PDFメール配布の失敗に対処する方法

XERIAは、受信者レコード、再利用可能なメールテンプレート、設定済み送信プロファイル、検証済み添付ファイル対応を組み合わせることで、受信者ごとのPDFファイルをアプリケーションから直接配布できます。これにより、各ファイルを各受信者へ手作業で対応付けることなく、個別PDFワークフローを文書生成から管理されたメール配信まで継続できます。

XERIAのメール配信がワークフローにどう組み込まれるか

個別メール配信は通常、文書の準備と確認の後に行います。

最も重要なのは、単なる受信者とメールアドレスの関係ではありません。次のすべてです。

• 受信者
• メールアドレス
• 個別PDF
• 出力ファイル名または`PDF_PATH`
• メールテンプレート
• 送信プロファイル
• 配信結果

すべての項目が正しく対応していなければなりません。

• XERIAで確認済みの受信者一覧
• 送信対象となる各受信者の有効なメールアドレス
• 個別PDFファイル
• 設定済みのメール送信プロファイル
• 承認済みのメール件名
• 承認済みのメール本文
• 必要なメール署名
• 正しい出力フォルダーまたは`PDF_PATH`値
• 少数のテスト受信者
• Mail Log結果を確認する手順

高リスク文書はメール配信前に生成して確認してください。

メールプロファイル、添付対応、テンプレートがまだテストされていない場合、受信者一覧全体から開始しないでください。

メール配信にはメールアドレスが不可欠です。

次を確認してください。

• 空のメールアドレス
• 誤記されたアドレス
• 重複受信者
• テスト受信者
• ずれたインポート行
• 古いアドレス
• 意図せず使用された共有メールボックス
• 誤った出力ファイルに関連付けられた受信者レコード

受信者のメールアドレスが空の場合、XERIAはエラーを報告します。ただし、形式が正しいことだけでは、そのアドレスが対象人物のものだとは証明できません。

手順2：個別PDFを生成して確認する

機密性の高いワークフローでは、送信前にPDFを生成してください。

個別生成ワークフローを使用して：

• 承認済み元PDFを選択する
• 受信者別の透かしデータを適用する
• 必要に応じて追跡情報を追加する
• PDFセキュリティ設定を適用する
• 選択した各受信者向けに別ファイルを生成する
• 出力セットを確認する

メール配信へ進む前に、次を比較します。

• 選択した受信者数
• 生成ファイル数
• 出力ファイル名
• 受信者透かし
• トレースコード
• パスワード割り当て
• 権限プロファイル

代表的なファイルを開き、対象受信者が可視または他の方法で識別可能であることを確認します。

組織が複数の送信アカウントを使用する場合は、配信前に正しいアカウントを識別できるよう、プロファイルに分かりやすい名前を付けます。

プロバイダー制限、不正利用防止制御、運用上の慎重さが処理速度より重要な場合、遅いプロファイルが適していることがあります。

高速プロファイルは総配信時間を短縮できますが、メールプロバイダーは独自の速度制限やセキュリティ制御を適用する場合があります。

最高速度がすべてのアカウントに適しているとは限りません。

手順1：Mail Logを確認する

送信後、**Mail Log**を開きます。

ログには次のような項目が含まれる場合があります。

Mail Logを使用して次を確認します。

• 成功した送信
• 失敗した送信
• 受信者エラー
• 添付エラー
• プロバイダーエラー
• 再試行が必要な項目

日付フィルターはローカル時刻で入力され、UTCベースの照会用に変換されます。

手順2：失敗した送信を確認する

原因を確認せず、すべての失敗を自動的に再送しないでください。

一般的な失敗カテゴリ：

• 受信者メールアドレスが空
• 添付ファイルがない
• 添付が無効
• Gmailが未接続
• Microsoft Graphトークンが利用できない
• プロバイダーが要求を拒否
• 件名テンプレートが空
• 本文テンプレートが空
• 出力パスが誤っている

再試行前に根本原因を修正します。

一部だけが失敗した場合、可能であれば影響した受信者だけを再送してください。

承認済み個別PDFがすでに存在する場合は**Send E-mail Only**を使用します。

手順3：添付ファイルを検証する

送信前にXERIAが添付ファイルを確認します。

問題には次が含まれます。

• 添付ファイルが見つからない
• 無効なパス
• 小さすぎる、または空に見えるファイル
• 一時PDFが作成されていない
• 誤った出力フォルダー
• 想定ファイル名がない

添付検証エラーは、その受信者への送信試行を停止する理由として扱います。

受信者との対応を更新せず、手作業で別ファイルを置き換えないでください。

個別ワークフローでは、正しい添付ファイルは受信者のセキュリティコンテキストの一部です。

手順4：テスト配信を実行する

本番バッチ送信前に少数のテストグループを選択します。

グループには次を含めます。

• 標準的な受信者
• 長い氏名の受信者
• 非ラテン文字の氏名
• 保護されたPDF
• 大きいが通常範囲の添付ファイル
• 異なるメールドメインの受信者
• 使用予定の場合は`PDF_PATH`を使うレコード

可能な場合は、組織が管理するテストアドレスを使用します。

受信メールで次を確認してください。

• 送信者ID
• 受信者アドレス
• 件名
• 本文
• 署名
• 添付ファイル名
• 添付内容
• パスワード動作
• 透かし
• 追跡情報

受信した添付ファイルが対象受信者の文書であることを確認します。

手順5：メール操作を開始する

テスト成功後、承認済み受信者を選択してメール操作を開始します。

監視項目：

• 現在の受信者
• 完了した送信
• 失敗した送信
• スキップされた受信者
• 認証エラー
• 添付エラー
• プロバイダーエラー
• 受信者アドレス不足

操作完了を、すべての受信者が正常にメールを受け取った証拠とは考えないでください。

送信試行は、プロバイダーまたはアカウント制限などXERIA外の理由でも失敗する可能性があります。

手順6：配信記録を出力または保持する

Mail Logは運用確認や記録保持を支援できます。

必要に応じて次を保持します。

• 受信者
• メールアドレス
• 送信時刻
• 件名
• ステータス
• エラー情報
• 添付ファイル名
• 添付ファイルパス

XERIAにはMail LogデータをCSVまたはExcelへエクスポートするためのオプションがあります。

エクスポートしたログには受信者および文書配布情報が含まれる可能性があるため保護してください。

配信データを無期限に保存するのではなく、組織の保持方針に従ってください。

手順7：パスワード保護PDFを慎重に扱う

添付PDFに開封パスワードが必要な場合、方針で求められる場合はパスワード配布を分離します。

PDF送信前：

• 正しいパスワードが割り当てられていることを確認
• 受信者本人を確認
• 正しい添付を確認
• メールアドレスを確認
• パスワード配布方法を確認
• 平文パスワードを通常のMail Log記録に残さない
• ファイル名にパスワードを含めない

よくある問題

受信者メールアドレスが空

送信前に受信者レコードを修正します。

同じ受信者のものと確認されていない別アドレスへ置き換えないでください。

Gmailが接続されていない

**Settings > Mail Management**からGmailアカウントを接続し、本番送信を再開する前にプロファイルをテストします。

Microsoft Graphトークンがない

再試行前に必要なMicrosoft 365認証状態を再確立します。

添付ファイルが見つからない

`PDF_PATH`、出力フォルダー、想定ファイル名を確認します。

ファイルが移動、名前変更、削除されていないことを確認してください。

添付が空に見える

再試行前にPDFを手動で開き、有効な生成文書であることを確認します。

Send E-mail OnlyでPDFが見つからない

`PDF_PATH`に完全なファイルパスを入力するか、想定PDFを含む正しい出力フォルダーを選択します。

件名テンプレートが空

有効なメールテンプレートを選択または作成し、承認済み件名を設定します。

本文テンプレートが空

送信前に承認済みメールメッセージを追加します。

誤ったPDFが添付されている

バッチを停止してください。

受信者レコード、出力ファイル名、`PDF_PATH`値、添付対応を確認します。

対応が修正されるまで送信を続けないでください。

一部の受信者は受信し、一部は失敗した

Mail Logを確認し、失敗レコードを特定します。

個別原因を修正し、適切な場合は影響した受信者だけを再送します。

メールは送信されたが受信者がPDFを開けない

承認済みのパスワード配布方法で正しいパスワードを受け取ったこと、添付自体が対象ファイルであることを確認します。

ベストプラクティス

• 送信前に毎回受信者一覧を確認する。
• 機密PDFはメール送信前に生成して確認する。
• 受信者とファイルの対応を明確に維持する。
• 一意で衝突しにくいファイル名を使用する。
• 本番日より前にメールプロファイルを設定する。
• プロバイダー認証をテストする。
• 再利用可能な承認済みメールテンプレートを使用する。
• 動的受信者内容をプレビューする。
• 件名を簡潔にする。
• 件名に機密データを含めない。
• 必要に応じてPDFパスワードを保護添付と分ける。
• 適切な送信速度プロファイルを使用する。
• 最初に少数の受信者でテストする。
• 送信前に添付を検証する。
• `PDF_PATH`を慎重に使用する。
• すでに承認済みのファイルには**Send E-mail Only**を使用する。
• プロバイダーと添付エラーを監視する。
• 各バッチ後にMail Logを確認する。
• 可能な場合は失敗した受信者だけ再試行する。
• Mail Logのエクスポートを保護する。
• 選択受信者、添付、送信結果を照合する。
• 配信記録と透かし・追跡証拠を組み合わせる。
• 誤った添付を検出したら直ちに停止する。

よくある質問

どのメールが失敗したか確認するには？

**Mail Log**を確認してください。配信ステータスを記録し、エラー、受信者、件名、添付情報を含む場合があります。

失敗した受信者だけ再送できますか？

承認済みPDFがすでに存在する場合、既存の受信者レコードと**Send E-mail Only**を使用して再試行が必要な受信者だけ送信します。

試用モードでメール送信できますか？

いいえ。メール配信には対応するライセンス機能が必要で、試用モードでは利用できません。

まとめ

XERIAは、個別PDFワークフローを文書作成から受信者別メール配信まで拡張できます。

信頼できる手順は、受信者データを確認し、個別PDFを生成・確認し、送信者プロファイルを設定し、承認済み再利用テンプレートを準備し、すべての受信者と添付の対応を確認し、少数でテストしてから本番バッチを送信することです。

配信後、Mail Logは成功と失敗を識別するために必要な運用記録を提供します。承認済みPDFがすでに存在する場合、**Send E-mail Only**を使えば文書を再生成せず配信できます。

最も重要な管理点は受信者とファイルの関係です。正しいPDFを、正しいメールアドレスへ、正しいプロファイルで、正しいセキュリティと追跡設定のまま送信してください。