在 XERIA 中创建个性化 PDF

XERIA 可以根据一个经批准的主文档，为每位收件人创建独立的 PDF。每个生成副本都可以包含收件人专属水印文字、唯一追踪代码、可选 QR 追踪元素、独立安全设置，以及与正确收件人记录保持关联的文件名。

您将创建什么

本教程将使用一个源 PDF 和一个收件人列表来生成个性化输出文件。

工作流分为三个阶段：

这种方法适用于客户报告、员工文档、培训材料、机密简报、付费出版物，以及其他需要每位收件人获得可区分副本的工作流。

关于基础概念，请参阅[个性化 PDF 水印](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/)。

开始前

请准备：

• 一个经批准的源 PDF
• 应接收个性化副本的收件人
• 希望用于水印的收件人字段
• 具有足够可用空间的输出文件夹
• 所需的密码或权限政策
• 生成文件的命名规则
• 一小组测试收件人

请使用干净的主 PDF，并保持原始文件不变。生成文件应写入单独的输出位置。

了解 XERIA 工作流

个性化生成会结合使用水印和批量处理区域。

水印区域定义每个收件人副本的外观以及显示哪些动态值。

批量处理区域管理收件人列表、收件人记录、输出生成、可选邮件设置和批量结果。

典型流程是：

• 打开**批量处理（Batch Processing）**。
• 选择或准备收件人列表。
• 转到**水印（Watermark）**并配置个性化设计。
• 选择**基于列表的批量生成（List-Based Batch Production）**。
• 保存设置并返回批量处理。
• 检查收件人并生成个性化文件。

这种分工使一个水印设计能够一致应用于整个收件人列表。

步骤 1：打开批量处理

在 XERIA 中打开**批量处理（Batch Processing）**页面。

收件人管理区域用于：

• 创建收件人列表
• 手动添加收件人
• 编辑收件人详细信息
• 删除不再需要的记录
• 选择要处理的收件人
• 管理收件人专属数据和权限
• 导入现有列表

继续之前，请确认正在使用正确的列表。如果选择了错误列表，批量任务即使技术上成功，也可能生成错误文件。

步骤 2：在 XERIA 中创建收件人列表

开始时无需外部电子表格。

在 XERIA 中创建新列表，并使用清晰名称，例如：

• `八月客户报告`
• `董事会分发 2026-08`
• `培训组 B`
• `合作伙伴对账单`

添加所需的收件人记录。

根据工作流，记录可以包含：

• 姓名
• 电子邮件地址
• 组织
• 部门
• 收件人代码
• 追踪相关值
• 密码
• 输出文件名信息
• 交付相关字段

仅使用文档和分发目的所需的字段。

保存列表，以便在 XERIA 中重复使用和维护。

步骤 3：导入现有 Excel 列表

如果收件人数据已经存在于 Excel 中，请使用收件人列表导入功能。

导入的目的是将数据带入 XERIA，而不是让每个未来的批量任务都依赖电子表格。

导入时：

• 选择准备好的 Excel 文件。
• 检查检测到的列。
• 将每个 Excel 列映射到对应的 XERIA 字段。
• 确认必填字段。
• 检查示例行。
• 排除测试或空记录。
• 将映射后的记录写入 XERIA 数据库。

导入后，从 XERIA 中存储的收件人列表继续操作。

请仔细检查：

• 行错位
• 重复收件人
• 空姓名
• 无效电子邮件地址
• 错误的列映射
• 重复使用的收件人代码
• 意外空格
• 不受支持的字符

在检查导入记录之前，不要启动大型批量任务。

步骤 4：选择源 PDF

选择要用作主文档的经批准 PDF。

应用个性化之前，请验证：

• 文档可以正确打开
• 选择了正确版本
• 所有页面都存在
• 页面方向正确
• 现有表单、签名或注释按预期工作
• 源文件不包含不需要的旧水印
• 文档未损坏
• 文件未被其他应用编辑

关于单文档基础水印流程，请参阅[如何给 PDF 添加水印](/resources/articles/how-to-watermark-a-pdf/)。

步骤 5：打开水印配置

从批量处理使用打开**水印（Watermark）**页面的工作流操作。

将**基于列表的批量生成（List-Based Batch Production）**选为生成模式。

这会告诉 XERIA，水印将使用收件人记录中的值，并从选定源 PDF 创建多个个性化副本。

目标是收件人专属生成时，不要使用通用单文件模式。

步骤 6：构建个性化水印文字

使用水印文字构建器定义每位收件人副本上显示的文字。

水印可以组合固定文字和收件人 token。

示例：

• `为 {NAME} 准备`
• `机密 — {NAME}`
• `{NAME} — {CODE}`
• `收件人：{NAME} — 追踪：{TRACE}`
• `于 {DATE} 签发给 {NAME}`

请从界面选择可用 token，而不是凭记忆输入。

生成时，每个 token 会被替换为对应收件人记录中的值。

例如：

请使用一两个有意义的 token，不要用不必要的个人数据填满页面。

步骤 7：配置水印外观

调整视觉设置，使水印保持清晰，同时不遮挡重要内容。

检查：

• 字体
• 字号
• 文字颜色
• 不透明度
• 旋转角度
• 位置
• 对齐方式
• 重复或平铺布局
• 水平和垂直间距
• 页面覆盖范围

横跨主要页面区域的对角水印适用于许多机密文档，但正确设计取决于源 PDF。

请在以下内容上测试：

• 浅色背景
• 深色背景
• 表格
• 图表
• 签名区域
• 纵向页面
• 横向页面
• 不同页面尺寸

对所有需要保留收件人识别信息的页面应用水印。仅在封面添加的水印，在后续页面被提取时可能丢失。

步骤 8：添加可追踪元素

工作流需要识别副本时，请启用适当的可追踪选项。

这些选项可以包括：

• 可见追踪代码
• 收件人参考值
• 签发日期
• QR 追踪元素
• 收件人专属文件名
• 来源与输出映射记录

追踪代码应具有足够唯一性，以区分生成的副本。

QR 追踪元素是可选的。当工作流需要机器可读的追踪信息，且所选布局不遮挡文档内容时使用。

可见收件人信息和追踪代码有助于责任追踪，但不能阻止所有截屏、拍照或转发。

步骤 9：配置可选 PDF 安全设置

个性化和访问保护处理不同风险。

担心未经授权打开、打印、复制或编辑时，请使用 PDF 安全选项。

根据所选工作流配置：

• 打开密码
• 所有者或权限密码
• 打印权限
• 复制权限
• 编辑权限
• 注释或表单权限
• 收件人专属密码值

密码和权限设置必须与正确收件人保持关联。

除非这是组织批准的政策，否则不要在普通日志中保存明文密码，也不要将密码与受保护附件放在同一消息中。

请使用预期收件人使用的 PDF 阅读器测试受保护输出。

步骤 10：保存水印设置

检查水印和安全配置后，使用**保存设置并继续批量操作（Save Settings and Continue to Batch Operations）**。

XERIA 会带着当前个性化配置返回批量处理工作流。

此时请确认正确的源 PDF 和水印配置处于活动状态。

不要假定以前使用的设置适合当前收件人列表。

步骤 11：检查收件人列表

生成文件之前，再次检查选定收件人。

确认：

• 已选择所需记录
• 未包含测试收件人
• 姓名拼写正确
• 电子邮件地址属于正确人员
• 必要时收件人代码唯一
• 必要时密码值存在
• 输出文件名不会冲突
• 所选权限配置正确
• 追踪值与目标收件人匹配

对于大型任务，请比较所选收件人数和预期输出文件数。

此阶段也适合直接在 XERIA 中更正数据，而不是反复修改和重新导入原始表格。

步骤 12：定义输出和命名规则

选择生成 PDF 的输出位置。

目标可以是本地文件夹，也可以是工作流支持的已配置云位置。

使用满足以下条件的文件名模式：

• 唯一
• 可预测
• 对文件系统安全
• 容易与收件人记录核对
• 不包含不必要的敏感数据

示例：

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

不要仅依赖收件人姓名，因为不同人员可能同名。

如果同名文件已经存在，请在启动完整批量任务前检查冲突处理方式。

步骤 13：运行小规模测试

不要从整个收件人列表开始。

选择具有代表性的测试组，包括：

• 短姓名
• 长姓名
• 非拉丁字符姓名
• 包含所有可选字段的记录
• 密码保护输出
• 横向页面示例
• 接近预期最大长度的文件名

生成测试文件并检查完整 PDF。

验证：

• token 替换
• 水印可见性
• 页面覆盖范围
• 追踪代码准确性
• 使用时的 QR 位置
• 输出文件名
• 密码行为
• 打印、复制和编辑权限
• 文件完整性
• 收件人与文件映射

处理完整列表前请更正配置。

步骤 14：生成个性化 PDF

测试成功后，选择目标收件人并使用**生成 PDF（Generate PDF）**。

XERIA 会为每位选定收件人创建独立输出文件。

生成期间请监控：

• 收件人总数
• 当前项目
• 已完成项目
• 失败项目
• 跳过项目
• 输出位置
• 错误消息

关于大型任务的操作原则，请参阅[批量 PDF 水印](/resources/articles/batch-pdf-watermarking/)。

不要将进度条完成视为唯一验证。仍需将输出集合与收件人列表核对。

步骤 15：验证生成文件

生成后请比较：

• 所选收件人数
• 生成文件数
• 失败或跳过的记录
• 输出文件名
• 收件人水印
• 追踪代码
• 密码分配
• 权限配置

请从批量任务不同位置打开多个文件，而不仅是第一个。

对于较长 PDF，请检查第一页、中间页和最后一页。

将经批准的主文档、最终输出集合和处理记录保存在适当的受保护位置。

可选：通过电子邮件发送文件

XERIA 可以使用收件人数据、邮件模板和已配置发送配置来分发对应文件。

谨慎的流程是：

• 先生成 PDF。
• 检查输出集合。
• 确认收件人与文件映射。
• 准备邮件模板和签名。
• 预览 token 替换。
• 发送经过检查的文件。

个性化文件已经存在且不应重新生成时，可在邮件阶段使用**仅发送电子邮件（Send E-mail Only）**。

发送后检查**邮件日志（Mail Log）**，识别成功交付、失败和错误。

邮件发送需要相应许可功能。试用版输出包含试用标识，试用模式下不能进行邮件交付。

常见问题

每个文件都有相同水印

确认已选择**基于列表的批量生成（List-Based Batch Production）**，并且水印文字中使用了收件人 token。

token 显示为普通文字

通过水印文字构建器选择 token，并确认对应收件人字段包含数据。

部分文件出现空值

检查收件人记录以及 Excel 到 XERIA 的字段映射。

输出文件互相覆盖

在命名规则中使用唯一文件名字段、收件人代码或追踪代码。

水印遮挡重要内容

减小尺寸或不透明度、改变位置、调整角度，或使用其他重复布局。

分配了错误密码

停止工作流，并在分发任何文件前验证收件人与密码映射。

文件数少于收件人数

检查失败和跳过记录、输出冲突、无效源条件和可用磁盘空间。

邮件附件与收件人不匹配

不要发送批量邮件。先核对收件人记录、文件名和交付映射。

最佳实践

• 保持经批准的源 PDF 不变。
• 在 XERIA 中维护收件人列表。
• 将 Excel 视为可选导入源。
• 验证所有必填收件人字段。
• 删除重复和测试记录。
• 使用有意义的收件人 token。
• 尽量减少水印中显示的个人数据。
• 在所有相关页面应用收件人识别信息。
• 需要识别副本时使用唯一追踪代码。
• 使用防冲突文件名。
• 根据风险应用密码和权限。
• 运行具有代表性的测试批次。
• 检查完整示例文件。
• 核对收件人和输出数量。
• 高风险文档在邮件发送前先生成并检查。
• 不在普通日志中保存明文密码。
• 保护收件人列表和生成文件。
• 邮件交付后检查邮件日志结果。
• 根据政策保留处理记录。
• 重新启动任务前更正映射错误。

常见问题解答

在 XERIA 中创建个性化 PDF 需要 Excel 吗？

不需要。收件人列表可以直接在 XERIA 中创建和维护。Excel 只是导入现有数据的可选方式。

一个 PDF 可以为多位收件人个性化吗？

可以。选择一个主 PDF，配置基于 token 的水印，并为每位选定收件人生成独立副本。

可以使用哪些收件人值？

请使用水印文字构建器中提供的收件人 token。常见值包括姓名、代码、追踪值和日期。

每位收件人可以有不同密码吗？

可以，前提是收件人记录和所选安全工作流包含适当的个人密码值。生成前请验证映射。

可以为每个个性化 PDF 添加 QR 码吗？

可以。当所选可追踪工作流和布局需要时，可以添加 QR 追踪元素。

发送前可以检查 PDF 吗？

可以。先使用**生成 PDF（Generate PDF）**创建并检查文件，获得批准后再使用**仅发送电子邮件（Send E-mail Only）**。

生成后应该检查什么？

请验证输出数量、文件名、水印值、追踪代码、密码、权限以及收件人与文件映射。

结论

XERIA 将一个经批准的 PDF 和一个收件人列表转换为受控的个性化文档集合。

收件人列表可以直接在 XERIA 中创建，也可以从 Excel 一次性导入。水印区域定义基于 token 的设计、追踪元素和可选安全设置。批量处理将配置应用于所选收件人并创建独立文件。

可靠流程很简单：准备准确的收件人数据、配置个性化、测试代表性记录、生成完整批次、验证每个映射，然后再分发文件。