Как обрабатывать сбои доставки PDF по электронной почте

XERIA может отправлять PDF-файлы, предназначенные конкретным получателям, непосредственно из приложения, объединяя записи получателей, повторно используемые шаблоны писем, настроенные профили отправки и проверенные сопоставления вложений. Благодаря этому персонализированный PDF-процесс может перейти от создания документа к контролируемой доставке по электронной почте без ручного сопоставления каждого файла с каждым получателем.

Как e-mail-распространение XERIA вписывается в процесс

Персонализированная доставка обычно следует за подготовкой и проверкой документов.

Самая важная связь — не просто получатель и e-mail. Она включает:

• Получателя
• Адрес электронной почты
• Персонализированный PDF
• Имя выходного файла или `PDF_PATH`
• Шаблон письма
• Профиль отправки
• Результат доставки

Все элементы должны оставаться согласованными.

• Проверенный список получателей в XERIA
• Действительный адрес для каждого предполагаемого получателя
• Персонализированные PDF-файлы
• Настроенный профиль отправки
• Утверждённую тему письма
• Утверждённый текст письма
• Необходимую подпись
• Правильную папку вывода или значения `PDF_PATH`
• Небольшую группу тестовых получателей
• Процесс проверки результатов Mail Log

Создавайте и проверяйте документы высокого риска до отправки по электронной почте.

Не начинайте со всего списка, если профиль, сопоставление вложений или шаблон ещё не протестированы.

Адрес e-mail необходим для доставки.

Проверьте:

• Пустые адреса
• Ошибки в адресах
• Дублирующихся получателей
• Тестовых получателей
• Смещённые импортированные строки
• Старые адреса
• Общие почтовые ящики, использованные случайно
• Записи, связанные с неправильным выходным файлом

XERIA сообщает об ошибке, если адрес получателя пуст, но правильный синтаксис сам по себе не доказывает, что адрес принадлежит нужному человеку.

Шаг 2: Создать и проверить персонализированные PDF

В чувствительных процессах создавайте PDF до отправки.

Используйте персонализированный процесс, чтобы:

• Выбрать утверждённый исходный PDF
• Применить данные водяного знака конкретного получателя
• Добавить информацию отслеживания при необходимости
• Применить настройки безопасности PDF
• Создать отдельный файл для каждого выбранного получателя
• Проверить набор результатов

Перед переходом к e-mail сравните:

• Количество выбранных получателей
• Количество созданных файлов
• Имена выходных файлов
• Водяные знаки получателей
• Коды отслеживания
• Назначения паролей
• Профили разрешений

Откройте репрезентативные файлы и подтвердите, что нужный получатель видим или иным образом идентифицируем.

Если организация использует несколько аккаунтов, дайте профилям понятные имена.

Более медленный профиль может быть подходящим, когда лимиты провайдера, антиспам-контроль или осторожность важнее пропускной способности.

Более быстрый профиль может сократить общее время, но провайдеры могут применять собственные лимиты и меры безопасности.

Не считайте максимальную скорость подходящей для любого аккаунта.

Шаг 1: Проверить Mail Log

После отправки откройте **Mail Log**.

Журнал может содержать такие поля:

Используйте Mail Log для выявления:

• Успешных отправок
• Неудачных отправок
• Ошибок получателей
• Ошибок вложений
• Ошибок провайдера
• Элементов, требующих повторной попытки

Фильтры дат вводятся в местном времени и преобразуются для UTC-запросов.

Шаг 2: Проверить неудачные отправки

Не повторяйте автоматически каждый сбой без анализа причины.

Типичные категории:

• Пустой адрес получателя
• Вложение отсутствует
• Вложение недействительно
• Gmail не подключён
• Токен Microsoft Graph недоступен
• Провайдер отклонил запрос
• Шаблон темы пуст
• Шаблон тела пуст
• Путь вывода неверен

Исправьте первопричину до повторной попытки.

Если сбой произошёл только у части получателей, повторите отправку только для них, где это возможно.

Используйте **Send E-mail Only**, если утверждённые PDF уже существуют.

Шаг 3: Проверить вложение

Перед отправкой XERIA проверяет вложение.

Возможные проблемы:

• Вложение не найдено
• Недействительный путь
• Файл кажется слишком маленьким или пустым
• Временный PDF не создан
• Неверная папка вывода
• Ожидаемое имя файла отсутствует

Считайте ошибку проверки причиной остановить попытку для этого получателя.

Не подменяйте файл вручную без обновления сопоставления.

В персонализированном процессе правильное вложение является частью контекста безопасности получателя.

Шаг 4: Выполнить тестовую доставку

Перед полной отправкой выберите небольшую тестовую группу.

Она должна включать:

• Обычного получателя
• Получателя с длинным именем
• Нелатинское имя
• Защищённый PDF
• Большое, но нормальное вложение
• Получателя с другим почтовым доменом
• Запись с `PDF_PATH`, если эта функция будет использоваться

По возможности используйте тестовые адреса под контролем организации.

Проверьте полученное письмо:

• Отправителя
• Адрес получателя
• Тему
• Текст
• Подпись
• Имя вложения
• Содержимое вложения
• Поведение пароля
• Водяной знак
• Данные отслеживания

Убедитесь, что вложение предназначено именно этому получателю.

Шаг 5: Запустить почтовую операцию

После успешного теста выберите утверждённых получателей и запустите отправку.

Контролируйте:

• Текущего получателя
• Завершённые отправки
• Неудачные отправки
• Пропущенных получателей
• Ошибки аутентификации
• Ошибки вложений
• Ошибки провайдера
• Отсутствующие адреса

Не считайте завершённую операцию доказательством успешной доставки каждому получателю.

Попытка может не удаться по причинам вне XERIA, включая ограничения провайдера или аккаунта.

Шаг 6: Экспортировать или хранить записи доставки

Mail Log может использоваться для операционного контроля и хранения записей.

При необходимости сохраняйте:

• Получателя
• Адрес e-mail
• Время отправки
• Тему
• Статус
• Информацию об ошибке
• Имя вложения
• Путь вложения

XERIA содержит варианты экспорта данных Mail Log в CSV или Excel.

Защищайте экспортированные журналы, поскольку они могут содержать данные получателей и распространения документов.

Следуйте политике хранения организации вместо бессрочного хранения данных.

Шаг 7: Осторожно работать с PDF, защищёнными паролем

Если вложенный PDF требует пароль открытия, доставка пароля должна оставаться отдельной, когда этого требует политика.

Перед отправкой:

• Подтвердите правильный пароль
• Подтвердите личность получателя
• Подтвердите правильное вложение
• Подтвердите адрес e-mail
• Подтвердите способ передачи пароля
• Не храните открытые пароли в обычных записях Mail Log
• Не помещайте пароли в имена файлов

Распространённые проблемы

Адрес получателя пуст

Исправьте запись до отправки.

Не заменяйте адрес другим, если он не подтверждён для того же получателя.

Gmail не подключён

Подключите аккаунт через **Settings > Mail Management** и протестируйте профиль до повторного запуска производственной отправки.

Отсутствует токен Microsoft Graph

Восстановите необходимое состояние аутентификации Microsoft 365 до повторной попытки.

Вложение не найдено

Проверьте `PDF_PATH`, папку вывода и ожидаемое имя файла.

Убедитесь, что файл не перемещён, не переименован и не удалён.

Вложение выглядит пустым

Откройте PDF вручную и убедитесь, что это действительный созданный документ.

Send E-mail Only не находит PDF

Заполните `PDF_PATH` полным путём или выберите правильную папку с ожидаемым PDF.

Шаблон темы пуст

Выберите или создайте действительный шаблон и укажите утверждённую тему.

Шаблон текста пуст

Добавьте утверждённое сообщение до отправки.

Приложен неверный PDF

Остановите пакет.

Проверьте записи, имена файлов, значения `PDF_PATH` и сопоставления вложений.

Не продолжайте, пока сопоставление не исправлено.

Некоторые получатели получили письмо, а другие нет

Проверьте Mail Log и выделите неудачные записи.

Исправьте конкретную причину и при необходимости повторите только для затронутых получателей.

Письмо отправлено, но получатель не может открыть PDF

Проверьте, что получатель получил правильный пароль утверждённым способом и что вложение действительно является нужным файлом.

Лучшие практики

• Проверяйте список перед каждой отправкой.
• Создавайте и проверяйте чувствительные PDF до e-mail.
• Явно поддерживайте сопоставления получатель-файл.
• Используйте уникальные имена файлов.
• Настраивайте почтовые профили до дня отправки.
• Тестируйте аутентификацию провайдера.
• Используйте утверждённые повторно используемые шаблоны.
• Предварительно просматривайте динамический контент.
• Делайте темы краткими.
• Избегайте чувствительных данных в теме.
• При необходимости отделяйте пароли от защищённых вложений.
• Используйте подходящий профиль скорости.
• Сначала тестируйте небольшую группу.
• Проверяйте вложения до отправки.
• Осторожно используйте `PDF_PATH`.
• Используйте **Send E-mail Only** для уже утверждённых файлов.
• Контролируйте ошибки провайдера и вложений.
• Проверяйте Mail Log после каждого пакета.
• По возможности повторяйте только неудачные записи.
• Защищайте экспорт Mail Log.
• Сверяйте получателей, вложения и результаты.
• Объединяйте записи доставки с водяными знаками и данными отслеживания.
• Немедленно останавливайтесь при обнаружении неверного вложения.

Часто задаваемые вопросы

Как узнать, какие письма не отправились?

Проверьте **Mail Log**. Он записывает статус и может включать ошибку, получателя, тему и данные вложения.

Можно ли повторить только неудачные отправки?

Если утверждённые PDF уже существуют, используйте существующие записи и **Send E-mail Only** для получателей, которым нужна повторная попытка.

Доступна ли e-mail-отправка в пробном режиме?

Нет. Доставка требует соответствующей лицензированной функции и недоступна в пробном режиме.

Заключение

XERIA может продолжить персонализированный PDF-процесс от создания документа до индивидуальной доставки по e-mail.

Надёжная последовательность: проверить данные получателей, создать и проверить PDF, настроить профиль отправителя, подготовить утверждённый повторно используемый шаблон, подтвердить каждое соответствие получатель-вложение, выполнить небольшой тест и затем отправить производственный пакет.

После доставки Mail Log предоставляет операционные записи для выявления успешных и неудачных отправок. Если утверждённые PDF уже существуют, **Send E-mail Only** позволяет доставить их без повторного создания.

Самый важный контроль — связь получатель-файл: правильный PDF, отправленный на правильный адрес через правильный профиль с правильными настройками безопасности и отслеживания.