将错误 PDF 发送给错误收件人通常是数据映射失败，而不是附件按钮的问题。预防需要一条受控链路，将批准的来源、收件人记录、个性化输出、文件名和交付目标关联起来。XERIA 支持这条链路，但操作人员仍须在分发前验证对应关系。
即使 PDF 有密码保护，发送给错误收件人仍然属于安全事件。 对于高风险批量任务，请在分发前验证每个收件人与文件、收件人与密码的对应关系。
核心原则
在收件人专属批量任务中，每位选定收件人都必须有打开密码。 在明确密码来源并验证收件人与密码的对应关系之前，不要开始生成。 如果密码映射到错误人员，技术上成功的批量任务仍然不安全。
如果密码映射到错误人员，技术上成功的批量任务仍然不安全。
进度完成表示处理结束，但不能证明每个密码和权限分配都正确。
为何会发送错误附件
请检查：
- 空密码单元格
- 错位的电子表格行
- 重复密码
- 前导或尾随空格
- 分配给错误收件人的密码
- 无效收件人记录
- 留在生产数据中的测试密码
密码可以来自：
在明确密码来源并验证收件人与密码的对应关系之前，不要开始生成。
开始前
请准备：
- 经批准的源 PDF 或源文件夹
- 预期输出位置
- 所需安全模式
- 打开密码或收件人密码数据
- 需要时的所有者密码
- 权限配置
- 密码交付方法
- 一个或多个测试 PDF 阅读器
- 有代表性的测试文件或收件人
保持经批准的源文件不变，并将受保护输出写入单独位置。 第一次测试不要使用真实机密文档。
步骤 1：准备收件人记录
在个性化生成中，请检查每条收件人记录的**打开密码**。 从 Excel 导入数据时，请将密码列映射到正确的 XERIA 字段。
- 姓名
- 电子邮件
- 公司 ID
- 所有者密码
- 权限配置
- 映射配置
- 空密码单元格
- 错位的电子表格行
- 重复密码
- 前导或尾随空格
- 分配给错误收件人的密码
- 无效收件人记录
- 留在生产数据中的测试密码
如果密码映射到错误人员，技术上成功的批量任务仍然不安全。
步骤 2：使用一个受控数据源
密码可以来自：
- 在 XERIA 中创建的收件人记录
- 映射到**打开密码**的导入 Excel 列
- 为缺少密码的收件人记录生成的密码
- 手动分配的值
在明确密码来源并验证收件人与密码的对应关系之前，不要开始生成。
- 检查更新后的收件人记录
- 确认每位选定收件人都有密码
- 通过经批准的流程导出或记录交付信息
- 保护密码数据
- 不要在普通处理日志中公布密码
自动生成很方便，但生成的密码仍必须交付给正确收件人。
步骤 3：定义文件命名和输出规则
- 使用唯一收件人代码或追踪值
- 避免仅使用姓名作为文件名
- 不要在文件名中包含敏感数据
- 将输出写入单独的已检查文件夹
- 生成前定义冲突和覆盖行为
即使 PDF 有密码保护，发送给错误收件人仍然属于安全事件。 对于高风险批量任务，请在分发前验证每个收件人与文件、收件人与密码的对应关系。
步骤 4：运行代表性测试
处理完整任务前先生成测试文件。 使用目标收件人使用的软件打开生成的 PDF。
- 手动分配密码的收件人
- 自动生成密码的收件人
- 具有权限配置的收件人
- 姓名较长的收件人
- 使用非拉丁字符姓名的收件人
- 包含表单或注释的文件
- 应允许打印的文件
- 应限制复制或编辑的文件
验证：
- 文件要求正确的打开密码
- 错误密码被拒绝
- 正确密码可以打开文件
- 水印和收件人身份正确
- 所有者密码未泄露
- 打印按预期工作
- 复制按预期工作
- 编辑按预期工作
- 表单和评论按预期工作
- PDF 保持可读且未损坏
兼容性重要时，请使用多个 PDF 阅读器测试。
PDF 权限的具体行为取决于收件人的 PDF 软件。分发前请测试所选配置。
步骤 5：生成并核对输出集合
测试成功后，启动预期生成操作。 对于个性化生成，选择经批准的收件人并使用**生成 PDF（Generate PDF）**。 不要忽略有关收件人缺少打开密码的前置条件警告。
- 项目总数
- 当前项目
- 已完成项目
- 失败项目
- 跳过项目
- 输出位置
- 安全相关警告
- 缺失密码警告
进度完成表示处理结束，但不能证明每个密码和权限分配都正确。
生成后，请核对：
- 输入文件数
- 所选收件人数
- 生成文件数
- 失败和跳过的记录
- 输出文件名
- 打开密码分配
- 所有者密码分配
- 权限配置
- 收件人水印
- 追踪代码
步骤 6：验证收件人与文件映射
从批量任务不同位置打开样本。 对于高风险批量任务，请在分发前验证每个收件人与文件、收件人与密码的对应关系。 不要在文件名中包含密码。
交付密码前：
- 验证收件人
- 确认目标地址
- 避免群组消息
- 避免公共或共享渠道
- 不要泄露所有者密码
- 不要在普通日志中保存明文密码
- 仅记录政策要求的操作证据
步骤 7：发送前检查邮件附件
受保护文件通过检查后，请通过经批准的渠道分发。 根据政策记录成功交付、失败和重试。 邮件交付需要相应许可功能，试用模式下不可用。
- 确认收件人与文件映射
- 准备邮件模板
- 检查附件映射
- 需要时单独交付密码
- 发送经批准的文件
- 检查**邮件日志（Mail Log）**
受保护 PDF 和密码不应自动通过同一渠道传输。 适当方法取决于组织政策和文档敏感性。
- 单独的电子邮件
- 经过验证的电话或短信渠道
- 经过身份验证的门户
- 组织批准的密码管理器
- 事先约定的收件人专属方法
步骤 8：分发并记录结果
受保护文件通过检查后，请通过经批准的渠道分发。 根据政策记录成功交付、失败和重试。 邮件交付需要相应许可功能，试用模式下不可用。
如果密码泄露，请将其视为已被破坏，并根据工作流生成替代文件或密码。
如果密码泄露，请将其视为已被破坏，并根据工作流生成替代文件或密码。 密码可以打开错误收件人的文件 立即停止分发。 检查收件人记录、导入行、输出文件名和密码映射。 更正数据后重新生成受影响文件。 自动生成的密码缺失 返回收件人记录并确认生成的密码已保存。 在能够可靠交付密码前，不要分发相关 PDF。 所有者密码被发送给收件人 将所有者密码视为已泄露。 检查受影响的安全配置，并在需要时使用新的经批准凭据重新生成文件。
停止条件
- 收件人数与输出数不同
- 发生文件名冲突
- 测试收件人仍被选中
- 密码或追踪值属于其他记录
- 附件预览与收件人不匹配
- 源文档版本不确定
- 存在无法解释的交付映射
常见问题
文件名正确但 PDF 内容错误
立即停止分发。 检查收件人记录、导入行、输出文件名和密码映射。 更正数据后重新生成受影响文件。
数量一致但映射错误
从批量任务不同位置打开样本。 对于高风险批量任务，请在分发前验证每个收件人与文件、收件人与密码的对应关系。 不要在文件名中包含密码。
常见问题
成功批次中仍可能有错误附件吗？
进度完成表示处理结束，但不能证明每个密码和权限分配都正确。
是否应检查每个生成的 PDF？
从批量任务不同位置打开样本。 对于高风险批量任务，请在分发前验证每个收件人与文件、收件人与密码的对应关系。 不要在文件名中包含密码。
发送了错误 PDF 后应怎么办？
立即停止分发。 检查收件人记录、导入行、输出文件名和密码映射。 更正数据后重新生成受影响文件。
如果密码泄露，请将其视为已被破坏，并根据工作流生成替代文件或密码。
结论
对于个性化批量任务，每位选定收件人都必须有正确的打开密码和权限配置。XERIA 可以检测缺失密码、生成六位数字值，或引导您进行手动编辑。 可靠工作流结合准确的收件人数据、适当加密、合理权限、代表性测试、安全密码交付，以及对每个生成文件的仔细验证。