto da un tracciamento code visibile.
Un flusso affidabile prepara dati destinatario accurati, abilita il QR consapevolmente, testa layout di pagina difficili, scansiona risultato rappresentativi, riconcilia documento e destinatari e utilizza l’evidenza QR insieme a filigrane visibili, record tracciamento e registro di consegna.