Создание персонализированных PDF в XERIA

XERIA может создать отдельный PDF для каждого получателя из одного утверждённого мастер-документа. Каждая копия может содержать персонализированный текст водяного знака, уникальный код отслеживания, необязательные QR-элементы, индивидуальные настройки безопасности и имя файла, связанное с правильной записью получателя.

Что вы создадите

В этом руководстве вы используете исходный PDF и список получателей для создания персонализированных файлов.

Процесс состоит из трёх этапов:

Подход подходит для клиентских отчётов, документов сотрудников, учебных материалов, конфиденциальных сообщений, платных публикаций и других процессов, где каждый получатель должен получить различимую копию.

Основной принцип описан в статье [Персонализированные водяные знаки PDF](/resources/articles/personalized-pdf-watermarks/).

Перед началом

Подготовьте:

• Один утверждённый исходный PDF
• Получателей персонализированных копий
• Поля получателя для водяного знака
• Папку вывода с достаточным местом
• Необходимую политику паролей или разрешений
• Правило именования файлов
• Небольшую группу тестовых получателей

Используйте чистый мастер-PDF и не изменяйте оригинал. Созданные файлы должны сохраняться в отдельное место.

Понимание процесса XERIA

Персонализированное создание совместно использует области Водяной знак и Пакетная обработка.

Область Водяной знак определяет внешний вид каждой копии и отображаемые динамические значения.

Пакетная обработка управляет списками, записями получателей, созданием файлов, необязательными настройками почты и результатами.

Типичный маршрут:

• Открыть **Пакетную обработку (Batch Processing)**.
• Выбрать или подготовить список.
• Перейти в **Водяной знак (Watermark)** для настройки дизайна.
• Выбрать **Пакетное создание по списку (List-Based Batch Production)**.
• Сохранить настройки и вернуться к Пакетной обработке.
• Проверить получателей и создать файлы.

Такое разделение позволяет единообразно применить один дизайн ко всему списку.

Шаг 1: Открыть Пакетную обработку

Откройте страницу **Пакетная обработка (Batch Processing)** в XERIA.

Область управления получателями используется для:

• Создания списков
• Ручного добавления получателей
• Редактирования данных
• Удаления ненужных записей
• Выбора получателей для обработки
• Управления персональными данными и разрешениями
• Импорта существующего списка

Перед продолжением убедитесь, что выбран правильный список. Пакет может технически завершиться успешно, но создать неправильные файлы при выборе неверного списка.

Шаг 2: Создать список в XERIA

Для начала внешняя таблица не требуется.

Создайте новый список в XERIA и задайте понятное имя, например:

• `Клиентские отчёты за август`
• `Рассылка совету 2026-08`
• `Учебная группа B`
• `Выписки партнёров`

Добавьте необходимые записи.

В зависимости от процесса запись может содержать:

• Имя
• Адрес электронной почты
• Организацию
• Подразделение
• Код получателя
• Значения прослеживаемости
• Пароль
• Данные имени выходного файла
• Поля доставки

Используйте только поля, необходимые для документа и его распространения.

Сохраните список для повторного использования и обслуживания в XERIA.

Шаг 3: Импортировать существующий список Excel

Если данные уже находятся в Excel, используйте функцию импорта списка.

Импорт предназначен для переноса данных в XERIA, чтобы не требовать таблицу для каждого будущего пакета.

Во время импорта:

• Выберите подготовленный файл Excel.
• Проверьте обнаруженные столбцы.
• Сопоставьте каждый столбец с соответствующим полем XERIA.
• Подтвердите обязательные поля.
• Проверьте примеры строк.
• Исключите пустые или тестовые записи.
• Запишите сопоставленные записи в базу XERIA.

После импорта продолжайте работу со списком, сохранённым в XERIA.

Тщательно проверьте:

• Смещённые строки
• Дубли получателей
• Пустые имена
• Недействительные адреса электронной почты
• Неверные сопоставления столбцов
• Повторно используемые коды
• Неожиданные пробелы
• Неподдерживаемые символы

Не запускайте большой пакет до проверки импортированных записей.

Шаг 4: Выбрать исходный PDF

Выберите утверждённый PDF, который будет мастер-документом.

Перед персонализацией проверьте:

• Документ открывается корректно
• Выбрана правильная версия
• Все страницы присутствуют
• Ориентация страниц правильная
• Формы, подписи или аннотации работают ожидаемо
• В источнике нет нежелательного прежнего водяного знака
• Документ не повреждён
• Файл не редактируется другой программой

Базовый процесс для одного документа описан в статье [Как добавить водяной знак в PDF](/resources/articles/how-to-watermark-a-pdf/).

Шаг 5: Открыть настройку водяного знака

Из Пакетной обработки используйте действие, открывающее страницу **Водяной знак (Watermark)**.

Выберите режим **Пакетное создание по списку (List-Based Batch Production)**.

Это сообщает XERIA, что водяной знак будет использовать значения записей и что из исходного PDF будут созданы несколько персонализированных копий.

Не используйте общий режим одного файла, если требуется создание по получателям.

Шаг 6: Создать персонализированный текст

Используйте Конструктор текста водяного знака, чтобы определить текст на копии каждого получателя.

Водяной знак может сочетать статический текст и токены.

Примеры:

• `Подготовлено для {NAME}`
• `Конфиденциально — {NAME}`
• `{NAME} — {CODE}`
• `Получатель: {NAME} — Код: {TRACE}`
• `Выдано {NAME} — {DATE}`

Выбирайте доступные токены в интерфейсе, а не вводите их по памяти.

При создании каждый токен заменяется соответствующим значением записи.

Например:

Используйте один-два значимых токена вместо заполнения страницы лишними персональными данными.

Шаг 7: Настроить внешний вид

Настройте визуальные параметры так, чтобы водяной знак оставался читаемым и не скрывал важное содержимое.

Проверьте:

• Шрифт
• Размер шрифта
• Цвет текста
• Непрозрачность
• Угол поворота
• Положение
• Выравнивание
• Повторение или мозаичный макет
• Горизонтальный и вертикальный интервал
• Покрытие страницы

Диагональный знак через основную область подходит многим конфиденциальным документам, но дизайн зависит от исходного PDF.

Проверьте его на:

• Светлых фонах
• Тёмных фонах
• Таблицах
• Диаграммах
• Областях подписей
• Книжных страницах
• Альбомных страницах
• Разных размерах страниц

Применяйте знак на всех страницах, где должна сохраняться идентификация. Знак только на обложке может исчезнуть при извлечении следующих страниц.

Шаг 8: Добавить элементы прослеживаемости

Если требуется идентификация копий, включите подходящие параметры.

Они могут включать:

• Видимый код отслеживания
• Ссылку получателя
• Дату выдачи
• QR-элемент
• Имя файла для конкретного получателя
• Запись соответствия источник-результат

Коды должны быть достаточно уникальными для различения копий.

QR-элементы необязательны. Используйте их, когда нужны машиночитаемые сведения и макет не закрывает содержимое.

Видимые сведения и коды поддерживают ответственность, но не предотвращают все снимки экрана, фотографии или пересылки.

Шаг 9: Настроить необязательную защиту PDF

Персонализация и защита доступа решают разные задачи.

Используйте параметры безопасности, если существует риск несанкционированного открытия, печати, копирования или редактирования.

В зависимости от процесса настройте:

• Пароль открытия
• Пароль владельца или разрешений
• Разрешение печати
• Разрешение копирования
• Разрешение редактирования
• Разрешения аннотаций или форм
• Индивидуальные пароли получателей

Пароли и разрешения должны оставаться связанными с правильным получателем.

Не храните открытые пароли в обычных журналах и не отправляйте пароль в том же сообщении, что защищённое вложение, если это не утверждённая политика.

Проверьте защищённые файлы в программах PDF, используемых получателями.

Шаг 10: Сохранить настройки

После проверки водяного знака и защиты выберите **Сохранить настройки и продолжить пакетные операции (Save Settings and Continue to Batch Operations)**.

XERIA вернётся к Пакетной обработке с текущей конфигурацией.

Проверьте, что активны правильный исходный PDF и нужные настройки.

Не предполагайте, что прежние настройки подходят текущему списку.

Шаг 11: Проверить список получателей

Перед созданием файлов снова проверьте выбранных получателей.

Убедитесь:

• Нужные записи выбраны
• Тестовые получатели не включены
• Имена написаны правильно
• Адреса принадлежат правильным людям
• Коды уникальны, где требуется
• Пароли присутствуют, где требуется
• Имена файлов не конфликтуют
• Выбран правильный профиль разрешений
• Значения отслеживания соответствуют получателям

Для крупных заданий сравните количество выбранных получателей с ожидаемым количеством файлов.

Здесь также удобно исправлять данные в XERIA вместо постоянного изменения и повторного импорта исходной таблицы.

Шаг 12: Определить правила вывода и имён

Выберите место сохранения созданных PDF.

Это может быть локальная папка или настроенное облачное место, поддерживаемое процессом.

Используйте шаблон имени, который:

• Уникален
• Предсказуем
• Безопасен для файловой системы
• Легко сопоставляется с записями
• Не содержит лишних чувствительных данных

Примеры:

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

Не полагайтесь только на имя получателя, поскольку у разных людей могут совпадать имена.

Если файл с таким именем уже существует, проверьте поведение при конфликте до запуска полного пакета.

Шаг 13: Выполнить небольшой тест

Не начинайте со всего списка.

Выберите репрезентативную группу, включающую:

• Короткое имя
• Длинное имя
• Имя не на латинице
• Запись со всеми необязательными полями
• Защищённый паролем результат
• Пример альбомной страницы
• Имя файла близко к максимальной длине

Создайте тестовые файлы и проверьте PDF полностью.

Проверьте:

• Замену токенов
• Видимость водяного знака
• Покрытие страниц
• Точность кода
• Размещение QR, если используется
• Имя выходного файла
• Работу пароля
• Разрешения печати, копирования и редактирования
• Целостность файла
• Соответствие получатель-файл

Исправьте конфигурацию перед обработкой всего списка.

Шаг 14: Создать персонализированные PDF

После успешного теста выберите нужных получателей и используйте **Создать PDF (Generate PDF)**.

XERIA создаст отдельный файл для каждого выбранного получателя.

Во время создания контролируйте:

• Общее количество получателей
• Текущий элемент
• Завершённые элементы
• Ошибочные элементы
• Пропущенные элементы
• Место вывода
• Сообщения об ошибках

Принципы крупных заданий описаны в статье [Пакетное нанесение водяных знаков PDF](/resources/articles/batch-pdf-watermarking/).

Не считайте завершённую шкалу прогресса единственной проверкой. Результаты нужно сопоставить со списком.

Шаг 15: Проверить созданные файлы

После создания сравните:

• Количество выбранных получателей
• Количество созданных файлов
• Ошибочные или пропущенные записи
• Имена выходных файлов
• Водяные знаки получателей
• Коды отслеживания
• Назначения паролей
• Профили разрешений

Откройте несколько файлов из разных частей пакета, а не только первый.

В длинных PDF проверьте первую, среднюю и последнюю страницы.

Храните мастер-документ, итоговый набор и записи обработки в подходящих защищённых местах.

Необязательно: Отправить файлы по электронной почте

XERIA может использовать данные получателей, шаблоны и настроенные профили отправки для распространения соответствующих файлов.

Осторожный процесс:

• Сначала создать PDF.
• Проверить набор результатов.
• Подтвердить соответствие получатель-файл.
• Подготовить шаблон и подпись.
• Просмотреть замену токенов.
• Отправить проверенные файлы.

Если файлы уже существуют и не должны создаваться заново, используйте **Только отправить e-mail (Send E-mail Only)**.

После отправки проверьте **Журнал почты (Mail Log)** для определения успешных доставок, ошибок и сбоев.

Отправка требует соответствующей лицензированной функции. Тестовые результаты содержат отметку пробной версии, а отправка почты недоступна в пробном режиме.

Распространённые проблемы

Во всех файлах один водяной знак

Убедитесь, что выбрано **Пакетное создание по списку (List-Based Batch Production)** и в тексте используются токены.

Токены отображаются как обычный текст

Выберите токены через Конструктор и убедитесь, что соответствующие поля содержат данные.

В некоторых файлах пустые значения

Проверьте записи и сопоставление полей Excel-XERIA.

Выходные файлы перезаписываются

Используйте уникальное поле, код получателя или код отслеживания в правиле имён.

Водяной знак закрывает важное содержимое

Уменьшите размер или непрозрачность, измените положение, угол или используйте другой повторяющийся макет.

Назначен неправильный пароль

Остановите процесс и проверьте соответствие получатель-пароль до распространения.

Файлов меньше, чем получателей

Проверьте ошибки, пропуски, конфликты имён, состояние источника и свободное место.

Вложения не соответствуют получателям

Не отправляйте пакет. Сначала сопоставьте записи, имена файлов и доставки.

Лучшие практики

• Не изменяйте утверждённый исходный PDF.
• Поддерживайте списки в XERIA.
• Рассматривайте Excel как необязательный источник импорта.
• Проверяйте каждое обязательное поле.
• Удаляйте дубли и тестовые записи.
• Используйте значимые токены.
• Минимизируйте персональные данные в водяном знаке.
• Наносите идентификацию на каждую нужную страницу.
• Используйте уникальные коды, когда важна идентификация копии.
• Используйте имена, устойчивые к конфликтам.
• Применяйте пароли и разрешения по уровню риска.
• Выполняйте репрезентативный тестовый пакет.
• Проверяйте полные образцы.
• Сверяйте количество получателей и файлов.
• Создавайте и проверяйте файлы до отправки документов высокого риска.
• Не храните открытые пароли в обычных журналах.
• Защищайте списки и созданные файлы.
• Проверяйте Журнал почты после доставки.
• Храните записи согласно политике.
• Исправляйте ошибки сопоставления до перезапуска.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли Excel для создания персонализированных PDF в XERIA?

Нет. Списки можно создавать и поддерживать прямо в XERIA. Excel является необязательным методом импорта существующих данных.

Можно ли персонализировать один PDF для многих получателей?

Да. Выберите мастер-PDF, настройте водяной знак с токенами и создайте отдельную копию для каждого получателя.

Какие значения получателя можно использовать?

Используйте токены, доступные в Конструкторе текста. Часто используются имя, код, значение отслеживания и дата.

Может ли у каждого получателя быть свой пароль?

Да, если записи и выбранный процесс безопасности содержат подходящие индивидуальные значения. Проверьте соответствие до создания.

Можно ли добавить QR-код в каждый персонализированный PDF?

Да. QR-элементы можно добавить, когда это требуется выбранным процессом прослеживаемости и макетом.

Можно ли проверить PDF до отправки?

Да. Сначала используйте **Создать PDF (Generate PDF)**, проверьте файлы, а затем **Только отправить e-mail (Send E-mail Only)**, когда они готовы.

Что проверить после создания?

Проверьте количество файлов, имена, значения водяных знаков, коды, пароли, разрешения и соответствие получатель-файл.

Заключение

XERIA превращает один утверждённый PDF и список получателей в управляемый набор персонализированных документов.

Список можно создать прямо в XERIA или один раз импортировать из Excel. Область Водяной знак определяет дизайн с токенами, элементы прослеживаемости и необязательную защиту. Пакетная обработка применяет конфигурацию и создаёт отдельные файлы.

Надёжный процесс прост: подготовьте точные данные, настройте персонализацию, протестируйте репрезентативные записи, создайте весь пакет, проверьте каждое соответствие и только затем распространяйте файлы.