XERIA, onaylı tek bir ana belgeden her alıcı için ayrı bir PDF oluşturabilir. Üretilen her kopya; alıcıya özel filigran metni, benzersiz bir izleme kodu, isteğe bağlı QR izleme öğeleri, bireysel güvenlik ayarları ve doğru alıcı kaydıyla ilişkisi korunan bir dosya adı içerebilir.
Tamamlanmış ilerleme çubuğunu tek doğrulama olarak görmeyin. Çıktı kümesi yine de alıcı listesiyle karşılaştırılmalıdır.
Bu eğitimde, tek bir kaynak PDF ve bir alıcı listesi kullanarak kişiselleştirilmiş çıktı dosyaları oluşturacaksınız.
- Onaylı bir kaynak PDF
- Kişiselleştirilmiş kopyaları alacak kişiler
- Filigranda kullanmak istediğiniz alıcı alanları
- Yeterli boş alana sahip bir çıktı klasörü
- Gerekli parola veya izin politikası
- Üretilen dosyalar için bir adlandırma kuralı
- Küçük bir test alıcısı grubu
Temiz bir ana PDF kullanın ve orijinal dosyayı değiştirmeyin. Üretilen dosyalar ayrı bir çıktı konumuna yazılmalıdır.
XERIA İş Akışını Anlayın
Kişiselleştirilmiş üretim, Filigran ve Toplu İşlem alanlarını birlikte kullanır.
Filigran alanı, her alıcı kopyasının nasıl görüneceğini ve hangi dinamik değerlerin gösterileceğini tanımlar.
Toplu İşlem alanı; alıcı listelerini, alıcı kayıtlarını, çıktı üretimini, isteğe bağlı e-posta ayarlarını ve toplu işlem sonuçlarını yönetir.
Tipik yol şöyledir:
- **Toplu İşlem** sayfasını açın.
- Alıcı listesini seçin veya hazırlayın.
- Kişiselleştirilmiş tasarımı yapılandırmak için **Filigran** alanına geçin.
- **Liste Tabanlı Toplu Üretim** seçeneğini belirleyin.
- Ayarları kaydedin ve Toplu İşlem’e dönün.
- Alıcıları gözden geçirin ve kişiselleştirilmiş dosyaları üretin.
Bu ayrım, tek bir filigran tasarımının tüm alıcı listesine tutarlı biçimde uygulanmasını sağlar.
Adım 1: Toplu İşlem’i Açın
XERIA’da **Toplu İşlem** sayfasını açın.
Alıcı yönetimi alanı şunlar için kullanılır:
Adım 1: Kaynak PDF’yi Seçin
Ana belge olarak kullanılacak onaylı PDF’yi seçin.
Kişiselleştirmeyi uygulamadan önce şunları doğrulayın:
- Belge doğru biçimde açılıyor
- Doğru sürüm seçilmiş
- Tüm sayfalar mevcut
- Sayfa yönleri doğru
- Mevcut formlar, imzalar veya açıklamalar beklendiği gibi çalışıyor
- Kaynak dosyada istenmeyen eski bir filigran bulunmuyor
- Belge hasarlı değil
- Dosya başka bir uygulama tarafından düzenlenmiyor
Adım 2: Filigran Görünümünü Yapılandırın
Her alıcının kopyasında görünecek metni tanımlamak için Filigran Metni Oluşturucuyu kullanın.
Filigran, sabit metni alıcı tokenlarıyla birleştirebilir.
Örnekler:
- `{NAME} için hazırlanmıştır`
- `Gizli — {NAME}`
- `{NAME} — {CODE}`
- `Alıcı: {NAME} — İzleme: {CODE}`
- `{NAME} adına {DATE} tarihinde düzenlendi`
Kullanılabilir belirteç etiketlerini ezberden yazmak yerine arayüzden seçin.
Üretim sırasında her belirteç, ilgili alıcı kaydındaki karşılık gelen değerle değiştirilir.
Örneğin:
| Alıcı Kaydı | Filigran Şablonu | Üretilen Filigran |
|---|---|---|
| Ad: Elena Rossi | `{NAME} için hazırlanmıştır` | `Elena Rossi için hazırlanmıştır` |
| Ad: Daniel Weber, Kod: DW-204 | `{NAME} — {CODE}` | `Daniel Weber — DW-204` |
| Ad: Aiko Tanaka, İzleme: TRC-8K2M4 | `{NAME} — {CODE}` | `Aiko Tanaka — TRC-8K2M4` |
Sayfayı gereksiz kişisel verilerle doldurmak yerine anlamlı bir veya iki alıcı tokenı kullanın.
Önemli belge içeriğini kapatmadan filigranın okunabilir kalması için görsel ayarları düzenleyin.
Şunları gözden geçirin:
- Yazı tipi
- Yazı boyutu
- Metin rengi
- Opaklık
- Döndürme açısı
- Konum
- Hizalama
- Tekrarlama veya döşemeli düzen
- Yatay ve dikey boşluk
- Sayfa kapsamı
Ana sayfa alanı boyunca uzanan çapraz bir filigran birçok gizli belge iş akışı için uygundur; ancak doğru tasarım kaynak PDF’ye bağlıdır.
Filigranı şu içeriklerle test edin:
- Açık arka planlar
- Koyu arka planlar
- Tablolar
- Grafikler
- İmza alanları
- Dikey sayfalar
- Yatay sayfalar
- Farklı sayfa boyutları
Alıcı tanımlamasının korunması gereken her sayfaya filigranı uygulayın. Yalnızca kapakta bulunan filigran, sonraki sayfalar çıkarıldığında kaybolabilir.
Adım 3: İzlenebilirlik Öğelerini Ekleyin
İş akışının kopya tanımlaması gerektirdiği durumlarda uygun izlenebilirlik seçeneklerini etkinleştirin.
Bunlar şunları içerebilir:
- Görünür izleme kodu
- Alıcı referansı
- Düzenlenme tarihi
- QR izleme öğesi
- Alıcıya özel dosya adı
- Kaynaktan çıktıya eşleştirme kaydı
İzleme kodları, üretilen kopyaları birbirinden ayıracak kadar benzersiz olmalıdır.
QR izleme öğeleri isteğe bağlıdır. İş akışı makine tarafından okunabilir izleme bilgisi gerektiriyorsa ve seçilen düzen belge içeriğini engellemiyorsa kullanın.
Görünür alıcı bilgileri ve izleme kodları hesap verebilirliği destekler; ancak her ekran görüntüsünü, fotoğrafı veya iletme eylemini önlemez.
Adım 4: İsteğe Bağlı PDF Güvenliğini Yapılandırın
Kişiselleştirme ve erişim koruması farklı riskleri ele alır.
Yetkisiz açma, yazdırma, kopyalama veya düzenleme riski varsa PDF güvenlik seçeneklerini kullanın.
Seçilen iş akışına bağlı olarak şunları yapılandırın:
- Açma parolası
- Sahip veya izin parolası
- Yazdırma izni
- Kopyalama izni
- Düzenleme izni
- Açıklama veya form izinleri
- Alıcıya özel parola değerleri
Parola ve izin ayarları doğru alıcıyla ilişkili kalmalıdır.
Kuruluşun onaylı politikası bu yönde değilse düz metin parolaları sıradan günlüklerde saklamayın veya parolayı korunan ekle aynı iletiye koymayın.
Korunan çıktıları hedef alıcıların kullandığı PDF okuyucularla test edin.
Adım 5: Alıcı Listesini Gözden Geçirin
Dosyaları üretmeden önce seçilen alıcıları yeniden gözden geçirin.
Şunları doğrulayın:
- Gerekli kayıtlar seçilmiş
- Test alıcıları dahil edilmemiş
- Adlar doğru yazılmış
- E-posta adresleri doğru kişilere ait
- Gerektiğinde alıcı kodları benzersiz
- Gerektiğinde parola değerleri mevcut
- Çıktı dosyası adları çakışmayacak
- Seçilen izin profili doğru
- İzleme değerleri hedeflenen alıcılarla eşleşiyor
Büyük işlerde seçilen alıcı sayısını beklenen çıktı dosyası sayısıyla karşılaştırın.
Bu aşama, özgün elektronik tabloyu sürekli değiştirip yeniden içe aktarmak yerine verileri XERIA içinde düzeltmek için de uygundur.
Adım 6: Çıktı ve Adlandırma Kurallarını Tanımlayın
Üretilen PDF’ler için çıktı konumunu seçin.
Hedef, yerel bir klasör veya iş akışının desteklediği yapılandırılmış bir bulut konumu olabilir.
Şu özelliklere sahip bir dosya adı kalıbı kullanın:
- Benzersiz
- Öngörülebilir
- Dosya sistemi için güvenli
- Alıcı kayıtlarıyla kolayca karşılaştırılabilir
- Gereksiz hassas veriler içermeyen
Örnekler:
- `Report-Customer-0042.pdf`
- `Training-Elena-Rossi.pdf`
- `Statement-DW-204.pdf`
- `Document-TRC-8K2M4.pdf`
Farklı kişiler aynı ada sahip olabileceğinden yalnızca alıcı adına güvenmeyin.
Aynı ada sahip bir dosya zaten mevcutsa tüm toplu işlemi başlatmadan önce çakışma davranışını inceleyin.
Adım 7: Küçük Bir Test Çalıştırın
Tüm alıcı listesiyle başlamayın.
Şunları içeren temsili bir test grubu seçin:
- Kısa bir ad
- Uzun bir ad
- Latin alfabesi dışındaki bir ad
- Tüm isteğe bağlı alanların dolu olduğu bir kayıt
- Parola korumalı bir çıktı
- Yatay sayfa örneği
- Beklenen azami uzunluğa yakın bir dosya adı
Test dosyalarını üretin ve PDF’lerin tamamını inceleyin.
Şunları doğrulayın:
- belirteç değişimi
- Filigranın görünürlüğü
- Sayfa kapsamı
- İzleme kodunun doğruluğu
- Kullanılıyorsa QR yerleşimi
- Çıktı dosyası adı
- Parola davranışı
- Yazdırma, kopyalama ve düzenleme izinleri
- Dosya bütünlüğü
- Alıcı-dosya eşleştirmesi
Tüm listeyi işlemeden önce yapılandırmayı düzeltin.
Adım 8: Kişiselleştirilmiş PDF’leri Üretin
Test başarılı olduğunda hedeflenen alıcıları seçin ve **PDF Oluştur** seçeneğini kullanın.
XERIA, seçilen her alıcı için ayrı bir çıktı dosyası oluşturur.
Üretim sırasında şunları izleyin:
- Toplam alıcı sayısı
- Geçerli öğe
- Tamamlanan öğeler
- Başarısız öğeler
- Atlanan öğeler
- Çıktı konumu
- Hata mesajları
Tamamlanmış ilerleme çubuğunu tek doğrulama olarak görmeyin. Çıktı kümesi yine de alıcı listesiyle karşılaştırılmalıdır.
Adım 9: Üretilen Dosyaları Doğrulayın
Üretimden sonra şunları karşılaştırın:
- Seçilen alıcı sayısı
- Üretilen dosya sayısı
- Başarısız veya atlanan kayıtlar
- Çıktı dosyası adları
- Alıcı filigranları
- İzleme kodları
- Parola atamaları
- İzin profilleri
Yalnızca ilk dosyayı değil, toplu işlemin farklı bölümlerindeki birkaç dosyayı açın.
Uzun PDF’lerde ilk, orta ve son sayfaları inceleyin.
Onaylı ana belgeyi, nihai çıktı kümesini ve işlem kayıtlarını uygun korumalı konumlarda saklayın.
Yaygın Sorunlar
Her Dosyada Aynı Filigran Bulunuyor
**Liste Tabanlı Toplu Üretim** seçeneğinin seçili olduğunu ve filigran metninde alıcı tokenlarının kullanıldığını doğrulayın.
Tokenlar Değişmeden Metin Olarak Görünüyor
Tokenları Filigran Metni Oluşturucu üzerinden seçin ve karşılık gelen alıcı alanlarında veri bulunduğunu doğrulayın.
Bazı Dosyalarda Boş Değerler Var
Alıcı kayıtlarını ve Excel’den XERIA’ya alan eşleştirmesini kontrol edin.
Çıktı Dosyaları Birbirinin Üzerine Yazılıyor
Adlandırma kuralında benzersiz bir dosya adı alanı, alıcı kodu veya izleme kodu kullanın.
Filigran Önemli İçeriği Kapatıyor
Boyutu veya opaklığı azaltın, konumu değiştirin, açıyı ayarlayın ya da farklı bir tekrarlı düzen kullanın.
Yanlış Parola Atanıyor
İş akışını durdurun ve herhangi bir dosyayı dağıtmadan önce alıcı-parola eşleştirmesini doğrulayın.
Dosya Sayısı Alıcı Sayısından Az
Başarısız ve atlanan kayıtları, çıktı çakışmalarını, geçersiz kaynak koşullarını ve kullanılabilir disk alanını inceleyin.
E-posta Ekleri Alıcılarla Eşleşmiyor
Toplu gönderimi yapmayın. Önce alıcı kayıtlarını, dosya adlarını ve teslimat eşleştirmelerini karşılaştırın.
En İyi Uygulamalar
- Onaylı kaynak PDF’yi değiştirmeden koruyun.
- Alıcı listelerini XERIA içinde yönetin.
- Excel’i isteğe bağlı bir içe aktarma kaynağı olarak değerlendirin.
- Gerekli her alıcı alanını doğrulayın.
- Yinelenen ve test kayıtlarını kaldırın.
- Anlamlı alıcı tokenları kullanın.
- Filigranda gösterilen kişisel verileri en aza indirin.
- Alıcı tanımlamasını ilgili her sayfaya uygulayın.
- Kopya tanımlaması önemliyse benzersiz izleme kodları kullanın.
- Çakışmaya dayanıklı dosya adları kullanın.
- Parolaları ve izinleri riske göre uygulayın.
- Temsili bir test toplu işlemi çalıştırın.
- Örnek dosyaların tamamını inceleyin.
- Alıcı ve çıktı sayılarını karşılaştırın.
- Yüksek riskli belgeleri e-postalamadan önce üretin ve inceleyin.
- Düz metin parolaları sıradan günlüklerden uzak tutun.
- Alıcı listelerini ve üretilen dosyaları koruyun.
- E-posta teslimatından sonra Posta Günlüğü sonuçlarını inceleyin.
- İşlem kayıtlarını politikaya göre saklayın.
- İşlem yeniden başlatılmadan önce eşleştirme hatalarını düzeltin.
Sık Sorulan Sorular
PDF’leri Göndermeden Önce İnceleyebilir miyim?
Evet. Önce dosyaları oluşturmak için **PDF Oluştur** seçeneğini kullanın, inceleyin ve onaylanmış dosyalar teslimata hazır olduğunda **Yalnızca E-posta Gönder** seçeneğini kullanın.
Üretimden Sonra Neleri Kontrol Etmeliyim?
Çıktı sayısını, dosya adlarını, filigran değerlerini, izleme kodlarını, parolaları, izinleri ve alıcı-dosya eşleştirmesini doğrulayın.
Sonuç
XERIA, onaylı tek bir PDF’yi ve bir alıcı listesini kontrollü bir kişiselleştirilmiş belge kümesine dönüştürür.
Alıcı listesi doğrudan XERIA’da oluşturulabilir veya Excel’den bir kez içe aktarılabilir. Filigran alanı, belirteç tabanlı tasarımı, izleme öğelerini ve isteğe bağlı güvenlik ayarlarını tanımlar. Toplu İşlem, bu yapılandırmayı seçilen alıcılara uygular ve ayrı dosyalar oluşturur.
Güvenilir iş akışı basittir: doğru alıcı verilerini hazırlayın, kişiselleştirmeyi yapılandırın, temsili kayıtları test edin, tüm toplu işlemi üretin, her eşleştirmeyi doğrulayın ve ancak bundan sonra dosyaları dağıtın.