XERIA puede crear un PDF independiente para cada destinatario a partir de un único documento maestro aprobado. Cada copia generada puede incluir texto de marca de agua específico del destinatario, un código de seguimiento único, elementos QR de trazabilidad opcionales, ajustes de seguridad individuales y un nombre de archivo que permanezca asociado al registro correcto.
No utilice una barra de progreso completada como única verificación. El conjunto de salida debe conciliarse con la lista.
En este tutorial utilizará un PDF de origen y una lista de destinatarios para generar archivos de salida personalizados.
- Un PDF de origen aprobado
- Los destinatarios que recibirán copias personalizadas
- Los campos de destinatario que quiera usar en la marca de agua
- Una carpeta de salida con espacio suficiente
- Cualquier política necesaria de contraseñas o permisos
- Una regla de nombres para los archivos generados
- Un pequeño grupo de destinatarios de prueba
Utilice un PDF maestro limpio y mantenga el original sin cambios. Los archivos generados deben escribirse en una ubicación de salida separada.
Comprender el flujo de XERIA
La producción personalizada utiliza conjuntamente las áreas Marca de agua y Procesamiento por lotes.
El área Marca de agua define el aspecto de cada copia y los valores dinámicos que aparecerán.
El área Procesamiento por lotes administra listas, registros de destinatarios, generación de salida, ajustes opcionales de correo y resultados del lote.
Un recorrido típico es:
- Abrir **Procesamiento por lotes**.
- Seleccionar o preparar la lista de destinatarios.
- Ir a **Marca de agua** para configurar el diseño personalizado.
- Seleccionar **Producción por lotes basada en listas**.
- Guardar los ajustes y volver a Procesamiento por lotes.
- Revisar los destinatarios y generar los archivos personalizados.
Esta separación permite aplicar de forma coherente un solo diseño de marca de agua a toda la lista.
Paso 1: Abrir Procesamiento por lotes
Abra la página **Procesamiento por lotes** en XERIA.
El área de gestión de destinatarios se utiliza para:
Paso 1: Elegir el PDF de origen
Seleccione el PDF aprobado que se utilizará como documento maestro.
Antes de aplicar la personalización, verifique:
- El documento se abre correctamente
- Está seleccionada la versión correcta
- Están presentes todas las páginas
- La orientación de las páginas es correcta
- Los formularios, firmas o anotaciones existentes funcionan como se espera
- El origen no contiene una marca de agua anterior no deseada
- El documento no está dañado
- Ninguna otra aplicación está editando el archivo
Paso 2: Configurar la apariencia de la marca
Utilice el Constructor de texto de marca de agua para definir el texto que aparecerá en la copia de cada destinatario.
La marca puede combinar texto estático con campos dinámicos de destinatario.
Ejemplos:
- `Preparado para {NAME}`
- `Confidencial — {NAME}`
- `{NAME} — {CODE}`
- `Destinatario: {NAME} — Seguimiento: {CODE}`
- `Emitido a {NAME} el {DATE}`
Seleccione las etiquetas de campo dinámico disponibles desde la interfaz en lugar de escribirlas de memoria.
Durante la generación, cada campo dinámico se sustituye por el valor correspondiente del registro de cada destinatario.
Por ejemplo:
| Registro del destinatario | Plantilla de marca | Marca generada |
|---|---|---|
| Nombre: Elena Rossi | `Preparado para {NAME}` | `Preparado para Elena Rossi` |
| Nombre: Daniel Weber, Código: DW-204 | `{NAME} — {CODE}` | `Daniel Weber — DW-204` |
| Nombre: Aiko Tanaka, Seguimiento: TRC-8K2M4 | `{NAME} — {CODE}` | `Aiko Tanaka — TRC-8K2M4` |
Utilice uno o dos campos dinámicos significativos en lugar de llenar la página con datos personales innecesarios.
Ajuste la configuración visual para que la marca siga siendo legible sin ocultar contenido importante.
Revise:
- Fuente
- Tamaño de fuente
- Color del texto
- Opacidad
- Ángulo de rotación
- Posición
- Alineación
- Repetición o diseño en mosaico
- Espaciado horizontal y vertical
- Cobertura de página
Una marca diagonal sobre el área principal es adecuada para muchos documentos confidenciales, pero el diseño correcto depende del PDF de origen.
Pruebe la marca sobre:
- Fondos claros
- Fondos oscuros
- Tablas
- Gráficos
- Áreas de firma
- Páginas verticales
- Páginas horizontales
- Distintos tamaños de página
Aplique la marca a todas las páginas que deban conservar la identificación del destinatario. Una marca solo en la portada puede perderse si se extraen páginas posteriores.
Paso 3: Añadir elementos de trazabilidad
Cuando el flujo requiera identificar copias, active las opciones de trazabilidad adecuadas.
Pueden incluir:
- Un código de seguimiento visible
- Una referencia de destinatario
- Una fecha de emisión
- Un elemento QR de trazabilidad
- Un nombre de archivo específico del destinatario
- Un registro de correspondencia entre origen y salida
Los códigos deben ser suficientemente únicos para distinguir las copias generadas.
Los elementos QR son opcionales. Utilícelos cuando el flujo necesite información legible por máquina y el diseño elegido no obstruya el contenido.
La información visible del destinatario y los códigos apoyan la responsabilidad, pero no impiden todas las capturas, fotografías o reenvíos.
Paso 4: Configurar la seguridad PDF opcional
La personalización y la protección de acceso tratan riesgos diferentes.
Utilice opciones de seguridad PDF cuando preocupen la apertura, impresión, copia o edición no autorizadas.
Según el flujo seleccionado, configure:
- Contraseña de apertura
- Contraseña de propietario o permisos
- Permiso de impresión
- Permiso de copia
- Permiso de edición
- Permisos de anotaciones o formularios
- Valores de contraseña específicos por destinatario
Las contraseñas y los permisos deben permanecer asociados al destinatario correcto.
No almacene contraseñas en texto plano en registros ordinarios ni coloque la contraseña en el mismo mensaje que el archivo protegido, salvo que sea la política aprobada de la organización.
Pruebe las salidas protegidas con los lectores PDF utilizados por los destinatarios.
Paso 5: Revisar la lista de destinatarios
Antes de generar los archivos, revise de nuevo los destinatarios seleccionados.
Confirme:
- Están seleccionados los registros necesarios
- No se incluyen destinatarios de prueba
- Los nombres están escritos correctamente
- Las direcciones de correo pertenecen a las personas correctas
- Los códigos son únicos cuando sea necesario
- Existen contraseñas cuando sean necesarias
- Los nombres de salida no entrarán en conflicto
- El perfil de permisos seleccionado es correcto
- Los valores de seguimiento coinciden con los destinatarios previstos
En trabajos grandes, compare el número de destinatarios seleccionados con el número esperado de archivos.
Este es también el momento de corregir los datos dentro de XERIA, en lugar de modificar e importar repetidamente la hoja original.
Paso 6: Definir reglas de salida y nombres
Elija la ubicación de salida de los PDF generados.
El destino puede ser una carpeta local o una ubicación en la nube configurada y compatible con el flujo.
Utilice un patrón de nombre que sea:
- Único
- Predecible
- Seguro para el sistema de archivos
- Fácil de conciliar con los registros
- Libre de datos sensibles innecesarios
Ejemplos:
- `Report-Customer-0042.pdf`
- `Training-Elena-Rossi.pdf`
- `Statement-DW-204.pdf`
- `Document-TRC-8K2M4.pdf`
No dependa únicamente del nombre del destinatario, ya que distintas personas pueden tener el mismo nombre.
Si ya existe un archivo con el mismo nombre, revise el comportamiento ante conflictos antes de iniciar todo el lote.
Paso 7: Ejecutar una prueba pequeña
No comience con toda la lista.
Seleccione un grupo de prueba representativo que incluya:
- Un nombre corto
- Un nombre largo
- Un nombre no latino
- Un registro con todos los campos opcionales
- Una salida protegida con contraseña
- Un ejemplo con página horizontal
- Un nombre de archivo cercano a la longitud máxima esperada
Genere los archivos de prueba e inspeccione los PDF completos.
Verifique:
- Sustitución de campos dinámicos
- Visibilidad de la marca
- Cobertura de página
- Exactitud del código
- Colocación del QR cuando se use
- Nombre del archivo de salida
- Comportamiento de la contraseña
- Permisos de impresión, copia y edición
- Integridad del archivo
- Correspondencia destinatario-archivo
Corrija la configuración antes de procesar toda la lista.
Paso 8: Generar los PDF personalizados
Cuando la prueba sea correcta, seleccione los destinatarios previstos y utilice **Generar PDF**.
XERIA crea un archivo de salida independiente para cada destinatario seleccionado.
Durante la generación, supervise:
- Número total de destinatarios
- Elemento actual
- Elementos completados
- Elementos fallidos
- Elementos omitidos
- Ubicación de salida
- Mensajes de error
No utilice una barra de progreso completada como única verificación. El conjunto de salida debe conciliarse con la lista.
Paso 9: Verificar los archivos generados
Después de generar, compare:
- Número de destinatarios seleccionados
- Número de archivos generados
- Registros fallidos u omitidos
- Nombres de salida
- Marcas de destinatario
- Códigos de seguimiento
- Asignaciones de contraseña
- Perfiles de permisos
Abra varios archivos de diferentes partes del lote, no solo el primero.
En PDF largos, inspeccione la primera, una página intermedia y la última.
Conserve el documento maestro aprobado, el conjunto final y los registros de procesamiento en ubicaciones protegidas adecuadas.
Problemas comunes
Todos los archivos tienen la misma marca
Confirme que está seleccionada **Producción por lotes basada en listas** y que se usan campos dinámicos de destinatario en el texto.
Los campos dinámicos aparecen como texto literal
Seleccione los campos dinámicos desde el Constructor de texto y compruebe que los campos correspondientes contienen datos.
Algunos archivos tienen valores vacíos
Compruebe los registros y la asignación de campos de Excel a XERIA.
Los archivos de salida se sobrescriben
Utilice un campo único, un código de destinatario o un código de seguimiento en la regla de nombres.
La marca cubre contenido importante
Reduzca tamaño u opacidad, cambie la posición, ajuste el ángulo o utilice otro diseño repetido.
Se asigna la contraseña incorrecta
Detenga el flujo y verifique la correspondencia destinatario-contraseña antes de distribuir archivos.
Hay menos archivos que destinatarios
Revise registros fallidos y omitidos, conflictos de salida, condiciones no válidas del origen y espacio disponible.
Los adjuntos no coinciden con los destinatarios
No envíe el lote. Concilie primero registros, nombres de archivo y correspondencias de entrega.
Buenas prácticas
- Mantenga sin cambios el PDF de origen aprobado.
- Gestione las listas dentro de XERIA.
- Considere Excel como fuente opcional de importación.
- Valide todos los campos obligatorios.
- Elimine duplicados y registros de prueba.
- Utilice campos dinámicos significativos.
- Minimice los datos personales mostrados.
- Aplique identificación a todas las páginas relevantes.
- Use códigos únicos cuando importe identificar la copia.
- Use nombres resistentes a colisiones.
- Aplique contraseñas y permisos según el riesgo.
- Ejecute un lote de prueba representativo.
- Revise archivos de muestra completos.
- Concilie recuentos de destinatarios y salidas.
- Genere y revise antes de enviar documentos de alto riesgo.
- Mantenga contraseñas en texto plano fuera de registros ordinarios.
- Proteja listas y archivos generados.
- Revise el Registro de correo tras la entrega.
- Conserve registros según la política.
- Corrija errores de asignación antes de reiniciar el trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo revisar los PDF antes de enviarlos?
Sí. Utilice **Generar PDF** para crear primero los archivos, revíselos y use **Enviar solo correo electrónico** cuando estén aprobados para entrega.
¿Qué debo comprobar después de generar?
Verifique número de salidas, nombres, valores de marca, códigos, contraseñas, permisos y correspondencia destinatario-archivo.
Conclusión
XERIA convierte un PDF aprobado y una lista de destinatarios en un conjunto controlado de documentos personalizados.
La lista puede crearse directamente en XERIA o importarse una sola vez desde Excel. El área Marca de agua define el diseño basado en campos dinámicos, los elementos de trazabilidad y la seguridad opcional. Procesamiento por lotes aplica la configuración y crea archivos independientes.
El flujo fiable es sencillo: prepare datos correctos, configure la personalización, pruebe registros representativos, genere el lote completo, verifique cada correspondencia y solo entonces distribuya los archivos.