XERIAは、1つの承認済みマスター文書から受信者ごとに別々のPDFを作成できます。各コピーには、受信者別の透かしテキスト、固有トレースコード、任意のQR追跡要素、個別のセキュリティ設定、正しい受信者レコードとの関連を保つファイル名を含められます。
作成するもの
このチュートリアルでは、1つの元PDFと受信者一覧を使用して個別化された出力ファイルを生成します。
ワークフローは3段階です。
| 段階 | 主な作業 | 結果 |
|---|---|---|
| 受信者の準備 | XERIA内で受信者を作成するか、既存のExcel一覧をインポートする | XERIAに保存された再利用可能な受信者一覧 |
| 個別化と保護 | 透かしトークン、外観、追跡性、任意のPDFセキュリティを設定する | 承認済みの個別化設定 |
| 生成と確認 | 受信者別PDFを生成し、出力ファイルを確認する | 選択した受信者ごとの識別可能な個別PDF |
この方法は、顧客レポート、従業員文書、研修資料、機密説明資料、有料出版物など、各受信者へ区別可能なコピーを渡す必要があるワークフローに適しています。
基本概念については、[個別化されたPDF透かし](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/)をご覧ください。
開始前の準備
次を準備してください。
- 承認済みの元PDF
- 個別コピーを受け取る受信者
- 透かしに使用する受信者項目
- 十分な空き容量のある出力フォルダー
- 必要なパスワードまたは権限方針
- 生成ファイルの命名規則
- 少数のテスト受信者
クリーンなマスターPDFを使用し、原本は変更しないでください。生成ファイルは別の出力場所へ保存します。
XERIAワークフローを理解する
個別化された生成では、透かし領域とバッチ処理領域を連携して使用します。
透かし領域では、各受信者コピーの外観と表示する動的値を定義します。
バッチ処理領域では、受信者一覧、受信者レコード、出力生成、任意のメール設定、バッチ結果を管理します。
一般的な手順は次のとおりです。
- **バッチ処理（Batch Processing）**を開く。
- 受信者一覧を選択または準備する。
- **透かし（Watermark）**へ移動し、個別デザインを設定する。
- **一覧ベースのバッチ生成（List-Based Batch Production）**を選択する。
- 設定を保存し、バッチ処理へ戻る。
- 受信者を確認し、個別ファイルを生成する。
この分離により、1つの透かしデザインを一覧全体へ一貫して適用できます。
手順1：バッチ処理を開く
XERIAで**バッチ処理（Batch Processing）**ページを開きます。
受信者管理領域では次を行います。
- 受信者一覧の作成
- 受信者の手動追加
- 受信者情報の編集
- 不要なレコードの削除
- 処理対象の選択
- 受信者別データと権限の管理
- 既存一覧のインポート
続行する前に、正しい一覧を使用していることを確認してください。誤った一覧を選ぶと、バッチが技術的には成功しても間違ったファイルが生成されます。
手順2：XERIA内で受信者一覧を作成する
開始時に外部の表計算ファイルは必要ありません。
XERIAで新しい一覧を作成し、次のような分かりやすい名前を付けます。
- `8月顧客レポート`
- `取締役会配布 2026-08`
- `研修グループB`
- `パートナー明細`
必要な受信者レコードを追加します。
ワークフローに応じて、レコードには次を含められます。
- 氏名
- メールアドレス
- 組織
- 部門
- 受信者コード
- 追跡関連の値
- パスワード
- 出力ファイル名情報
- 配布関連の項目
文書と配布目的に必要な項目だけを使用してください。
一覧を保存し、XERIA内で再利用・更新できるようにします。
手順3：既存のExcel一覧をインポートする
受信者データがExcelにある場合は、受信者一覧のインポート機能を使用します。
インポートは、今後のバッチごとに表計算ファイルを必要とせず、データをXERIAへ取り込むためのものです。
インポート時には：
- 準備済みExcelファイルを選択する。
- 検出された列を確認する。
- 各Excel列を対応するXERIA項目へ割り当てる。
- 必須項目を確認する。
- サンプル行を確認する。
- テストまたは空レコードを除外する。
- 割り当てたレコードをXERIAデータベースへ書き込む。
インポート後は、XERIAに保存された受信者一覧から作業を続けます。
次を注意深く確認してください。
- 行のずれ
- 重複受信者
- 空の氏名
- 無効なメールアドレス
- 誤った列割り当て
- 再利用された受信者コード
- 予期しない空白
- 非対応文字
インポートしたレコードを確認するまでは、大規模バッチを開始しないでください。
手順4：元PDFを選択する
マスター文書として使用する承認済みPDFを選択します。
個別化を適用する前に次を確認します。
- 文書が正しく開く
- 正しい版が選択されている
- すべてのページが存在する
- ページ方向が正しい
- 既存のフォーム、署名、注釈が想定どおり動作する
- 元文書に不要な以前の透かしがない
- 文書が破損していない
- 別のアプリで編集中ではない
単一文書の基本的な透かし手順は、[PDFに透かしを追加する方法](/resources/articles/how-to-watermark-a-pdf/)をご覧ください。
手順5：透かし設定を開く
バッチ処理から、**透かし（Watermark）**ページを開くワークフロー操作を使用します。
生成モードとして**一覧ベースのバッチ生成（List-Based Batch Production）**を選択します。
これにより、透かしが受信者レコードの値を使用し、選択した元PDFから複数の個別コピーを作成することがXERIAに伝わります。
受信者別生成が目的の場合、一般的な単一ファイルモードを使用しないでください。
手順6：個別透かしテキストを作成する
透かしテキストビルダーを使用し、各受信者コピーに表示するテキストを定義します。
透かしは固定テキストと受信者トークンを組み合わせられます。
例：
- `{NAME} 様向け`
- `機密 — {NAME}`
- `{NAME} — {CODE}`
- `受信者: {NAME} — 追跡: {TRACE}`
- `{DATE} に {NAME} 様へ発行`
利用可能なトークンは、記憶で入力せず、画面から選択してください。
生成時に各トークンは受信者レコードの対応値に置き換えられます。
例：
| 受信者レコード | 透かしテンプレート | 生成された透かし |
|---|---|---|
| 氏名: Elena Rossi | `{NAME} 様向け` | `Elena Rossi 様向け` |
| 氏名: Daniel Weber、コード: DW-204 | `{NAME} — {CODE}` | `Daniel Weber — DW-204` |
| 氏名: Aiko Tanaka、追跡: TRC-8K2M4 | `{NAME} — {TRACE}` | `Aiko Tanaka — TRC-8K2M4` |
不要な個人情報でページを埋めず、意味のある1つか2つのトークンを使用してください。
手順7：透かしの外観を設定する
重要な内容を隠さずに透かしが読み取れるよう、視覚設定を調整します。
確認項目：
- フォント
- フォントサイズ
- 文字色
- 不透明度
- 回転角度
- 位置
- 配置
- 繰り返しまたはタイル配置
- 水平・垂直間隔
- ページ範囲
主要領域を横切る斜め透かしは多くの機密文書に適しますが、最適なデザインは元PDFによって異なります。
次の上でテストしてください。
- 明るい背景
- 暗い背景
- 表
- グラフ
- 署名領域
- 縦向きページ
- 横向きページ
- 異なるページサイズ
受信者識別を保持すべきすべてのページへ透かしを適用します。表紙だけの透かしは、後続ページを抽出すると失われることがあります。
手順8：追跡要素を追加する
コピー識別が必要な場合は、適切な追跡オプションを有効にします。
次を含められます。
- 可視トレースコード
- 受信者参照
- 発行日
- QR追跡要素
- 受信者別ファイル名
- 元文書と出力の対応記録
トレースコードは、生成コピーを区別できる十分な固有性を持たせます。
QR追跡要素は任意です。機械可読情報が必要で、選択した配置が内容を妨げない場合に使用します。
可視受信者情報とトレースコードは説明責任を支援しますが、すべてのスクリーンショット、写真、転送を防ぐものではありません。
手順9：任意のPDFセキュリティを設定する
個別化とアクセス保護は異なるリスクへ対応します。
不正な開封、印刷、コピー、編集が懸念される場合はPDFセキュリティを使用します。
選択したワークフローに応じて次を設定します。
- 開封パスワード
- 所有者または権限パスワード
- 印刷権限
- コピー権限
- 編集権限
- 注釈またはフォーム権限
- 受信者別パスワード値
パスワードと権限設定は正しい受信者との関連を維持する必要があります。
組織の承認方針でない限り、平文パスワードを通常のログへ保存したり、保護された添付と同じメッセージで送信したりしないでください。
受信者が使用するPDFリーダーで保護出力をテストしてください。
手順10：透かし設定を保存する
透かしとセキュリティ設定を確認したら、**設定を保存してバッチ操作へ進む（Save Settings and Continue to Batch Operations）**を使用します。
XERIAは現在の個別化設定を保持してバッチ処理へ戻ります。
正しい元PDFと透かし設定が有効であることを確認してください。
以前の設定が現在の受信者一覧にも適していると決めつけないでください。
手順11：受信者一覧を確認する
ファイル生成前に、選択した受信者を再確認します。
確認項目：
- 必要なレコードが選択されている
- テスト受信者が含まれていない
- 氏名が正しい
- メールアドレスが正しい人物に属する
- 必要な場合、受信者コードが固有である
- 必要な場合、パスワード値が存在する
- 出力ファイル名が衝突しない
- 選択した権限プロファイルが正しい
- 追跡値が対象受信者と一致する
大規模作業では、選択受信者数と想定出力ファイル数を比較してください。
元の表計算を繰り返し変更・再インポートせず、XERIA内のデータを修正する段階でもあります。
手順12：出力と命名規則を定義する
生成PDFの出力場所を選択します。
ローカルフォルダー、またはワークフローが対応する設定済みクラウド先を使用できます。
次の条件を満たすファイル名パターンを使用します。
- 固有
- 予測可能
- ファイルシステム上安全
- 受信者レコードと照合しやすい
- 不要な機密データを含まない
例：
- `Report-Customer-0042.pdf`
- `Training-Elena-Rossi.pdf`
- `Statement-DW-204.pdf`
- `Document-TRC-8K2M4.pdf`
同姓同名があり得るため、受信者名だけに依存しないでください。
同名ファイルがすでにある場合は、全バッチ開始前に衝突時の動作を確認してください。
手順13：小規模テストを実行する
受信者一覧全体から始めないでください。
次を含む代表的なテストグループを選択します。
- 短い氏名
- 長い氏名
- 非ラテン文字の氏名
- すべての任意項目があるレコード
- パスワード保護出力
- 横向きページの例
- 想定最大長に近いファイル名
テストファイルを生成し、PDF全体を確認します。
確認項目：
- トークン置換
- 透かしの視認性
- ページ範囲
- トレースコードの正確性
- 使用時のQR配置
- 出力ファイル名
- パスワード動作
- 印刷・コピー・編集権限
- ファイル整合性
- 受信者とファイルの対応
全一覧を処理する前に設定を修正してください。
手順14：個別PDFを生成する
テスト成功後、対象受信者を選択し、**PDFを生成（Generate PDF）**を使用します。
XERIAは選択した受信者ごとに別の出力ファイルを作成します。
生成中は次を監視します。
- 受信者総数
- 現在の項目
- 完了項目
- 失敗項目
- スキップ項目
- 出力場所
- エラーメッセージ
大規模作業の運用原則は、[PDFのバッチ透かし処理](/resources/articles/batch-pdf-watermarking/)をご覧ください。
進捗バー完了だけを確認としないでください。出力セットを受信者一覧と照合する必要があります。
手順15：生成ファイルを確認する
生成後、次を比較します。
- 選択受信者数
- 生成ファイル数
- 失敗またはスキップしたレコード
- 出力ファイル名
- 受信者透かし
- トレースコード
- パスワード割り当て
- 権限プロファイル
最初のファイルだけでなく、バッチの異なる部分から複数ファイルを開いてください。
長いPDFでは、最初、中間、最後のページを確認します。
承認済みマスター文書、最終出力セット、処理記録を適切な保護場所へ保存してください。
任意：メールでファイルを送信する
XERIAは、受信者データ、メールテンプレート、設定済み送信プロファイルを使用して対応ファイルを配布できます。
慎重なワークフロー：
- 先にPDFを生成する。
- 出力セットを確認する。
- 受信者とファイルの対応を確認する。
- メールテンプレートと署名を準備する。
- トークン置換をプレビューする。
- 確認済みファイルを送信する。
個別ファイルがすでに存在し、再生成すべきでない場合は、メール段階で**メールのみ送信（Send E-mail Only）**を使用できます。
送信後に**メールログ（Mail Log）**を確認し、成功、失敗、エラーを特定してください。
メール送信には対応するライセンス機能が必要です。試用版出力には試用版識別が含まれ、試用モードではメール配信は利用できません。
よくある問題
すべてのファイルで同じ透かしになる
**一覧ベースのバッチ生成（List-Based Batch Production）**が選択され、透かしテキストに受信者トークンが含まれていることを確認してください。
トークンが文字列のまま表示される
透かしテキストビルダーからトークンを選び、対応項目にデータがあることを確認してください。
一部のファイルで値が空になる
受信者レコードとExcelからXERIAへの項目割り当てを確認してください。
出力ファイルが上書きされる
命名規則に固有項目、受信者コード、またはトレースコードを使用してください。
透かしが重要な内容を隠す
サイズまたは不透明度を下げ、位置や角度を変更するか、別の繰り返し配置を使用してください。
誤ったパスワードが割り当てられる
ワークフローを停止し、配布前に受信者とパスワードの対応を確認してください。
ファイル数が受信者数より少ない
失敗・スキップレコード、出力衝突、無効な元文書条件、空き容量を確認してください。
メール添付が受信者と一致しない
バッチを送信しないでください。受信者レコード、ファイル名、配布対応を先に照合してください。
ベストプラクティス
- 承認済み元PDFを変更しない。
- 受信者一覧をXERIA内で管理する。
- Excelを任意のインポート元として扱う。
- 必須受信者項目を検証する。
- 重複レコードとテストレコードを削除する。
- 意味のある受信者トークンを使う。
- 透かしに表示する個人情報を最小化する。
- 関連するすべてのページに受信者識別を適用する。
- コピー識別が重要な場合は固有トレースコードを使う。
- 衝突しにくいファイル名を使う。
- リスクに応じてパスワードと権限を適用する。
- 代表的なテストバッチを実行する。
- サンプルファイル全体を確認する。
- 受信者数と出力数を照合する。
- 高リスク文書はメール送信前に生成・確認する。
- 平文パスワードを通常のログに保存しない。
- 受信者一覧と生成ファイルを保護する。
- メール配信後にメールログを確認する。
- 方針に従って処理記録を保持する。
- 再実行前に割り当てミスを修正する。
よくある質問
XERIAで個別PDFを作成するのにExcelは必要ですか？
いいえ。受信者一覧はXERIA内で直接作成・管理できます。Excelは既存データの任意のインポート方法です。
1つのPDFを多数の受信者向けに個別化できますか？
はい。マスターPDFを選択し、トークンベースの透かしを設定し、選択した各受信者向けに別コピーを生成します。
どの受信者値を使用できますか？
透かしテキストビルダーに表示される受信者トークンを使用してください。一般的な値には氏名、コード、追跡値、日付があります。
受信者ごとに異なるパスワードを設定できますか？
はい。受信者レコードと選択したセキュリティワークフローに適切な個別値がある場合に設定できます。生成前に対応を確認してください。
各個別PDFへQRコードを追加できますか？
はい。選択した追跡ワークフローと配置で必要な場合、QR追跡要素を追加できます。
送信前にPDFを確認できますか？
はい。まず**PDFを生成（Generate PDF）**でファイルを作成して確認し、承認後に**メールのみ送信（Send E-mail Only）**を使用してください。
生成後に何を確認すべきですか？
出力数、ファイル名、透かし値、トレースコード、パスワード、権限、受信者とファイルの対応を確認してください。
まとめ
XERIAは、1つの承認済みPDFと受信者一覧を、管理された個別文書セットへ変換します。
受信者一覧はXERIA内で直接作成するか、Excelから一度インポートできます。透かし領域でトークンベースのデザイン、追跡要素、任意のセキュリティを定義し、バッチ処理で選択受信者へ適用して別ファイルを生成します。
信頼できる手順は単純です。正確な受信者データを準備し、個別化を設定し、代表的なレコードをテストし、全バッチを生成し、すべての対応を確認してから配布してください。