Personalisierte PDFs in XERIA erstellen

XERIA kann aus einem genehmigten Masterdokument für jeden Empfänger eine eigene PDF erstellen. Jede erzeugte Kopie kann empfängerspezifischen Wasserzeichentext, einen eindeutigen Rückverfolgungscode, optionale QR-Rückverfolgungselemente, individuelle Sicherheitseinstellungen und einen Dateinamen enthalten, der dem richtigen Empfängerdatensatz zugeordnet bleibt.

Was Sie erstellen werden

In dieser Anleitung verwenden Sie eine Quell-PDF und eine Empfängerliste, um personalisierte Ausgabedateien zu erzeugen.

Der Workflow umfasst drei Phasen:

Dieser Ansatz eignet sich für Kundenberichte, Mitarbeiterdokumente, Schulungsmaterialien, vertrauliche Briefings, kostenpflichtige Publikationen und andere Workflows, bei denen jeder Empfänger eine unterscheidbare Kopie erhalten soll.

Das zugrunde liegende Konzept wird unter [Personalisierte PDF-Wasserzeichen](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/) erläutert.

Vorbereitungen

Bereiten Sie Folgendes vor:

• Eine genehmigte Quell-PDF
• Die Empfänger der personalisierten Kopien
• Die Empfängerfelder, die im Wasserzeichen verwendet werden sollen
• Einen Ausgabeordner mit ausreichend freiem Speicherplatz
• Eine erforderliche Kennwort- oder Berechtigungsrichtlinie
• Eine Benennungsregel für erzeugte Dateien
• Eine kleine Gruppe von Testempfängern

Verwenden Sie eine saubere Master-PDF und lassen Sie das Original unverändert. Erzeugte Dateien sollten an einem separaten Ausgabeort gespeichert werden.

Den XERIA-Workflow verstehen

Die personalisierte Produktion verwendet die Bereiche Wasserzeichen und Batch-Verarbeitung gemeinsam.

Im Bereich Wasserzeichen wird festgelegt, wie jede Empfängerkopie aussieht und welche dynamischen Werte erscheinen.

Der Bereich Batch-Verarbeitung verwaltet Empfängerlisten, Empfängerdatensätze, Ausgabeerzeugung, optionale E-Mail-Einstellungen und Batch-Ergebnisse.

Ein typischer Ablauf ist:

• **Batch-Verarbeitung (Batch Processing)** öffnen.
• Empfängerliste auswählen oder vorbereiten.
• Zu **Wasserzeichen (Watermark)** wechseln, um das personalisierte Design zu konfigurieren.
• **Listenbasierte Batch-Produktion (List-Based Batch Production)** auswählen.
• Einstellungen speichern und zur Batch-Verarbeitung zurückkehren.
• Empfänger prüfen und personalisierte Dateien erzeugen.

Durch diese Trennung kann ein Wasserzeichendesign konsistent auf eine gesamte Empfängerliste angewendet werden.

Schritt 1: Batch-Verarbeitung öffnen

Öffnen Sie in XERIA die Seite **Batch-Verarbeitung (Batch Processing)**.

Der Empfängerverwaltungsbereich dient dazu:

• Empfängerlisten zu erstellen
• Empfänger manuell hinzuzufügen
• Empfängerdetails zu bearbeiten
• Nicht mehr benötigte Datensätze zu löschen
• Empfänger für die Verarbeitung auszuwählen
• Empfängerspezifische Daten und Berechtigungen zu verwalten
• Eine vorhandene Liste zu importieren

Vergewissern Sie sich vor dem Fortfahren, dass Sie mit der richtigen Liste arbeiten. Ein Batch kann technisch erfolgreich sein und dennoch falsche Dateien erzeugen, wenn die falsche Empfängerliste ausgewählt wurde.

Schritt 2: Empfängerliste in XERIA erstellen

Zum Start ist keine externe Tabelle erforderlich.

Erstellen Sie in XERIA eine neue Empfängerliste und vergeben Sie einen eindeutigen Namen, zum Beispiel:

• `Kundenberichte August`
• `Vorstandsverteilung 2026-08`
• `Schulungsgruppe B`
• `Partnerabrechnungen`

Fügen Sie die erforderlichen Empfängerdatensätze hinzu.

Je nach Workflow kann ein Datensatz enthalten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Organisation
• Abteilung
• Empfängercode
• Rückverfolgungsbezogene Werte
• Kennwort
• Informationen zum Ausgabedateinamen
• Zustellungsbezogene Felder

Verwenden Sie nur die Felder, die für Dokument und Verteilungszweck benötigt werden.

Speichern Sie die Liste, damit sie in XERIA wiederverwendet und gepflegt werden kann.

Schritt 3: Vorhandene Excel-Liste importieren

Wenn Empfängerdaten bereits in Excel vorhanden sind, verwenden Sie die Importfunktion für Empfängerlisten.

Der Import soll die Daten in XERIA übernehmen, sodass die Tabelle nicht für jeden künftigen Batch erneut benötigt wird.

Während des Imports:

• Vorbereitete Excel-Datei auswählen.
• Erkannte Spalten prüfen.
• Jede Excel-Spalte dem entsprechenden XERIA-Feld zuordnen.
• Pflichtfelder bestätigen.
• Beispielzeilen kontrollieren.
• Test- oder leere Datensätze ausschließen.
• Zugeordnete Datensätze in die XERIA-Datenbank schreiben.

Nach dem Import arbeiten Sie mit der in XERIA gespeicherten Empfängerliste weiter.

Prüfen Sie sorgfältig auf:

• Verschobene Zeilen
• Doppelte Empfänger
• Leere Namen
• Ungültige E-Mail-Adressen
• Falsche Spaltenzuordnungen
• Wiederverwendete Empfängercodes
• Unerwartete Leerzeichen
• Nicht unterstützte Zeichen

Starten Sie keinen großen Batch, bevor die importierten Datensätze geprüft wurden.

Schritt 4: Quell-PDF auswählen

Wählen Sie die genehmigte PDF aus, die als Masterdokument verwendet wird.

Prüfen Sie vor der Personalisierung:

• Das Dokument lässt sich korrekt öffnen
• Die richtige Version ist ausgewählt
• Alle Seiten sind vorhanden
• Die Seitenausrichtung ist korrekt
• Vorhandene Formulare, Signaturen oder Anmerkungen funktionieren erwartungsgemäß
• Die Quelle enthält kein unerwünschtes früheres Wasserzeichen
• Das Dokument ist nicht beschädigt
• Die Datei wird nicht von einer anderen Anwendung bearbeitet

Einen grundlegenden Workflow für ein einzelnes Dokument finden Sie unter [So versehen Sie eine PDF mit einem Wasserzeichen](/resources/articles/how-to-watermark-a-pdf/).

Schritt 5: Wasserzeichen-Konfiguration öffnen

Verwenden Sie in der Batch-Verarbeitung die Workflow-Aktion, die die Seite **Wasserzeichen (Watermark)** öffnet.

Wählen Sie als Produktionsmodus **Listenbasierte Batch-Produktion (List-Based Batch Production)**.

Dadurch erkennt XERIA, dass das Wasserzeichen Werte aus Empfängerdatensätzen verwendet und mehrere personalisierte Kopien aus der gewählten Quell-PDF erstellt werden.

Verwenden Sie keinen allgemeinen Einzeldateimodus, wenn eine empfängerspezifische Produktion erforderlich ist.

Schritt 6: Personalisierten Wasserzeichentext erstellen

Verwenden Sie den Wasserzeichen-Texteditor, um den Text festzulegen, der auf der Kopie jedes Empfängers erscheint.

Das Wasserzeichen kann statischen Text mit Empfänger-Tokens kombinieren.

Beispiele:

• `Vorbereitet für {NAME}`
• `Vertraulich — {NAME}`
• `{NAME} — {CODE}`
• `Empfänger: {NAME} — Rückverfolgung: {TRACE}`
• `Ausgestellt für {NAME} am {DATE}`

Wählen Sie verfügbare Token-Bezeichnungen in der Oberfläche aus, anstatt sie aus dem Gedächtnis einzugeben.

Bei der Erzeugung wird jedes Token durch den entsprechenden Wert aus dem jeweiligen Empfängerdatensatz ersetzt.

Beispiel:

Verwenden Sie ein oder zwei aussagekräftige Empfänger-Tokens, anstatt die Seite mit unnötigen personenbezogenen Daten zu füllen.

Schritt 7: Erscheinungsbild des Wasserzeichens konfigurieren

Passen Sie die visuellen Einstellungen so an, dass das Wasserzeichen lesbar bleibt, ohne wichtige Dokumentinhalte zu verdecken.

Prüfen Sie:

• Schriftart
• Schriftgröße
• Textfarbe
• Deckkraft
• Drehwinkel
• Position
• Ausrichtung
• Wiederholung oder Kachel-Layout
• Horizontalen und vertikalen Abstand
• Seitenabdeckung

Ein diagonales Wasserzeichen über dem Hauptseitenbereich eignet sich für viele vertrauliche Dokumente, doch das passende Design hängt von der Quell-PDF ab.

Testen Sie das Wasserzeichen auf:

• Hellen Hintergründen
• Dunklen Hintergründen
• Tabellen
• Diagrammen
• Signaturbereichen
• Hochformatseiten
• Querformatseiten
• Unterschiedlichen Seitengrößen

Wenden Sie das Wasserzeichen auf jede Seite an, auf der die Empfängeridentifikation erhalten bleiben soll. Ein Wasserzeichen nur auf dem Deckblatt kann verloren gehen, wenn spätere Seiten extrahiert werden.

Schritt 8: Rückverfolgungselemente hinzufügen

Aktivieren Sie geeignete Rückverfolgungsoptionen, wenn der Workflow eine Identifikation einzelner Kopien erfordert.

Dazu können gehören:

• Sichtbarer Rückverfolgungscode
• Empfängerreferenz
• Ausgabedatum
• QR-Rückverfolgungselement
• Empfängerspezifischer Dateiname
• Quelle-Ausgabe-Zuordnung

Rückverfolgungscodes sollten eindeutig genug sein, um erzeugte Kopien zu unterscheiden.

QR-Rückverfolgungselemente sind optional. Verwenden Sie sie, wenn der Workflow maschinenlesbare Rückverfolgungsinformationen erfordert und das gewählte Layout den Dokumentinhalt nicht verdeckt.

Sichtbare Empfängerinformationen und Rückverfolgungscodes unterstützen Verantwortlichkeit, verhindern aber nicht jeden Screenshot, jedes Foto oder jede Weiterleitung.

Schritt 9: Optionalen PDF-Schutz konfigurieren

Personalisierung und Zugriffsschutz behandeln unterschiedliche Risiken.

Verwenden Sie PDF-Sicherheitsoptionen, wenn unbefugtes Öffnen, Drucken, Kopieren oder Bearbeiten ein Risiko darstellt.

Je nach gewähltem Workflow konfigurieren Sie:

• Öffnungskennwort
• Eigentümer- oder Berechtigungskennwort
• Druckberechtigung
• Kopierberechtigung
• Bearbeitungsberechtigung
• Anmerkungs- oder Formularberechtigungen
• Empfängerspezifische Kennwortwerte

Kennwort- und Berechtigungseinstellungen müssen dem richtigen Empfänger zugeordnet bleiben.

Speichern Sie Klartextkennwörter nicht in gewöhnlichen Protokollen und senden Sie das Kennwort nicht in derselben Nachricht wie den geschützten Anhang, sofern dies nicht der genehmigten Organisationsrichtlinie entspricht.

Testen Sie geschützte Ausgaben mit den PDF-Readern der vorgesehenen Empfänger.

Schritt 10: Wasserzeichen-Einstellungen speichern

Nach Prüfung von Wasserzeichen und Sicherheitskonfiguration wählen Sie **Einstellungen speichern und mit Batch-Vorgängen fortfahren (Save Settings and Continue to Batch Operations)**.

XERIA kehrt mit der aktuellen Personalisierungskonfiguration zum Batch-Workflow zurück.

Prüfen Sie jetzt, ob die richtige Quell-PDF und Wasserzeichenkonfiguration aktiv sind.

Gehen Sie nicht davon aus, dass zuvor verwendete Einstellungen für die aktuelle Empfängerliste geeignet sind.

Schritt 11: Empfängerliste prüfen

Prüfen Sie die ausgewählten Empfänger erneut, bevor Dateien erzeugt werden.

Bestätigen Sie:

• Erforderliche Datensätze sind ausgewählt
• Keine Testempfänger sind enthalten
• Namen sind korrekt geschrieben
• E-Mail-Adressen gehören zu den richtigen Personen
• Empfängercodes sind bei Bedarf eindeutig
• Kennwortwerte sind bei Bedarf vorhanden
• Ausgabedateinamen kollidieren nicht
• Das ausgewählte Berechtigungsprofil ist korrekt
• Rückverfolgungswerte entsprechen den vorgesehenen Empfängern

Vergleichen Sie bei großen Aufträgen die Anzahl ausgewählter Empfänger mit der erwarteten Zahl der Ausgabedateien.

An diesem Punkt können Daten direkt in XERIA korrigiert werden, statt die ursprüngliche Tabelle wiederholt zu ändern und neu zu importieren.

Schritt 12: Ausgabe- und Benennungsregeln definieren

Wählen Sie den Ausgabeort für die erzeugten PDFs.

Das Ziel kann ein lokaler Ordner oder ein konfiguriertes, vom Workflow unterstütztes Cloud-Ziel sein.

Verwenden Sie ein Dateinamensmuster, das:

• Eindeutig ist
• Vorhersagbar ist
• Für das Dateisystem sicher ist
• Leicht mit Empfängerdatensätzen abgeglichen werden kann
• Keine unnötigen sensiblen Daten enthält

Beispiele:

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

Verlassen Sie sich nicht nur auf den Empfängernamen, da verschiedene Personen denselben Namen haben können.

Wenn eine Datei mit demselben Namen bereits vorhanden ist, prüfen Sie vor dem vollständigen Batch das Verhalten bei Namenskonflikten.

Schritt 13: Kleinen Test ausführen

Beginnen Sie nicht mit der gesamten Empfängerliste.

Wählen Sie eine repräsentative Testgruppe mit:

• Einem kurzen Namen
• Einem langen Namen
• Einem Namen mit nichtlateinischen Zeichen
• Einem Datensatz mit allen optionalen Feldern
• Einer kennwortgeschützten Ausgabe
• Einem Beispiel mit Querformatseite
• Einem Dateinamen nahe der erwarteten Maximallänge

Erzeugen Sie die Testdateien und prüfen Sie die vollständigen PDFs.

Überprüfen Sie:

• Token-Ersetzung
• Sichtbarkeit des Wasserzeichens
• Seitenabdeckung
• Genauigkeit des Rückverfolgungscodes
• QR-Platzierung, sofern verwendet
• Ausgabedateiname
• Kennwortverhalten
• Druck-, Kopier- und Bearbeitungsberechtigungen
• Dateiintegrität
• Empfänger-Datei-Zuordnung

Korrigieren Sie die Konfiguration, bevor die vollständige Liste verarbeitet wird.

Schritt 14: Personalisierte PDFs erzeugen

Wenn der Test erfolgreich ist, wählen Sie die vorgesehenen Empfänger und verwenden Sie **PDF erzeugen (Generate PDF)**.

XERIA erstellt für jeden ausgewählten Empfänger eine separate Ausgabedatei.

Überwachen Sie während der Erzeugung:

• Gesamtzahl der Empfänger
• Aktuelles Element
• Abgeschlossene Elemente
• Fehlgeschlagene Elemente
• Übersprungene Elemente
• Ausgabeort
• Fehlermeldungen

Die umfassenderen Betriebsprinzipien großer Aufträge werden unter [Batch-PDF-Wasserzeichnung](/resources/articles/batch-pdf-watermarking/) erläutert.

Betrachten Sie einen abgeschlossenen Fortschrittsbalken nicht als einzige Prüfung. Der Ausgabesatz muss weiterhin mit der Empfängerliste abgeglichen werden.

Schritt 15: Erzeugte Dateien prüfen

Vergleichen Sie nach der Erzeugung:

• Anzahl ausgewählter Empfänger
• Anzahl erzeugter Dateien
• Fehlgeschlagene oder übersprungene Datensätze
• Ausgabedateinamen
• Empfängerwasserzeichen
• Rückverfolgungscodes
• Kennwortzuordnungen
• Berechtigungsprofile

Öffnen Sie mehrere Dateien aus verschiedenen Bereichen des Batchs und nicht nur die erste Datei.

Prüfen Sie bei längeren PDFs die erste, mittlere und letzte Seite.

Bewahren Sie das genehmigte Masterdokument, den endgültigen Ausgabesatz und die Verarbeitungsaufzeichnungen an geeigneten geschützten Orten auf.

Optional: Dateien per E-Mail senden

XERIA kann Empfängerdaten, E-Mail-Vorlagen und konfigurierte Sendeprofile verwenden, um die zugehörigen Dateien zu verteilen.

Ein sorgfältiger Workflow ist:

• PDFs zuerst erzeugen.
• Ausgabesatz prüfen.
• Empfänger-Datei-Zuordnung bestätigen.
• E-Mail-Vorlage und Signatur vorbereiten.
• Token-Ersetzung in der Vorschau kontrollieren.
• Geprüfte Dateien senden.

Wenn personalisierte Dateien bereits vorhanden sind und nicht erneut erzeugt werden sollen, kann für die E-Mail-Phase **Nur E-Mail senden (Send E-mail Only)** verwendet werden.

Prüfen Sie nach dem Versand das **E-Mail-Protokoll (Mail Log)**, um erfolgreiche Zustellungen, Fehler und Fehlschläge zu erkennen.

Der E-Mail-Versand erfordert die entsprechende lizenzierte Funktion. Testausgaben enthalten eine Testkennzeichnung, und der E-Mail-Versand ist im Testmodus nicht verfügbar.

Häufige Probleme

Jede Datei hat dasselbe Wasserzeichen

Prüfen Sie, ob **Listenbasierte Batch-Produktion (List-Based Batch Production)** ausgewählt ist und Empfänger-Tokens im Wasserzeichentext verwendet werden.

Tokens erscheinen als unveränderter Text

Wählen Sie Tokens im Wasserzeichen-Texteditor aus und prüfen Sie, ob die zugehörigen Empfängerfelder Daten enthalten.

Einige Dateien enthalten leere Werte

Prüfen Sie Empfängerdatensätze und die Feldzuordnung zwischen Excel und XERIA.

Ausgabedateien überschreiben sich

Verwenden Sie in der Benennungsregel ein eindeutiges Dateinamensfeld, einen Empfängercode oder einen Rückverfolgungscode.

Das Wasserzeichen verdeckt wichtige Inhalte

Reduzieren Sie Größe oder Deckkraft, ändern Sie die Position, passen Sie den Winkel an oder verwenden Sie ein anderes Wiederholungslayout.

Das falsche Kennwort wird zugewiesen

Stoppen Sie den Workflow und prüfen Sie die Empfänger-Kennwort-Zuordnung, bevor Dateien verteilt werden.

Die Dateianzahl ist kleiner als die Empfängeranzahl

Prüfen Sie fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze, Ausgabekollisionen, ungültige Quellenbedingungen und den verfügbaren Speicherplatz.

E-Mail-Anhänge entsprechen nicht den Empfängern

Senden Sie den Batch nicht. Gleichen Sie zuerst Empfängerdatensätze, Dateinamen und Zustellzuordnungen ab.

Bewährte Vorgehensweisen

• Lassen Sie die genehmigte Quell-PDF unverändert.
• Pflegen Sie Empfängerlisten in XERIA.
• Betrachten Sie Excel als optionale Importquelle.
• Validieren Sie jedes erforderliche Empfängerfeld.
• Entfernen Sie doppelte und Testdatensätze.
• Verwenden Sie aussagekräftige Empfänger-Tokens.
• Minimieren Sie personenbezogene Daten im Wasserzeichen.
• Wenden Sie Empfängeridentifikation auf jede relevante Seite an.
• Verwenden Sie eindeutige Rückverfolgungscodes, wenn Kopien identifiziert werden müssen.
• Verwenden Sie kollisionsresistente Dateinamen.
• Wenden Sie Kennwörter und Berechtigungen entsprechend dem Risiko an.
• Führen Sie einen repräsentativen Test-Batch aus.
• Prüfen Sie vollständige Beispieldateien.
• Gleichen Sie Empfänger- und Ausgabezahlen ab.
• Erzeugen und prüfen Sie risikoreiche Dokumente vor dem E-Mail-Versand.
• Halten Sie Klartextkennwörter aus gewöhnlichen Protokollen fern.
• Schützen Sie Empfängerlisten und erzeugte Dateien.
• Prüfen Sie nach dem Versand die Ergebnisse im E-Mail-Protokoll.
• Bewahren Sie Verarbeitungsaufzeichnungen gemäß Richtlinie auf.
• Korrigieren Sie Zuordnungsfehler vor dem Neustart des Auftrags.

Häufig gestellte Fragen

Benötige ich Excel, um personalisierte PDFs in XERIA zu erstellen?

Nein. Empfängerlisten können direkt in XERIA erstellt und gepflegt werden. Excel ist eine optionale Importmethode für vorhandene Daten.

Kann eine PDF für viele Empfänger personalisiert werden?

Ja. Wählen Sie eine Master-PDF, konfigurieren Sie ein tokenbasiertes Wasserzeichen und erzeugen Sie für jeden ausgewählten Empfänger eine separate Kopie.

Welche Empfängerwerte können verwendet werden?

Verwenden Sie die im Wasserzeichen-Texteditor verfügbaren Empfänger-Tokens. Häufige Werte sind Name, Code, Rückverfolgungswert und Datum.

Kann jeder Empfänger ein anderes Kennwort erhalten?

Ja, wenn Empfängerdatensätze und gewählter Sicherheitsworkflow die passenden individuellen Kennwortwerte enthalten. Prüfen Sie die Zuordnung vor der Erzeugung.

Kann ich jeder personalisierten PDF einen QR-Code hinzufügen?

Ja. QR-Rückverfolgungselemente können hinzugefügt werden, wenn der gewählte Rückverfolgungsworkflow und das Layout dies erfordern.

Kann ich PDFs vor dem Versand prüfen?

Ja. Erzeugen Sie zunächst mit **PDF erzeugen (Generate PDF)** die Dateien, prüfen Sie sie und verwenden Sie **Nur E-Mail senden (Send E-mail Only)**, sobald die genehmigten Dateien zur Zustellung bereit sind.

Was sollte ich nach der Erzeugung prüfen?

Prüfen Sie Ausgabeanzahl, Dateinamen, Wasserzeichenwerte, Rückverfolgungscodes, Kennwörter, Berechtigungen und Empfänger-Datei-Zuordnung.

Fazit

XERIA verwandelt eine genehmigte PDF und eine Empfängerliste in einen kontrollierten Satz personalisierter Dokumente.

Die Empfängerliste kann direkt in XERIA erstellt oder einmalig aus Excel importiert werden. Der Wasserzeichenbereich definiert das tokenbasierte Design, Rückverfolgungselemente und optionale Sicherheitseinstellungen. Die Batch-Verarbeitung wendet diese Konfiguration auf ausgewählte Empfänger an und erzeugt separate Dateien.

Der zuverlässige Workflow ist einfach: korrekte Empfängerdaten vorbereiten, Personalisierung konfigurieren, repräsentative Datensätze testen, vollständigen Batch erzeugen, jede Zuordnung prüfen und erst danach die Dateien verteilen.