XERIA può distribuire file PDF specifici per destinatario direttamente dall’applicazione combinando registrazione dei destinatari, modelli e-mail riutilizzabili, profili di invio configurati e associazioni degli allegati verificate. In questo modo un flusso PDF personalizzato può proseguire dalla generazione del documento alla consegna controllata via e-mail senza dover abbinare manualmente ogni file a ogni destinatario.
Come la distribuzione e-mail di XERIA si inserisce nel flusso
La consegna e-mail personalizzata normalmente segue la preparazione e la verifica dei documenti.
La relazione più importante non è semplicemente destinatario-e-mail. Comprende:
- Destinatario
- Indirizzo e-mail
- PDF personalizzato
- Nome del file di risultato o `PDF_PATH`
- Modello e-mail
- Profilo di invio
- Risultato della consegna
Tutti gli elementi devono rimanere allineati.
- Un elenco destinatari verificato in XERIA
- Un indirizzo e-mail valido per ogni destinatario previsto
- I file PDF personalizzati
- Un profilo di invio configurato
- Un oggetto approvato
- Un corpo e-mail approvato
- La firma richiesta
- La cartella di risultato corretta o i valori `PDF_PATH`
- Un piccolo gruppo di destinatari di prova
- Un processo per controllare i risultati di Mail Log
Genera e controlla i documenti ad alto rischio prima della consegna e-mail.
Non iniziare con tutto l’elenco se profilo, associazione degli allegati o modello non sono ancora stati testati.
L’indirizzo e-mail è essenziale per la consegna.
Controlla:
- Indirizzi e-mail vuoti
- Indirizzi scritti male
- Destinatari duplicati
- Destinatari di prova
- Righe importate spostate
- Vecchi indirizzi
- Caselle condivise usate involontariamente
- registrazione collegati al file di risultato sbagliato
XERIA segnala un errore quando l’e-mail del destinatario è vuota, ma una sintassi valida da sola non dimostra che l’indirizzo appartenga alla persona prevista.
Passaggio 2: Generare e verificare i PDF personalizzati
Per flussi sensibili, genera i PDF prima dell’invio.
Usa il flusso di produzione personalizzato per:
- Selezionare il PDF sorgente approvato
- Applicare dati filigrana specifici del destinatario
- Aggiungere informazioni di tracciamento quando richiesto
- Applicare impostazioni di sicurezza PDF
- Generare un file separato per ogni destinatario
- Controllare il set di risultato
Prima di passare alla consegna e-mail, confronta:
- Numero di destinatari selezionati
- Numero di file generati
- Nomi dei file di risultato
- Filigrane destinatario
- Codici di tracciamento
- Assegnazioni credenziale
- Profili permessi
Apri file rappresentativi e conferma che il destinatario previsto sia visibile o altrimenti identificabile.
Se l’organizzazione usa più account mittente, assegna nomi chiari ai profili per identificare quello corretto prima della consegna.
Un profilo più lento può essere appropriato quando limiti del provider, controlli antiabuso o cautela operativa sono più importanti della velocità.
Un profilo più rapido può ridurre il tempo totale, ma i provider possono applicare propri limiti e controlli di sicurezza.
Non presumere che la velocità massima sia adatta a ogni account.
Passaggio 1: Controllare Mail Log
Dopo l’invio, apri **Mail Log**.
Il registro può includere campi come:
| Campo Mail Log | Scopo |
|---|---|
| SentAt (UTC) | Registra l’ora di invio |
| Identifica l’indirizzo di destinazione | |
| Name | Identifica il registrazione destinatario |
| Subject | Mostra l’oggetto generato |
| Status | Mostra il risultato dell’operazione |
| Error | Registra un errore quando disponibile |
| Attachment name | Identifica il file inviato |
| Attachment path | Mostra la posizione usata per l’invio |
Usa Mail Log per identificare:
- Invii riusciti
- Invii falliti
- Errori destinatario
- Errori allegato
- Errori provider
- Elementi da ritentare
I filtri data vengono inseriti in ora locale e convertiti per query basate su UTC.
Passaggio 2: Esaminare gli invii falliti
Non reinviare automaticamente ogni errore senza esaminarne la causa.
Categorie tipiche:
- E-mail destinatario vuota
- File allegato mancante
- Allegato non valido
- Gmail non collegato
- segnaposto Microsoft Graph non disponibile
- Richiesta rifiutata dal provider
- Modello oggetto vuoto
- Modello corpo vuoto
- Percorso di risultato errato
Correggi la causa prima di riprovare.
Se ha fallito solo un sottoinsieme, reinvia solo ai destinatari interessati quando possibile.
Usa **Send E-mail Only** quando i PDF approvati esistono già.
Passaggio 3: Convalidare l’allegato
Prima dell’invio, XERIA controlla l’allegato.
I problemi possono includere:
- Allegato non trovato
- Percorso non valido
- File apparentemente troppo piccolo o vuoto
- PDF temporaneo non creato
- Cartella di risultato errata
- Nome file previsto assente
Considera gli errori di convalida motivo per interrompere il tentativo di invio di quel destinatario.
Non sostituire manualmente un file diverso senza aggiornare l’associazione.
In un flusso personalizzato, l’allegato corretto fa parte del contesto di sicurezza del destinatario.
Passaggio 4: Eseguire una consegna di prova
Seleziona un piccolo gruppo prima di inviare tutto il elaborazione in serie.
Il gruppo dovrebbe includere:
- Un destinatario standard
- Un destinatario con nome lungo
- Un nome non latino
- Un PDF protetto
- Un allegato grande ma normale
- Un destinatario con dominio diverso
- Un registrazione che usa `PDF_PATH`, se verrà usato
Usa, quando possibile, indirizzi di prova controllati dall’organizzazione.
Verifica l’e-mail ricevuta:
- Identità del mittente
- Indirizzo del destinatario
- Oggetto
- Corpo
- Firma
- Nome dell’allegato
- Contenuto dell’allegato
- Comportamento della credenziale
- Filigrana
- Informazioni di tracciamento
Conferma che l’allegato ricevuto sia il documento previsto per quel destinatario.
Passaggio 5: Avviare l’operazione e-mail
Dopo un test riuscito, seleziona i destinatari approvati e avvia l’operazione.
Monitora:
- Destinatario corrente
- Invii completati
- Invii falliti
- Destinatari saltati
- Errori di autenticazione
- Errori degli allegati
- Errori del provider
- Indirizzi mancanti
Non considerare un’operazione completata come prova che tutti abbiano ricevuto correttamente l’e-mail.
Un tentativo può fallire per motivi esterni a XERIA, incluse restrizioni del provider o dell’account.
Passaggio 6: Esportare o conservare i registrazione di consegna
Mail Log può supportare revisione operativa e conservazione dei registrazione.
Quando necessario, conserva:
- Destinatario
- Indirizzo e-mail
- Data e ora di invio
- Oggetto
- Stato
- Informazioni di errore
- Nome allegato
- Percorso allegato
XERIA include opzioni correlate all’esportazione dei dati Mail Log in CSV o Excel.
Proteggi i registri esportati perché possono contenere informazioni sui destinatari e sulla distribuzione.
Applica la policy di conservazione dell’organizzazione invece di mantenere i dati indefinitamente.
Passaggio 7: Gestire con attenzione i PDF protetti da credenziale
Se il PDF allegato richiede una credenziale di apertura, il processo di consegna della credenziale dovrebbe restare separato quando richiesto dalla policy.
Prima dell’invio:
- Conferma la credenziale corretta
- Conferma l’identità del destinatario
- Conferma l’allegato corretto
- Conferma l’indirizzo e-mail
- Conferma come verrà consegnata la credenziale
- Mantieni le credenziale in chiaro fuori dai normali registrazione Mail Log
- Non mettere credenziale nei nomi file
Problemi comuni
L’e-mail del destinatario è vuota
Correggi il registrazione prima dell’invio.
Non sostituire la destinazione con un altro indirizzo a meno che sia verificato per lo stesso destinatario.
Gmail non è collegato
Collega l’account tramite **Settings > Mail Management** e testa il profilo prima di riavviare l’invio di produzione.
Manca il segnaposto Microsoft Graph
Ripristina lo stato di autenticazione Microsoft 365 richiesto prima di riprovare.
Il file allegato non viene trovato
Controlla `PDF_PATH`, cartella di risultato e nome file previsto.
Conferma che il file non sia stato spostato, rinominato o eliminato.
L’allegato sembra vuoto
Apri il PDF manualmente e conferma che sia un documento generato valido prima di riprovare.
Send E-mail Only non trova il PDF
Compila `PDF_PATH` con il percorso completo o seleziona la cartella corretta che contiene il PDF previsto.
Il modello dell’oggetto è vuoto
Seleziona o crea un modello valido e inserisci un oggetto approvato.
Il modello del corpo è vuoto
Aggiungi il messaggio approvato prima dell’invio.
È allegato il PDF sbagliato
Interrompi il elaborazione in serie.
Controlla registrazione destinatario, nomi di risultato, valori `PDF_PATH` e associazioni degli allegati.
Non continuare finché l’associazione non è corretta.
Alcuni destinatari hanno ricevuto l’e-mail e altri no
Controlla Mail Log e isola i registrazione falliti.
Correggi la causa specifica e reinvia solo ai destinatari interessati quando appropriato.
L’e-mail è stata inviata ma il destinatario non può aprire il PDF
Verifica che abbia ricevuto la credenziale corretta tramite il metodo approvato e che l’allegato sia effettivamente il file previsto.
Buone pratiche
- Verifica l’elenco destinatari prima di ogni invio.
- Genera e controlla PDF sensibili prima dell’e-mail.
- Mantieni esplicite le associazioni destinatario-file.
- Usa nomi file univoci e resistenti alle collisioni.
- Configura i profili prima del giorno di produzione.
- Testa l’autenticazione del provider.
- Usa modelli e-mail approvati e riutilizzabili.
- Visualizza in anteprima il contenuto dinamico.
- Mantieni gli oggetti concisi.
- Evita dati sensibili negli oggetti.
- Se richiesto, tieni le credenziale separate dagli allegati protetti.
- Usa un profilo di velocità adeguato.
- Testa prima un piccolo gruppo.
- Convalida gli allegati prima dell’invio.
- Usa `PDF_PATH` con attenzione.
- Usa **Send E-mail Only** per file già approvati.
- Monitora errori provider e allegati.
- Controlla Mail Log dopo ogni elaborazione in serie.
- Riprova solo i destinatari falliti quando possibile.
- Proteggi le esportazioni Mail Log.
- Riconcilia destinatari, allegati e risultati.
- Combina registrazione di consegna con filigrane e prove di tracciamento.
- Fermati subito se viene rilevato un allegato errato.
Domande frequenti
Come posso sapere quali e-mail sono fallite?
Controlla **Mail Log**. Registra lo stato e può includere errori, destinatario, oggetto e informazioni sull’allegato.
Posso reinviare solo ai destinatari falliti?
Quando i PDF approvati esistono già, usa i registrazione esistenti e **Send E-mail Only** per i destinatari che necessitano di un altro tentativo.
L’invio e-mail è disponibile in modalità di prova?
No. La consegna e-mail richiede la relativa funzione con licenza e non è disponibile in modalità di prova.
Conclusione
XERIA può estendere un flusso PDF personalizzato dalla creazione del documento alla consegna e-mail specifica per destinatario.
La sequenza affidabile è verificare i dati, generare e controllare i PDF, configurare il profilo mittente, preparare un modello riutilizzabile approvato, confermare ogni associazione destinatario-allegato, eseguire un piccolo test e poi inviare il elaborazione in serie di produzione.
Dopo la consegna, Mail Log fornisce il registrazione operativo necessario per identificare successi e fallimenti. Quando i PDF approvati esistono già, **Send E-mail Only** consente di consegnarli senza rigenerare i documenti.
Il controllo più importante resta la relazione destinatario-file: il PDF corretto, inviato all’indirizzo corretto, tramite il profilo corretto, con le corrette impostazioni di sicurezza e tracciabilità.