Добавление QR-кодов отслеживания в XERIA

XERIA может добавлять в создаваемые PDF-файлы небольшой малозаметный QR-элемент отслеживания. QR хранит машиночитаемые метаданные документа и получателя, благодаря чему выданную копию можно позднее исследовать без размещения крупного видимого кода поверх страницы.

Чему вы научитесь

В этом руководстве объясняется, как:

• Подготовить данные получателей для QR-отслеживаемости
• Отличать скрытый QR-элемент от видимого кода отслеживания
• Включить **Добавить скрытый QR-код** в XERIA
• Объединить QR-отслеживаемость с персонализированными водяными знаками
• Создавать PDF с QR
• Сканировать и проверять содержимое QR
• Проверять размещение QR на страницах разных размеров
• Защищать персональные данные, содержащиеся в QR
• Использовать данные QR вместе с **Анализатором TRACE** в XERIA
• Диагностировать распространённые проблемы сканирования и сопоставления QR

Этот рабочий процесс особенно полезен при персонализированной пакетной генерации, когда каждый созданный PDF связан с конкретной записью получателя.

Общее объяснение концепции см. в статье Что такое отслеживаемость документов?.

Что содержит скрытый QR XERIA

Текущее содержимое QR в XERIA представляет собой многострочную запись в обычном текстовом формате.

Она может содержать:

• Идентификацию XERIA
• Имя документа
• Имя получателя
• Адрес электронной почты получателя
• Идентификатор компании или получателя
• Временную метку создания в UTC
• Локальную временную метку создания

Пример расшифрованного содержимого может выглядеть так:

XERIA — DOC: Confidential-Report — NAME: Elena Rossi — EMAIL: elena@example.com — CID: CUSTOMER-0042 — UTC: 2026-08-07 10:42:15 — LOCAL: 2026-08-07 13:42:15

Точные значения берутся из документа и записи получателя, использованных во время генерации.

XERIA не помещает в содержимое QR ни пароль открытия, назначенный получателю, ни пароль владельца PDF.

Скрытый QR и видимый код отслеживания

Наиболее эффективно эти средства работают совместно.

Видимый водяной знак делает идентификацию получателя заметной. Код отслеживания предоставляет компактную ссылку. Скрытый QR содержит машиночитаемые метаданные. Записи обработки сохраняют связь между исходным документом и получателем.

Стратегия водяных знаков описана в статье Персонализированные водяные знаки PDF.

Как XERIA размещает скрытый QR

XERIA добавляет QR на каждую страницу создаваемого выходного PDF.

Текущее размещение:

• Правый нижний угол
• Примерно 10 миллиметров по стороне
• Примерно 3 миллиметра от правого и нижнего краёв
• Полупрозрачные тёмные модули
• Прозрачный фон
• Без большой белой рамки вокруг

Малозаметный внешний вид уменьшает визуальное вмешательство, однако требует обязательного тестирования надёжности сканирования.

Тёмный фон страницы, графика возле правого нижнего угла, очень мелкая печать, сильное сжатие изображений и низкокачественное сканирование могут затруднить чтение QR.

Размещение формируется автоматически и не зависит от положения, угла, прозрачности или мозаичного расположения основного текстового водяного знака.

Перед началом

Подготовьте:

• Один утверждённый исходный PDF
• Список получателей в XERIA
• Корректные имена получателей
• Корректные адреса электронной почты
• Идентификаторы компании или получателя, если они используются
• Политику видимого водяного знака или кода отслеживания
• Папку результата
• Репрезентативную тестовую группу
• Телефон или QR-считыватель для тестирования
• Процесс защиты расшифрованных персональных данных

Сначала используйте неконфиденциальный тестовый документ.

QR может содержать персональные данные, поэтому включайте его только тогда, когда эти сведения действительно нужны для цели отслеживаемости и разрешены политикой организации.

Шаг 1: Подготовьте список получателей

Откройте раздел **«Пакетная обработка»** и выберите правильный список получателей.

Вы можете:

• Использовать существующий список XERIA
• Создать новый список
• Добавить получателей вручную
• Импортировать существующий список Excel
• Редактировать записи, уже сохранённые в XERIA

Для каждого выбранного получателя проверьте:

• Полное имя
• Адрес электронной почты
• ID компании или получателя
• Код получателя
• Видимое значение отслеживание
• Данные для имени выходного файла

Содержимое QR использует метаданные получателя, доступные во время генерации. Ошибочные данные получателя создают ошибочные доказательства отслеживаемости.

Не продолжайте, если строки смещены, ID дублируются или адреса электронной почты принадлежат другим людям.

Шаг 2: Выберите исходный PDF

Выберите утверждённый PDF, который будет персонализирован.

Проверьте:

• Выбрана правильная версия документа
• Все необходимые страницы присутствуют
• Ориентация страниц правильная
• Содержимое правого нижнего угла проверено
• PDF не повреждён
• Файл не редактируется другим приложением
• Место сохранения результата отделено от исходного файла

Имя исходного файла может использоваться при формировании имени документа, сохраняемого в QR.

Используйте осмысленное имя исходного файла вместо временного, чисто цифрового или случайного имени.

Шаг 3: Настройте персонализированную генерацию

Используйте область водяных знаков вместе с разделом **«Пакетная обработка»**.

Типичный рабочий процесс:

• Выбрать исходный PDF.
• Выбрать режим **Пакетная генерация по списку**.
• Создать персонализированный текст водяного знака.
• Настроить внешний вид водяного знака.
• Сохранить настройки водяного знака.
• Вернитесь в раздел **«Пакетная обработка»**.
• Повторно проверить выбранных получателей.

Полный процесс генерации по получателям описан в статье Создание персонализированных PDF в XERIA.

Скрытый QR можно использовать вместе с:

• Видимым текстовым водяным знаком
• Графическим водяным знаком
• Видимый код отслеживания
• Шифрованием PDF
• Ограничениями разрешений
• Отправкой по электронной почте

Его также можно включить без видимого водяного знака, если выбранный рабочий процесс и политика документа допускают такой вариант.

Шаг 4: Добавьте видимый идентификатор трассировки

Хотя скрытый QR-код содержит машиночитаемые метаданные, видимый идентификатор трассировки может ускорить расследование.

Примеры:

• `Код отслеживания: {TRACE}`
• `{NAME} — {TRACE}`
• `Issued to {NAME} — Ref: {CODE}`
• `Confidential — {NAME} — {DATE}`

Выбирайте поддерживаемые токены через интерфейс XERIA.

Не вводите имена токенов по памяти, если их можно выбрать в **Конструкторе текста водяного знака**.

Видимое значение отслеживание должно оставаться связанным с:

• Записью получателя
• Созданным именем файла
• Метаданными скрытого QR
• Выходным файлом
• Записью доставки

Эта связь важнее визуального оформления любого отдельного элемента контроля.

Шаг 5: Откройте область безопасности и разрешений

В разделе **«Пакетная обработка»** найдите параметры безопасности и разрешений.

В этой области доступны средства для:

• Шифрования PDF
• Ограничения разрешений
• Скрытых QR-элементов отслеживания

Настройка скрытого QR независима от шифрования PDF.

Можно использовать:

• Только QR
• QR и видимый водяной знак
• QR и шифрование PDF
• QR и ограничения разрешений
• QR, шифрование, разрешения и видимый водяной знак вместе

Выбирайте сочетание в зависимости от чувствительности документа и потребностей получателей.

Шаг 6: Включите Добавить скрытый QR-код

Выберите **Добавить скрытый QR-код**.

В интерфейсе XERIA эта опция может находиться в разделе безопасности и разрешений.

После включения убедитесь, что по-прежнему выбраны правильный список получателей и правильный исходный PDF.

Настройка сохраняется как часть конфигурации безопасности пакетного задания и может быть восстановлена вместе с соответствующим планом или шаблоном пакетной обработки.

Не предполагайте, что ранее загруженный план содержит нужную настройку QR. Проверяйте её перед каждым чувствительным пакетным заданием.

Шаг 7: Проверьте данные, которые будут закодированы

Перед генерацией проверьте значения, которые могут появиться в QR.

Пустые значения могут отображаться с помощью заполнителя, а не полностью пропускаться.

Пароли не должны появляться в содержимом QR.

Минимизируйте ненужные персональные данные в записях получателей. Человек, отсканировавший QR, может прочитать закодированные поля.

Шаг 8: Учтите конфиденциальность и защиту данных

QR малозаметен, но его содержимое не является секретным шифрованием.

Совместимый сканер может показать закодированный обычный текст.

Перед использованием имени и e-mail получателя в QR:

• Подтвердите операционную необходимость
• Примените политику конфиденциальности организации
• Уведомите получателей, если это требуется
• Избегайте ненужных чувствительных полей
• Ограничьте доступ к созданным документам
• Защитите экспортированные записи трассировки
• Определите сроки хранения
• Определите процедуры реагирования на инциденты

Не используйте скрытый QR как скрытый способ сбора несвязанных персональных сведений.

Не кодируйте пароли, секреты аутентификации или ненужные конфиденциальные идентификаторы.

Шаг 9: Выполните небольшой тестовый пакет

Выберите репрезентативную тестовую группу.

Включите:

• Короткое имя получателя
• Длинное имя получателя
• Имя получателя с нелатинскими символами
• Получателя с длинным адресом электронной почты
• Получателя с ID компании
• Страницу со светлым правым нижним углом
• Страницу с тёмным правым нижним углом
• Портретную страницу
• Альбомную страницу
• Страницу с диаграммой или изображением возле угла

Создайте тестовые PDF с помощью **Создать PDF**.

Пока не распространяйте их.

Шаг 10: Проверьте размещение QR

Откройте каждый тестовый PDF и просмотрите несколько страниц.

Проверьте:

• QR присутствует рядом с правым нижним углом
• Он не закрывает важный текст
• Он не выходит за видимую область страницы
• Он присутствует на портретных страницах
• Он присутствует на альбомных страницах
• Он сохраняется на страницах разных размеров
• Он не мешает подписям и юридическим уведомлениям
• Он остаётся достаточно малозаметным для выбранного дизайна

QR добавляется на каждую страницу создаваемого результата.

Если исходный макет содержит важную информацию в правом нижнем углу, измените исходный документ или пересмотрите использование скрытого QR для этого документа.

Шаг 11: Отсканируйте QR

Используйте совместимую камеру телефона или QR-считыватель.

Попробуйте сканирование:

• При обычном масштабе PDF
• При увеличенном масштабе
• С экрана
• С напечатанной тестовой страницы, если печать является частью процесса
• Со сканированной копии, если предполагается работа со сканами

Успешное сканирование должно показать обычную текстовую запись, содержащую XERIA, сведения о документе, сведения о получателе и временные метки производства.

Убедитесь, что декодированные значения соответствуют выбранному получателю и документу.

Не считайте технически успешное сканирование достаточным, если оно показывает неверные метаданные получателя.

Шаг 12: Протестируйте сложные страницы

Надёжность QR может меняться в зависимости от содержимого страницы и способа вывода.

Проверяйте страницы с:

• Тёмными фонами
• Плотной графикой
• Низким контрастом
• Маленькими размерами страницы
• Большими полями
• Обрезанным выводом
• PDF-контентом на основе изображений
• Потерей качества при печати и сканировании
• Сжатием
• Ксерокопированием

QR имеет малозаметный дизайн и не окружён большой белой свободной зоной, поэтому сложный фон может снизить надёжность сканирования.

Если надёжное машинное сканирование важнее визуальной незаметности, явно видимый дизайн QR может быть предпочтительнее скрытой QR-опции XERIA.

Шаг 13: Создайте полный пакет

После успешного теста:

• Выберите утверждённых получателей
• Подтвердите исходный PDF
• Подтвердите место сохранения результата
• Подтвердите **Добавить скрытый QR-код**
• Проверьте видимый водяной знак и настройки трассировки
• Подтвердите параметры безопасности
• Запустите **Создать PDF**

Контролируйте:

• Общее число получателей
• Текущий элемент
• Завершённые файлы
• Файлы с ошибкой
• Пропущенные записи
• Место сохранения результата
• Сообщения об ошибках

Завершённый индикатор прогресса не доказывает, что каждый QR содержит правильные данные получателя.

Шаг 14: Проверьте набор результатов

После генерации сопоставьте:

• Количество выбранных получателей
• Количество созданных файлов
• Имена выходных файлов
• Значения видимых водяных знаков
• Видимые коды отслеживания
• Записи получателей
• Метаданные, декодированные из QR
• Ошибочные или пропущенные записи
• Сопоставления доставки

Откройте и отсканируйте примеры из:

• Начала пакета
• Середины пакета
• Конца пакета
• Разных групп получателей
• Разных форматов страниц

Для высокорисковой рассылки проверьте каждое соответствие получателя и файла.

Шаг 15: Используйте Анализатор TRACE при расследовании

**Анализатор TRACE** XERIA работает с записями отслеживания, сохранёнными в локальной базе данных отслеживания.

Поиск по коду отслеживания может возвращать такие поля, как:

• Имя получателя
• ID компании или получателя
• ID тенанта
• Дата и время применения
• Имя документа или выходного файла

Скрытый QR и Анализатор TRACE дополняют друг друга.

Используйте QR для чтения метаданных, встроенных в копию документа.

Используйте видимый код отслеживания и Анализатор TRACE для поиска в операционном реестре отслеживания.

При расследовании повторно распространённого файла:

• Сохраните исходный файл
• Зафиксируйте, где и когда он был получен
• Отсканируйте QR
• Зафиксируйте декодированное содержимое
• Определите видимый код отслеживания, если он есть
• Выполните поиск в Анализаторе TRACE
• Сопоставьте сведения о получателе и документе
• Проверьте записи генерации и доставки
• Не делайте вывод о виновности на основании одного признака

Документ мог быть переслан, скопирован с другого устройства или получен через другого человека. Данные трассировки позволяют идентифицировать выданную копию и связанные с ней записи, но не доказывают автоматически, кто именно совершил разглашение.

Дополнительно: Отправьте PDF с QR по электронной почте

После проверки XERIA может распространить соответствующие файлы через настроенные e-mail-процессы.

Перед отправкой:

• Подтвердите соответствие получателя и файла
• Подтвердите QR-метаданные на репрезентативных файлах
• Проверьте шаблон письма
• Проверьте сопоставление вложений
• Подтвердите правила передачи паролей
• Отправьте утверждённые файлы
• Проверьте **Журнал отправки**

Создавайте и проверяйте файлы до отправки документов высокого риска.

Подробный e-mail-процесс будет рассмотрен в соответствующем руководстве XERIA.

Распространённые проблемы

QR отсутствует

Убедитесь, что **Добавить скрытый QR-код** была включена до генерации.

После изменения настройки создайте новый файл.

QR не сканируется

Увеличьте масштаб PDF, попробуйте другой QR-считыватель и проверьте фон страницы.

Также проверьте, не снизили ли печать, сканирование или сжатие читаемость.

QR закрывает важное содержимое

Скрытый QR размещается рядом с правым нижним углом.

Проверьте исходный макет и не размещайте критически важное содержимое в этой области.

QR показывает неправильного получателя

Немедленно остановите распространение.

Проверьте выбранный список получателей, сопоставление строк, запись получателя, имя выходного файла и порядок пакетной обработки.

После исправления данных повторно создайте затронутые файлы.

Имя документа выглядит неправильно

Используйте осмысленное исходное имя файла.

Избегайте временных, цифровых или случайных имён источника.

В поле отображается заполнитель

Соответствующее поле получателя может быть пустым.

Проверьте запись получателя перед повторной генерацией файла.

QR содержит персональные данные, которых там не должно быть

Прекратите использование затронутого результата и пересмотрите политику данных получателей.

Повторно создайте файл после исправления данных или отключения скрытого QR.

Видимый код отслеживания и информация QR не совпадают

Не распространяйте файл.

Проверьте сопоставление токенов, выбор получателя, записи трассировки и создание выходных файлов.

Анализатор TRACE не находит текст QR

Анализатор TRACE выполняет поиск по зарегистрированным записям и кодам отслеживания. Содержимое скрытого QR представляет собой отдельную текстовую запись метаданных.

Ищите по видимому или зарегистрированному коду отслеживания, а не исходите из предположения, что полное содержимое QR является ключом для Анализатора TRACE.

Лучшие практики

• Используйте утверждённый и версионированный исходный PDF.
• Поддерживайте записи получателей в актуальном состоянии.
• Используйте осмысленные имена документов.
• Назначайте уникальные идентификаторы получателя или отслеживание.
• При необходимости сочетайте скрытый QR с видимым водяным знаком.
• Сохраняйте связь видимых значений трассировки с записями получателей.
• Включайте **Добавить скрытый QR-код** осознанно.
• Проверяйте требования конфиденциальности до кодирования данных получателей.
• Никогда не кодируйте пароли в QR.
• Минимизируйте ненужные персональные данные.
• Тестируйте портретные и альбомные страницы.
• Тестируйте светлые и тёмные фоны.
• Тестируйте сканирование с экрана и печатного вывода.
• Проверяйте несколько страниц в длинных PDF.
• Выполняйте репрезентативный тестовый пакет.
• Сверяйте количество получателей и результатов.
• Сканируйте примеры из разных частей пакета.
• Останавливайте распространение при несовпадении метаданных.
• Защищайте базы данных трассировки и экспортированные записи.
• Проверяйте Журнал отправки после доставки по электронной почте.
• Сохраняйте исходные файлы и доказательства во время расследования.
• Рассматривайте QR-свидетельства как часть более широкого процесса отслеживаемости.

Часто задаваемые вопросы

Скрытый QR полностью невидим?

Нет. Это небольшой полупрозрачный QR рядом с правым нижним углом. Он разработан как малозаметный, а не полностью невидимый.

Какие сведения содержит QR?

Он может содержать имя документа, имя получателя, адрес электронной почты, ID компании или получателя, а также временные метки создания по UTC и местному времени.

Содержит ли QR пароль PDF?

Нет. Пароль открытия и пароль владельца не должны встраиваться в содержимое QR.

Скрытый QR — это то же самое, что видимый код отслеживания?

Нет. QR содержит машиночитаемые метаданные. Видимый код отслеживания — отдельная читаемая человеком ссылка, которую можно связать с записями отслеживания.

QR добавляется на каждую страницу?

Да. XERIA добавляет скрытый QR на каждую страницу создаваемого выходного PDF.

Можно ли изменить положение или размер QR?

Текущее положение и размер скрытого QR применяются автоматически. Элементы управления положением и размером основного водяного знака не настраивают скрытый QR.

Может ли получатель удалить QR?

Технически подготовленный человек может обрезать, закрыть, отредактировать или заново создать PDF. QR поддерживает отслеживаемость, но не является защищённой от вмешательства DRM-системой.

Можно ли сканировать QR телефоном?

Обычно да, но надёжность зависит от масштаба на экране, фона страницы, качества печати, сжатия и QR-считывателя.

Доказывает ли QR-отслеживаемость, кто передал документ?

Нет. Она может определить метаданные, связанные с выданной копией. Расследование должно учитывать также записи доставки, контекст доступа и другие доказательства.

Заключение

Опция XERIA **Добавить скрытый QR-код** добавляет на каждую страницу создаваемого PDF компактный машиночитаемый элемент трассировки.

QR может содержать имя документа, имя получателя, адрес электронной почты, ID компании или получателя и временные метки создания. Он не содержит пароли PDF и отличается от видимого кода отслеживания.

Надёжный процесс включает подготовку точных данных получателей, осознанное включение QR-кода, тестирование сложных макетов страниц, сканирование репрезентативных выходных файлов, сверку файлов с получателями и использование данных QR-кода вместе с видимыми водяными знаками, записями трассировки и журналами доставки.