XERIA può creare un PDF separato per ogni destinatario a partire da un unico documento master approvato. Ogni copia generata può contenere testo di filigrana specifico per il destinatario, un codice di tracciamento univoco, elementi QR opzionali, impostazioni di sicurezza individuali e un nome file che resta associato al record corretto.
Non considerare la barra di avanzamento completata come unica verifica. Il set di risultato deve ancora essere confrontato con l’elenco.
In questo tutorial userai un PDF sorgente e un elenco di destinatari per generare file di risultato personalizzati.
- Un PDF sorgente approvato
- I destinatari delle copie personalizzate
- I campi destinatario da usare nella filigrana
- Una cartella di risultato con spazio sufficiente
- Le eventuali policy di credenziale o permessi
- Una regola di denominazione per i file generati
- Un piccolo gruppo di destinatari di prova
Usa un PDF master pulito e mantieni invariato l’originale. I file generati devono essere scritti in una posizione di risultato separata.
Comprendere il flusso XERIA
La produzione personalizzata usa insieme le aree Filigrana ed Elaborazione elaborazione in serie.
L’area Filigrana definisce l’aspetto di ogni copia e i valori dinamici visualizzati.
L’area Elaborazione elaborazione in serie gestisce elenchi, record destinatario, generazione risultato, impostazioni e-mail opzionali e risultati del elaborazione in serie.
Un percorso tipico è:
- Aprire **Elaborazione elaborazione in serie**.
- Selezionare o preparare l’elenco.
- Passare a **Filigrana** per configurare il design personalizzato.
- Selezionare **Produzione elaborazione in serie basata su elenco**.
- Salvare le impostazioni e tornare a Elaborazione elaborazione in serie.
- Controllare i destinatari e generare i file personalizzati.
Questa separazione consente di applicare in modo coerente un solo design di filigrana a tutto l’elenco.
Passaggio 1: Aprire Elaborazione elaborazione in serie
Apri la pagina **Elaborazione elaborazione in serie** in XERIA.
L’area di gestione destinatari serve a:
Passaggio 1: Scegliere il PDF sorgente
Seleziona il PDF approvato da usare come documento master.
Prima della personalizzazione, verifica:
- Il documento si apre correttamente
- È selezionata la versione giusta
- Sono presenti tutte le pagine
- L’orientamento è corretto
- Moduli, firme o annotazioni esistenti funzionano come previsto
- La sorgente non contiene una vecchia filigrana indesiderata
- Il documento non è danneggiato
- Il file non è in modifica in un’altra applicazione
Passaggio 2: Configurare l’aspetto della filigrana
Usa il Generatore testo filigrana per definire il testo che apparirà sulla copia di ogni destinatario.
La filigrana può combinare testo statico e segnaposto destinatario.
Esempi:
- `Preparato per {NAME}`
- `Riservato — {NAME}`
- `{NAME} — {CODE}`
- `Destinatario: {NAME} — Traccia: {CODE}`
- `Emesso a {NAME} il {DATE}`
Seleziona le etichette segnaposto disponibili dall’interfaccia invece di digitarle a memoria.
Durante la generazione, ogni segnaposto viene sostituito con il valore corrispondente del record.
Per esempio:
| Record destinatario | Modello filigrana | Filigrana generata |
|---|---|---|
| Nome: Elena Rossi | `Preparato per {NAME}` | `Preparato per Elena Rossi` |
| Nome: Daniel Weber, Codice: DW-204 | `{NAME} — {CODE}` | `Daniel Weber — DW-204` |
| Nome: Aiko Tanaka, Traccia: TRC-8K2M4 | `{NAME} — {CODE}` | `Aiko Tanaka — TRC-8K2M4` |
Usa uno o due segnaposto significativi invece di riempire la pagina con dati personali non necessari.
Regola le impostazioni visive affinché la filigrana resti leggibile senza coprire contenuti importanti.
Controlla:
- Carattere
- Dimensione del carattere
- Colore del testo
- Opacità
- Angolo di rotazione
- Posizione
- Allineamento
- Ripetizione o layout a mosaico
- Spaziatura orizzontale e verticale
- Copertura della pagina
Una filigrana diagonale sull’area principale è adatta a molti documenti riservati, ma il design corretto dipende dal PDF sorgente.
Prova la filigrana su:
- Sfondi chiari
- Sfondi scuri
- Tabelle
- Grafici
- Aree di firma
- Pagine verticali
- Pagine orizzontali
- Formati pagina differenti
Applica la filigrana a ogni pagina che deve mantenere l’identificazione. Una filigrana solo in copertina può perdersi se le pagine successive vengono estratte.
Passaggio 3: Aggiungere elementi di tracciabilità
Quando il flusso richiede l’identificazione delle copie, abilita le opzioni appropriate.
Possono includere:
- Un codice di tracciamento visibile
- Un riferimento destinatario
- Una data di emissione
- Un elemento QR di tracciamento
- Un nome file specifico del destinatario
- Un record di associazione sorgente-risultato
I codici devono essere abbastanza univoci da distinguere le copie generate.
Gli elementi QR sono opzionali. Usali quando il flusso richiede informazioni leggibili da macchina e il layout non copre il contenuto.
Le informazioni visibili e i codici supportano la responsabilità, ma non impediscono tutti gli screenshot, le fotografie o gli inoltri.
Passaggio 4: Configurare la sicurezza PDF opzionale
Personalizzazione e protezione dell’accesso affrontano rischi differenti.
Usa le opzioni di sicurezza quando apertura, stampa, copia o modifica non autorizzate sono un problema.
A seconda del flusso, configura:
- credenziale di apertura
- credenziale proprietario o permessi
- Permesso di stampa
- Permesso di copia
- Permesso di modifica
- Permessi di annotazione o moduli
- Valori credenziale specifici per destinatario
credenziale e permessi devono restare associati al destinatario corretto.
Non memorizzare credenziale in chiaro nei normali registri e non inserire la credenziale nello stesso messaggio dell’allegato protetto, salvo policy approvata.
Prova le uscite protette con i lettori PDF usati dai destinatari.
Passaggio 5: Controllare l’elenco destinatari
Prima di generare i file, controlla nuovamente i destinatari selezionati.
Conferma:
- Sono selezionati i record necessari
- Non sono inclusi destinatari di prova
- I nomi sono scritti correttamente
- Gli indirizzi e-mail appartengono alle persone giuste
- I codici sono univoci quando richiesto
- Le credenziale sono presenti quando richiesto
- I nomi di risultato non entreranno in conflitto
- Il profilo permessi selezionato è corretto
- I valori di tracciamento corrispondono ai destinatari previsti
Per lavori grandi, confronta il numero selezionato con il numero atteso di file.
Questo è anche il momento di correggere i dati in XERIA invece di modificare e reimportare ripetutamente il foglio originale.
Passaggio 6: Definire regole di risultato e denominazione
Scegli la posizione di risultato dei PDF generati.
La destinazione può essere una cartella locale o una destinazione servizio online configurata e supportata.
Usa un modello di nome che sia:
- Univoco
- Prevedibile
- Sicuro per il file system
- Facile da confrontare con i record
- Privo di dati sensibili non necessari
Esempi:
- `Report-Customer-0042.pdf`
- `Training-Elena-Rossi.pdf`
- `Statement-DW-204.pdf`
- `Document-TRC-8K2M4.pdf`
Non basarti solo sul nome, perché persone diverse possono avere lo stesso nome.
Se esiste già un file con lo stesso nome, controlla il comportamento delle collisioni prima di avviare tutto il elaborazione in serie.
Passaggio 7: Eseguire un piccolo test
Non iniziare con l’intero elenco.
Seleziona un gruppo rappresentativo che includa:
- Un nome breve
- Un nome lungo
- Un nome non latino
- Un record con tutti i campi opzionali
- Un risultato protetto da credenziale
- Un esempio con pagina orizzontale
- Un nome file vicino alla lunghezza massima prevista
Genera i file di prova e controlla i PDF completi.
Verifica:
- Sostituzione dei segnaposto
- Visibilità della filigrana
- Copertura delle pagine
- Accuratezza del codice
- Posizionamento QR, se usato
- Nome del file di risultato
- Comportamento della credenziale
- Permessi di stampa, copia e modifica
- Integrità del file
- Associazione destinatario-file
Correggi la configurazione prima di elaborare l’intero elenco.
Passaggio 8: Generare i PDF personalizzati
Quando il test ha esito positivo, seleziona i destinatari previsti e usa **Genera PDF**.
XERIA crea un file di risultato separato per ogni destinatario selezionato.
Durante la generazione, monitora:
- Numero totale di destinatari
- Elemento corrente
- Elementi completati
- Elementi non riusciti
- Elementi saltati
- Posizione di risultato
- Messaggi di errore
Non considerare la barra di avanzamento completata come unica verifica. Il set di risultato deve ancora essere confrontato con l’elenco.
Passaggio 9: Verificare i file generati
Dopo la generazione, confronta:
- Numero di destinatari selezionati
- Numero di file generati
- Record non riusciti o saltati
- Nomi di risultato
- Filigrane destinatario
- Codici di tracciamento
- Assegnazioni credenziale
- Profili permessi
Apri diversi file da parti differenti del elaborazione in serie, non solo il primo.
Nei PDF lunghi, controlla la prima pagina, una intermedia e l’ultima.
Conserva il documento master, il set finale e i registri di elaborazione in posizioni protette appropriate.
Problemi comuni
Tutti i file hanno la stessa filigrana
Conferma che sia selezionata **Produzione elaborazione in serie basata su elenco** e che il testo usi segnaposto destinatario.
I segnaposto appaiono come testo letterale
Seleziona i segnaposto dal Generatore testo e verifica che i campi corrispondenti contengano dati.
Alcuni file hanno valori vuoti
Controlla i record e l’associazione dei campi Excel-XERIA.
I file di risultato si sovrascrivono
Usa un campo univoco, un codice destinatario o un codice di tracciamento nella regola di denominazione.
La filigrana copre contenuti importanti
Riduci dimensione o opacità, cambia posizione, regola l’angolo o usa un altro layout ripetuto.
Viene assegnata la credenziale sbagliata
Ferma il flusso e verifica l’associazione destinatario-credenziale prima della distribuzione.
Il numero di file è inferiore ai destinatari
Controlla record falliti o saltati, collisioni, condizioni non valide della sorgente e spazio disponibile.
Gli allegati e-mail non corrispondono ai destinatari
Non inviare il elaborazione in serie. Confronta prima record, nomi file e associazioni di consegna.
Buone pratiche
- Mantieni invariato il PDF sorgente approvato.
- Gestisci gli elenchi in XERIA.
- Considera Excel una fonte di importazione opzionale.
- Convalida tutti i campi richiesti.
- Rimuovi duplicati e record di prova.
- Usa segnaposto significativi.
- Riduci al minimo i dati personali mostrati.
- Applica l’identificazione a ogni pagina pertinente.
- Usa codici univoci quando conta identificare la copia.
- Usa nomi resistenti alle collisioni.
- Applica credenziale e permessi in base al rischio.
- Esegui un elaborazione in serie di prova rappresentativo.
- Controlla file di esempio completi.
- Confronta conteggi destinatari e risultato.
- Genera e controlla prima di inviare documenti ad alto rischio.
- Tieni le credenziale in chiaro fuori dai registri ordinari.
- Proteggi elenchi e file generati.
- Controlla il Registro posta dopo la consegna.
- Conserva i registri secondo policy.
- Correggi gli errori di associazione prima di riavviare.
Domande frequenti
Posso controllare i PDF prima di inviarli?
Sì. Usa **Genera PDF** per creare prima i file, controllali e usa **Invia solo e-mail** quando sono approvati.
Che cosa devo controllare dopo la generazione?
Verifica numero di risultato, nomi file, valori di filigrana, codici, credenziale, permessi e associazione destinatario-file.
Conclusione
XERIA trasforma un PDF approvato e un elenco di destinatari in un insieme controllato di documenti personalizzati.
L’elenco può essere creato direttamente in XERIA o importato una volta da Excel. L’area Filigrana definisce design a segnaposto, elementi di tracciabilità e sicurezza opzionale. Elaborazione elaborazione in serie applica la configurazione e crea file separati.
Il flusso affidabile è semplice: prepara dati corretti, configura la personalizzazione, prova record rappresentativi, genera il elaborazione in serie completo, verifica ogni associazione e solo dopo distribuisci i file.