XERIA puede distribuir archivos PDF específicos de cada destinatario directamente desde la aplicación combinando registros de destinatarios, plantillas de correo reutilizables, perfiles de envío configurados y asignaciones de adjuntos verificadas. De este modo, un flujo de PDF personalizado puede continuar desde la generación del documento hasta una entrega controlada por correo sin tener que asociar manualmente cada archivo con cada destinatario.
Cómo encaja la distribución por correo de XERIA en el flujo
La entrega personalizada por correo normalmente sigue a la preparación y verificación de documentos.
La relación más importante no es simplemente destinatario-correo. Es:
- Destinatario
- Dirección de correo
- PDF personalizado
- Nombre de salida o `PDF_PATH`
- Plantilla de correo
- Perfil de envío
- Resultado de entrega
Todos los elementos deben permanecer alineados.
- Una lista de destinatarios verificada en XERIA
- Una dirección válida para cada destinatario previsto
- Los archivos PDF personalizados
- Un perfil de envío configurado
- Un asunto de correo aprobado
- Un cuerpo de correo aprobado
- La firma de correo requerida
- La carpeta de salida correcta o los valores `PDF_PATH`
- Un pequeño grupo de destinatarios de prueba
- Un proceso para revisar los resultados de Mail Log
Genere y revise los documentos de alto riesgo antes de la entrega por correo.
No empiece con toda la lista si el perfil, la asignación de adjuntos o la plantilla todavía no se han probado.
La dirección de correo es esencial para la entrega.
Compruebe:
- Direcciones vacías
- Direcciones mal escritas
- Destinatarios duplicados
- Destinatarios de prueba
- Filas importadas desplazadas
- Direcciones antiguas
- Buzones compartidos usados por error
- Registros vinculados al archivo de salida equivocado
XERIA informa de un error cuando la dirección del destinatario está vacía, pero una sintaxis válida no demuestra por sí sola que la dirección pertenezca a la persona prevista.
Paso 2: Generar y verificar los PDF personalizados
En flujos sensibles, genere los PDF antes de enviarlos.
Use el flujo de producción personalizado para:
- Seleccionar el PDF de origen aprobado
- Aplicar datos de marca de agua específicos del destinatario
- Añadir información de trazabilidad cuando corresponda
- Aplicar ajustes de seguridad PDF
- Generar un archivo separado para cada destinatario
- Revisar el conjunto de salida
Antes de pasar a la entrega, compare:
- Número de destinatarios seleccionados
- Número de archivos generados
- Nombres de archivos de salida
- Marcas de agua del destinatario
- Códigos de trazabilidad
- Asignaciones de contraseñas
- Perfiles de permisos
Abra archivos representativos y confirme que el destinatario previsto sea visible o identificable de otro modo.
Si la organización usa varias cuentas, asigne nombres claros a los perfiles para identificar la correcta antes de entregar.
Un perfil más lento puede ser adecuado cuando los límites del proveedor, los controles antiabuso o la cautela operativa importan más que el rendimiento.
Un perfil más rápido puede reducir el tiempo total, pero los proveedores pueden aplicar sus propios límites y controles de seguridad.
No suponga que la velocidad máxima sea apropiada para todas las cuentas.
Paso 1: Revisar Mail Log
Después de enviar, abra **Mail Log**.
El registro puede incluir campos como:
| Campo de Mail Log | Propósito |
|---|---|
| SentAt (UTC) | Registra la hora del envío |
| Identifica la dirección de destino | |
| Name | Identifica el registro del destinatario |
| Subject | Muestra el asunto generado |
| Status | Muestra el resultado |
| Error | Registra un error cuando está disponible |
| Attachment name | Identifica el archivo enviado |
| Attachment path | Muestra la ubicación utilizada |
Use Mail Log para identificar:
- Envíos correctos
- Envíos fallidos
- Errores de destinatario
- Errores de adjunto
- Errores del proveedor
- Elementos que requieren otro intento
Los filtros de fecha se introducen en hora local y se convierten para consultas basadas en UTC.
Paso 2: Revisar los envíos fallidos
No reenvíe automáticamente todos los fallos sin revisar la causa.
Las categorías típicas incluyen:
- Correo del destinatario vacío
- Archivo adjunto ausente
- Adjunto no válido
- Gmail no conectado
- campo dinámico de Microsoft Graph no disponible
- Solicitud rechazada por el proveedor
- Plantilla de asunto vacía
- Plantilla de cuerpo vacía
- Ruta de salida incorrecta
Corrija la causa raíz antes de reintentar.
Si solo falló un subconjunto, reenvíe únicamente a los afectados cuando sea práctico.
Use **Send E-mail Only** cuando los PDF aprobados ya existan.
Paso 3: Validar el adjunto
Antes de enviar, XERIA comprueba el adjunto.
Los problemas pueden incluir:
- Adjunto no encontrado
- Ruta no válida
- Archivo aparentemente demasiado pequeño o vacío
- PDF temporal no creado
- Carpeta de salida incorrecta
- Nombre esperado ausente
Trate los errores de validación como motivo para detener el intento de envío de ese destinatario.
No sustituya manualmente el archivo por otro sin actualizar la asignación.
En un flujo personalizado, el adjunto correcto forma parte del contexto de seguridad del destinatario.
Paso 4: Ejecutar una entrega de prueba
Seleccione un pequeño grupo antes de enviar todo el lote.
El grupo debería incluir:
- Un destinatario estándar
- Un destinatario con nombre largo
- Un nombre no latino
- Un PDF protegido
- Un adjunto grande pero normal
- Un destinatario de otro dominio
- Un registro con `PDF_PATH`, si se usará
Use direcciones de prueba controladas por la organización cuando sea posible.
Verifique el correo recibido:
- Identidad del remitente
- Dirección del destinatario
- Asunto
- Cuerpo
- Firma
- Nombre del adjunto
- Contenido del adjunto
- Comportamiento de la contraseña
- Marca de agua
- Información de trazabilidad
Confirme que el adjunto recibido sea el documento previsto para ese destinatario.
Paso 5: Iniciar la operación de correo
Tras una prueba correcta, seleccione los destinatarios aprobados e inicie la operación.
Supervise:
- Destinatario actual
- Envíos completados
- Envíos fallidos
- Destinatarios omitidos
- Errores de autenticación
- Errores de adjuntos
- Errores del proveedor
- Direcciones ausentes
No interprete una operación completada como prueba de que todos recibieron correctamente el correo.
Un intento puede fallar por motivos externos a XERIA, incluidas restricciones del proveedor o de la cuenta.
Paso 6: Exportar o conservar registros de entrega
Mail Log puede apoyar la revisión operativa y la conservación de registros.
Cuando sea necesario, conserve:
- Destinatario
- Dirección de correo
- Marca de tiempo de envío
- Asunto
- Estado
- Información de error
- Nombre del adjunto
- Ruta del adjunto
XERIA incluye opciones relacionadas con la exportación de datos de Mail Log a CSV o Excel.
Proteja los registros exportados porque pueden contener información de destinatarios y distribución.
Aplique la política de retención de la organización en lugar de conservar los datos indefinidamente.
Paso 7: Gestionar con cuidado los PDF protegidos con contraseña
Si el PDF adjunto requiere contraseña de apertura, el proceso de entrega de contraseña debe mantenerse separado cuando la política lo requiera.
Antes de enviar:
- Confirme la contraseña correcta
- Confirme la identidad del destinatario
- Confirme el adjunto correcto
- Confirme la dirección de correo
- Confirme cómo se entregará la contraseña
- Mantenga contraseñas en texto plano fuera de los registros normales de Mail Log
- No coloque contraseñas en nombres de archivo
Problemas comunes
El correo del destinatario está vacío
Corrija el registro antes de enviar.
No sustituya el destino por otra dirección salvo que esté verificada para el mismo destinatario.
Gmail no está conectado
Conecte la cuenta mediante **Settings > Mail Management** y pruebe el perfil antes de reiniciar el envío de producción.
Falta el campo dinámico de Microsoft Graph
Restablezca el estado de autenticación de Microsoft 365 requerido antes de reintentar.
No se encuentra el archivo adjunto
Compruebe `PDF_PATH`, la carpeta de salida y el nombre esperado.
Confirme que el archivo no se movió, renombró ni eliminó.
El adjunto parece vacío
Abra el PDF manualmente y confirme que sea un documento generado válido antes de reintentar.
Send E-mail Only no encuentra el PDF
Rellene `PDF_PATH` con la ruta completa o seleccione la carpeta de salida correcta que contenga el PDF esperado.
La plantilla de asunto está vacía
Seleccione o cree una plantilla válida y proporcione un asunto aprobado.
La plantilla de cuerpo está vacía
Añada el mensaje aprobado antes de enviar.
Se adjunta el PDF equivocado
Detenga el lote.
Revise registros, nombres de salida, valores `PDF_PATH` y asignaciones de adjuntos.
No continúe hasta corregir la correspondencia.
Algunos destinatarios recibieron el correo y otros fallaron
Revise Mail Log y aísle los registros fallidos.
Corrija la causa específica y reenvíe solo a los afectados cuando corresponda.
El correo se envió pero el destinatario no puede abrir el PDF
Verifique que recibió la contraseña correcta mediante el método aprobado y que el adjunto sea realmente el archivo previsto.
Buenas prácticas
- Verifique la lista antes de cada envío.
- Genere y revise los PDF sensibles antes de enviarlos.
- Mantenga explícitas las correspondencias destinatario-archivo.
- Use nombres únicos y resistentes a colisiones.
- Configure perfiles de correo antes del día de producción.
- Pruebe la autenticación del proveedor.
- Use plantillas reutilizables aprobadas.
- Previsualice contenido dinámico.
- Mantenga asuntos concisos.
- Evite datos sensibles en asuntos.
- Separe contraseñas de adjuntos protegidos cuando corresponda.
- Use un perfil de velocidad adecuado.
- Pruebe primero un pequeño grupo.
- Valide los adjuntos antes de enviar.
- Use `PDF_PATH` con cuidado.
- Use **Send E-mail Only** para archivos ya aprobados.
- Supervise errores del proveedor y adjuntos.
- Revise Mail Log después de cada lote.
- Reintente solo destinatarios fallidos cuando sea posible.
- Proteja las exportaciones de Mail Log.
- Concilie destinatarios, adjuntos y resultados.
- Combine registros de entrega con evidencia de marcas y trazabilidad.
- Deténgase inmediatamente si detecta un adjunto incorrecto.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé qué correos fallaron?
Revise **Mail Log**. Registra el estado de entrega y puede incluir información de error, destinatario, asunto y adjunto.
¿Puedo reenviar solo a los destinatarios fallidos?
Cuando los PDF aprobados ya existan, use los registros existentes y **Send E-mail Only** para los destinatarios que necesiten otro intento.
¿Está disponible el envío en modo de prueba?
No. La entrega por correo requiere la funcionalidad licenciada correspondiente y no está disponible en modo de prueba.
Conclusión
XERIA puede ampliar un flujo de PDF personalizados desde la creación del documento hasta la entrega por correo específica de cada destinatario.
La secuencia fiable consiste en verificar los datos, generar y revisar los PDF, configurar el perfil del remitente, preparar una plantilla reutilizable aprobada, confirmar cada correspondencia destinatario-adjunto, ejecutar una pequeña prueba y después enviar el lote de producción.
Tras la entrega, Mail Log proporciona el registro operativo necesario para identificar éxitos y fallos. Cuando los PDF aprobados ya existen, **Send E-mail Only** permite entregarlos sin regenerar los documentos.
El control más importante sigue siendo la relación destinatario-archivo: el PDF correcto, enviado a la dirección correcta, mediante el perfil correcto, con los ajustes de seguridad y trazabilidad correctos.