Ajouter des codes QR de traçabilité dans XERIA

XERIA peut ajouter aux fichiers PDF générés un petit élément QR de traçabilité peu visible. Le QR stocke des métadonnées du document et du destinataire lisibles par machine, afin qu’une copie distribuée puisse être examinée ultérieurement sans placer un grand code visible sur la page.

Ce que vous allez apprendre

Ce tutoriel explique comment :

• Préparer les données des destinataires pour la traçabilité par QR
• Distinguer un élément QR discret d’un trace code visible
• Activer **Add hidden QR code** dans XERIA
• Combiner la traçabilité QR avec des filigranes personnalisés
• Générer des PDF contenant un QR
• Scanner et vérifier le contenu du QR
• Contrôler le placement du QR sur différents formats de page
• Protéger les données personnelles contenues dans le QR
• Utiliser les éléments QR avec TRACE Analyzer de XERIA
• Diagnostiquer les problèmes courants de lecture et d’association des QR

Ce workflow est particulièrement utile pour la production par lots personnalisée, dans laquelle chaque PDF généré est associé à un destinataire précis.

Pour le concept général, consultez [Qu’est-ce que la traçabilité des documents ?](/resources/articles/what-is-document-traceability/).

Ce que contient le QR discret de XERIA

Le contenu QR actuel de XERIA est un enregistrement texte brut sur plusieurs lignes.

Il peut contenir :

• L’identification XERIA
• Le nom du document
• Le nom du destinataire
• L’adresse e-mail du destinataire
• L’identifiant de société ou de destinataire
• L’horodatage de production UTC
• L’horodatage de production local

Un contenu décodé représentatif peut ressembler à ceci :

XERIA — DOC: Confidential-Report — NAME: Elena Rossi — EMAIL: elena@example.com — CID: CUSTOMER-0042 — UTC: 2026-08-07 10:42:15 — LOCAL: 2026-08-07 13:42:15

Les valeurs exactes proviennent du document et du dossier destinataire utilisés lors de la génération.

XERIA n’insère pas l’Open Password ni l’Owner Password du destinataire dans le contenu QR.

QR discret et trace code visible

Ces contrôles sont plus efficaces lorsqu’ils sont utilisés ensemble.

Un filigrane visible rend l’identification du destinataire difficile à ignorer. Un trace code fournit une référence compacte. Un QR discret transporte des métadonnées lisibles par machine. Les enregistrements de traitement conservent le lien entre la source et le destinataire.

Pour la stratégie de filigrane, consultez [Filigranes PDF personnalisés](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/).

Comment XERIA place le QR discret

XERIA ajoute le QR à chaque page du PDF de sortie généré.

Le placement actuel est :

• Coin inférieur droit
• Environ 10 millimètres de côté
• Environ 3 millimètres des bords droit et inférieur
• Modules sombres semi-transparents
• Arrière-plan transparent
• Pas de grande zone blanche autour du code

L’apparence discrète limite l’impact visuel, mais impose de tester la fiabilité de lecture.

Les arrière-plans sombres, les graphiques proches du coin inférieur droit, les impressions très petites, une forte compression d’image et des scans de faible qualité peuvent rendre le QR plus difficile à lire.

Le placement est généré automatiquement. Il n’est pas contrôlé par la position, l’angle, l’opacité ou la configuration en mosaïque du filigrane texte principal.

Avant de commencer

Préparez :

• Un PDF source approuvé
• Une liste de destinataires dans XERIA
• Des noms de destinataires exacts
• Des adresses e-mail exactes
• Les ID société ou destinataire lorsqu’ils sont utilisés
• Une politique de filigrane visible ou de trace code
• Un dossier de sortie
• Un groupe de test représentatif
• Un téléphone ou lecteur QR pour les tests
• Un processus de protection des données personnelles décodées

Commencez par un document de test non confidentiel.

Le QR peut contenir des données personnelles. Activez-le uniquement lorsque ces informations sont nécessaires à l’objectif de traçabilité et autorisées par la politique de l’organisation.

Étape 1 : Préparer la liste des destinataires

Ouvrez **Batch Processing** et sélectionnez la bonne liste de destinataires.

Vous pouvez :

• Utiliser une liste XERIA existante
• Créer une nouvelle liste
• Ajouter des destinataires manuellement
• Importer une liste Excel existante
• Modifier les enregistrements déjà stockés dans XERIA

Pour chaque destinataire sélectionné, vérifiez :

• Nom complet
• Adresse e-mail
• ID société ou destinataire
• Code destinataire
• Valeur trace visible
• Informations du nom de fichier de sortie

Le contenu QR utilise les métadonnées du destinataire disponibles au moment de la génération. Des données erronées créent une preuve de traçabilité erronée.

Ne poursuivez pas si les lignes sont décalées, si les ID sont dupliqués ou si les adresses e-mail appartiennent aux mauvaises personnes.

Étape 2 : Choisir le PDF source

Sélectionnez le PDF approuvé qui sera personnalisé.

Vérifiez :

• La bonne version du document est sélectionnée
• Toutes les pages nécessaires sont présentes
• L’orientation des pages est correcte
• Le contenu du coin inférieur droit a été vérifié
• Le PDF n’est pas endommagé
• Le fichier n’est pas en cours de modification dans une autre application
• L’emplacement de sortie est distinct de la source

Le nom du fichier source peut contribuer au nom du document stocké dans le QR.

Utilisez un nom de fichier source explicite plutôt qu’un nom temporaire, purement numérique ou aléatoire.

Étape 3 : Configurer la production personnalisée

Utilisez ensemble les zones Watermark et Batch Processing.

Un workflow typique consiste à :

• Sélectionner le PDF source.
• Choisir **List-Based Batch Generation**.
• Créer le texte de filigrane personnalisé.
• Configurer l’apparence du filigrane.
• Enregistrer les paramètres du filigrane.
• Revenir à **Batch Processing**.
• Vérifier les destinataires sélectionnés.

Le workflow complet de production par destinataire est expliqué dans [Créer des PDF personnalisés dans XERIA](/resources/articles/create-personalized-pdfs-in-xeria/).

Le QR discret peut être utilisé avec :

• Un filigrane texte visible
• Un filigrane image
• Un trace code visible
• Le chiffrement PDF
• Des restrictions de permissions
• L’envoi par e-mail

Il peut également être activé lorsqu’aucun filigrane visible n’est requis, à condition que le workflow et la politique documentaire le permettent.

Étape 4 : Ajouter une référence trace visible

Même si le QR discret fournit des métadonnées lisibles par machine, une référence trace visible peut accélérer une investigation.

Exemples :

• `Trace: {TRACE}`
• `{NAME} — {TRACE}`
• `Issued to {NAME} — Ref: {CODE}`
• `Confidential — {NAME} — {DATE}`

Sélectionnez les tokens pris en charge via l’interface XERIA.

Ne saisissez pas les noms des tokens de mémoire lorsque Watermark Text Builder les propose.

Une valeur trace visible doit rester liée à :

• L’enregistrement du destinataire
• Le nom de fichier généré
• Les métadonnées du QR discret
• Le fichier de sortie
• L’enregistrement de livraison

Cette relation est plus importante que la conception visuelle d’un seul contrôle.

Étape 5 : Ouvrir la zone Sécurité et permissions

Dans **Batch Processing**, localisez la section consacrée aux options de sécurité et de permissions.

Cette zone contient des contrôles pour :

• Le chiffrement PDF
• Les restrictions de permissions
• Les éléments QR discrets de traçabilité

Le réglage du QR discret est indépendant du chiffrement PDF.

Vous pouvez utiliser :

• QR uniquement
• QR et filigrane visible
• QR et chiffrement PDF
• QR et restrictions de permissions
• QR, chiffrement, permissions et filigrane visible ensemble

Choisissez la combinaison selon la sensibilité du document et les besoins du destinataire.

Étape 6 : Activer Add Hidden QR Code

Sélectionnez **Add hidden QR code**.

Dans l’interface XERIA, cette option peut apparaître dans la section sécurité et permissions.

Après l’activation, vérifiez que la bonne liste de destinataires et le bon PDF source sont toujours sélectionnés.

Le réglage est stocké dans la configuration de sécurité du lot et peut être restauré avec le plan ou le modèle de lot correspondant.

Ne supposez pas qu’un plan précédemment chargé possède le réglage QR attendu. Vérifiez-le avant chaque lot sensible.

Étape 7 : Vérifier les données qui seront encodées

Avant la génération, vérifiez les valeurs pouvant apparaître dans le QR.

Les valeurs vides peuvent être représentées par un marqueur plutôt que supprimées.

Les mots de passe ne sont pas destinés à apparaître dans le contenu QR.

Réduisez les données personnelles inutiles dans les enregistrements destinataires. Une personne qui scanne le QR peut lire les champs encodés.

Étape 8 : Prendre en compte la confidentialité et la protection des données

Le QR est discret, mais son contenu n’est pas un chiffrement secret.

Un scanner compatible peut afficher le texte brut encodé.

Avant d’utiliser des noms et adresses e-mail de destinataires dans le QR :

• Confirmer le besoin opérationnel
• Appliquer la politique de confidentialité de l’organisation
• Informer les destinataires lorsque cela est requis
• Éviter les champs sensibles inutiles
• Restreindre l’accès aux documents générés
• Protéger les enregistrements trace exportés
• Définir des durées de conservation
• Définir des procédures de réponse aux incidents

N’utilisez pas le QR discret comme méthode cachée de collecte d’informations personnelles sans rapport avec le processus.

N’encodez pas de mots de passe, secrets d’authentification ou identifiants confidentiels inutiles.

Étape 9 : Exécuter un petit lot de test

Sélectionnez un groupe de test représentatif.

Incluez :

• Un nom de destinataire court
• Un nom de destinataire long
• Un nom utilisant des caractères non latins
• Un destinataire avec une longue adresse e-mail
• Un destinataire avec un ID société
• Une page avec un coin inférieur droit clair
• Une page avec un coin inférieur droit sombre
• Une page en portrait
• Une page en paysage
• Une page contenant un graphique ou une image près du coin

Générez les PDF de test avec **Generate PDF**.

Ne les distribuez pas encore.

Étape 10 : Examiner le placement du QR

Ouvrez chaque PDF de test et examinez plusieurs pages.

Vérifiez :

• Le QR est présent près du coin inférieur droit
• Il ne recouvre pas de texte important
• Il n’est pas hors de la zone visible de la page
• Il apparaît sur les pages portrait
• Il apparaît sur les pages paysage
• Il reste présent sur des pages de dimensions différentes
• Il n’interfère pas avec les signatures ou mentions légales
• Il reste suffisamment discret pour le design prévu

Le QR est ajouté à chaque page de la sortie générée.

Si la mise en page source place un contenu essentiel dans le coin inférieur droit, modifiez le document source ou reconsidérez l’utilisation du QR discret pour ce document.

Étape 11 : Scanner le QR

Utilisez une caméra de téléphone ou un lecteur QR compatible.

Essayez de scanner :

• Au niveau de zoom normal du PDF
• Avec un zoom plus important
• Depuis un écran
• Depuis une page de test imprimée si l’impression fait partie du workflow
• Depuis une copie numérisée si des documents scannés sont prévus

Un scan réussi doit afficher un enregistrement texte brut contenant XERIA, des informations sur le document, le destinataire et les horodatages de production.

Vérifiez que les valeurs décodées correspondent au destinataire et au document sélectionnés.

Ne considérez pas un scan techniquement réussi comme suffisant s’il affiche de mauvaises métadonnées destinataire.

Étape 12 : Tester les pages difficiles

La fiabilité du QR peut varier selon le contenu de la page et la méthode de sortie.

Testez des pages avec :

• Arrière-plans sombres
• Graphiques denses
• Faible contraste
• Petites dimensions de page
• Grandes marges
• Sorties rognées
• Contenu PDF basé sur des images
• Dégradation impression-numérisation
• Compression
• Photocopie

Le QR présente un design discret et ne possède pas une grande zone blanche de silence ; les arrière-plans difficiles peuvent donc réduire la fiabilité du scan.

Lorsque la lecture machine fiable est plus importante que la discrétion visuelle, un QR clairement visible peut être plus approprié que l’option QR discret de XERIA.

Étape 13 : Générer le lot complet

Après un test réussi :

• Sélectionnez les destinataires approuvés
• Confirmez le PDF source
• Confirmez l’emplacement de sortie
• Confirmez **Add hidden QR code**
• Confirmez les paramètres du filigrane visible et du trace
• Confirmez les paramètres de sécurité
• Lancez **Generate PDF**

Surveillez :

• Nombre total de destinataires
• Élément courant
• Fichiers terminés
• Fichiers en échec
• Enregistrements ignorés
• Emplacement de sortie
• Messages d’erreur

Un indicateur de progression terminé ne prouve pas que chaque QR contient les bonnes données destinataire.

Étape 14 : Vérifier l’ensemble des sorties

Après génération, rapprochez :

• Nombre de destinataires sélectionnés
• Nombre de fichiers générés
• Noms de fichiers de sortie
• Valeurs de filigrane visible
• Trace codes visibles
• Enregistrements destinataires
• Métadonnées décodées du QR
• Enregistrements en échec ou ignorés
• Associations de livraison

Ouvrez et scannez des échantillons provenant :

• Du début du lot
• Du milieu du lot
• De la fin du lot
• De différents groupes de destinataires
• De différents formats de page

Pour une distribution à haut risque, vérifiez chaque relation destinataire-fichier.

Étape 15 : Utiliser TRACE Analyzer pendant une investigation

Le **TRACE Analyzer** de XERIA fonctionne avec des enregistrements trace stockés dans la base locale de traçabilité.

Une recherche par trace code peut fournir des champs tels que :

• Nom du destinataire
• ID société ou destinataire
• Tenant ID
• Date et heure d’application
• Nom du document ou fichier de sortie

Le QR discret et TRACE Analyzer se complètent.

Utilisez le QR pour lire les métadonnées intégrées à la copie du document.

Utilisez le trace code visible et TRACE Analyzer pour rechercher dans le registre trace opérationnel.

Lors de l’analyse d’un fichier redistribué :

• Préserver le fichier original
• Noter où et quand il a été obtenu
• Scanner le QR
• Enregistrer le contenu décodé
• Identifier tout trace code visible
• Rechercher dans TRACE Analyzer
• Comparer les informations destinataire et document
• Examiner les enregistrements de génération et de livraison
• Éviter d’attribuer la responsabilité sur la base d’un seul indicateur

Un document peut avoir été transféré, copié depuis un autre appareil ou obtenu par l’intermédiaire d’une autre personne. La preuve trace identifie la copie émise et les enregistrements associés ; elle ne prouve pas automatiquement qui a effectué une divulgation.

Optionnel : Envoyer les PDF avec QR par e-mail

Après vérification, XERIA peut distribuer les fichiers correspondants via des workflows e-mail configurés.

Avant l’envoi :

• Confirmer l’association destinataire-fichier
• Confirmer les métadonnées QR sur des fichiers représentatifs
• Vérifier le modèle d’e-mail
• Vérifier l’association des pièces jointes
• Confirmer les règles de transmission des mots de passe
• Envoyer les fichiers approuvés
• Vérifier **Mail Log**

Générez et vérifiez les fichiers avant l’envoi de documents à haut risque.

Le workflow e-mail détaillé sera traité dans le tutoriel XERIA correspondant.

Problèmes courants

Le QR n’est pas présent

Vérifiez que **Add hidden QR code** était activé avant la génération.

Générez un nouveau fichier après modification du réglage.

Le QR ne peut pas être scanné

Augmentez le zoom du PDF, testez un autre lecteur QR et examinez l’arrière-plan de la page.

Vérifiez également si l’impression, le scan ou la compression a réduit la lisibilité.

Le QR recouvre du contenu important

Le QR discret est placé près du coin inférieur droit.

Examinez la mise en page source et évitez de placer des éléments essentiels dans cette zone.

Le QR affiche le mauvais destinataire

Arrêtez immédiatement la distribution.

Vérifiez la liste sélectionnée, l’association des lignes, le dossier destinataire, le nom de fichier de sortie et l’ordre du lot.

Régénérez les fichiers concernés après correction des données.

Le nom du document semble incorrect

Utilisez un nom de fichier source d’origine explicite.

Évitez les noms temporaires, numériques ou aléatoires.

Un champ affiche un marqueur

Le champ destinataire correspondant peut être vide.

Vérifiez le dossier destinataire avant de régénérer le fichier.

Le QR contient des données personnelles qui ne devraient pas être incluses

Cessez d’utiliser la sortie concernée et vérifiez la politique relative aux données destinataires.

Régénérez le fichier après correction des données ou désactivation du QR discret.

Le trace code visible et les informations QR ne correspondent pas

Ne distribuez pas le fichier.

Vérifiez l’association des tokens, la sélection des destinataires, les enregistrements trace et la génération des sorties.

TRACE Analyzer ne trouve pas le texte du QR

TRACE Analyzer recherche les enregistrements trace et les trace codes enregistrés. Le contenu du QR discret est un enregistrement de métadonnées texte brut distinct.

Recherchez à l’aide du trace code visible ou enregistré au lieu de supposer que l’intégralité du contenu QR est une clé TRACE Analyzer.

Bonnes pratiques

• Utiliser un PDF source approuvé et versionné.
• Maintenir des enregistrements destinataires exacts.
• Utiliser des noms de fichiers de document explicites.
• Attribuer des identifiants destinataire ou trace uniques.
• Combiner le QR discret avec un filigrane visible lorsque cela est pertinent.
• Maintenir les valeurs trace visibles liées aux enregistrements destinataires.
• Activer **Add hidden QR code** de manière délibérée.
• Vérifier les exigences de confidentialité avant d’encoder des données destinataire.
• Ne jamais encoder de mots de passe dans le QR.
• Réduire les données personnelles inutiles.
• Tester les pages portrait et paysage.
• Tester les arrière-plans clairs et sombres.
• Tester la lecture depuis l’écran et depuis une impression.
• Examiner plusieurs pages dans les longs PDF.
• Exécuter un lot de test représentatif.
• Rapprocher les nombres de destinataires et de sorties.
• Scanner des exemples de différentes parties du lot.
• Arrêter la distribution lorsque les métadonnées ne correspondent pas.
• Protéger les bases trace et les enregistrements exportés.
• Vérifier Mail Log après l’envoi par e-mail.
• Préserver les fichiers sources et les preuves pendant les investigations.
• Traiter la preuve QR comme une composante d’un processus plus large de traçabilité.

Questions fréquentes

Le QR discret est-il complètement invisible ?

Non. Il s’agit d’un petit QR semi-transparent placé près du coin inférieur droit. Il est conçu pour être discret, pas impossible à voir.

Quelles informations contient le QR ?

Il peut contenir le nom du document, le nom du destinataire, l’e-mail, l’ID société ou destinataire, ainsi que les horodatages de production UTC et local.

Le QR contient-il le mot de passe du PDF ?

Non. Open Password et Owner Password ne doivent pas être intégrés au contenu QR.

Le QR discret est-il identique à un trace code visible ?

Non. Le QR contient des métadonnées lisibles par machine. Un trace code visible est une référence distincte, lisible par l’utilisateur, qui peut être liée aux enregistrements trace.

Le QR est-il ajouté à chaque page ?

Oui. XERIA ajoute le QR discret à chaque page du PDF de sortie généré.

Puis-je modifier la position ou la taille du QR ?

La position et la taille actuelles du QR discret sont appliquées automatiquement. Les commandes de position et de taille du filigrane principal ne configurent pas le QR discret.

Un destinataire peut-il supprimer le QR ?

Une personne techniquement compétente peut rogner, masquer, modifier ou recréer un PDF. Le QR soutient la traçabilité mais n’est pas un système DRM inviolable.

Puis-je scanner le QR avec un téléphone ?

Généralement oui, mais la fiabilité dépend du zoom à l’écran, de l’arrière-plan, de la qualité d’impression, de la compression et du lecteur QR.

La traçabilité QR prouve-t-elle qui a divulgué un document ?

Non. Elle peut identifier les métadonnées associées à une copie émise. L’investigation doit également prendre en compte les registres de livraison, le contexte d’accès et d’autres preuves.

Conclusion

L’option **Add hidden QR code** de XERIA ajoute à chaque page d’un PDF généré un élément trace compact et lisible par machine.

Le QR peut contenir le nom du document, le nom du destinataire, l’e-mail, l’ID société ou destinataire et les horodatages de production. Il ne contient pas les mots de passe PDF et est distinct d’un trace code visible.

Un workflow fiable prépare des données destinataire exactes, active volontairement le QR, teste les mises en page difficiles, scanne des sorties représentatives, rapproche fichiers et destinataires et utilise la preuve QR avec les filigranes visibles, les enregistrements trace et les journaux de livraison.