XERIA peut distribuer des fichiers PDF propres à chaque destinataire directement depuis l’logiciel en combinant les dossiers destinataires, des modèles e-mail réutilisables, des profils d’envoi configurés et des correspondances de pièces jointes vérifiées. Un processus PDF personnalisé peut ainsi passer de la génération du document à une remise contrôlée par e-mail sans associer manuellement chaque fichier à chaque destinataire.
Comment la distribution e-mail XERIA s’intègre au processus
La remise e-mail personnalisée intervient normalement après la préparation et la vérification des documents.
La relation la plus importante n’est pas seulement destinataire-e-mail. Elle comprend :
- Destinataire
- Adresse e-mail
- PDF personnalisé
- Nom de sortie ou `PDF_PATH`
- Modèle e-mail
- Profil d’envoi
- Résultat de remise
Tous les éléments doivent rester alignés.
- Une liste de destinataires vérifiée dans XERIA
- Une adresse valide pour chaque destinataire prévu
- Les fichiers PDF personnalisés
- Un profil d’envoi configuré
- Un objet e-mail approuvé
- Un corps de message approuvé
- La signature e-mail requise
- Le bon dossier de sortie ou les valeurs `PDF_PATH`
- Un petit groupe de destinataires de test
- Un processus d’examen des résultats Mail Log
Générez et vérifiez les documents à haut risque avant la remise e-mail.
Ne commencez pas avec toute la liste si le profil, la correspondance des pièces jointes ou le modèle n’a pas encore été testé.
L’adresse e-mail est indispensable à la remise.
Vérifiez :
- Adresses e-mail vides
- Adresses mal orthographiées
- Destinataires en double
- Destinataires de test
- Lignes importées décalées
- Anciennes adresses
- Boîtes partagées utilisées involontairement
- Dossiers liés au mauvais fichier de sortie
XERIA signale une erreur lorsque l’adresse est vide, mais une syntaxe valide ne prouve pas à elle seule qu’elle appartient à la personne prévue.
Étape 2 : Générer et vérifier les PDF personnalisés
Pour les processus sensibles, générez les PDF avant l’envoi.
Utilisez le processus personnalisé pour :
- Sélectionner le PDF origine approuvé
- Appliquer les données de filigrane propres au destinataire
- Ajouter les informations de traçabilité requises
- Appliquer les paramètres de sécurité PDF
- Générer un fichier distinct pour chaque destinataire
- Examiner l’ensemble de sortie
Avant de passer à la remise e-mail, comparez :
- Nombre de destinataires sélectionnés
- Nombre de fichiers générés
- Noms des fichiers de sortie
- Filigranes destinataire
- Codes de traçage
- Affectations de mots de passe
- Profils de autorisation
Ouvrez des fichiers représentatifs et confirmez que le destinataire prévu est visible ou autrement identifiable.
Si l’organisation utilise plusieurs comptes, donnez aux profils des noms clairs pour identifier le bon compte avant la remise.
Un profil plus lent peut convenir lorsque les limites du fournisseur, les contrôles anti-abus ou la prudence opérationnelle priment sur le débit.
Un profil plus rapide peut réduire la durée totale, mais les fournisseurs peuvent appliquer leurs propres limites et contrôles.
Ne supposez pas que la vitesse la plus élevée convient à tous les comptes.
Étape 1 : Examiner Mail Log
Après l’envoi, ouvrez **Mail Log**.
Le journal peut inclure des champs tels que :
| Champ Mail Log | Objectif |
|---|---|
| SentAt (UTC) | Enregistre l’heure d’envoi |
| Identifie l’adresse de destination | |
| Name | Identifie le dossier destinataire |
| Subject | Affiche l’objet généré |
| Status | Affiche le résultat de l’opération |
| Error | Enregistre une erreur lorsqu’elle est disponible |
| Attachment name | Identifie le fichier envoyé |
| Attachment path | Affiche l’emplacement utilisé pour l’envoi |
Utilisez Mail Log pour identifier :
- Envois réussis
- Envois échoués
- Erreurs destinataire
- Erreurs de pièce jointe
- Erreurs fournisseur
- Éléments nécessitant une nouvelle tentative
Les filtres de date sont saisis en heure locale puis convertis pour les requêtes UTC.
Étape 2 : Examiner les envois échoués
Ne renvoyez pas automatiquement tous les échecs sans examiner la cause.
Les catégories courantes incluent :
- Adresse du destinataire vide
- Pièce jointe manquante
- Pièce jointe invalide
- Gmail non connecté
- Jeton Microsoft Graph indisponible
- Requête rejetée par le fournisseur
- Modèle d’objet vide
- Modèle de corps vide
- Chemin de sortie incorrect
Corrigez la cause avant une nouvelle tentative.
Si seul un sous-ensemble a échoué, renvoyez uniquement aux destinataires concernés lorsque c’est possible.
Utilisez **Send E-mail Only** lorsque les PDF personnalisés approuvés existent déjà.
Étape 3 : Valider la pièce jointe
Avant l’envoi, XERIA vérifie la pièce jointe.
Les problèmes peuvent inclure :
- Pièce jointe introuvable
- Chemin invalide
- Fichier semblant trop petit ou vide
- PDF temporaire non créé
- Mauvais dossier de sortie
- Nom de fichier attendu absent
Considérez une erreur de validation comme une raison d’arrêter l’envoi pour ce destinataire.
Ne substituez pas manuellement un autre fichier sans mettre à jour la correspondance.
Dans un processus personnalisé, la bonne pièce jointe fait partie du contexte de sécurité du destinataire.
Étape 4 : Effectuer une remise de test
Sélectionnez un petit groupe avant d’envoyer le lot complet.
Le groupe devrait inclure :
- Un destinataire standard
- Un destinataire au nom long
- Un nom non latin
- Un PDF protégé
- Une pièce jointe volumineuse mais normale
- Un destinataire utilisant un autre domaine
- Un dossier utilisant `PDF_PATH`, si cette fonction sera utilisée
Utilisez si possible des adresses de test contrôlées par l’organisation.
Vérifiez l’e-mail reçu :
- Identité de l’expéditeur
- Adresse du destinataire
- Objet
- Corps
- Signature
- Nom de la pièce jointe
- Contenu de la pièce jointe
- Comportement du mot de passe
- Filigrane
- Informations de traçabilité
Confirmez que la pièce jointe reçue est bien le document prévu pour ce destinataire.
Étape 5 : Démarrer l’opération e-mail
Après un test réussi, sélectionnez les destinataires approuvés et démarrez l’opération.
Surveillez :
- Destinataire actuel
- Envois terminés
- Envois échoués
- Destinataires ignorés
- Erreurs d’authentification
- Erreurs de pièces jointes
- Erreurs fournisseur
- Adresses manquantes
Ne considérez pas une opération terminée comme preuve que tous les destinataires ont reçu l’e-mail.
Une tentative peut échouer pour des raisons externes à XERIA, notamment des restrictions du fournisseur ou du compte.
Étape 6 : Exporter ou conserver les enregistrements de remise
Mail Log peut aider à l’examen opérationnel et à la conservation.
Lorsque nécessaire, conservez :
- Destinataire
- Adresse e-mail
- Horodatage
- Objet
- Statut
- Informations d’erreur
- Nom de la pièce jointe
- Chemin de la pièce jointe
XERIA comprend des options d’export des données Mail Log vers CSV ou Excel.
Protégez les journaux exportés car ils peuvent contenir des informations de destinataires et de distribution.
Appliquez la politique de conservation de l’organisation au lieu de garder les données indéfiniment.
Étape 7 : Gérer avec soin les PDF protégés par mot de passe
Si le PDF joint exige un mot de passe d’ouverture, la remise du mot de passe doit rester séparée lorsque la politique le requiert.
Avant d’envoyer le PDF :
- Confirmez le bon mot de passe
- Confirmez l’identité du destinataire
- Confirmez la bonne pièce jointe
- Confirmez l’adresse e-mail
- Confirmez comment le mot de passe sera remis
- Gardez les mots de passe en clair hors des entrées Mail Log normales
- Ne placez pas les mots de passe dans les noms de fichiers
Problèmes courants
L’adresse e-mail du destinataire est vide
Corrigez le dossier destinataire avant l’envoi.
Ne remplacez pas l’adresse par une autre sauf si elle est vérifiée pour le même destinataire.
Gmail n’est pas connecté
Connectez le compte via **Settings > Mail Management** et testez le profil avant de relancer l’envoi de génération.
Le jeton Microsoft Graph manque
Rétablissez l’état d’authentification Microsoft 365 requis avant de réessayer.
La pièce jointe est introuvable
Vérifiez `PDF_PATH`, le dossier de sortie et le nom attendu.
Confirmez que le fichier n’a pas été déplacé, renommé ou supprimé.
La pièce jointe semble vide
Ouvrez le PDF manuellement et confirmez qu’il s’agit d’un document généré valide avant de réessayer.
Send E-mail Only ne trouve pas le PDF
Renseignez `PDF_PATH` avec le chemin complet ou sélectionnez le bon dossier contenant le PDF attendu.
Le modèle d’objet est vide
Sélectionnez ou créez un modèle valide et fournissez un objet approuvé.
Le modèle de corps est vide
Ajoutez le message approuvé avant l’envoi.
Le mauvais PDF est joint
Arrêtez le lot.
Examinez les dossiers destinataires, les noms de sortie, les valeurs `PDF_PATH` et les correspondances.
Ne poursuivez pas tant que la correspondance n’est pas corrigée.
Certains destinataires ont reçu l’e-mail et d’autres ont échoué
Consultez Mail Log et isolez les dossiers en échec.
Corrigez la cause précise et renvoyez uniquement aux destinataires concernés lorsque cela convient.
L’e-mail a été envoyé mais le destinataire ne peut pas ouvrir le PDF
Vérifiez qu’il a reçu le bon mot de passe par la méthode approuvée et que la pièce jointe est bien le fichier prévu.
Bonnes pratiques
- Vérifiez la liste avant chaque envoi.
- Générez et vérifiez les PDF sensibles avant l’e-mail.
- Maintenez des correspondances destinataire-fichier explicites.
- Utilisez des noms uniques résistants aux collisions.
- Configurez les profils avant le jour de génération.
- Testez l’authentification du fournisseur.
- Utilisez des modèles approuvés réutilisables.
- Prévisualisez le contenu dynamique.
- Gardez les objets concis.
- Évitez les données sensibles dans les objets.
- Séparez les mots de passe des pièces jointes lorsque nécessaire.
- Utilisez un profil de vitesse approprié.
- Testez d’abord un petit groupe.
- Validez les pièces jointes avant l’envoi.
- Utilisez `PDF_PATH` avec soin.
- Utilisez **Send E-mail Only** pour les fichiers déjà approuvés.
- Surveillez les erreurs fournisseur et pièces jointes.
- Consultez Mail Log après chaque lot.
- Réessayez uniquement les destinataires en échec lorsque possible.
- Protégez les exports Mail Log.
- Rapprochez destinataires, pièces jointes et résultats.
- Combinez journaux de remise et preuves de filigrane et traçabilité.
- Arrêtez immédiatement si une mauvaise pièce jointe est détectée.
Questions fréquentes
Comment savoir quels e-mails ont échoué ?
Consultez **Mail Log**. Il enregistre l’état de remise et peut inclure erreur, destinataire, objet et informations de pièce jointe.
Puis-je renvoyer uniquement aux destinataires en échec ?
Lorsque les PDF approuvés existent déjà, utilisez les dossiers existants et **Send E-mail Only** pour les destinataires qui nécessitent une nouvelle tentative.
L’envoi e-mail est-il disponible en mode d’essai ?
Non. La remise e-mail exige la fonctionnalité sous licence correspondante et n’est pas disponible en mode d’essai.
Conclusion
XERIA peut étendre un processus PDF personnalisé de la création du document à la remise e-mail propre à chaque destinataire.
La séquence fiable consiste à vérifier les données, générer et examiner les PDF, configurer le profil expéditeur, préparer un modèle approuvé réutilisable, confirmer chaque correspondance destinataire-pièce jointe, effectuer un petit test puis envoyer le lot de génération.
Après la remise, Mail Log fournit l’enregistrement opérationnel nécessaire pour identifier réussites et échecs. Lorsque les PDF approuvés existent déjà, **Send E-mail Only** permet de les remettre sans régénérer les documents.
Le contrôle le plus important reste la relation destinataire-fichier : le bon PDF, envoyé à la bonne adresse, avec le bon profil et les bons paramètres de sécurité et de traçabilité.