如何处理 PDF 电子邮件交付失败

XERIA 可以通过组合收件人记录、可重复使用的邮件模板、已配置的发送配置和经过验证的附件映射，直接从应用程序向每位收件人分发对应的 PDF 文件。这样，个性化 PDF 工作流可以从文档生成继续到受控电子邮件交付，而无需手动逐一匹配每个文件和每位收件人。

XERIA 邮件分发如何融入工作流

个性化邮件交付通常在文档准备和验证之后进行。

最重要的关系不仅是收件人与电子邮件地址，而是以下全部内容：

• 收件人
• 电子邮件地址
• 个性化 PDF
• 输出文件名或 `PDF_PATH`
• 邮件模板
• 发送配置
• 交付结果

所有项目必须始终保持正确对应。

• XERIA 中经过验证的收件人列表
• 每位目标收件人的有效电子邮件地址
• 个性化 PDF 文件
• 已配置的邮件发送配置
• 经批准的邮件主题
• 经批准的邮件正文
• 所需邮件签名
• 正确输出文件夹或 `PDF_PATH` 值
• 一小组测试收件人
• 检查 Mail Log 结果的流程

高风险文档应在邮件交付前生成并检查。

如果邮件配置、附件映射或模板尚未测试，不要直接使用完整收件人列表开始。

电子邮件地址是交付的必要信息。

请检查：

• 空电子邮件地址
• 拼写错误的地址
• 重复收件人
• 测试收件人
• 错位的导入行
• 过期地址
• 意外使用的共享邮箱
• 关联到错误输出文件的收件人记录

当收件人邮件为空时，XERIA 会报告错误，但地址格式正确并不能单独证明该地址属于目标人员。

步骤 2：生成并验证个性化 PDF

对于敏感工作流，请在发送前生成 PDF。

使用个性化生成工作流：

• 选择经批准的源 PDF
• 应用收件人专属水印数据
• 需要时添加追踪信息
• 应用 PDF 安全设置
• 为每位选定收件人生成独立文件
• 检查输出集合

进入邮件交付前，请比较：

• 所选收件人数
• 生成文件数
• 输出文件名
• 收件人水印
• 追踪代码
• 密码分配
• 权限配置

打开有代表性的文件，并确认目标收件人可见或可通过其他方式识别。

如果组织使用多个发件账户，请为配置使用清晰名称，以便交付前准确识别。

当提供商限制、防滥用控制或操作谨慎比吞吐量更重要时，较慢配置可能更合适。

较快配置可以缩短总体交付时间，但邮件提供商可能应用自己的速率限制和安全控制。

不要假定最高发送速度适合所有账户。

步骤 1：检查 Mail Log

发送后，打开 **Mail Log**。

日志可以包含以下字段：

使用 Mail Log 识别：

• 成功发送
• 失败发送
• 收件人错误
• 附件错误
• 提供商错误
• 需要重新尝试的项目

日期筛选器按本地时间输入，并转换为基于 UTC 的查询。

步骤 2：检查失败发送

不要在未分析原因的情况下自动重新发送所有失败项。

典型失败类别包括：

• 收件人邮件为空
• 附件文件缺失
• 附件无效
• Gmail 未连接
• Microsoft Graph 令牌不可用
• 提供商拒绝请求
• 主题模板为空
• 正文模板为空
• 输出路径错误

重新尝试前请修复根本原因。

如果仅部分收件人失败，条件允许时仅重新发送受影响收件人。

如果经批准的个性化 PDF 已存在，请使用 **Send E-mail Only**。

步骤 3：验证附件

发送前，XERIA 会检查附件。

可能的问题包括：

• 找不到附件
• 路径无效
• 文件看起来过小或为空
• 临时 PDF 未创建
• 输出文件夹错误
• 预期文件名不存在

请将附件验证错误视为停止该收件人发送尝试的原因。

不要在未更新收件人映射的情况下手动替换为其他文件。

在个性化工作流中，正确附件属于收件人安全上下文的一部分。

步骤 4：运行测试交付

完整批量发送前，请选择一小组测试收件人。

测试组应包括：

• 标准收件人
• 姓名较长的收件人
• 非拉丁字符姓名
• 受保护 PDF
• 较大但正常的附件
• 使用不同邮件域的收件人
• 如果将使用该功能，则包含使用 `PDF_PATH` 的记录

条件允许时，请使用组织控制的测试地址。

验证收到的邮件：

• 发件人身份
• 收件人地址
• 主题
• 正文
• 签名
• 附件文件名
• 附件内容
• 密码行为
• 水印
• 追踪信息

确认收到的附件确实属于目标收件人。

步骤 5：启动邮件操作

测试成功后，选择经批准的收件人并启动邮件操作。

请监控：

• 当前收件人
• 已完成发送
• 失败发送
• 跳过的收件人
• 身份验证错误
• 附件错误
• 提供商错误
• 缺失收件人地址

不要将操作完成视为每位收件人都成功收到邮件的证明。

发送尝试可能因 XERIA 之外的原因失败，包括提供商或账户限制。

步骤 6：导出或保留交付记录

Mail Log 可以支持操作检查和记录保留。

需要时请保留：

• 收件人
• 电子邮件地址
• 发送时间戳
• 主题
• 状态
• 错误信息
• 附件名称
• 附件路径

XERIA 包含将 Mail Log 数据导出到 CSV 或 Excel 的相关选项。

请保护导出的日志，因为其中可能包含收件人和文档分发信息。

按照组织保留政策处理，而不是无限期保存交付数据。

步骤 7：谨慎处理密码保护 PDF

如果附件 PDF 需要打开密码，在政策要求时应保持密码交付流程独立。

发送 PDF 前：

• 确认分配了正确密码
• 确认收件人身份
• 确认附件正确
• 确认电子邮件地址
• 确认密码交付方式
• 不要在普通 Mail Log 记录中保存明文密码
• 不要在文件名中包含密码

常见问题

收件人电子邮件为空

发送前请修正收件人记录。

除非另一个地址已经验证属于同一收件人，否则不要直接替换目标地址。

Gmail 未连接

通过 **Settings > Mail Management** 连接 Gmail 账户，并在重新启动生产发送前测试配置。

缺少 Microsoft Graph 令牌

重新尝试前，请重新建立所需的 Microsoft 365 身份验证状态。

找不到附件文件

检查 `PDF_PATH`、输出文件夹和预期文件名。

确认文件未被移动、重命名或删除。

附件看起来为空

重新尝试前，请手动打开 PDF 并确认其为有效生成文档。

Send E-mail Only 找不到 PDF

使用完整文件路径填写 `PDF_PATH`，或选择包含预期 PDF 的正确输出文件夹。

主题模板为空

选择或创建有效邮件模板并提供经批准的主题。

正文模板为空

发送前添加经批准的邮件消息。

附加了错误 PDF

停止批量任务。

检查收件人记录、输出文件名、`PDF_PATH` 值和附件映射。

映射修正前不要继续发送。

部分收件人收到邮件，其他收件人失败

检查 Mail Log 并隔离失败记录。

修正具体原因，并在适当时仅重新发送受影响收件人。

邮件已发送，但收件人无法打开 PDF

确认收件人通过经批准的密码交付方式收到了正确密码，并确认附件本身就是目标文件。

最佳实践

• 每次发送前验证收件人列表。
• 敏感 PDF 在邮件发送前先生成并检查。
• 明确维护收件人与文件映射。
• 使用唯一且防冲突的文件名。
• 在生产日之前配置邮件配置。
• 测试提供商身份验证。
• 使用经批准的可重复使用邮件模板。
• 预览动态收件人内容。
• 保持主题简洁。
• 避免在主题中包含敏感数据。
• 需要时将 PDF 密码与受保护附件分开。
• 使用适当的发送速度配置。
• 先测试少量收件人。
• 发送前验证附件。
• 谨慎使用 `PDF_PATH`。
• 已批准文件使用 **Send E-mail Only**。
• 监控提供商和附件错误。
• 每个批量任务后检查 Mail Log。
• 条件允许时仅重试失败收件人。
• 保护 Mail Log 导出文件。
• 核对选定收件人、附件和发送结果。
• 将交付记录与水印和追踪证据结合。
• 检测到错误附件时立即停止。

常见问题解答

如何知道哪些邮件发送失败？

检查 **Mail Log**。它记录交付状态，并可能包含错误、收件人、主题和附件信息。

可以只重新发送失败的收件人吗？

如果经批准 PDF 已存在，请使用现有收件人记录和 **Send E-mail Only** 对需要重试的收件人重新发送。

试用模式可以发送电子邮件吗？

不可以。电子邮件交付需要相应许可功能，试用模式下不可用。

结论

XERIA 可以将个性化 PDF 工作流从文档创建扩展到收件人专属电子邮件交付。

可靠顺序是：验证收件人数据、生成并检查个性化 PDF、配置发件配置、准备经批准的可重复使用模板、确认每个收件人与附件映射、执行小规模测试，然后发送生产批量任务。

交付后，Mail Log 提供识别成功和失败所需的操作记录。当经批准的 PDF 已存在时，**Send E-mail Only** 可以在不重新生成文档的情况下完成交付。

最重要的控制仍然是收件人与文件的关系：正确的 PDF，通过正确的配置，以正确的安全和追踪设置，发送到正确的电子邮件地址。