Ajouter des codes QR de traçabilité dans XERIA

XERIA peut ajouter aux fichiers PDF générés un petit élément QR de traçabilité peu apparent. Le QR stocke des métadonnées du fichier et du destinataire lisibles par machine, afin qu’une copie distribuée puisse être examinée ultérieurement sans placer un grand code apparent sur la feuille.

Ce que vous allez apprendre

Ce tutoriel explique comment :

• Préparer les données des destinataires pour la traçabilité par QR
• Distinguer un élément QR discret d’un traçabilité code apparent
• Activer **Ajouter un code QR caché** dans XERIA
• Combiner la traçabilité QR avec des filigranes personnalisés
• Générer des PDF contenant un QR
• Scanner et vérifier le contenu du QR
• Contrôler le emplacement du QR sur différents formats de feuille
• Protéger les données personnelles contenues dans le QR
• Utiliser les éléments QR avec traçabilité Analyzer de XERIA
• Diagnostiquer les problèmes courants de lecture et d’association des QR

Ce flux de travail est particulièrement utile pour la création par lots personnalisée, dans laquelle chaque PDF généré est associé à un destinataire précis.

Pour le concept général, consultez Qu’est-ce que la traçabilité des fichiers ?.

Ce que contient le QR discret de XERIA

Le contenu QR actuel de XERIA est un enregistrement texte brut sur plusieurs lignes.

Il peut contenir :

• L’identification XERIA
• Le nom du fichier
• Le nom du destinataire
• L’adresse e-mail du destinataire
• L’identifiant de société ou de destinataire
• L’horodatage de création UTC
• L’horodatage de création sur l’appareil

Un contenu décodé représentatif peut ressembler à ceci :

XERIA — DOC: Confidential-Report — NAME: Elena Rossi — EMAIL: elena@example.com — CID: CUSTOMER-0042 — UTC: 2026-08-07 10:42:15 — sur l’appareil: 2026-08-07 13:42:15

Les valeurs exactes proviennent du fichier et du dossier destinataire utilisés lors de la génération.

XERIA n’insère pas l’Open mot de passe ni l’Owner mot de passe du destinataire dans le contenu QR.

QR discret et traçabilité code apparent

Ces contrôles sont plus efficaces lorsqu’ils sont utilisés ensemble.

Un filigrane apparent rend l’identification du destinataire difficile à ignorer. Un traçabilité code fournit une référence compacte. Un QR discret transporte des métadonnées lisibles par machine. Les enregistrements de traitement conservent le lien entre la d’origine et le destinataire.

Pour la stratégie de filigrane, consultez Filigranes PDF personnalisés.

Comment XERIA place le QR discret

XERIA ajoute le QR à chaque feuille du PDF de sortie généré.

Le emplacement actuel est :

• Coin inférieur droit
• Environ 10 millimètres de côté
• Environ 3 millimètres des bords droit et inférieur
• Modules sombres semi-transparents
• Arrière-plan transparent
• Pas de grande zone blanche autour du code

L’apparence discrète limite l’impact visuel, mais impose de tester la fiabilité de lecture.

Les arrière-plans sombres, les graphiques proches du coin inférieur droit, les impressions très petites, une forte compression d’visuel et des scans de faible qualité peuvent rendre le QR plus difficile à lire.

Le emplacement est généré automatiquement. Il n’est pas contrôlé par la emplacement, l’inclinaison, l’opacité ou la paramètres en mosaïque du filigrane texte principal.

Avant de commencer

Préparez :

• Un PDF d’origine approuvé
• Une liste de destinataires dans XERIA
• Des noms de destinataires exacts
• Des adresses e-mail exactes
• Les ID société ou destinataire lorsqu’ils sont utilisés
• Une politique de filigrane apparent ou de traçabilité code
• Un dossier de sortie
• Un groupe de test représentatif
• Un téléphone ou lecteur QR pour les tests
• Un processus de sécurisation des données personnelles décodées

Commencez par un fichier de test non confidentiel.

Le QR peut contenir des données personnelles. Activez-le uniquement lorsque ces informations sont nécessaires à l’objectif de traçabilité et autorisées par la politique de l’organisation.

Étape 1 : Préparer la liste des destinataires

Ouvrez **lot traitement** et sélectionnez la bonne liste de destinataires.

Vous pouvez :

• Utiliser une liste XERIA existante
• Créer une nouvelle liste
• Ajouter des destinataires manuellement
• Importer une liste Excel existante
• Modifier les enregistrements déjà stockés dans XERIA

Pour chaque destinataire sélectionné, vérifiez :

• Nom complet
• Adresse e-mail
• ID société ou destinataire
• Code destinataire
• Valeur traçabilité apparent
• Informations du nom de fichier de sortie

Le contenu QR utilise les métadonnées du destinataire disponibles au moment de la génération. Des données erronées créent une preuve de traçabilité erronée.

Ne poursuivez pas si les lignes sont décalées, si les ID sont dupliqués ou si les adresses e-mail appartiennent aux mauvaises personnes.

Étape 2 : Choisir le PDF d’origine

Sélectionnez le PDF approuvé qui sera personnalisé.

Vérifiez :

• La bonne version du fichier est sélectionnée
• Toutes les feuilles nécessaires sont présentes
• L’orientation des feuilles est correcte
• Le contenu du coin inférieur droit a été vérifié
• Le PDF n’est pas endommagé
• Le fichier n’est pas en cours de modification dans une autre logiciel
• L’emplacement de sortie est distinct de la d’origine

Le nom du fichier d’origine peut contribuer au nom du fichier stocké dans le QR.

Utilisez un nom de fichier d’origine explicite plutôt qu’un nom temporaire, purement numérique ou aléatoire.

Étape 3 : Configurer la création personnalisée

Utilisez ensemble les zones filigrane et lot traitement.

Un flux de travail typique consiste à :

• Sélectionner le PDF d’origine.
• Choisir **List-Based lot création**.
• Créer le texte de filigrane personnalisé.
• Configurer l’apparence du filigrane.
• Enregistrer les paramètres du filigrane.
• Revenir à **lot traitement**.
• Vérifier les destinataires sélectionnés.

Le flux de travail complet de création par destinataire est expliqué dans Créer des PDF personnalisés dans XERIA.

Le QR discret peut être utilisé avec :

• Un filigrane texte apparent
• Un filigrane visuel
• Un traçabilité code apparent
• Le chiffrement PDF
• Des limites de autorisations
• L’envoi par e-mail

Il peut également être activé lorsqu’aucun filigrane apparent n’est requis, à condition que le flux de travail et la politique documentaire le permettent.

Étape 4 : Ajouter une référence traçabilité apparent

Même si le QR discret fournit des métadonnées lisibles par machine, une référence traçabilité apparent peut accélérer une investigation.

Exemples :

• `traçabilité: {TRACE}`
• `{NAME} — {TRACE}`
• `Issued to {NAME} — Ref: {CODE}`
• `Confidential — {NAME} — {DATE}`

Sélectionnez les marqueurs pris en charge via l’interface XERIA.

Ne saisissez pas les noms des marqueurs de mémoire lorsque filigrane texte Builder les propose.

Une valeur traçabilité apparent doit rester liée à :

• L’enregistrement du destinataire
• Le nom de fichier généré
• Les métadonnées du QR discret
• Le fichier de sortie
• L’enregistrement de livraison

Cette relation est plus importante que la conception visuelle d’un seul contrôle.

Étape 5 : Ouvrir la zone Sécurité et autorisations

Dans **lot traitement**, localisez la section consacrée aux options de sécurité et de autorisations.

Cette zone contient des contrôles pour :

• Le chiffrement PDF
• Les limites de autorisations
• Les éléments QR discrets de traçabilité

Le réglage du QR discret est indépendant du chiffrement PDF.

Vous pouvez utiliser :

• QR uniquement
• QR et filigrane apparent
• QR et chiffrement PDF
• QR et limites de autorisations
• QR, chiffrement, autorisations et filigrane apparent ensemble

Choisissez la combinaison selon la sensibilité du fichier et les besoins du destinataire.

Étape 6 : Activer Ajouter un code QR caché

Sélectionnez **Ajouter un code QR caché**.

Dans l’interface XERIA, cette option peut apparaître dans la section sécurité et autorisations.

Après l’activation, vérifiez que la bonne liste de destinataires et le bon PDF d’origine sont toujours sélectionnés.

Le réglage est stocké dans la paramètres de sécurité du lot et peut être restauré avec le plan ou le modèle de lot correspondant.

Ne supposez pas qu’un plan précédemment chargé possède le réglage QR attendu. Vérifiez-le avant chaque lot sensible.

Étape 7 : Vérifier les données qui seront encodées

Avant la génération, vérifiez les valeurs pouvant apparaître dans le QR.

Les valeurs vides peuvent être représentées par un marqueur plutôt que supprimées.

Les mots de passe ne sont pas destinés à apparaître dans le contenu QR.

Réduisez les données personnelles inutiles dans les enregistrements destinataires. Une personne qui scanne le QR peut lire les champs encodés.

Étape 8 : Prendre en compte la confidentialité et la sécurisation des données

Le QR est discret, mais son contenu n’est pas un chiffrement secret.

Un scanner compatible peut afficher le texte brut encodé.

Avant d’utiliser des noms et adresses e-mail de destinataires dans le QR :

• Confirmer le besoin opérationnel
• Appliquer la politique de confidentialité de l’organisation
• Informer les destinataires lorsque cela est requis
• Éviter les champs sensibles inutiles
• Restreindre l’accès aux fichiers générés
• Protéger les enregistrements traçabilité exportés
• Définir des durées de conservation
• Définir des procédures de réponse aux incidents

N’utilisez pas le QR discret comme méthode cachée de collecte d’informations personnelles sans rapport avec le processus.

N’encodez pas de mots de passe, secrets d’authentification ou identifiants confidentiels inutiles.

Étape 9 : Exécuter un petit lot de test

Sélectionnez un groupe de test représentatif.

Incluez :

• Un nom de destinataire court
• Un nom de destinataire long
• Un nom utilisant des caractères non latins
• Un destinataire avec une longue adresse e-mail
• Un destinataire avec un ID société
• Une feuille avec un coin inférieur droit clair
• Une feuille avec un coin inférieur droit sombre
• Une feuille en portrait
• Une feuille en paysage
• Une feuille contenant un graphique ou une visuel près du coin

Générez les PDF de test avec **Generate PDF**.

Ne les distribuez pas encore.

Étape 10 : Examiner le emplacement du QR

Ouvrez chaque PDF de test et examinez plusieurs feuilles.

Vérifiez :

• Le QR est présent près du coin inférieur droit
• Il ne recouvre pas de texte important
• Il n’est pas hors de la zone apparent de la feuille
• Il apparaît sur les feuilles portrait
• Il apparaît sur les feuilles paysage
• Il reste présent sur des feuilles de dimensions différentes
• Il n’interfère pas avec les signatures ou mentions légales
• Il reste suffisamment discret pour le design prévu

Le QR est ajouté à chaque feuille de la sortie générée.

Si la mise en feuille d’origine place un contenu essentiel dans le coin inférieur droit, modifiez le fichier d’origine ou reconsidérez l’utilisation du QR discret pour ce fichier.

Étape 11 : Scanner le QR

Utilisez une caméra de téléphone ou un lecteur QR compatible.

Essayez de scanner :

• Au niveau de zoom normal du PDF
• Avec un zoom plus important
• Depuis un écran
• Depuis une feuille de test imprimée si l’impression fait partie du flux de travail
• Depuis une copie numérisée si des fichiers scannés sont prévus

Un scan réussi doit afficher un enregistrement texte brut contenant XERIA, des informations sur le fichier, le destinataire et les horodatages de création.

Vérifiez que les valeurs décodées correspondent au destinataire et au fichier sélectionnés.

Ne considérez pas un scan techniquement réussi comme suffisant s’il affiche de mauvaises métadonnées destinataire.

Étape 12 : Tester les feuilles difficiles

La fiabilité du QR peut varier selon le contenu de la feuille et la méthode de sortie.

Testez des feuilles avec :

• Arrière-plans sombres
• Graphiques denses
• Faible contraste
• Petites dimensions de feuille
• Grandes marges
• Sorties rognées
• Contenu PDF basé sur des visuels
• Dégradation impression-numérisation
• Compression
• Photocopie

Le QR présente un design discret et ne possède pas une grande zone blanche de silence ; les arrière-plans difficiles peuvent donc réduire la fiabilité du scan.

Lorsque la lecture machine fiable est plus importante que la discrétion visuelle, un QR clairement apparent peut être plus approprié que l’option QR discret de XERIA.

Étape 13 : Générer le lot complet

Après un test réussi :

• Sélectionnez les destinataires approuvés
• Confirmez le PDF d’origine
• Confirmez l’emplacement de sortie
• Confirmez **Ajouter un code QR caché**
• Confirmez les paramètres du filigrane apparent et du traçabilité
• Confirmez les paramètres de sécurité
• Lancez **Generate PDF**

Surveillez :

• Nombre total de destinataires
• Élément courant
• Fichiers terminés
• Fichiers en échec
• Enregistrements ignorés
• Emplacement de sortie
• Messages d’erreur

Un indicateur de progression terminé ne prouve pas que chaque QR contient les bonnes données destinataire.

Étape 14 : Vérifier l’ensemble des sorties

Après génération, rapprochez :

• Nombre de destinataires sélectionnés
• Nombre de fichiers générés
• Noms de fichiers de sortie
• Valeurs de filigrane apparent
• traçabilité codes visibles
• Enregistrements destinataires
• Métadonnées décodées du QR
• Enregistrements en échec ou ignorés
• Associations de livraison

Ouvrez et scannez des échantillons provenant :

• Du début du lot
• Du milieu du lot
• De la fin du lot
• De différents groupes de destinataires
• De différents formats de feuille

Pour une diffusion à haut risque, vérifiez chaque relation destinataire-fichier.

Étape 15 : Utiliser traçabilité Analyzer pendant une investigation

Le **traçabilité Analyzer** de XERIA fonctionne avec des enregistrements traçabilité stockés dans la base locale de traçabilité.

Une recherche par traçabilité code peut fournir des champs tels que :

• Nom du destinataire
• ID société ou destinataire
• Tenant ID
• Date et heure d’logiciel
• Nom du fichier ou fichier de sortie

Le QR discret et traçabilité Analyzer se complètent.

Utilisez le QR pour lire les métadonnées intégrées à la copie du fichier.

Utilisez le traçabilité code apparent et traçabilité Analyzer pour rechercher dans le registre traçabilité opérationnel.

Lors de l’analyse d’un fichier redistribué :

• Préserveur le fichier original
• Noter où et quand il a été obtenu
• Scanner le QR
• Enregistrer le contenu décodé
• Identifier tout traçabilité code apparent
• Rechercher dans traçabilité Analyzer
• Comparer les informations destinataire et fichier
• Examiner les enregistrements de génération et de livraison
• Éviter d’attribuer la responsabilité sur la base d’un seul indicateur

Un fichier peut avoir été transféré, copié depuis un autre appareil ou obtenu par l’intermédiaire d’une autre personne. La preuve traçabilité identifie la copie émise et les enregistrements associés ; elle ne prouve pas automatiquement qui a effectué une divulgation.

Optionnel : Envoyer les PDF avec QR par e-mail

Après vérification, XERIA peut distribuer les fichiers correspondants via des flux de travail e-mail configurés.

Avant l’envoi :

• Confirmer l’association destinataire-fichier
• Confirmer les métadonnées QR sur des fichiers représentatifs
• Vérifier le modèle d’e-mail
• Vérifier l’association des pièces jointes
• Confirmer les règles de transmission des mots de passe
• Envoyer les fichiers approuvés
• Vérifier **Mail journal**

Générez et vérifiez les fichiers avant l’envoi de fichiers à haut risque.

Le flux de travail e-mail détaillé sera traité dans le tutoriel XERIA correspondant.

Problèmes courants

Le QR n’est pas présent

Vérifiez que **Ajouter un code QR caché** était activé avant la génération.

Générez un nouveau fichier après modification du réglage.

Le QR ne peut pas être scanné

Augmentez le zoom du PDF, testez un autre lecteur QR et examinez l’arrière-plan de la feuille.

Vérifiez également si l’impression, le scan ou la compression a réduit la lisibilité.

Le QR recouvre du contenu important

Le QR discret est placé près du coin inférieur droit.

Examinez la mise en feuille d’origine et évitez de placer des éléments essentiels dans cette zone.

Le QR affiche le mauvais destinataire

Arrêtez immédiatement la diffusion.

Vérifiez la liste sélectionnée, l’association des lignes, le dossier destinataire, le nom de fichier de sortie et l’ordre du lot.

Régénérez les fichiers concernés après correction des données.

Le nom du fichier semble incorrect

Utilisez un nom de fichier d’origine d’origine explicite.

Évitez les noms temporaires, numériques ou aléatoires.

Un champ affiche un marqueur

Le champ destinataire correspondant peut être vide.

Vérifiez le dossier destinataire avant de régénérer le fichier.

Le QR contient des données personnelles qui ne devraient pas être incluses

Cessez d’utiliser la sortie concernée et vérifiez la politique relative aux données destinataires.

Régénérez le fichier après correction des données ou désactivation du QR discret.

Le traçabilité code apparent et les informations QR ne correspondent pas

Ne distribuez pas le fichier.

Vérifiez l’association des marqueurs, la sélection des destinataires, les enregistrements traçabilité et la génération des sorties.

traçabilité Analyzer ne trouve pas le texte du QR

traçabilité Analyzer recherche les enregistrements traçabilité et les traçabilité codes enregistrés. Le contenu du QR discret est un enregistrement de métadonnées texte brut distinct.

Recherchez à l’aide du traçabilité code apparent ou enregistré au lieu de supposer que l’intégralité du contenu QR est une clé traçabilité Analyzer.

Bonnes pratiques

• Utiliser un PDF d’origine approuvé et versionné.
• Maintenir des enregistrements destinataires exacts.
• Utiliser des noms de fichiers de fichier explicites.
• Attribuer des identifiants destinataire ou traçabilité uniques.
• Combiner le QR discret avec un filigrane apparent lorsque cela est pertinent.
• Maintenir les valeurs traçabilité visibles liées aux enregistrements destinataires.
• Activer **Ajouter un code QR caché** de manière délibérée.
• Vérifier les exigences de confidentialité avant d’encoder des données destinataire.
• Ne jamais encoder de mots de passe dans le QR.
• Réduire les données personnelles inutiles.
• Tester les feuilles portrait et paysage.
• Tester les arrière-plans clairs et sombres.
• Tester la lecture depuis l’écran et depuis une impression.
• Examiner plusieurs feuilles dans les longs PDF.
• Exécuter un lot de test représentatif.
• Rapprocher les nombres de destinataires et de sorties.
• Scanner des exemples de différentes parties du lot.
• Arrêter la diffusion lorsque les métadonnées ne correspondent pas.
• Protéger les bases traçabilité et les enregistrements exportés.
• Vérifier Mail journal après l’envoi par e-mail.
• Préserveur les fichiers origines et les preuves pendant les investigations.
• Traiter la preuve QR comme une composante d’un processus plus large de traçabilité.

Questions fréquentes

Le QR discret est-il complètement invisible ?

Non. Il s’agit d’un petit QR semi-transparent placé près du coin inférieur droit. Il est conçu pour être discret, pas impossible à voir.

Quelles informations contient le QR ?

Il peut contenir le nom du fichier, le nom du destinataire, l’e-mail, l’ID société ou destinataire, ainsi que les horodatages de création UTC et sur l’appareil.

Le QR contient-il le mot de passe du PDF ?

Non. Open mot de passe et Owner mot de passe ne doivent pas être intégrés au contenu QR.

Le QR discret est-il identique à un traçabilité code apparent ?

Non. Le QR contient des métadonnées lisibles par machine. Un traçabilité code apparent est une référence distincte, lisible par l’utilisateur, qui peut être liée aux enregistrements traçabilité.

Le QR est-il ajouté à chaque feuille ?

Oui. XERIA ajoute le QR discret à chaque feuille du PDF de sortie généré.

Puis-je modifier la emplacement ou la taille du QR ?

La emplacement et la taille actuelles du QR discret sont appliquées automatiquement. Les commandes de emplacement et de taille du filigrane principal ne configurent pas le QR discret.

Un destinataire peut-il supprimer le QR ?

Une personne techniquement compétente peut rogner, masquer, modifier ou recréer un PDF. Le QR soutient la traçabilité mais n’est pas un système DRM inviolable.

Puis-je scanner le QR avec un téléphone ?

Généralement oui, mais la fiabilité dépend du zoom à l’écran, de l’arrière-plan, de la qualité d’impression, de la compression et du lecteur QR.

La traçabilité QR prouve-t-elle qui a divulgué un fichier ?

Non. Elle peut identifier les métadonnées associées à une copie émise. L’investigation doit également prendre en compte les registres de livraison, le contexte d’accès et d’autres preuves.

Conclusion

L’option **Ajouter un code QR caché** de XERIA ajoute à chaque feuille d’un PDF généré un élément de traçabilité compact et lisible par machine.

Le QR peut contenir le nom du fichier, le nom du destinataire, l’e-mail, l’ID société ou destinataire et les horodatages de création. Il ne contient pas les mots de passe PDF et est distinct d’un traçabilité code apparent.

Un flux de travail fiable prépare des données destinataire exactes, active volontairement le QR, teste les mises en feuille difficiles, scanne des sorties représentatives, rapproche fichiers et destinataires et utilise la preuve QR avec les filigranes visibles, les enregistrements traçabilité et les journaux de livraison.