Aggiungere codici QR di tracciamento in XERIA

XERIA può aggiungere ai file PDF generati un piccolo elemento QR di tracciamento a bassa visibilità. Il QR memorizza metadati del documento e del destinatario leggibili da macchina, così una copia distribuita può essere esaminata successivamente senza applicare un grande codice visibile sulla pagina.

Cosa imparerai

Questo tutorial spiega come:

• Preparare i dati dei destinatari per la tracciabilità QR
• Distinguere un elemento QR nascosto da un trace code visibile
• Abilitare **Add hidden QR code** in XERIA
• Combinare la tracciabilità QR con filigrane personalizzate
• Generare PDF con QR
• Scansionare e verificare il contenuto del QR
• Controllare la posizione del QR su formati di pagina diversi
• Proteggere i dati personali contenuti nel QR
• Utilizzare le evidenze QR insieme a TRACE Analyzer di XERIA
• Diagnosticare problemi comuni di scansione e associazione QR

Il flusso è particolarmente utile nella produzione batch personalizzata, dove ogni PDF generato è associato a uno specifico record destinatario.

Per il concetto generale, consulta [Che cos’è la tracciabilità dei documenti?](/resources/articles/what-is-document-traceability/).

Cosa contiene il QR nascosto di XERIA

L’attuale contenuto QR di XERIA è un record di testo semplice su più righe.

Può contenere:

• Identificazione XERIA
• Nome del documento
• Nome del destinatario
• Indirizzo e-mail del destinatario
• ID azienda o destinatario
• Timestamp di produzione UTC
• Timestamp di produzione locale

Un contenuto decodificato rappresentativo può apparire così:

XERIA — DOC: Confidential-Report — NAME: Elena Rossi — EMAIL: elena@example.com — CID: CUSTOMER-0042 — UTC: 2026-08-07 10:42:15 — LOCAL: 2026-08-07 13:42:15

I valori esatti provengono dal documento e dal record destinatario utilizzati durante la generazione.

XERIA non inserisce l’Open Password o l’Owner Password del destinatario nel contenuto QR.

QR nascosto e trace code visibile

Questi controlli sono più efficaci quando vengono utilizzati insieme.

Una filigrana visibile rende difficile ignorare l’identificazione del destinatario. Un trace code offre un riferimento compatto. Un QR nascosto trasporta metadati leggibili da macchina. I record di elaborazione conservano il collegamento tra sorgente e destinatario.

Per la strategia di watermarking, consulta [Filigrane PDF personalizzate](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/).

Come XERIA posiziona il QR nascosto

XERIA aggiunge il QR a ogni pagina del PDF di output generato.

Il posizionamento attuale è:

• Angolo inferiore destro
• Circa 10 millimetri quadrati
• Circa 3 millimetri dai bordi destro e inferiore
• Moduli scuri semitrasparenti
• Sfondo trasparente
• Nessun grande riquadro bianco circostante

L’aspetto discreto riduce l’impatto visivo, ma richiede di testare l’affidabilità della scansione.

Sfondi scuri, grafici vicino all’angolo inferiore destro, stampe molto piccole, forte compressione delle immagini e scansioni di bassa qualità possono rendere il QR più difficile da leggere.

La posizione viene generata automaticamente. Non è controllata da posizione, angolo, opacità o impostazioni tiled-layout della filigrana testuale principale.

Prima di iniziare

Prepara:

• Un PDF sorgente approvato
• Un elenco destinatari in XERIA
• Nomi destinatari corretti
• Indirizzi e-mail corretti
• ID azienda o destinatario, se utilizzati
• Una policy per filigrana visibile o trace code
• Una cartella di output
• Un gruppo di test rappresentativo
• Un telefono o lettore QR per i test
• Un processo per proteggere i dati personali decodificati

Usa inizialmente un documento di test non riservato.

Il QR può contenere dati personali, quindi abilitalo solo quando le informazioni sono necessarie alla finalità di tracciabilità e consentite dalla policy dell’organizzazione.

Passaggio 1: Preparare l’elenco destinatari

Apri **Batch Processing** e seleziona l’elenco destinatari corretto.

Puoi:

• Usare un elenco XERIA esistente
• Creare un nuovo elenco
• Aggiungere destinatari manualmente
• Importare un elenco Excel esistente
• Modificare record già memorizzati in XERIA

Per ogni destinatario selezionato, controlla:

• Nome completo
• Indirizzo e-mail
• ID azienda o destinatario
• Codice destinatario
• Valore trace visibile
• Informazioni per il nome file di output

Il contenuto QR utilizza i metadati destinatario disponibili durante la generazione. Dati destinatario errati producono evidenze di tracciabilità errate.

Non procedere se le righe sono disallineate, gli ID sono duplicati o gli indirizzi e-mail appartengono alle persone sbagliate.

Passaggio 2: Scegliere il PDF sorgente

Seleziona il PDF approvato da personalizzare.

Verifica:

• È selezionata la versione corretta del documento
• Sono presenti tutte le pagine richieste
• L’orientamento delle pagine è corretto
• Il contenuto nell’angolo inferiore destro è stato controllato
• Il PDF non è danneggiato
• Il file non è in modifica da un’altra applicazione
• La posizione di output è separata dalla sorgente

Il nome del file sorgente può contribuire al nome documento memorizzato nel QR.

Usa un nome file sorgente significativo invece di un nome temporaneo, solo numerico o casuale.

Passaggio 3: Configurare la produzione personalizzata

Usa insieme le aree Watermark e Batch Processing.

Un flusso tipico è:

• Selezionare il PDF sorgente.
• Scegliere **List-Based Batch Generation**.
• Creare il testo della filigrana personalizzata.
• Configurare l’aspetto della filigrana.
• Salvare le impostazioni della filigrana.
• Tornare a **Batch Processing**.
• Ricontrollare i destinatari selezionati.

Il flusso completo di produzione per destinatario è descritto in [Creare PDF personalizzati in XERIA](/resources/articles/create-personalized-pdfs-in-xeria/).

Il QR nascosto può essere usato con:

• Filigrana testuale visibile
• Filigrana immagine
• Trace code visibile
• Crittografia PDF
• Restrizioni di autorizzazione
• Invio e-mail

Può essere attivato anche quando non è richiesta una filigrana visibile, purché il flusso selezionato e la policy del documento consentano questa scelta.

Passaggio 4: Aggiungere un riferimento trace visibile

Anche se il QR nascosto fornisce metadati leggibili da macchina, un riferimento trace visibile può velocizzare l’analisi.

Esempi:

• `Trace: {TRACE}`
• `{NAME} — {TRACE}`
• `Issued to {NAME} — Ref: {CODE}`
• `Confidential — {NAME} — {DATE}`

Seleziona i token supportati tramite l’interfaccia XERIA.

Non digitare i nomi dei token a memoria quando Watermark Text Builder li rende disponibili.

Un valore trace visibile deve restare associato a:

• Record destinatario
• Nome file generato
• Metadati del QR nascosto
• File di output
• Record di consegna

Questa relazione è più importante del design visivo di un singolo controllo.

Passaggio 5: Aprire l’area Sicurezza e autorizzazioni

In **Batch Processing**, individua la sezione utilizzata per le opzioni di sicurezza e autorizzazione.

Questa area include controlli per:

• Crittografia PDF
• Restrizioni di autorizzazione
• Elementi QR nascosti di tracciabilità

L’impostazione del QR nascosto è indipendente dalla crittografia PDF.

Puoi usare:

• Solo QR
• QR e filigrana visibile
• QR e crittografia PDF
• QR e restrizioni di autorizzazione
• QR, crittografia, autorizzazioni e filigrana visibile insieme

Scegli la combinazione in base alla sensibilità del documento e alle esigenze dei destinatari.

Passaggio 6: Abilitare Add Hidden QR Code

Seleziona **Add hidden QR code**.

Nell’interfaccia XERIA, questa opzione può comparire nella sezione sicurezza e autorizzazioni.

Dopo averla abilitata, verifica che siano ancora selezionati l’elenco destinatari corretto e il PDF sorgente corretto.

L’impostazione viene salvata come parte della configurazione di sicurezza batch e può essere ripristinata con il relativo piano o modello batch.

Non presumere che un piano caricato in precedenza contenga l’impostazione QR desiderata. Controllala prima di ogni batch sensibile.

Passaggio 7: Verificare i dati che verranno codificati

Prima della generazione, controlla i valori che possono comparire nel QR.

I valori vuoti possono essere rappresentati da un placeholder invece di essere omessi.

Le password non sono destinate a comparire nel contenuto QR.

Riduci i dati personali non necessari nei record destinatario. Chiunque scansioni il QR può leggere i campi codificati.

Passaggio 8: Considerare privacy e protezione dei dati

Il QR è discreto, ma il suo contenuto non è crittografia segreta.

Uno scanner compatibile può mostrare il testo in chiaro codificato.

Prima di usare nomi e indirizzi e-mail dei destinatari nel QR:

• Confermare la necessità operativa
• Applicare la policy privacy dell’organizzazione
• Informare i destinatari quando richiesto
• Evitare campi sensibili non necessari
• Limitare l’accesso ai documenti generati
• Proteggere i record trace esportati
• Definire periodi di conservazione
• Definire procedure di risposta agli incidenti

Non usare il QR nascosto come metodo occulto per raccogliere informazioni personali non correlate.

Non codificare password, segreti di autenticazione o identificatori riservati non necessari.

Passaggio 9: Eseguire un piccolo batch di test

Seleziona un gruppo di test rappresentativo.

Includi:

• Un nome destinatario corto
• Un nome destinatario lungo
• Un nome con caratteri non latini
• Un destinatario con indirizzo e-mail lungo
• Un destinatario con ID azienda
• Una pagina con angolo inferiore destro chiaro
• Una pagina con angolo inferiore destro scuro
• Una pagina verticale
• Una pagina orizzontale
• Una pagina con grafico o immagine vicino all’angolo

Genera i PDF di test con **Generate PDF**.

Non distribuirli ancora.

Passaggio 10: Controllare il posizionamento del QR

Apri ogni PDF di test e controlla più pagine.

Verifica:

• Il QR è presente vicino all’angolo inferiore destro
• Non copre testo importante
• Non è fuori dall’area visibile della pagina
• Compare sulle pagine verticali
• Compare sulle pagine orizzontali
• Rimane presente su pagine con dimensioni diverse
• Non interferisce con firme o avvisi legali
• Rimane abbastanza discreto per il design previsto

Il QR viene aggiunto a ogni pagina dell’output generato.

Se il layout sorgente contiene elementi essenziali nell’angolo inferiore destro, modifica il documento sorgente o rivaluta l’uso del QR nascosto per quel documento.

Passaggio 11: Scansionare il QR

Usa una fotocamera di telefono o un lettore QR compatibile.

Prova a scansionare:

• Con zoom PDF normale
• Con zoom maggiore
• Da uno schermo
• Da una pagina di test stampata se la stampa fa parte del flusso
• Da una copia scansionata se sono previsti documenti scansionati

Una scansione riuscita dovrebbe mostrare un record di testo semplice contenente XERIA, informazioni documento, informazioni destinatario e timestamp di produzione.

Conferma che i valori decodificati corrispondano al destinatario e al documento selezionati.

Non considerare sufficiente una scansione tecnicamente riuscita se mostra metadati del destinatario errati.

Passaggio 12: Testare pagine difficili

L’affidabilità del QR può variare in base al contenuto della pagina e al metodo di output.

Testa pagine con:

• Sfondi scuri
• Grafica densa
• Basso contrasto
• Dimensioni pagina ridotte
• Margini ampi
• Output ritagliati
• Contenuto PDF basato su immagini
• Degrado da stampa e scansione
• Compressione
• Fotocopia

Il QR ha un design discreto e non dispone di una grande quiet zone bianca, quindi gli sfondi difficili possono ridurre l’affidabilità della scansione.

Quando una scansione affidabile da macchina è più importante della discrezione visiva, un QR chiaramente visibile può essere più appropriato dell’opzione QR nascosto di XERIA.

Passaggio 13: Generare il batch completo

Dopo un test riuscito:

• Seleziona i destinatari approvati
• Conferma il PDF sorgente
• Conferma la posizione di output
• Conferma **Add hidden QR code**
• Conferma la filigrana visibile e le impostazioni trace
• Conferma le impostazioni di sicurezza
• Avvia **Generate PDF**

Monitora:

• Numero totale destinatari
• Elemento corrente
• File completati
• File non riusciti
• Record saltati
• Posizione di output
• Messaggi di errore

Un indicatore di avanzamento completato non dimostra che ogni QR contenga i dati corretti del destinatario.

Passaggio 14: Verificare l’insieme di output

Dopo la generazione, confronta:

• Numero destinatari selezionati
• Numero file generati
• Nomi file di output
• Valori della filigrana visibile
• Trace code visibili
• Record destinatario
• Metadati decodificati dal QR
• Record falliti o saltati
• Associazioni di consegna

Apri e scansiona campioni da:

• Inizio del batch
• Centro del batch
• Fine del batch
• Gruppi destinatario diversi
• Formati pagina diversi

Per una distribuzione ad alto rischio, verifica ogni relazione destinatario-file.

Passaggio 15: Usare TRACE Analyzer durante un’indagine

**TRACE Analyzer** di XERIA lavora con record trace salvati nel database trace locale.

Una ricerca per trace code può fornire campi come:

• Nome destinatario
• ID azienda o destinatario
• Tenant ID
• Data e ora di applicazione
• Nome documento o file di output

QR nascosto e TRACE Analyzer si completano a vicenda.

Usa il QR per leggere i metadati incorporati nella copia del documento.

Usa il trace code visibile e TRACE Analyzer per cercare nel registro trace operativo.

Durante l’analisi di un file redistribuito:

• Conserva il file originale
• Registra dove e quando è stato ottenuto
• Scansiona il QR
• Registra il contenuto decodificato
• Identifica eventuali trace code visibili
• Cerca con TRACE Analyzer
• Confronta informazioni destinatario e documento
• Esamina i record di generazione e consegna
• Evita di attribuire responsabilità basandoti su un solo indicatore

Un documento può essere stato inoltrato, copiato da un altro dispositivo o ottenuto tramite un’altra persona. L’evidenza trace identifica la copia distribuita e i record associati; non dimostra automaticamente chi abbia effettuato una divulgazione.

Opzionale: Inviare via e-mail i PDF con QR

Dopo la verifica, XERIA può distribuire i file corrispondenti tramite flussi e-mail configurati.

Prima dell’invio:

• Conferma associazione destinatario-file
• Conferma metadati QR su file rappresentativi
• Controlla il modello e-mail
• Controlla l’associazione allegati
• Conferma le regole di consegna password
• Invia i file approvati
• Controlla **Mail Log**

Genera e verifica i file prima di inviare documenti ad alto rischio.

Il flusso e-mail dettagliato sarà trattato nel relativo tutorial XERIA.

Problemi comuni

Il QR non è presente

Conferma che **Add hidden QR code** fosse abilitato prima della generazione.

Genera un nuovo file dopo aver modificato l’impostazione.

Il QR non può essere scansionato

Aumenta lo zoom del PDF, prova un altro lettore QR e controlla lo sfondo della pagina.

Verifica inoltre se stampa, scansione o compressione hanno ridotto la leggibilità.

Il QR copre contenuto importante

Il QR nascosto viene posizionato vicino all’angolo inferiore destro.

Controlla il layout sorgente ed evita di collocare contenuti essenziali in quell’area.

Il QR mostra il destinatario sbagliato

Interrompi immediatamente la distribuzione.

Controlla elenco destinatari selezionato, associazione righe, record destinatario, nome file output e ordine batch.

Rigenera i file interessati dopo aver corretto i dati.

Il nome del documento sembra sbagliato

Usa un nome file sorgente originale significativo.

Evita nomi sorgente temporanei, numerici o casuali.

Un campo mostra un placeholder

Il relativo campo destinatario potrebbe essere vuoto.

Controlla il record destinatario prima di rigenerare il file.

Il QR contiene dati personali che non dovrebbero essere inclusi

Interrompi l’uso dell’output interessato e rivedi la policy sui dati destinatario.

Rigenera il file dopo aver corretto i dati o disabilitato il QR nascosto.

Il trace code visibile e le informazioni QR non corrispondono

Non distribuire il file.

Controlla associazione token, selezione destinatario, record trace e generazione output.

TRACE Analyzer non trova il testo QR

TRACE Analyzer cerca record trace registrati e trace code. Il contenuto del QR nascosto è un record di metadati in testo semplice separato.

Cerca usando il trace code visibile o registrato invece di presumere che l’intero contenuto QR sia una chiave TRACE Analyzer.

Best practice

• Usa un PDF sorgente approvato e versionato.
• Mantieni accurati i record destinatario.
• Usa nomi file documento significativi.
• Assegna identificatori univoci di destinatario o trace.
• Combina QR nascosto e filigrana visibile quando appropriato.
• Mantieni i valori trace visibili collegati ai record destinatario.
• Abilita **Add hidden QR code** consapevolmente.
• Verifica i requisiti privacy prima di codificare dati destinatario.
• Non codificare mai password nel QR.
• Riduci i dati personali non necessari.
• Testa pagine verticali e orizzontali.
• Testa sfondi chiari e scuri.
• Testa scansione da schermo e output stampato.
• Controlla più pagine nei PDF lunghi.
• Esegui un batch di test rappresentativo.
• Confronta conteggi destinatari e output.
• Scansiona campioni da diverse parti del batch.
• Interrompi la distribuzione quando i metadati non corrispondono.
• Proteggi database trace e record esportati.
• Controlla Mail Log dopo l’invio e-mail.
• Conserva file sorgente ed evidenze durante le indagini.
• Considera l’evidenza QR come una parte di un processo di tracciabilità più ampio.

Domande frequenti

Il QR nascosto è completamente invisibile?

No. È un piccolo QR semitrasparente posizionato vicino all’angolo inferiore destro. È progettato per essere discreto, non impossibile da vedere.

Quali informazioni contiene il QR?

Può contenere nome documento, nome destinatario, e-mail, ID azienda o destinatario e timestamp di produzione UTC e locale.

Il QR contiene la password del PDF?

No. Open Password e Owner Password non devono essere incorporati nel contenuto QR.

Il QR nascosto è uguale a un trace code visibile?

No. Il QR contiene metadati leggibili da macchina. Un trace code visibile è un riferimento separato, leggibile dall’utente, che può essere collegato ai record trace.

Il QR viene aggiunto a ogni pagina?

Sì. XERIA aggiunge il QR nascosto a ogni pagina del PDF di output generato.

Posso modificare posizione o dimensione del QR?

La posizione e la dimensione attuali del QR nascosto vengono applicate automaticamente. I controlli di posizione e dimensione della filigrana principale non configurano il QR nascosto.

Un destinatario può rimuovere il QR?

Una persona tecnicamente capace può ritagliare, coprire, modificare o ricreare un PDF. Il QR supporta la tracciabilità ma non è un DRM a prova di manomissione.

Posso scansionare il QR con un telefono?

Di solito sì, ma l’affidabilità dipende da zoom dello schermo, sfondo pagina, qualità di stampa, compressione e lettore QR.

La tracciabilità QR dimostra chi ha divulgato un documento?

No. Può identificare metadati associati a una copia distribuita. L’indagine dovrebbe considerare anche record di consegna, contesto di accesso e altre evidenze.

Conclusione

L’opzione **Add hidden QR code** di XERIA aggiunge a ogni pagina di un PDF generato un elemento trace compatto e leggibile da macchina.

Il QR può trasportare nome documento, nome destinatario, e-mail, ID azienda o destinatario e timestamp di produzione. Non contiene password PDF ed è distinto da un trace code visibile.

Un flusso affidabile prepara dati destinatario accurati, abilita il QR consapevolmente, testa layout di pagina difficili, scansiona output rappresentativi, riconcilia file e destinatari e utilizza l’evidenza QR insieme a filigrane visibili, record trace e log di consegna.