誤ったPDFを誤った受信者へ送る原因は、多くの場合、添付ボタンではなくデータ対応の誤りです。防止には、承認済み文書、受信者レコード、個別出力、ファイル名、送信先を結ぶ管理された一連の流れが必要です。XERIAはこの流れを支援しますが、配布前の対応確認は運用担当者が行う必要があります。
パスワード保護PDFでも、誤った受信者へ送信すればセキュリティ事故です。 高リスクのバッチでは、配布前にすべての受信者とファイル、受信者とパスワードの対応を確認します。
基本原則
受信者別バッチでは、選択したすべての受信者に開封パスワードが必要です。 パスワードの取得元と受信者との対応を確認するまで生成を開始しないでください。 パスワードが誤った人物に割り当てられている場合、バッチが技術的に成功しても安全ではありません。
パスワードが誤った人物に割り当てられている場合、バッチが技術的に成功しても安全ではありません。
進捗表示の完了は処理終了を示しますが、すべてのパスワードと権限割り当てが正しいことを証明するものではありません。
誤った添付ファイルが送信される理由
次を確認してください。
- 空のパスワードセル
- ずれた表計算行
- 重複パスワード
- 前後の空白
- 誤った受信者に割り当てられたパスワード
- 無効な受信者レコード
- 本番データに残ったテストパスワード
パスワードの取得元は次のとおりです。
パスワードの取得元と受信者との対応を確認するまで生成を開始しないでください。
開始前の準備
次を準備してください。
- 承認済みの元PDFまたは元フォルダー
- 出力先
- 必要なセキュリティモード
- 開封パスワードまたは受信者のパスワードデータ
- 必要な場合の所有者パスワード
- 権限プロファイル
- パスワード配布方法
- 1つ以上のテスト用PDFリーダー
- 代表的なテストファイルまたは受信者
承認済みの元ファイルは変更せず、保護した出力は別の場所へ保存してください。 最初のテストに実際の機密文書を使用しないでください。
手順1：受信者レコードを準備する
個別生成では、各受信者レコードの**開封パスワード**を確認します。 Excelから受信者データをインポートする場合、パスワード列を正しいXERIA項目へ割り当てます。
- 氏名
- メールアドレス
- 会社ID
- 所有者パスワード
- 権限プロファイル
- マッピングプロファイル
- 空のパスワードセル
- ずれた表計算行
- 重複パスワード
- 前後の空白
- 誤った受信者に割り当てられたパスワード
- 無効な受信者レコード
- 本番データに残ったテストパスワード
パスワードが誤った人物に割り当てられている場合、バッチが技術的に成功しても安全ではありません。
手順2：管理された単一データソースを使用する
パスワードの取得元は次のとおりです。
- XERIA内で作成した受信者レコード
- **開封パスワード**へ割り当てたインポート済みExcel列
- 不足している受信者レコード向けに生成したパスワード
- 手動で割り当てた値
パスワードの取得元と受信者との対応を確認するまで生成を開始しないでください。
- 更新された受信者レコードを確認する
- 選択した全受信者にパスワードがあることを確認する
- 承認済みの手順で配布情報を出力または記録する
- パスワードデータを保護する
- 通常の処理ログにパスワードを公開しない
自動生成は便利ですが、生成されたパスワードは正しい受信者へ配布する必要があります。
手順3：ファイル名と出力規則を定義する
- 固有の受信者コードまたは追跡値を使用する
- 氏名だけに基づくファイル名を避ける
- ファイル名に機密情報を含めない
- 確認用の別フォルダーへ出力する
- 生成前に重複・上書き時の動作を定義する
パスワード保護PDFでも、誤った受信者へ送信すればセキュリティ事故です。 高リスクのバッチでは、配布前にすべての受信者とファイル、受信者とパスワードの対応を確認します。
手順4：代表的なテストを実行する
作業全体を処理する前にテストファイルを生成します。 生成PDFを、想定受信者が使用するソフトウェアで開きます。
- 手動パスワードがある受信者
- 自動生成パスワードがある受信者
- 権限プロファイルがある受信者
- 長い受信者名
- 非ラテン文字の受信者名
- フォームまたは注釈を含むファイル
- 印刷を許可するファイル
- コピーまたは編集を制限するファイル
確認項目：
- 正しい開封パスワードを要求する
- 誤ったパスワードを拒否する
- 正しいパスワードで開く
- 透かしと受信者識別が正しい
- 所有者パスワードが露出していない
- 印刷が想定どおり動作する
- コピーが想定どおり動作する
- 編集が想定どおり動作する
- フォームとコメントが意図どおり動作する
- PDFが読み取り可能で破損していない
互換性が重要な場合は複数のPDFリーダーでテストしてください。
PDF権限の正確な動作は受信者のPDFソフトウェアに依存します。配布前に選択したプロファイルをテストしてください。
手順5：出力セットを生成して照合する
テスト成功後、目的の生成処理を開始します。 個別生成では、承認済み受信者を選択し、**PDFを生成（Generate PDF）**を使用します。 開封パスワードがない受信者についての事前条件警告を無視しないでください。
- 総項目数
- 現在の項目
- 完了項目
- 失敗項目
- スキップ項目
- 出力先
- セキュリティ関連の警告
- 不足パスワードの警告
進捗表示の完了は処理終了を示しますが、すべてのパスワードと権限割り当てが正しいことを証明するものではありません。
生成後、次を照合します。
- 入力ファイル数
- 選択した受信者数
- 生成ファイル数
- 失敗またはスキップしたレコード
- 出力ファイル名
- 開封パスワードの割り当て
- 所有者パスワードの割り当て
- 権限プロファイル
- 受信者透かし
- トレースコード
手順6：受信者とファイルの対応を確認する
バッチの異なる場所からサンプルを開いてください。 高リスクのバッチでは、配布前にすべての受信者とファイル、受信者とパスワードの対応を確認します。 ファイル名にパスワードを含めないでください。
パスワード配布前：
- 受信者を確認する
- 送信先を確認する
- グループメッセージを避ける
- 公開または共有チャネルを避ける
- 所有者パスワードを開示しない
- 平文パスワードを通常のログに保存しない
- 方針で必要な運用証拠だけを記録する
手順7：送信前にメール添付を確認する
保護ファイルの確認完了後、承認済みチャネルで配布します。 成功、失敗、再試行を方針に従って記録します。 メール配信には該当ライセンス機能が必要で、試用モードでは利用できません。
- 受信者とファイルの対応を確認する
- メールテンプレートを準備する
- 添付割り当てを確認する
- 必要に応じてパスワード配布を分離する
- 承認済みファイルを送信する
- **メールログ（Mail Log）**を確認する
保護PDFとパスワードを自動的に同じ経路で送信しないでください。 適切な方法は組織方針と文書の機密性によって異なります。
- 別のメール
- 検証済みの電話またはSMS
- 認証されたポータル
- 組織承認済みパスワードマネージャー
- 事前に合意した受信者別の方法
手順8：配布して結果を記録する
保護ファイルの確認完了後、承認済みチャネルで配布します。 成功、失敗、再試行を方針に従って記録します。 メール配信には該当ライセンス機能が必要で、試用モードでは利用できません。
パスワードが露出した場合は侵害されたものとして扱い、該当ワークフローに従って代替ファイルまたはパスワードを生成してください。
パスワードが露出した場合は侵害されたものとして扱い、該当ワークフローに従って代替ファイルまたはパスワードを生成してください。 パスワードが誤った受信者のファイルで使える 直ちに配布を停止してください。 受信者レコード、インポート行、出力ファイル名、パスワード割り当てを確認します。 データ修正後、影響するファイルを再生成してください。 自動生成パスワードが見つからない 受信者レコードに戻り、生成されたパスワードが保存されていることを確認します。 パスワードを確実に配布できるまで該当PDFを送信しないでください。 所有者パスワードを受信者へ送信した 所有者パスワードが露出したものとして扱います。 影響するセキュリティ設定を確認し、必要に応じて新しい承認済み認証情報でファイルを再生成します。
停止条件
- 受信者数と出力数が一致しない
- ファイル名の重複が発生した
- テスト受信者が選択されたまま
- パスワードや追跡値が別レコードのもの
- 添付プレビューが受信者と一致しない
- 元文書の版が不明
- 説明できない配布対応がある
よくある問題
ファイル名は正しいがPDF内容が誤っている
直ちに配布を停止してください。 受信者レコード、インポート行、出力ファイル名、パスワード割り当てを確認します。 データ修正後、影響するファイルを再生成してください。
件数は一致するが対応が誤っている
バッチの異なる場所からサンプルを開いてください。 高リスクのバッチでは、配布前にすべての受信者とファイル、受信者とパスワードの対応を確認します。 ファイル名にパスワードを含めないでください。
よくある質問
正常終了したバッチにも誤った添付が含まれますか？
進捗表示の完了は処理終了を示しますが、すべてのパスワードと権限割り当てが正しいことを証明するものではありません。
生成したすべてのPDFを確認すべきですか？
バッチの異なる場所からサンプルを開いてください。 高リスクのバッチでは、配布前にすべての受信者とファイル、受信者とパスワードの対応を確認します。 ファイル名にパスワードを含めないでください。
誤ったPDFを送信した場合はどうすべきですか？
直ちに配布を停止してください。 受信者レコード、インポート行、出力ファイル名、パスワード割り当てを確認します。 データ修正後、影響するファイルを再生成してください。
パスワードが露出した場合は侵害されたものとして扱い、該当ワークフローに従って代替ファイルまたはパスワードを生成してください。
まとめ
個別バッチでは、選択したすべての受信者に正しい開封パスワードと権限プロファイルが必要です。XERIAは不足パスワードを検出し、6桁の値を生成するか、手動編集へ案内できます。 信頼できるワークフローは、正確な受信者データ、適切な暗号化、妥当な権限、代表的なテスト、安全なパスワード配布、生成ファイルの慎重な確認を組み合わせます。