XERIA ile Kişiselleştirilmiş PDF Oluşturma

XERIA, onaylı tek bir ana belgeden her alıcı için ayrı bir PDF oluşturabilir. Üretilen her kopya; alıcıya özel filigran metni, benzersiz bir izleme kodu, isteğe bağlı QR izleme öğeleri, bireysel güvenlik ayarları ve doğru alıcı kaydıyla ilişkisi korunan bir dosya adı içerebilir.

Ne Oluşturacaksınız?

Bu eğitimde, tek bir kaynak PDF ve bir alıcı listesi kullanarak kişiselleştirilmiş çıktı dosyaları oluşturacaksınız.

İş akışı üç aşamadan oluşur:

Bu yaklaşım; müşteri raporları, çalışan belgeleri, eğitim materyalleri, gizli bilgilendirmeler, ücretli yayınlar ve her alıcının ayırt edilebilir bir kopya alması gereken diğer iş akışları için uygundur.

Temel kavram için [Kişiselleştirilmiş PDF Filigranları](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/) makalesine bakın.

Başlamadan Önce

Şunları hazırlayın:

• Onaylı bir kaynak PDF
• Kişiselleştirilmiş kopyaları alacak kişiler
• Filigranda kullanmak istediğiniz alıcı alanları
• Yeterli boş alana sahip bir çıktı klasörü
• Gerekli parola veya izin politikası
• Üretilen dosyalar için bir adlandırma kuralı
• Küçük bir test alıcısı grubu

Temiz bir ana PDF kullanın ve orijinal dosyayı değiştirmeyin. Üretilen dosyalar ayrı bir çıktı konumuna yazılmalıdır.

XERIA İş Akışını Anlayın

Kişiselleştirilmiş üretim, Filigran ve Toplu İşlem alanlarını birlikte kullanır.

Filigran alanı, her alıcı kopyasının nasıl görüneceğini ve hangi dinamik değerlerin gösterileceğini tanımlar.

Toplu İşlem alanı; alıcı listelerini, alıcı kayıtlarını, çıktı üretimini, isteğe bağlı e-posta ayarlarını ve toplu işlem sonuçlarını yönetir.

Tipik yol şöyledir:

• **Toplu İşlem (Batch Processing)** sayfasını açın.
• Alıcı listesini seçin veya hazırlayın.
• Kişiselleştirilmiş tasarımı yapılandırmak için **Filigran (Watermark)** alanına geçin.
• **Liste Tabanlı Toplu Üretim (List-Based Batch Production)** seçeneğini belirleyin.
• Ayarları kaydedin ve Toplu İşlem’e dönün.
• Alıcıları gözden geçirin ve kişiselleştirilmiş dosyaları üretin.

Bu ayrım, tek bir filigran tasarımının tüm alıcı listesine tutarlı biçimde uygulanmasını sağlar.

Adım 1: Toplu İşlem’i Açın

XERIA’da **Toplu İşlem (Batch Processing)** sayfasını açın.

Alıcı yönetimi alanı şunlar için kullanılır:

• Alıcı listeleri oluşturma
• Alıcıları manuel olarak ekleme
• Alıcı bilgilerini düzenleme
• Artık gerekli olmayan kayıtları silme
• İşlenecek alıcıları seçme
• Alıcıya özel verileri ve izinleri yönetme
• Mevcut bir listeyi içe aktarma

Devam etmeden önce doğru listeyle çalıştığınızı doğrulayın. Yanlış alıcı listesi seçilmişse toplu işlem teknik olarak başarıyla tamamlanmasına rağmen yanlış dosyalar üretebilir.

Adım 2: XERIA İçinde Alıcı Listesi Oluşturun

Başlamak için harici bir elektronik tabloya ihtiyacınız yoktur.

XERIA’da yeni bir alıcı listesi oluşturun ve aşağıdakiler gibi açıklayıcı bir ad verin:

• `Ağustos Müşteri Raporları`
• `Yönetim Kurulu Dağıtımı 2026-08`
• `Eğitim Grubu B`
• `İş Ortağı Ekstreleri`

Gerekli alıcı kayıtlarını ekleyin.

İş akışına bağlı olarak bir kayıt şunları içerebilir:

• Ad
• E-posta adresi
• Kuruluş
• Departman
• Alıcı kodu
• İzlemeyle ilgili değerler
• Parola
• Çıktı dosyası adı bilgileri
• Teslimatla ilgili alanlar

Yalnızca belge ve dağıtım amacı için gerekli alanları kullanın.

Listeyi, XERIA içinde yeniden kullanılabilecek ve güncellenebilecek şekilde kaydedin.

Adım 3: Mevcut Excel Listesini İçe Aktarın

Alıcı verileri zaten Excel’de bulunuyorsa alıcı listesi içe aktarma işlevini kullanın.

İçe aktarma işlemi, her gelecekteki toplu işlemde elektronik tabloya ihtiyaç duymak yerine verileri XERIA’ya taşımak için tasarlanmıştır.

İçe aktarma sırasında:

• Hazırlanmış Excel dosyasını seçin.
• Algılanan sütunları gözden geçirin.
• Her Excel sütununu karşılık gelen XERIA alanıyla eşleştirin.
• Zorunlu alanları doğrulayın.
• Örnek satırları kontrol edin.
• Test veya boş kayıtları hariç tutun.
• Eşleştirilen kayıtları XERIA veritabanına yazın.

İçe aktarma tamamlandıktan sonra XERIA’da saklanan alıcı listesinden devam edin.

Şunları dikkatle kontrol edin:

• Kaymış satırlar
• Yinelenen alıcılar
• Boş adlar
• Geçersiz e-posta adresleri
• Yanlış sütun eşleştirmeleri
• Yeniden kullanılan alıcı kodları
• Beklenmeyen boşluklar
• Desteklenmeyen karakterler

İçe aktarılan kayıtlar gözden geçirilmeden büyük bir toplu işlem başlatmayın.

Adım 4: Kaynak PDF’yi Seçin

Ana belge olarak kullanılacak onaylı PDF’yi seçin.

Kişiselleştirmeyi uygulamadan önce şunları doğrulayın:

• Belge doğru biçimde açılıyor
• Doğru sürüm seçilmiş
• Tüm sayfalar mevcut
• Sayfa yönleri doğru
• Mevcut formlar, imzalar veya açıklamalar beklendiği gibi çalışıyor
• Kaynak dosyada istenmeyen eski bir filigran bulunmuyor
• Belge hasarlı değil
• Dosya başka bir uygulama tarafından düzenlenmiyor

Temel tek belge filigranlama iş akışı için [PDF’ye Filigran Nasıl Eklenir?](/resources/articles/how-to-watermark-a-pdf/) makalesine bakın.

Adım 5: Filigran Yapılandırmasını Açın

Toplu İşlem’den **Filigran (Watermark)** sayfasını açan iş akışı eylemini kullanın.

Üretim modu olarak **Liste Tabanlı Toplu Üretim (List-Based Batch Production)** seçeneğini belirleyin.

Bu seçim XERIA’ya, filigranın alıcı kayıtlarındaki değerleri kullanacağını ve seçilen kaynak PDF’den birden fazla kişiselleştirilmiş kopya oluşturulacağını bildirir.

Amaç alıcıya özel üretim olduğunda genel tek dosya modunu kullanmayın.

Adım 6: Kişiselleştirilmiş Filigran Metnini Oluşturun

Her alıcının kopyasında görünecek metni tanımlamak için Filigran Metni Oluşturucuyu kullanın.

Filigran, sabit metni alıcı tokenlarıyla birleştirebilir.

Örnekler:

• `{NAME} için hazırlanmıştır`
• `Gizli — {NAME}`
• `{NAME} — {CODE}`
• `Alıcı: {NAME} — İzleme: {TRACE}`
• `{NAME} adına {DATE} tarihinde düzenlendi`

Kullanılabilir token etiketlerini ezberden yazmak yerine arayüzden seçin.

Üretim sırasında her token, ilgili alıcı kaydındaki karşılık gelen değerle değiştirilir.

Örneğin:

Sayfayı gereksiz kişisel verilerle doldurmak yerine anlamlı bir veya iki alıcı tokenı kullanın.

Adım 7: Filigran Görünümünü Yapılandırın

Önemli belge içeriğini kapatmadan filigranın okunabilir kalması için görsel ayarları düzenleyin.

Şunları gözden geçirin:

• Yazı tipi
• Yazı boyutu
• Metin rengi
• Opaklık
• Döndürme açısı
• Konum
• Hizalama
• Tekrarlama veya döşemeli düzen
• Yatay ve dikey boşluk
• Sayfa kapsamı

Ana sayfa alanı boyunca uzanan çapraz bir filigran birçok gizli belge iş akışı için uygundur; ancak doğru tasarım kaynak PDF’ye bağlıdır.

Filigranı şu içeriklerle test edin:

• Açık arka planlar
• Koyu arka planlar
• Tablolar
• Grafikler
• İmza alanları
• Dikey sayfalar
• Yatay sayfalar
• Farklı sayfa boyutları

Alıcı tanımlamasının korunması gereken her sayfaya filigranı uygulayın. Yalnızca kapakta bulunan filigran, sonraki sayfalar çıkarıldığında kaybolabilir.

Adım 8: İzlenebilirlik Öğelerini Ekleyin

İş akışının kopya tanımlaması gerektirdiği durumlarda uygun izlenebilirlik seçeneklerini etkinleştirin.

Bunlar şunları içerebilir:

• Görünür izleme kodu
• Alıcı referansı
• Düzenlenme tarihi
• QR izleme öğesi
• Alıcıya özel dosya adı
• Kaynaktan çıktıya eşleştirme kaydı

İzleme kodları, üretilen kopyaları birbirinden ayıracak kadar benzersiz olmalıdır.

QR izleme öğeleri isteğe bağlıdır. İş akışı makine tarafından okunabilir izleme bilgisi gerektiriyorsa ve seçilen düzen belge içeriğini engellemiyorsa kullanın.

Görünür alıcı bilgileri ve izleme kodları hesap verebilirliği destekler; ancak her ekran görüntüsünü, fotoğrafı veya iletme eylemini önlemez.

Adım 9: İsteğe Bağlı PDF Güvenliğini Yapılandırın

Kişiselleştirme ve erişim koruması farklı riskleri ele alır.

Yetkisiz açma, yazdırma, kopyalama veya düzenleme riski varsa PDF güvenlik seçeneklerini kullanın.

Seçilen iş akışına bağlı olarak şunları yapılandırın:

• Açma parolası
• Sahip veya izin parolası
• Yazdırma izni
• Kopyalama izni
• Düzenleme izni
• Açıklama veya form izinleri
• Alıcıya özel parola değerleri

Parola ve izin ayarları doğru alıcıyla ilişkili kalmalıdır.

Kuruluşun onaylı politikası bu yönde değilse düz metin parolaları sıradan günlüklerde saklamayın veya parolayı korunan ekle aynı iletiye koymayın.

Korunan çıktıları hedef alıcıların kullandığı PDF okuyucularla test edin.

Adım 10: Filigran Ayarlarını Kaydedin

Filigran ve güvenlik yapılandırmasını gözden geçirdikten sonra **Ayarları Kaydet ve Toplu İşlemlere Devam Et (Save Settings and Continue to Batch Operations)** seçeneğini kullanın.

XERIA, geçerli kişiselleştirme ayarıyla Toplu İşlem iş akışına döner.

Bu noktada doğru kaynak PDF’nin ve filigran yapılandırmasının etkin olduğunu doğrulayın.

Daha önce kullanılan ayarların mevcut alıcı listesi için uygun olduğunu varsaymayın.

Adım 11: Alıcı Listesini Gözden Geçirin

Dosyaları üretmeden önce seçilen alıcıları yeniden gözden geçirin.

Şunları doğrulayın:

• Gerekli kayıtlar seçilmiş
• Test alıcıları dahil edilmemiş
• Adlar doğru yazılmış
• E-posta adresleri doğru kişilere ait
• Gerektiğinde alıcı kodları benzersiz
• Gerektiğinde parola değerleri mevcut
• Çıktı dosyası adları çakışmayacak
• Seçilen izin profili doğru
• İzleme değerleri hedeflenen alıcılarla eşleşiyor

Büyük işlerde seçilen alıcı sayısını beklenen çıktı dosyası sayısıyla karşılaştırın.

Bu aşama, özgün elektronik tabloyu sürekli değiştirip yeniden içe aktarmak yerine verileri XERIA içinde düzeltmek için de uygundur.

Adım 12: Çıktı ve Adlandırma Kurallarını Tanımlayın

Üretilen PDF’ler için çıktı konumunu seçin.

Hedef, yerel bir klasör veya iş akışının desteklediği yapılandırılmış bir bulut konumu olabilir.

Şu özelliklere sahip bir dosya adı kalıbı kullanın:

• Benzersiz
• Öngörülebilir
• Dosya sistemi için güvenli
• Alıcı kayıtlarıyla kolayca karşılaştırılabilir
• Gereksiz hassas veriler içermeyen

Örnekler:

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

Farklı kişiler aynı ada sahip olabileceğinden yalnızca alıcı adına güvenmeyin.

Aynı ada sahip bir dosya zaten mevcutsa tüm toplu işlemi başlatmadan önce çakışma davranışını inceleyin.

Adım 13: Küçük Bir Test Çalıştırın

Tüm alıcı listesiyle başlamayın.

Şunları içeren temsili bir test grubu seçin:

• Kısa bir ad
• Uzun bir ad
• Latin alfabesi dışındaki bir ad
• Tüm isteğe bağlı alanların dolu olduğu bir kayıt
• Parola korumalı bir çıktı
• Yatay sayfa örneği
• Beklenen azami uzunluğa yakın bir dosya adı

Test dosyalarını üretin ve PDF’lerin tamamını inceleyin.

Şunları doğrulayın:

• Token değişimi
• Filigranın görünürlüğü
• Sayfa kapsamı
• İzleme kodunun doğruluğu
• Kullanılıyorsa QR yerleşimi
• Çıktı dosyası adı
• Parola davranışı
• Yazdırma, kopyalama ve düzenleme izinleri
• Dosya bütünlüğü
• Alıcı-dosya eşleştirmesi

Tüm listeyi işlemeden önce yapılandırmayı düzeltin.

Adım 14: Kişiselleştirilmiş PDF’leri Üretin

Test başarılı olduğunda hedeflenen alıcıları seçin ve **PDF Oluştur (Generate PDF)** seçeneğini kullanın.

XERIA, seçilen her alıcı için ayrı bir çıktı dosyası oluşturur.

Üretim sırasında şunları izleyin:

• Toplam alıcı sayısı
• Geçerli öğe
• Tamamlanan öğeler
• Başarısız öğeler
• Atlanan öğeler
• Çıktı konumu
• Hata mesajları

Büyük işlerin daha geniş operasyonel ilkeleri için [Toplu PDF Filigranlama](/resources/articles/batch-pdf-watermarking/) makalesine bakın.

Tamamlanmış ilerleme çubuğunu tek doğrulama olarak görmeyin. Çıktı kümesi yine de alıcı listesiyle karşılaştırılmalıdır.

Adım 15: Üretilen Dosyaları Doğrulayın

Üretimden sonra şunları karşılaştırın:

• Seçilen alıcı sayısı
• Üretilen dosya sayısı
• Başarısız veya atlanan kayıtlar
• Çıktı dosyası adları
• Alıcı filigranları
• İzleme kodları
• Parola atamaları
• İzin profilleri

Yalnızca ilk dosyayı değil, toplu işlemin farklı bölümlerindeki birkaç dosyayı açın.

Uzun PDF’lerde ilk, orta ve son sayfaları inceleyin.

Onaylı ana belgeyi, nihai çıktı kümesini ve işlem kayıtlarını uygun korumalı konumlarda saklayın.

İsteğe Bağlı: Dosyaları E-postayla Gönderin

XERIA, eşleşen dosyaları dağıtmak için alıcı verilerini, e-posta şablonlarını ve yapılandırılmış gönderim profillerini kullanabilir.

Dikkatli bir iş akışı şöyledir:

• Önce PDF’leri üretin.
• Çıktı kümesini gözden geçirin.
• Alıcı-dosya eşleştirmesini doğrulayın.
• E-posta şablonunu ve imzayı hazırlayın.
• Token değişimini önizleyin.
• Gözden geçirilmiş dosyaları gönderin.

Kişiselleştirilmiş dosyalar zaten mevcutsa ve yeniden üretilmemeleri gerekiyorsa e-posta aşamasında **Yalnızca E-posta Gönder (Send E-mail Only)** kullanılabilir.

Başarılı teslimatları, başarısızlıkları ve hataları belirlemek için gönderimden sonra **Posta Günlüğü (Mail Log)** sonuçlarını inceleyin.

E-posta gönderimi ilgili lisanslı işlevi gerektirir. Deneme çıktıları deneme tanımlaması içerir ve deneme modunda e-posta teslimatı kullanılamaz.

Yaygın Sorunlar

Her Dosyada Aynı Filigran Bulunuyor

**Liste Tabanlı Toplu Üretim (List-Based Batch Production)** seçeneğinin seçili olduğunu ve filigran metninde alıcı tokenlarının kullanıldığını doğrulayın.

Tokenlar Değişmeden Metin Olarak Görünüyor

Tokenları Filigran Metni Oluşturucu üzerinden seçin ve karşılık gelen alıcı alanlarında veri bulunduğunu doğrulayın.

Bazı Dosyalarda Boş Değerler Var

Alıcı kayıtlarını ve Excel’den XERIA’ya alan eşleştirmesini kontrol edin.

Çıktı Dosyaları Birbirinin Üzerine Yazılıyor

Adlandırma kuralında benzersiz bir dosya adı alanı, alıcı kodu veya izleme kodu kullanın.

Filigran Önemli İçeriği Kapatıyor

Boyutu veya opaklığı azaltın, konumu değiştirin, açıyı ayarlayın ya da farklı bir tekrarlı düzen kullanın.

Yanlış Parola Atanıyor

İş akışını durdurun ve herhangi bir dosyayı dağıtmadan önce alıcı-parola eşleştirmesini doğrulayın.

Dosya Sayısı Alıcı Sayısından Az

Başarısız ve atlanan kayıtları, çıktı çakışmalarını, geçersiz kaynak koşullarını ve kullanılabilir disk alanını inceleyin.

E-posta Ekleri Alıcılarla Eşleşmiyor

Toplu gönderimi yapmayın. Önce alıcı kayıtlarını, dosya adlarını ve teslimat eşleştirmelerini karşılaştırın.

En İyi Uygulamalar

• Onaylı kaynak PDF’yi değiştirmeden koruyun.
• Alıcı listelerini XERIA içinde yönetin.
• Excel’i isteğe bağlı bir içe aktarma kaynağı olarak değerlendirin.
• Gerekli her alıcı alanını doğrulayın.
• Yinelenen ve test kayıtlarını kaldırın.
• Anlamlı alıcı tokenları kullanın.
• Filigranda gösterilen kişisel verileri en aza indirin.
• Alıcı tanımlamasını ilgili her sayfaya uygulayın.
• Kopya tanımlaması önemliyse benzersiz izleme kodları kullanın.
• Çakışmaya dayanıklı dosya adları kullanın.
• Parolaları ve izinleri riske göre uygulayın.
• Temsili bir test toplu işlemi çalıştırın.
• Örnek dosyaların tamamını inceleyin.
• Alıcı ve çıktı sayılarını karşılaştırın.
• Yüksek riskli belgeleri e-postalamadan önce üretin ve inceleyin.
• Düz metin parolaları sıradan günlüklerden uzak tutun.
• Alıcı listelerini ve üretilen dosyaları koruyun.
• E-posta teslimatından sonra Posta Günlüğü sonuçlarını inceleyin.
• İşlem kayıtlarını politikaya göre saklayın.
• İşlem yeniden başlatılmadan önce eşleştirme hatalarını düzeltin.

Sık Sorulan Sorular

XERIA’da Kişiselleştirilmiş PDF Oluşturmak İçin Excel Gerekli mi?

Hayır. Alıcı listeleri doğrudan XERIA içinde oluşturulabilir ve yönetilebilir. Excel, mevcut veriler için isteğe bağlı bir içe aktarma yöntemidir.

Tek Bir PDF Çok Sayıda Alıcı İçin Kişiselleştirilebilir mi?

Evet. Tek bir ana PDF seçin, token tabanlı bir filigran yapılandırın ve seçilen her alıcı için ayrı bir kopya üretin.

Hangi Alıcı Değerleri Kullanılabilir?

Filigran Metni Oluşturucuda sunulan alıcı tokenlarını kullanın. Yaygın iş akışı değerleri arasında ad, kod, izleme değeri ve tarih bulunur.

Her Alıcının Parolası Farklı Olabilir mi?

Evet. Alıcı kayıtları ve seçilen güvenlik iş akışı uygun bireysel parola değerlerini içeriyorsa her alıcı için farklı parola kullanılabilir. Üretimden önce eşleştirmeyi doğrulayın.

Her Kişiselleştirilmiş PDF’ye QR Kod Ekleyebilir miyim?

Evet. Seçilen izlenebilirlik iş akışı ve düzen gerektiriyorsa QR izleme öğeleri eklenebilir.

PDF’leri Göndermeden Önce İnceleyebilir miyim?

Evet. Önce dosyaları oluşturmak için **PDF Oluştur (Generate PDF)** seçeneğini kullanın, inceleyin ve onaylanmış dosyalar teslimata hazır olduğunda **Yalnızca E-posta Gönder (Send E-mail Only)** seçeneğini kullanın.

Üretimden Sonra Neleri Kontrol Etmeliyim?

Çıktı sayısını, dosya adlarını, filigran değerlerini, izleme kodlarını, parolaları, izinleri ve alıcı-dosya eşleştirmesini doğrulayın.

Sonuç

XERIA, onaylı tek bir PDF’yi ve bir alıcı listesini kontrollü bir kişiselleştirilmiş belge kümesine dönüştürür.

Alıcı listesi doğrudan XERIA’da oluşturulabilir veya Excel’den bir kez içe aktarılabilir. Filigran alanı, token tabanlı tasarımı, izleme öğelerini ve isteğe bağlı güvenlik ayarlarını tanımlar. Toplu İşlem, bu yapılandırmayı seçilen alıcılara uygular ve ayrı dosyalar oluşturur.

Güvenilir iş akışı basittir: doğru alıcı verilerini hazırlayın, kişiselleştirmeyi yapılandırın, temsili kayıtları test edin, tüm toplu işlemi üretin, her eşleştirmeyi doğrulayın ve ancak bundan sonra dosyaları dağıtın.