Créer des PDF personnalisés dans XERIA

XERIA peut créer un PDF distinct pour chaque destinataire à partir d’un fichier maître approuvé. Chaque copie générée peut contenir un texte de filigrane propre au destinataire, un code de traçage unique, des éléments QR optionnels, des paramètres de sécurité individuels et un nom de fichier restant associé au bon dossier destinataire.

Ce que vous allez créer

Dans ce tutoriel, vous utiliserez un PDF d’origine et une liste de destinataires pour générer des fichiers de sortie personnalisés.

Le flux de travail suit trois étapes :

Cette approche convient aux rapports clients, fichiers employés, supports de formation, notes confidentielles, publications payantes et autres flux de travail où chaque destinataire doit recevoir une copie différenciable.

Pour le concept sous-jacent, consultez Filigranes PDF personnalisés.

Avant de commencer

Préparez :

• Un PDF d’origine approuvé
• Les destinataires des exemplaires personnalisées
• Les champs destinataire à utiliser dans le filigrane
• Un dossier de sortie disposant d’assez d’espace
• Toute politique requise de mot de passe ou de autorisations
• Une règle de nommage pour les fichiers générés
• Un petit groupe de destinataires de test

Utilisez un PDF maître propre et conservez l’original inchangé. Les fichiers générés doivent être écrits dans un emplacement de sortie distinct.

Comprendre le flux de travail XERIA

La création personnalisée utilise ensemble les zones Filigrane et Traitement par lots.

La zone Filigrane définit l’apparence de chaque copie et les valeurs dynamiques affichées.

La zone Traitement par lots gère les listes, les dossiers destinataires, la génération, les paramètres e-mail facultatifs et les résultats.

Un parcours typique consiste à :

• Ouvrir **Traitement par lots (lot traitement)**.
• Sélectionner ou préparer la liste.
• Passer à **Filigrane (filigrane)** pour configurer le design personnalisé.
• Sélectionner **création par lots basée sur une liste (List-Based lot création)**.
• Enregistrer les paramètres et revenir au Traitement par lots.
• Examiner les destinataires et générer les fichiers.

Cette séparation permet d’appliquer de façon cohérente un seul design à toute une liste.

Étape 1 : Ouvrir le Traitement par lots

Ouvrez la feuille **Traitement par lots (lot traitement)** dans XERIA.

La zone de gestion des destinataires sert à :

• Créer des listes
• Ajouter manuellement des destinataires
• Modifier les informations
• Supprimer les dossiers inutiles
• Sélectionner les destinataires à traiter
• Gérer les données et autorisations propres aux destinataires
• Importer une liste existante

Avant de continuer, confirmez que vous utilisez la bonne liste. Un lot peut réussir techniquement tout en produisant des fichiers incorrects si la mauvaise liste a été sélectionnée.

Étape 2 : Créer une liste de destinataires dans XERIA

Vous n’avez pas besoin d’une feuille de calcul externe pour commencer.

Créez une nouvelle liste dans XERIA et donnez-lui un nom clair, par exemple :

• `Rapports clients août`
• `diffusion conseil 2026-08`
• `Groupe de formation B`
• `Relevés partenaires`

Ajoutez les dossiers destinataires nécessaires.

Selon le flux de travail, un dossier peut contenir :

• Nom
• Adresse e-mail
• Organisation
• Service
• Code destinataire
• Valeurs liées à la traçabilité
• Mot de passe
• Informations de nom de fichier de sortie
• Champs liés à la remise

Utilisez uniquement les champs nécessaires à la finalité du fichier et de la diffusion.

Enregistrez la liste afin de pouvoir la réutiliser et la maintenir dans XERIA.

Étape 3 : Importer une liste Excel existante

Lorsque les données existent déjà dans Excel, utilisez la fonction d’chargement de liste.

L’chargement vise à transférer les données dans XERIA plutôt qu’à exiger la feuille pour chaque futur lot.

Pendant l’chargement :

• Sélectionnez le fichier Excel préparé.
• Examinez les colonnes détectées.
• Faites correspondre chaque colonne Excel au champ XERIA approprié.
• Confirmez les champs obligatoires.
• Vérifiez des lignes d’exemple.
• Excluez les dossiers vides ou de test.
• Écrivez les dossiers correspondants dans la base de données XERIA.

Après l’chargement, poursuivez à partir de la liste stockée dans XERIA.

Vérifiez attentivement :

• Lignes décalées
• Destinataires en double
• Noms vides
• Adresses e-mail invalides
• Correspondances de colonnes incorrectes
• Codes destinataire réutilisés
• Espaces inattendus
• Caractères non pris en charge

Ne lancez pas un grand lot avant d’avoir examiné les dossiers chargementés.

Étape 4 : Choisir le PDF d’origine

Sélectionnez le PDF approuvé qui servira de fichier maître.

Avant la personnalisation, vérifiez :

• Le fichier s’ouvre correctement
• La bonne version est sélectionnée
• Toutes les feuilles sont présentes
• L’orientation est correcte
• Les formulaires, signatures ou annotations existants fonctionnent comme prévu
• La d’origine ne contient pas un ancien filigrane indésirable
• Le fichier n’est pas endommagé
• Le fichier n’est pas modifié dans une autre logiciel

Pour un flux de travail simple sur un seul fichier, consultez Comment ajouter un filigrane à un PDF.

Étape 5 : Ouvrir la paramètres du filigrane

Depuis le Traitement par lots, utilisez l’action qui ouvre la feuille **Filigrane (filigrane)**.

Choisissez **création par lots basée sur une liste (List-Based lot création)** comme mode de création.

Cela indique à XERIA que le filigrane utilisera les valeurs des dossiers destinataires et que plusieurs exemplaires personnalisées seront créées à partir du PDF d’origine.

N’utilisez pas un mode générique de fichier unique lorsque l’objectif est une création propre aux destinataires.

Étape 6 : Construire le texte personnalisé du filigrane

Utilisez le générateur de texte de filigrane pour définir le texte affiché sur la copie de chaque destinataire.

Le filigrane peut associer du texte fixe à des jetons destinataire.

Exemples :

• `Préparé pour {NAME}`
• `Confidentiel — {NAME}`
• `{NAME} — {CODE}`
• `Destinataire : {NAME} — Traçage : {TRACE}`
• `Émis à {NAME} le {DATE}`

Sélectionnez les jetons disponibles depuis l’interface plutôt que de les saisir de mémoire.

Lors de la génération, chaque jeton est remplacé par la valeur correspondante du dossier destinataire.

Par exemple :

Utilisez un ou deux jetons significatifs plutôt que de remplir la feuille avec des données personnelles inutiles.

Étape 7 : Configurer l’apparence du filigrane

Ajustez les paramètres visuels pour que le filigrane reste lisible sans masquer le contenu important.

Examinez :

• Police
• Taille de police
• Couleur du texte
• Opacité
• inclinaison de rotation
• emplacement
• Alignement
• Répétition ou disposition en mosaïque
• Espacement horizontal et vertical
• Couverture de feuille

Un filigrane diagonal sur la zone principale convient à de nombreux fichiers confidentiels, mais le bon design dépend du PDF d’origine.

Testez le filigrane sur :

• Fonds clairs
• Fonds sombres
• Tableaux
• Graphiques
• Zones de signature
• feuilles portrait
• feuilles paysage
• Différentes tailles de feuille

Appliquez le filigrane à chaque feuille devant conserver l’identification. Un filigrane uniquement en couverture peut disparaître si des feuilles ultérieures sont extraites.

Étape 8 : Ajouter des éléments de traçabilité

Lorsque le flux de travail exige l’identification des exemplaires, activez les options appropriées.

Elles peuvent comprendre :

• Un code de traçage apparent
• Une référence destinataire
• Une date d’émission
• Un élément QR de traçage
• Un nom de fichier propre au destinataire
• Un enregistrement d’origine-sortie

Les codes doivent être suffisamment uniques pour distinguer les exemplaires générées.

Les éléments QR sont facultatifs. Utilisez-les lorsque le flux de travail exige des informations lisibles par machine et que la disposition ne masque pas le contenu.

Les informations visibles et les codes renforcent la responsabilisation, mais n’empêchent pas toutes les captures, photographies ou transferts.

Étape 9 : Configurer la sécurité PDF facultative

La personnalisation et la sécurisation d’accès couvrent des risques différents.

Utilisez les options de sécurité lorsque l’ouverture, l’impression, la copie ou la modification non autorisées sont préoccupantes.

Selon le flux de travail, configurez :

• Mot de passe d’ouverture
• Mot de passe propriétaire ou de autorisations
• autorisation d’impression
• autorisation de copie
• autorisation de modification
• autorisations d’annotations ou de formulaires
• Valeurs de mot de passe propres aux destinataires

Les paramètres de mot de passe et de autorisations doivent rester associés au bon destinataire.

Ne stockez pas de mots de passe en clair dans les journaux ordinaires et ne placez pas le mot de passe dans le même message que la pièce jointe protégée, sauf politique approuvée.

Testez les sorties protégées avec les lecteurs PDF utilisés par les destinataires.

Étape 10 : Enregistrer les paramètres du filigrane

Après examen du filigrane et de la sécurité, utilisez **Enregistrer les paramètres et continuer vers les opérations par lot**.

XERIA revient au flux de travail de Traitement par lots avec la paramètres actuelle.

Vérifiez alors que le bon PDF d’origine et la bonne paramètres sont actifs.

Ne supposez pas que des paramètres utilisés précédemment conviennent à la liste actuelle.

Étape 11 : Examiner la liste de destinataires

Avant de générer, examinez de nouveau les destinataires sélectionnés.

Confirmez :

• Les dossiers nécessaires sont sélectionnés
• Aucun destinataire de test n’est inclus
• Les noms sont correctement orthographiés
• Les adresses e-mail correspondent aux bonnes personnes
• Les codes sont uniques lorsque nécessaire
• Les mots de passe sont présents lorsque nécessaire
• Les noms de sortie ne créeront pas de conflit
• Le profil de autorisations est correct
• Les valeurs de traçage correspondent aux destinataires prévus

Pour les gros travaux, comparez le nombre sélectionné au nombre attendu de fichiers.

C’est également le moment de corriger les données dans XERIA au lieu de modifier et réimporter constamment la feuille originale.

Étape 12 : Définir les règles de sortie et de nommage

Choisissez l’emplacement de sortie des PDF générés.

La destination peut être un dossier sur l’appareil ou une destination stockage en ligne configurée et prise en charge.

Utilisez un modèle de nom :

• Unique
• Préapparent
• Sûr pour le système de fichiers
• Facile à rapprocher des dossiers destinataires
• Sans données sensibles inutiles

Exemples :

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `fichier-TRC-8K2M4.pdf`

Ne vous fiez pas uniquement au nom, car plusieurs personnes peuvent porter le même.

Si un fichier du même nom existe déjà, vérifiez le comportement de collision avant de lancer tout le lot.

Étape 13 : Exécuter un petit test

Ne commencez pas avec toute la liste.

Sélectionnez un groupe représentatif comprenant :

• Un nom court
• Un nom long
• Un nom non latin
• Un dossier avec tous les champs facultatifs
• Une sortie protégée par mot de passe
• Un exemple de feuille paysage
• Un nom de fichier proche de la longueur maximale prévue

Générez les fichiers de test et examinez les PDF complets.

Vérifiez :

• Remplacement des jetons
• Visibilité du filigrane
• Couverture des feuilles
• Exactitude du code
• emplacement QR s’il est utilisé
• Nom de sortie
• Comportement du mot de passe
• autorisations d’impression, copie et modification
• Intégrité du fichier
• Correspondance destinataire-fichier

Corrigez la paramètres avant de traiter toute la liste.

Étape 14 : Générer les PDF personnalisés

Lorsque le test réussit, sélectionnez les destinataires et utilisez **Générer le PDF (Generate PDF)**.

XERIA crée un fichier distinct pour chaque destinataire sélectionné.

Pendant la génération, surveillez :

• Nombre total de destinataires
• Élément actuel
• Éléments terminés
• Éléments échoués
• Éléments ignorés
• Emplacement de sortie
• Messages d’erreur

Pour les principes opérationnels des gros travaux, consultez Filigrane PDF par lots.

Ne considérez pas la barre de progression terminée comme seule vérification. Le résultat doit encore être rapproché de la liste.

Étape 15 : Vérifier les fichiers générés

Après génération, comparez :

• Nombre de destinataires sélectionnés
• Nombre de fichiers générés
• Dossiers échoués ou ignorés
• Noms de sortie
• Filigranes destinataire
• Codes de traçage
• Affectations de mots de passe
• Profils de autorisations

Ouvrez plusieurs fichiers provenant de différentes parties du lot, pas seulement le premier.

Dans les PDF longs, inspectez les premières, intermédiaires et dernières feuilles.

Conservez le fichier maître, les sorties finales et les enregistrements de traitement dans des emplacements protégés appropriés.

Facultatif : Envoyer les fichiers par e-mail

XERIA peut utiliser les données destinataire, les modèles e-mail et les profils configurés pour distribuer les fichiers correspondants.

Un flux de travail prudent consiste à :

• Générer d’abord les PDF.
• Examiner les sorties.
• Confirmer la correspondance destinataire-fichier.
• Préparer le modèle et la signature.
• Prévisualiser le remplacement des jetons.
• Envoyer les fichiers examinés.

Lorsque les fichiers existent déjà et ne doivent pas être générés à nouveau, utilisez **Envoyer uniquement l’e-mail** pour l’étape e-mail.

Examinez le **Journal des e-mails (Mail journal)** après l’envoi afin d’identifier les remises réussies, les échecs et les erreurs.

L’envoi exige la fonctionnalité sous licence correspondante. Les sorties d’essai comportent une identification d’essai et l’envoi e-mail n’est pas disponible en mode d’essai.

Problèmes courants

Tous les fichiers ont le même filigrane

Confirmez que **création par lots basée sur une liste (List-Based lot création)** est sélectionnée et que le texte utilise des jetons destinataire.

Les jetons apparaissent comme du texte littéral

Sélectionnez les jetons dans le générateur et vérifiez que les champs correspondants contiennent des données.

Certains fichiers contiennent des valeurs vides

Vérifiez les dossiers destinataires et la correspondance des champs Excel-XERIA.

Les fichiers de sortie s’écrasent

Utilisez un champ unique, un code destinataire ou un code de traçage dans la règle de nommage.

Le filigrane masque un contenu important

Réduisez la taille ou l’opacité, changez la emplacement, ajustez l’inclinaison ou utilisez une autre disposition répétée.

Le mauvais mot de passe est attribué

Arrêtez le flux de travail et vérifiez la correspondance destinataire-mot de passe avant toute diffusion.

Le nombre de fichiers est inférieur au nombre de destinataires

Examinez les dossiers échoués ou ignorés, les collisions, les conditions d’origine invalides et l’espace disponible.

Les pièces jointes ne correspondent pas aux destinataires

N’envoyez pas le lot. Rapprochez d’abord dossiers, noms de fichiers et correspondances de remise.

Bonnes pratiques

• Conservez le PDF d’origine approuvé inchangé.
• Gérez les listes dans XERIA.
• Considérez Excel comme une d’origine d’chargement facultative.
• Validez tous les champs requis.
• Supprimez doublons et dossiers de test.
• Utilisez des jetons significatifs.
• Limitez les données personnelles affichées.
• Appliquez l’identification sur chaque feuille pertinente.
• Utilisez des codes uniques lorsque l’identification des exemplaires compte.
• Utilisez des noms résistants aux collisions.
• Appliquez mots de passe et autorisations selon le risque.
• Exécutez un lot de test représentatif.
• Examinez des fichiers d’exemple complets.
• Rapprochez les nombres de destinataires et de sorties.
• Générez et examinez avant d’envoyer les fichiers à haut risque.
• Gardez les mots de passe en clair hors des journaux ordinaires.
• Protégez listes et fichiers générés.
• Examinez le Journal des e-mails après la remise.
• Conservez les enregistrements selon la politique.
• Corrigez les erreurs de correspondance avant de relancer.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d’Excel pour créer des PDF personnalisés dans XERIA ?

Non. Les listes peuvent être créées et gérées directement dans XERIA. Excel est une méthode d’chargement facultative pour les données existantes.

Un PDF peut-il être personnalisé pour de nombreux destinataires ?

Oui. Sélectionnez un PDF maître, configurez un filigrane à jetons et générez une copie distincte pour chaque destinataire.

Quelles valeurs destinataire peuvent être utilisées ?

Utilisez les jetons disponibles dans le générateur de texte. Les valeurs courantes comprennent le nom, le code, la valeur de traçage et la date.

Chaque destinataire peut-il avoir un mot de passe différent ?

Oui, si les dossiers et le flux de travail de sécurité contiennent les valeurs individuelles appropriées. Vérifiez la correspondance avant la génération.

Puis-je ajouter un code QR à chaque PDF personnalisé ?

Oui. Des éléments QR peuvent être ajoutés lorsque le flux de travail de traçabilité et la disposition l’exigent.

Puis-je examiner les PDF avant de les envoyer ?

Oui. Utilisez **Générer PDF** pour créer les fichiers, examinez-les, puis utilisez **Envoyer uniquement l’e-mail** lorsqu’ils sont approuvés.

Que dois-je vérifier après la génération ?

Vérifiez le nombre de sorties, les noms, les valeurs de filigrane, les codes, les mots de passe, les autorisations et la correspondance destinataire-fichier.

Conclusion

XERIA transforme un PDF approuvé et une liste de destinataires en un ensemble contrôlé de fichiers personnalisés.

La liste peut être créée directement dans XERIA ou chargementée une fois depuis Excel. La zone Filigrane définit le design à jetons, les éléments de traçabilité et les options de sécurité. Le Traitement par lots applique la paramètres et crée des fichiers distincts.

Le flux de travail fiable est simple : préparez des données exactes, configurez la personnalisation, testez des dossiers représentatifs, générez le lot complet, vérifiez chaque correspondance, puis distribuez les fichiers.