安全な文書配布ログは、保護に使った秘密情報を公開せずにジョブを再構成できる必要があります。運用確認、インシデント対応、方針に基づく保管に必要な範囲で、ジョブ、承認済み入力、受信者、生成ファイル、適用した管理策、配布結果、例外を記録します。
配布ログが重要な理由
安全なPDF配布の監査では、予定内容、生成物、配布結果、発生した例外を再構成できる必要があります。処理完了の確認だけが目的ではありません。承認済み文書、受信者レコード、個別ファイル、セキュリティ設定、配布結果がジョブ全体で正しく対応していたことを、リスクに応じた証拠で示します。
進捗バー完了だけを確認としないでください。出力セットを受信者一覧と照合する必要があります。
生成後、次を照合します。
- 入力ファイル数
- 選択した受信者数
- 生成ファイル数
- 失敗またはスキップしたレコード
- 出力ファイル名
- 開封パスワードの割り当て
- 所有者パスワードの割り当て
- 権限プロファイル
- 受信者透かし
- トレースコード
承認済みマスター文書、最終出力セット、処理記録を適切な保護場所へ保存してください。
1. ジョブ識別情報と時刻
生成中は次を監視します。
- 受信者総数
- 現在の項目
- 完了項目
- 失敗項目
- スキップ項目
- 出力場所
- エラーメッセージ
進捗バー完了だけを確認としないでください。出力セットを受信者一覧と照合する必要があります。
生成後、次を比較します。
- 選択受信者数
- 生成ファイル数
- 失敗またはスキップしたレコード
- 出力ファイル名
- 受信者透かし
- トレースコード
- パスワード割り当て
- 権限プロファイル
2. 元文書と出力情報
- 承認済みの元PDF
- 個別コピーを受け取る受信者
- 透かしに使用する受信者項目
- 十分な空き容量のある出力フォルダー
- 必要なパスワードまたは権限方針
- 生成ファイルの命名規則
- 少数のテスト受信者
クリーンなマスターPDFを使用し、原本は変更しないでください。生成ファイルは別の出力場所へ保存します。
個別化を適用する前に次を確認します。
- 文書が正しく開く
- 正しい版が選択されている
- すべてのページが存在する
- ページ方向が正しい
- 既存のフォーム、署名、注釈が想定どおり動作する
- 元文書に不要な以前の透かしがない
- 文書が破損していない
- 別のアプリで編集中ではない
手順6：出力と命名規則を定義する
生成PDFの出力場所を選択します。
次の条件を満たすファイル名パターンを使用します。
- 固有
- 予測可能
- ファイルシステム上安全
- 受信者レコードと照合しやすい
- 不要な機密データを含まない
同姓同名があり得るため、受信者名だけに依存しないでください。
同名ファイルがすでにある場合は、全バッチ開始前に衝突時の動作を確認してください。
3. 受信者とファイルの対応
手順5：受信者一覧を確認する
ファイル生成前に、選択した受信者を再確認します。
確認項目：
- 必要なレコードが選択されている
- テスト受信者が含まれていない
- 氏名が正しい
- メールアドレスが正しい人物に属する
- 必要な場合、受信者コードが固有である
- 必要な場合、パスワード値が存在する
- 出力ファイル名が衝突しない
- 選択した権限プロファイルが正しい
- 追跡値が対象受信者と一致する
大規模作業では、選択受信者数と想定出力ファイル数を比較してください。
最初のファイルだけでなく、バッチの異なる部分から複数ファイルを開いてください。
長いPDFでは、最初、中間、最後のページを確認します。
生成後、次を照合します。
- 入力ファイル数
- 選択した受信者数
- 生成ファイル数
- 失敗またはスキップしたレコード
- 出力ファイル名
- 開封パスワードの割り当て
- 所有者パスワードの割り当て
- 権限プロファイル
- 受信者透かし
- トレースコード
4. 個別化と追跡性
手順3：個別化と追跡性を監査する
透かしテキストビルダーを使用し、各受信者コピーに表示するテキストを定義します。
透かしは固定テキストと受信者トークンを組み合わせられます。
- `{NAME} 様向け`
- `機密 — {NAME}`
- `{NAME} — {CODE}`
- `受信者: {NAME} — 追跡: {CODE}`
- `{DATE} に {NAME} 様へ発行`
利用可能なトークンは、記憶で入力せず、画面から選択してください。
生成時に各トークンは受信者レコードの対応値に置き換えられます。
不要な個人情報でページを埋めず、意味のある1つか2つのトークンを使用してください。
コピー識別が必要な場合は、適切な追跡オプションを有効にします。
次を含められます。
- 可視トレースコード
- 受信者参照
- 発行日
- QR追跡要素
- 受信者別ファイル名
- 元文書と出力の対応記録
トレースコードは、生成コピーを区別できる十分な固有性を持たせます。
QR追跡要素は任意です。機械可読情報が必要で、選択した配置が内容を妨げない場合に使用します。
可視受信者情報とトレースコードは説明責任を支援しますが、すべてのスクリーンショット、写真、転送を防ぐものではありません。
5. 秘密情報を含まないセキュリティ情報
手順4：セキュリティ設定を監査する
個別化とアクセス保護は異なるリスクへ対応します。
不正な開封、印刷、コピー、編集が懸念される場合はPDFセキュリティを使用します。
選択したワークフローに応じて次を設定します。
- 開封パスワード
- 所有者または権限パスワード
- 印刷権限
- コピー権限
- 編集権限
- 注釈またはフォーム権限
- 受信者別パスワード値
パスワードと権限設定は正しい受信者との関連を維持する必要があります。
組織の承認方針でない限り、平文パスワードを通常のログへ保存したり、保護された添付と同じメッセージで送信したりしないでください。
受信者が使用するPDFリーダーで保護出力をテストしてください。
6. 配布結果と証拠
手順5：配布記録を監査する
バッチの異なる場所からサンプルを開いてください。 高リスクのバッチでは、配布前にすべての受信者とファイル、受信者とパスワードの対応を確認します。 ファイル名にパスワードを含めないでください。
パスワード配布前：
- 受信者を確認する
- 送信先を確認する
- グループメッセージを避ける
- 公開または共有チャネルを避ける
- 所有者パスワードを開示しない
- 平文パスワードを通常のログに保存しない
- 方針で必要な運用証拠だけを記録する
保護ファイルの確認完了後、承認済みチャネルで配布します。 成功、失敗、再試行を方針に従って記録します。 メール配信には該当ライセンス機能が必要で、試用モードでは利用できません。
- 受信者とファイルの対応を確認する
- メールテンプレートを準備する
- 添付割り当てを確認する
- 必要に応じてパスワード配布を分離する
- 承認済みファイルを送信する
- **メールログ（Mail Log）**を確認する
保護PDFとパスワードを自動的に同じ経路で送信しないでください。 適切な方法は組織方針と文書の機密性によって異なります。
- 別のメール
- 検証済みの電話またはSMS
- 認証されたポータル
- 組織承認済みパスワードマネージャー
- 事前に合意した受信者別の方法
保護ファイルの確認完了後、承認済みチャネルで配布します。 成功、失敗、再試行を方針に従って記録します。 メール配信には該当ライセンス機能が必要で、試用モードでは利用できません。
7. 失敗・再試行・差し替え
手順6：失敗・再試行・差し替えを確認する
パスワードが露出した場合は侵害されたものとして扱い、該当ワークフローに従って代替ファイルまたはパスワードを生成してください。
パスワードが露出した場合は侵害されたものとして扱い、該当ワークフローに従って代替ファイルまたはパスワードを生成してください。 パスワードが誤った受信者のファイルで使える 直ちに配布を停止してください。 受信者レコード、インポート行、出力ファイル名、パスワード割り当てを確認します。 データ修正後、影響するファイルを再生成してください。 自動生成パスワードが見つからない 受信者レコードに戻り、生成されたパスワードが保存されていることを確認します。 パスワードを確実に配布できるまで該当PDFを送信しないでください。 所有者パスワードを受信者へ送信した 所有者パスワードが露出したものとして扱います。 影響するセキュリティ設定を確認し、必要に応じて新しい承認済み認証情報でファイルを再生成します。
- 受信者数と出力数が一致しない
- ファイル名の重複が発生した
- テスト受信者が選択されたまま
- パスワードや追跡値が別レコードのもの
- 添付プレビューが受信者と一致しない
- 元文書の版が不明
- 説明できない配布対応がある
直ちに配布を停止してください。 受信者レコード、インポート行、出力ファイル名、パスワード割り当てを確認します。 データ修正後、影響するファイルを再生成してください。
失敗・スキップレコード、出力衝突、無効な元文書条件、空き容量を確認してください。
バッチを送信しないでください。受信者レコード、ファイル名、配布対応を先に照合してください。
8. 確認・承認・保管
手順7：監査結果を記録する
承認済みマスター文書、最終出力セット、処理記録を適切な保護場所へ保存してください。
保護ファイルの確認完了後、承認済みチャネルで配布します。 成功、失敗、再試行を方針に従って記録します。 メール配信には該当ライセンス機能が必要で、試用モードでは利用できません。
ベストプラクティス
- 承認済み元PDFを変更しない。
- 受信者一覧をXERIA内で管理する。
- Excelを任意のインポート元として扱う。
- 必須受信者項目を検証する。
- 重複レコードとテストレコードを削除する。
- 意味のある受信者トークンを使う。
- 透かしに表示する個人情報を最小化する。
- 関連するすべてのページに受信者識別を適用する。
- コピー識別が重要な場合は固有トレースコードを使う。
- 衝突しにくいファイル名を使う。
- リスクに応じてパスワードと権限を適用する。
- 代表的なテストバッチを実行する。
- サンプルファイル全体を確認する。
- 受信者数と出力数を照合する。
- 高リスク文書はメール送信前に生成・確認する。
- 平文パスワードを通常のログに保存しない。
- 受信者一覧と生成ファイルを保護する。
- メール配信後にメールログを確認する。
- 方針に従って処理記録を保持する。
- 再実行前に割り当てミスを修正する。
ログに含めるべきでない情報
組織の承認方針でない限り、平文パスワードを通常のログへ保存したり、保護された添付と同じメッセージで送信したりしないでください。
保護PDFとパスワードを自動的に同じ経路で送信しないでください。 適切な方法は組織方針と文書の機密性によって異なります。
パスワードが露出した場合は侵害されたものとして扱い、該当ワークフローに従って代替ファイルまたはパスワードを生成してください。
よくある質問
ログにPDFパスワードを保存すべきですか？
組織の承認方針でない限り、平文パスワードを通常のログへ保存したり、保護された添付と同じメッセージで送信したりしないでください。
成功ステータスだけで十分ですか？
進捗表示の完了は処理終了を示しますが、すべてのパスワードと権限割り当てが正しいことを証明するものではありません。
ログはどのくらい保管すべきですか？
承認済みマスター文書、最終出力セット、処理記録を適切な保護場所へ保存してください。
まとめ
信頼できる手順は単純です。正確な受信者データを準備し、個別化を設定し、代表的なレコードをテストし、全バッチを生成し、すべての対応を確認してから配布してください。