配布前に個別PDFを確認する方法

XERIAは、1つの承認済みマスター文書から受信者ごとに別々のPDFを作成できます。各コピーには、受信者別の透かしテキスト、固有トレースコード、任意のQR追跡要素、個別のセキュリティ設定、正しい受信者レコードとの関連を保つファイル名を含められます。

進捗バー完了だけを確認としないでください。出力セットを受信者一覧と照合する必要があります。

このチュートリアルでは、1つの元PDFと受信者一覧を使用して個別化された出力ファイルを生成します。

• 承認済みの元PDF
• 個別コピーを受け取る受信者
• 透かしに使用する受信者項目
• 十分な空き容量のある出力フォルダー
• 必要なパスワードまたは権限方針
• 生成ファイルの命名規則
• 少数のテスト受信者

クリーンなマスターPDFを使用し、原本は変更しないでください。生成ファイルは別の出力場所へ保存します。

XERIAワークフローを理解する

個別化された生成では、透かし領域とバッチ処理領域を連携して使用します。

透かし領域では、各受信者コピーの外観と表示する動的値を定義します。

バッチ処理領域では、受信者一覧、受信者レコード、出力生成、任意のメール設定、バッチ結果を管理します。

一般的な手順は次のとおりです。

• **バッチ処理**を開く。
• 受信者一覧を選択または準備する。
• **透かし**へ移動し、個別デザインを設定する。
• **一覧ベースのバッチ生成**を選択する。
• 設定を保存し、バッチ処理へ戻る。
• 受信者を確認し、個別ファイルを生成する。

この分離により、1つの透かしデザインを一覧全体へ一貫して適用できます。

手順1：バッチ処理を開く

XERIAで**バッチ処理**ページを開きます。

受信者管理領域では次を行います。

手順1：元PDFを選択する

マスター文書として使用する承認済みPDFを選択します。

個別化を適用する前に次を確認します。

• 文書が正しく開く
• 正しい版が選択されている
• すべてのページが存在する
• ページ方向が正しい
• 既存のフォーム、署名、注釈が想定どおり動作する
• 元文書に不要な以前の透かしがない
• 文書が破損していない
• 別のアプリで編集中ではない

手順2：透かしの外観を設定する

透かしテキストビルダーを使用し、各受信者コピーに表示するテキストを定義します。

透かしは固定テキストと受信者トークンを組み合わせられます。

例：

• `{NAME} 様向け`
• `機密 — {NAME}`
• `{NAME} — {CODE}`
• `受信者: {NAME} — 追跡: {CODE}`
• `{DATE} に {NAME} 様へ発行`

利用可能なトークンは、記憶で入力せず、画面から選択してください。

生成時に各トークンは受信者レコードの対応値に置き換えられます。

例：

不要な個人情報でページを埋めず、意味のある1つか2つのトークンを使用してください。

重要な内容を隠さずに透かしが読み取れるよう、視覚設定を調整します。

確認項目：

• フォント
• フォントサイズ
• 文字色
• 不透明度
• 回転角度
• 位置
• 配置
• 繰り返しまたはタイル配置
• 水平・垂直間隔
• ページ範囲

主要領域を横切る斜め透かしは多くの機密文書に適しますが、最適なデザインは元PDFによって異なります。

次の上でテストしてください。

• 明るい背景
• 暗い背景
• 表
• グラフ
• 署名領域
• 縦向きページ
• 横向きページ
• 異なるページサイズ

受信者識別を保持すべきすべてのページへ透かしを適用します。表紙だけの透かしは、後続ページを抽出すると失われることがあります。

手順3：追跡要素を追加する

コピー識別が必要な場合は、適切な追跡オプションを有効にします。

次を含められます。

• 可視トレースコード
• 受信者参照
• 発行日
• QR追跡要素
• 受信者別ファイル名
• 元文書と出力の対応記録

トレースコードは、生成コピーを区別できる十分な固有性を持たせます。

QR追跡要素は任意です。機械可読情報が必要で、選択した配置が内容を妨げない場合に使用します。

可視受信者情報とトレースコードは説明責任を支援しますが、すべてのスクリーンショット、写真、転送を防ぐものではありません。

手順4：任意のPDFセキュリティを設定する

個別化とアクセス保護は異なるリスクへ対応します。

不正な開封、印刷、コピー、編集が懸念される場合はPDFセキュリティを使用します。

選択したワークフローに応じて次を設定します。

• 開封パスワード
• 所有者または権限パスワード
• 印刷権限
• コピー権限
• 編集権限
• 注釈またはフォーム権限
• 受信者別パスワード値

パスワードと権限設定は正しい受信者との関連を維持する必要があります。

組織の承認方針でない限り、平文パスワードを通常のログへ保存したり、保護された添付と同じメッセージで送信したりしないでください。

受信者が使用するPDFリーダーで保護出力をテストしてください。

手順5：受信者一覧を確認する

ファイル生成前に、選択した受信者を再確認します。

確認項目：

• 必要なレコードが選択されている
• テスト受信者が含まれていない
• 氏名が正しい
• メールアドレスが正しい人物に属する
• 必要な場合、受信者コードが固有である
• 必要な場合、パスワード値が存在する
• 出力ファイル名が衝突しない
• 選択した権限プロファイルが正しい
• 追跡値が対象受信者と一致する

大規模作業では、選択受信者数と想定出力ファイル数を比較してください。

元の表計算を繰り返し変更・再インポートせず、XERIA内のデータを修正する段階でもあります。

手順6：出力と命名規則を定義する

生成PDFの出力場所を選択します。

ローカルフォルダー、またはワークフローが対応する設定済みクラウド先を使用できます。

次の条件を満たすファイル名パターンを使用します。

• 固有
• 予測可能
• ファイルシステム上安全
• 受信者レコードと照合しやすい
• 不要な機密データを含まない

例：

• `Report-Customer-0042.pdf`
• `Training-Elena-Rossi.pdf`
• `Statement-DW-204.pdf`
• `Document-TRC-8K2M4.pdf`

同姓同名があり得るため、受信者名だけに依存しないでください。

同名ファイルがすでにある場合は、全バッチ開始前に衝突時の動作を確認してください。

手順7：小規模テストを実行する

受信者一覧全体から始めないでください。

次を含む代表的なテストグループを選択します。

• 短い氏名
• 長い氏名
• 非ラテン文字の氏名
• すべての任意項目があるレコード
• パスワード保護出力
• 横向きページの例
• 想定最大長に近いファイル名

テストファイルを生成し、PDF全体を確認します。

確認項目：

• トークン置換
• 透かしの視認性
• ページ範囲
• トレースコードの正確性
• 使用時のQR配置
• 出力ファイル名
• パスワード動作
• 印刷・コピー・編集権限
• ファイル整合性
• 受信者とファイルの対応

全一覧を処理する前に設定を修正してください。

手順8：個別PDFを生成する

テスト成功後、対象受信者を選択し、**PDFを生成**を使用します。

XERIAは選択した受信者ごとに別の出力ファイルを作成します。

生成中は次を監視します。

• 受信者総数
• 現在の項目
• 完了項目
• 失敗項目
• スキップ項目
• 出力場所
• エラーメッセージ

進捗バー完了だけを確認としないでください。出力セットを受信者一覧と照合する必要があります。

手順9：生成ファイルを確認する

生成後、次を比較します。

• 選択受信者数
• 生成ファイル数
• 失敗またはスキップしたレコード
• 出力ファイル名
• 受信者透かし
• トレースコード
• パスワード割り当て
• 権限プロファイル

最初のファイルだけでなく、バッチの異なる部分から複数ファイルを開いてください。

長いPDFでは、最初、中間、最後のページを確認します。

承認済みマスター文書、最終出力セット、処理記録を適切な保護場所へ保存してください。

よくある問題

すべてのファイルで同じ透かしになる

**一覧ベースのバッチ生成**が選択され、透かしテキストに受信者トークンが含まれていることを確認してください。

トークンが文字列のまま表示される

透かしテキストビルダーからトークンを選び、対応項目にデータがあることを確認してください。

一部のファイルで値が空になる

受信者レコードとExcelからXERIAへの項目割り当てを確認してください。

出力ファイルが上書きされる

命名規則に固有項目、受信者コード、またはトレースコードを使用してください。

透かしが重要な内容を隠す

サイズまたは不透明度を下げ、位置や角度を変更するか、別の繰り返し配置を使用してください。

誤ったパスワードが割り当てられる

ワークフローを停止し、配布前に受信者とパスワードの対応を確認してください。

ファイル数が受信者数より少ない

失敗・スキップレコード、出力衝突、無効な元文書条件、空き容量を確認してください。

メール添付が受信者と一致しない

バッチを送信しないでください。受信者レコード、ファイル名、配布対応を先に照合してください。

ベストプラクティス

• 承認済み元PDFを変更しない。
• 受信者一覧をXERIA内で管理する。
• Excelを任意のインポート元として扱う。
• 必須受信者項目を検証する。
• 重複レコードとテストレコードを削除する。
• 意味のある受信者トークンを使う。
• 透かしに表示する個人情報を最小化する。
• 関連するすべてのページに受信者識別を適用する。
• コピー識別が重要な場合は固有トレースコードを使う。
• 衝突しにくいファイル名を使う。
• リスクに応じてパスワードと権限を適用する。
• 代表的なテストバッチを実行する。
• サンプルファイル全体を確認する。
• 受信者数と出力数を照合する。
• 高リスク文書はメール送信前に生成・確認する。
• 平文パスワードを通常のログに保存しない。
• 受信者一覧と生成ファイルを保護する。
• メール配信後にメールログを確認する。
• 方針に従って処理記録を保持する。
• 再実行前に割り当てミスを修正する。

よくある質問

送信前にPDFを確認できますか？

はい。まず**PDFを生成**でファイルを作成して確認し、承認後に**メールのみ送信**を使用してください。

生成後に何を確認すべきですか？

出力数、ファイル名、透かし値、トレースコード、パスワード、権限、受信者とファイルの対応を確認してください。

まとめ

XERIAは、1つの承認済みPDFと受信者一覧を、管理された個別文書セットへ変換します。

受信者一覧はXERIA内で直接作成するか、Excelから一度インポートできます。透かし領域でトークンベースのデザイン、追跡要素、任意のセキュリティを定義し、バッチ処理で選択受信者へ適用して別ファイルを生成します。

信頼できる手順は単純です。正確な受信者データを準備し、個別化を設定し、代表的なレコードをテストし、全バッチを生成し、すべての対応を確認してから配布してください。