XERIA peut créer un PDF distinct pour chaque destinataire à partir d’un document maître approuvé. Chaque copie générée peut contenir un texte de filigrane propre au destinataire, un code de traçage unique, des éléments QR optionnels, des paramètres de sécurité individuels et un nom de fichier restant associé au bon dossier destinataire.
Ne considérez pas la barre de progression terminée comme seule vérification. Le résultat doit encore être rapproché de la liste.
Dans ce tutoriel, vous utiliserez un PDF origine et une liste de destinataires pour générer des fichiers de sortie personnalisés.
- Un PDF origine approuvé
- Les destinataires des copies personnalisées
- Les champs destinataire à utiliser dans le filigrane
- Un dossier de sortie disposant d’assez d’espace
- Toute politique requise de mot de passe ou de autorisations
- Une règle de nommage pour les fichiers générés
- Un petit groupe de destinataires de test
Utilisez un PDF maître propre et conservez l’original inchangé. Les fichiers générés doivent être écrits dans un emplacement de sortie distinct.
Comprendre le processus XERIA
La génération personnalisée utilise ensemble les zones Filigrane et Traitement par lots.
La zone Filigrane définit l’apparence de chaque copie et les valeurs dynamiques affichées.
La zone Traitement par lots gère les listes, les dossiers destinataires, la génération, les paramètres e-mail facultatifs et les résultats.
Un parcours typique consiste à :
- Ouvrir **Traitement par lots**.
- Sélectionner ou préparer la liste.
- Passer à **Filigrane** pour configurer le design personnalisé.
- Sélectionner **génération par lots basée sur une liste**.
- Enregistrer les paramètres et revenir au Traitement par lots.
- Examiner les destinataires et générer les fichiers.
Cette séparation permet d’appliquer de façon cohérente un seul design à toute une liste.
Étape 1 : Ouvrir le Traitement par lots
Ouvrez la page **Traitement par lots** dans XERIA.
La zone de gestion des destinataires sert à :
Étape 1 : Choisir le PDF origine
Sélectionnez le PDF approuvé qui servira de document maître.
Avant la personnalisation, vérifiez :
- Le document s’ouvre correctement
- La bonne version est sélectionnée
- Toutes les pages sont présentes
- L’orientation est correcte
- Les formulaires, signatures ou annotations existants fonctionnent comme prévu
- La origine ne contient pas un ancien filigrane indésirable
- Le document n’est pas endommagé
- Le fichier n’est pas modifié dans une autre logiciel
Étape 2 : Configurer l’apparence du filigrane
Utilisez le générateur de texte de filigrane pour définir le texte affiché sur la copie de chaque destinataire.
Le filigrane peut associer du texte fixe à des jetons destinataire.
Exemples :
- `Préparé pour {NAME}`
- `Confidentiel — {NAME}`
- `{NAME} — {CODE}`
- `Destinataire : {NAME} — Traçage : {CODE}`
- `Émis à {NAME} le {DATE}`
Sélectionnez les jetons disponibles depuis l’interface plutôt que de les saisir de mémoire.
Lors de la génération, chaque jeton est remplacé par la valeur correspondante du dossier destinataire.
Par exemple :
| Dossier destinataire | Modèle de filigrane | Filigrane généré |
|---|---|---|
| Nom : Elena Rossi | `Préparé pour {NAME}` | `Préparé pour Elena Rossi` |
| Nom : Daniel Weber, Code : DW-204 | `{NAME} — {CODE}` | `Daniel Weber — DW-204` |
| Nom : Aiko Tanaka, Traçage : TRC-8K2M4 | `{NAME} — {CODE}` | `Aiko Tanaka — TRC-8K2M4` |
Utilisez un ou deux jetons significatifs plutôt que de remplir la page avec des données personnelles inutiles.
Ajustez les paramètres visuels pour que le filigrane reste lisible sans masquer le contenu important.
Examinez :
- Police
- Taille de police
- Couleur du texte
- Opacité
- Angle de rotation
- Position
- Alignement
- Répétition ou disposition en mosaïque
- Espacement horizontal et vertical
- Couverture de page
Un filigrane diagonal sur la zone principale convient à de nombreux documents confidentiels, mais le bon design dépend du PDF origine.
Testez le filigrane sur :
- Fonds clairs
- Fonds sombres
- Tableaux
- Graphiques
- Zones de signature
- Pages portrait
- Pages paysage
- Différentes tailles de page
Appliquez le filigrane à chaque page devant conserver l’identification. Un filigrane uniquement en couverture peut disparaître si des pages ultérieures sont extraites.
Étape 3 : Ajouter des éléments de traçabilité
Lorsque le processus exige l’identification des copies, activez les options appropriées.
Elles peuvent comprendre :
- Un code de traçage visible
- Une référence destinataire
- Une date d’émission
- Un élément QR de traçage
- Un nom de fichier propre au destinataire
- Un enregistrement origine-sortie
Les codes doivent être suffisamment uniques pour distinguer les copies générées.
Les éléments QR sont facultatifs. Utilisez-les lorsque le processus exige des informations lisibles par machine et que la disposition ne masque pas le contenu.
Les informations visibles et les codes renforcent la responsabilisation, mais n’empêchent pas toutes les captures, photographies ou transferts.
Étape 4 : Configurer la sécurité PDF facultative
La personnalisation et la protection d’accès couvrent des risques différents.
Utilisez les options de sécurité lorsque l’ouverture, l’impression, la copie ou la modification non autorisées sont préoccupantes.
Selon le processus, configurez :
- Mot de passe d’ouverture
- Mot de passe propriétaire ou de autorisations
- autorisation d’impression
- autorisation de copie
- autorisation de modification
- autorisations d’annotations ou de formulaires
- Valeurs de mot de passe propres aux destinataires
Les paramètres de mot de passe et de autorisations doivent rester associés au bon destinataire.
Ne stockez pas de mots de passe en clair dans les journaux ordinaires et ne placez pas le mot de passe dans le même message que la pièce jointe protégée, sauf politique approuvée.
Testez les sorties protégées avec les lecteurs PDF utilisés par les destinataires.
Étape 5 : Examiner la liste de destinataires
Avant de générer, examinez de nouveau les destinataires sélectionnés.
Confirmez :
- Les dossiers nécessaires sont sélectionnés
- Aucun destinataire de test n’est inclus
- Les noms sont correctement orthographiés
- Les adresses e-mail correspondent aux bonnes personnes
- Les codes sont uniques lorsque nécessaire
- Les mots de passe sont présents lorsque nécessaire
- Les noms de sortie ne créeront pas de conflit
- Le profil de autorisations est correct
- Les valeurs de traçage correspondent aux destinataires prévus
Pour les gros travaux, comparez le nombre sélectionné au nombre attendu de fichiers.
C’est également le moment de corriger les données dans XERIA au lieu de modifier et réimporter constamment la feuille originale.
Étape 6 : Définir les règles de sortie et de nommage
Choisissez l’emplacement de sortie des PDF générés.
La destination peut être un dossier local ou une destination stockage en ligne configurée et prise en charge.
Utilisez un modèle de nom :
- Unique
- Prévisible
- Sûr pour le système de fichiers
- Facile à rapprocher des dossiers destinataires
- Sans données sensibles inutiles
Exemples :
- `Report-Customer-0042.pdf`
- `Training-Elena-Rossi.pdf`
- `Statement-DW-204.pdf`
- `Document-TRC-8K2M4.pdf`
Ne vous fiez pas uniquement au nom, car plusieurs personnes peuvent porter le même.
Si un fichier du même nom existe déjà, vérifiez le comportement de collision avant de lancer tout le lot.
Étape 7 : Exécuter un petit test
Ne commencez pas avec toute la liste.
Sélectionnez un groupe représentatif comprenant :
- Un nom court
- Un nom long
- Un nom non latin
- Un dossier avec tous les champs facultatifs
- Une sortie protégée par mot de passe
- Un exemple de page paysage
- Un nom de fichier proche de la longueur maximale prévue
Générez les fichiers de test et examinez les PDF complets.
Vérifiez :
- Remplacement des jetons
- Visibilité du filigrane
- Couverture des pages
- Exactitude du code
- Placement QR s’il est utilisé
- Nom de sortie
- Comportement du mot de passe
- autorisations d’impression, copie et modification
- Intégrité du fichier
- Correspondance destinataire-fichier
Corrigez la paramétrage avant de traiter toute la liste.
Étape 8 : Générer les PDF personnalisés
Lorsque le test réussit, sélectionnez les destinataires et utilisez **Générer le PDF**.
XERIA crée un fichier distinct pour chaque destinataire sélectionné.
Pendant la génération, surveillez :
- Nombre total de destinataires
- Élément actuel
- Éléments terminés
- Éléments échoués
- Éléments ignorés
- Emplacement de sortie
- Messages d’erreur
Ne considérez pas la barre de progression terminée comme seule vérification. Le résultat doit encore être rapproché de la liste.
Étape 9 : Vérifier les fichiers générés
Après génération, comparez :
- Nombre de destinataires sélectionnés
- Nombre de fichiers générés
- Dossiers échoués ou ignorés
- Noms de sortie
- Filigranes destinataire
- Codes de traçage
- Affectations de mots de passe
- Profils de autorisations
Ouvrez plusieurs fichiers provenant de différentes parties du lot, pas seulement le premier.
Dans les PDF longs, inspectez les premières, intermédiaires et dernières pages.
Conservez le document maître, les sorties finales et les enregistrements de traitement dans des emplacements protégés appropriés.
Problèmes courants
Tous les fichiers ont le même filigrane
Confirmez que **génération par lots basée sur une liste** est sélectionnée et que le texte utilise des jetons destinataire.
Les jetons apparaissent comme du texte littéral
Sélectionnez les jetons dans le générateur et vérifiez que les champs correspondants contiennent des données.
Certains fichiers contiennent des valeurs vides
Vérifiez les dossiers destinataires et la correspondance des champs Excel-XERIA.
Les fichiers de sortie s’écrasent
Utilisez un champ unique, un code destinataire ou un code de traçage dans la règle de nommage.
Le filigrane masque un contenu important
Réduisez la taille ou l’opacité, changez la position, ajustez l’angle ou utilisez une autre disposition répétée.
Le mauvais mot de passe est attribué
Arrêtez le processus et vérifiez la correspondance destinataire-mot de passe avant toute distribution.
Le nombre de fichiers est inférieur au nombre de destinataires
Examinez les dossiers échoués ou ignorés, les collisions, les conditions origine invalides et l’espace disponible.
Les pièces jointes ne correspondent pas aux destinataires
N’envoyez pas le lot. Rapprochez d’abord dossiers, noms de fichiers et correspondances de remise.
Bonnes pratiques
- Conservez le PDF origine approuvé inchangé.
- Gérez les listes dans XERIA.
- Considérez Excel comme une origine d’import facultative.
- Validez tous les champs requis.
- Supprimez doublons et dossiers de test.
- Utilisez des jetons significatifs.
- Limitez les données personnelles affichées.
- Appliquez l’identification sur chaque page pertinente.
- Utilisez des codes uniques lorsque l’identification des copies compte.
- Utilisez des noms résistants aux collisions.
- Appliquez mots de passe et autorisations selon le risque.
- Exécutez un lot de test représentatif.
- Examinez des fichiers d’exemple complets.
- Rapprochez les nombres de destinataires et de sorties.
- Générez et examinez avant d’envoyer les documents à haut risque.
- Gardez les mots de passe en clair hors des journaux ordinaires.
- Protégez listes et fichiers générés.
- Examinez le Journal des e-mails après la remise.
- Conservez les enregistrements selon la politique.
- Corrigez les erreurs de correspondance avant de relancer.
Questions fréquentes
Puis-je examiner les PDF avant de les envoyer ?
Oui. Utilisez **Générer le PDF** pour créer les fichiers, examinez-les, puis utilisez **Envoyer uniquement l’e-mail** lorsqu’ils sont approuvés.
Que dois-je vérifier après la génération ?
Vérifiez le nombre de sorties, les noms, les valeurs de filigrane, les codes, les mots de passe, les autorisations et la correspondance destinataire-fichier.
Conclusion
XERIA transforme un PDF approuvé et une liste de destinataires en un ensemble contrôlé de documents personnalisés.
La liste peut être créée directement dans XERIA ou importée une fois depuis Excel. La zone Filigrane définit le design à jetons, les éléments de traçabilité et les options de sécurité. Le Traitement par lots applique la paramétrage et crée des fichiers distincts.
Le processus fiable est simple : préparez des données exactes, configurez la personnalisation, testez des dossiers représentatifs, générez le lot complet, vérifiez chaque correspondance, puis distribuez les fichiers.