Başarısız PDF E-posta Teslimatları Nasıl Yönetilir?

XERIA, alıcı kayıtlarını, yeniden kullanılabilir e-posta şablonlarını, yapılandırılmış gönderim profillerini ve doğrulanmış ek eşleştirmelerini bir araya getirerek alıcıya özel PDF dosyalarını doğrudan uygulama içinden dağıtabilir. Böylece kişiselleştirilmiş PDF iş akışı, her dosyayı her alıcıyla manuel olarak eşleştirmeden belge üretiminden kontrollü e-posta teslimatına devam edebilir.

XERIA E-posta Dağıtımı İş Akışına Nasıl Uyar?

Kişiselleştirilmiş e-posta teslimatı normalde belge hazırlama ve doğrulama aşamalarını izler.

En önemli ilişki yalnızca alıcı-e-posta ilişkisi değildir. Şunların tamamıdır:

• Alıcı
• E-posta adresi
• Kişiselleştirilmiş PDF
• Çıktı dosyası adı veya `PDF_PATH`
• E-posta şablonu
• Gönderim profili
• Teslimat sonucu

Her öğe birbiriyle uyumlu kalmalıdır.

• XERIA’da doğrulanmış bir alıcı listesi
• Hedeflenen her alıcı için geçerli bir e-posta adresi
• Kişiselleştirilmiş PDF dosyaları
• Yapılandırılmış bir posta gönderim profili
• Onaylı e-posta konusu
• Onaylı e-posta gövdesi
• Gerekli e-posta imzası
• Doğru çıktı klasörü veya `PDF_PATH` değerleri
• Küçük bir test alıcısı grubu
• Mail Log sonuçlarını inceleme süreci

Yüksek riskli belgeleri e-posta teslimatından önce oluşturup inceleyin.

E-posta profili, ek eşleştirmesi veya şablon henüz test edilmediyse tam alıcı listesiyle başlamayın.

E-posta adresi teslimat için zorunludur.

Şunları kontrol edin:

• Boş e-posta adresleri
• Yanlış yazılmış adresler
• Yinelenen alıcılar
• Test alıcıları
• Kaymış içe aktarma satırları
• Eski adresler
• Yanlışlıkla kullanılan ortak posta kutuları
• Yanlış çıktı dosyasına bağlı alıcı kayıtları

Bir alıcının e-posta adresi boş olduğunda XERIA hata bildirir; ancak geçerli sözdizimi tek başına adresin hedeflenen kişiye ait olduğunu kanıtlamaz.

Adım 2: Kişiselleştirilmiş PDF’leri Oluşturun ve Doğrulayın

Hassas iş akışlarında PDF’leri göndermeden önce oluşturun.

Kişiselleştirilmiş üretim iş akışını kullanarak:

• Onaylı kaynak PDF’yi seçin
• Alıcıya özel filigran verilerini uygulayın
• Gerektiğinde izleme bilgisi ekleyin
• PDF güvenlik ayarlarını uygulayın
• Seçilen her alıcı için ayrı dosya oluşturun
• Çıktı kümesini inceleyin

E-posta teslimatına geçmeden önce şunları karşılaştırın:

• Seçili alıcı sayısı
• Oluşturulan dosya sayısı
• Çıktı dosyası adları
• Alıcı filigranları
• İzleme kodları
• Parola atamaları
• İzin profilleri

Temsili dosyaları açın ve hedef alıcının görünür veya başka bir şekilde tanımlanabilir olduğunu doğrulayın.

Kuruluş birden fazla gönderici hesabı kullanıyorsa, teslimattan önce doğru hesabın kolayca tanımlanabilmesi için profillere açık adlar verin.

Sağlayıcı sınırları, kötüye kullanım karşıtı kontroller veya operasyonel dikkat hızdan daha önemliyse daha yavaş bir profil uygun olabilir.

Daha hızlı bir profil toplam teslimat süresini azaltabilir; ancak e-posta sağlayıcıları kendi hız sınırlarını ve güvenlik kontrollerini uygulayabilir.

En yüksek gönderim hızının her hesap için uygun olduğunu varsaymayın.

Adım 1: Mail Log’u İnceleyin

Gönderimden sonra **Mail Log** bölümünü açın.

Günlük şu alanları içerebilir:

Mail Log’u şunları belirlemek için kullanın:

• Başarılı gönderimler
• Başarısız gönderimler
• Alıcı hataları
• Ek hataları
• Sağlayıcı hataları
• Yeniden denenmesi gereken öğeler

Tarih filtreleri yerel saatle girilir ve UTC tabanlı sorgular için dönüştürülür.

Adım 2: Başarısız Gönderimleri İnceleyin

Nedeni incelemeden her hatayı otomatik olarak yeniden göndermeyin.

Tipik hata kategorileri şunları içerir:

• Alıcı e-posta adresi boş
• Ek dosyası eksik
• Ek geçersiz
• Gmail bağlı değil
• Microsoft Graph belirteci kullanılamıyor
• Sağlayıcı isteği reddetti
• Konu şablonu boş
• Gövde şablonu boş
• Çıktı yolu yanlış

Yeniden denemeden önce temel nedeni düzeltin.

Yalnızca bir alt küme başarısız olduysa, uygulanabilir olduğunda yalnızca etkilenen alıcıları yeniden gönderin.

Onaylı kişiselleştirilmiş PDF’ler zaten mevcutsa **Send E-mail Only** kullanın.

Adım 3: Eki Doğrulayın

Göndermeden önce XERIA eki kontrol eder.

Sorunlar şunları içerebilir:

• Ek bulunamadı
• Geçersiz yol
• Çok küçük veya boş görünen dosya
• Geçici PDF oluşturulmadı
• Yanlış çıktı klasörü
• Beklenen dosya adı mevcut değil

Ek doğrulama hatalarını, ilgili alıcının gönderim denemesini durdurma nedeni olarak değerlendirin.

Alıcı eşleştirmesini güncellemeden manuel olarak başka bir dosya kullanmayın.

Kişiselleştirilmiş bir iş akışında doğru ek, alıcının güvenlik bağlamının bir parçasıdır.

Adım 4: Test Gönderimi Yapın

Tam toplu işlemden önce küçük bir test grubu seçin.

Grup şunları içermelidir:

• Standart bir alıcı
• Uzun ada sahip bir alıcı
• Latin dışı ad kullanan bir alıcı
• Korunan bir PDF
• Büyük ama normal bir ek
• Farklı e-posta alan adı kullanan bir alıcı
• Bu özellik kullanılacaksa `PDF_PATH` kullanan bir kayıt

Mümkün olduğunda kuruluşun kontrol ettiği test adreslerini kullanın.

Alınan e-postada şunları doğrulayın:

• Gönderici kimliği
• Alıcı adresi
• Konu
• Gövde
• İmza
• Ek dosya adı
• Ek içeriği
• Parola davranışı
• Filigran
• İzleme bilgisi

Alınan ekin hedef alıcının belgesi olduğunu doğrulayın.

Adım 5: E-posta İşlemini Başlatın

Başarılı testten sonra onaylı alıcıları seçin ve e-posta işlemini başlatın.

Şunları izleyin:

• Geçerli alıcı
• Tamamlanan gönderimler
• Başarısız gönderimler
• Atlanan alıcılar
• Kimlik doğrulama hataları
• Ek hataları
• Sağlayıcı hataları
• Eksik alıcı adresleri

Tamamlanan bir işlemin her alıcının e-postayı başarıyla aldığı anlamına geldiğini varsaymayın.

Bir gönderim denemesi, sağlayıcı veya hesap kısıtları dahil XERIA dışındaki nedenlerle başarısız olabilir.

Adım 6: Teslimat Kayıtlarını Dışa Aktarın veya Saklayın

Mail Log operasyonel incelemeyi ve kayıt saklamayı destekleyebilir.

Gerektiğinde şunları saklayın:

• Alıcı
• E-posta adresi
• Gönderim zaman damgası
• Konu
• Durum
• Hata bilgisi
• Ek dosya adı
• Ek dosya yolu

XERIA, Mail Log verilerini CSV veya Excel’e dışa aktarmayla ilişkili seçenekler içerir.

Dışa aktarılan günlükleri koruyun; çünkü alıcı ve belge dağıtım bilgileri içerebilirler.

Teslimat verilerini süresiz saklamak yerine kuruluşun saklama politikasını uygulayın.

Adım 7: Parola Korumalı PDF’leri Dikkatle Yönetin

Ekli PDF bir açma parolası gerektiriyorsa, politika gerektirdiğinde parola teslim süreci ayrı kalmalıdır.

PDF’yi göndermeden önce:

• Doğru parolanın atandığını doğrulayın
• Alıcı kimliğini doğrulayın
• Ekin doğru olduğunu doğrulayın
• E-posta adresini doğrulayın
• Parolanın nasıl teslim edileceğini doğrulayın
• Düz metin parolaları normal Mail Log kayıtlarından uzak tutun
• Parolaları dosya adlarına koymayın

Yaygın Sorunlar

Alıcı E-posta Adresi Boş

Göndermeden önce alıcı kaydını düzeltin.

Başka bir adres aynı alıcı için doğrulanmadıkça hedef adresi değiştirmeyin.

Gmail Bağlı Değil

Gmail hesabını **Settings > Mail Management** üzerinden bağlayın ve üretim gönderimini yeniden başlatmadan önce profili test edin.

Microsoft Graph Belirteci Eksik

Gönderimi yeniden denemeden önce gerekli Microsoft 365 kimlik doğrulama durumunu yeniden kurun.

Ek Dosyası Bulunamadı

`PDF_PATH`, çıktı klasörü ve beklenen dosya adını kontrol edin.

Dosyanın taşınmadığını, yeniden adlandırılmadığını veya silinmediğini doğrulayın.

Ek Boş Görünüyor

Yeniden denemeden önce PDF’yi manuel olarak açın ve geçerli oluşturulmuş bir belge olduğunu doğrulayın.

Send E-mail Only PDF’yi Bulamıyor

`PDF_PATH` alanını tam dosya yoluyla doldurun veya beklenen PDF’yi içeren doğru çıktı klasörünü seçin.

Konu Şablonu Boş

Geçerli bir e-posta şablonu seçin veya oluşturun ve onaylı bir konu sağlayın.

Gövde Şablonu Boş

Göndermeden önce onaylı e-posta mesajını ekleyin.

Yanlış PDF Ekleniyor

Toplu işlemi durdurun.

Alıcı kayıtlarını, çıktı dosya adlarını, `PDF_PATH` değerlerini ve ek eşleştirmelerini inceleyin.

Eşleştirme düzeltilmeden göndermeye devam etmeyin.

Bazı Alıcılar E-postayı Aldı, Bazıları Başarısız Oldu

Mail Log’u inceleyin ve başarısız kayıtları ayırın.

Belirli nedeni düzeltin ve uygun olduğunda yalnızca etkilenen alıcıları yeniden gönderin.

E-posta Gönderildi Ancak Alıcı PDF’yi Açamıyor

Alıcının doğru parolayı onaylı parola teslim yöntemiyle aldığını ve ekin gerçekten hedeflenen dosya olduğunu doğrulayın.

En İyi Uygulamalar

• Her gönderimden önce alıcı listesini doğrulayın.
• Hassas PDF’leri e-postayla göndermeden önce oluşturun ve inceleyin.
• Alıcı-dosya eşleştirmelerini açık tutun.
• Benzersiz ve çakışmaya dayanıklı dosya adları kullanın.
• Posta profillerini üretim gününden önce yapılandırın.
• Sağlayıcı kimlik doğrulamasını test edin.
• Yeniden kullanılabilir onaylı e-posta şablonları kullanın.
• Dinamik alıcı içeriğini önizleyin.
• Konuları kısa tutun.
• Konu satırlarında hassas verilerden kaçının.
• Gerektiğinde PDF parolalarını korunan eklerden ayrı tutun.
• Uygun bir gönderim hızı profili kullanın.
• Önce küçük bir alıcı grubunu test edin.
• Göndermeden önce ekleri doğrulayın.
• `PDF_PATH` alanını dikkatle kullanın.
• Daha önce onaylanmış dosyalar için **Send E-mail Only** kullanın.
• Sağlayıcı ve ek hatalarını izleyin.
• Her toplu işlemden sonra Mail Log’u inceleyin.
• Uygulanabilir olduğunda yalnızca başarısız alıcıları yeniden deneyin.
• Mail Log dışa aktarımlarını koruyun.
• Seçili alıcıları, ekleri ve gönderim sonuçlarını mutabık hale getirin.
• Teslimat kayıtlarını filigran ve izleme kanıtıyla birleştirin.
• Yanlış ek tespit edildiğinde hemen durun.

Sık Sorulan Sorular

Hangi E-postaların Başarısız Olduğunu Nasıl Anlarım?

**Mail Log** bölümünü inceleyin. Teslimat durumunu kaydeder ve hata, alıcı, konu ve ek bilgilerini içerebilir.

Yalnızca Başarısız Alıcılara Yeniden Gönderebilir miyim?

Onaylı PDF’ler zaten mevcutsa mevcut alıcı kayıtlarını ve **Send E-mail Only** seçeneğini yeniden deneme gereken alıcılar için kullanın.

Deneme Modunda E-posta Gönderimi Kullanılabilir mi?

Hayır. E-posta teslimatı ilgili lisanslı işlevi gerektirir ve deneme modunda kullanılamaz.

Sonuç

XERIA, kişiselleştirilmiş PDF iş akışını belge oluşturmadan alıcıya özel e-posta teslimatına kadar genişletebilir.

Güvenilir sıra; alıcı verilerini doğrulamak, kişiselleştirilmiş PDF’leri oluşturup incelemek, gönderici profilini yapılandırmak, onaylı ve yeniden kullanılabilir bir şablon hazırlamak, her alıcı-ek eşleştirmesini doğrulamak, küçük bir test yapmak ve ardından üretim toplu işlemini göndermektir.

Teslimattan sonra Mail Log, başarıları ve başarısızlıkları belirlemek için gereken operasyonel kaydı sağlar. Onaylı PDF’ler zaten mevcutsa **Send E-mail Only**, belgeleri yeniden oluşturmadan teslim etmeyi sağlar.

En önemli kontrol alıcı-dosya ilişkisidir: doğru PDF, doğru e-posta adresine, doğru profil üzerinden, doğru güvenlik ve izlenebilirlik ayarlarıyla gönderilmelidir.