XERIA 可以根据一个经批准的主文档，为每位收件人创建独立的 PDF。每个生成副本都可以包含收件人专属水印文字、唯一追踪代码、可选 QR 追踪元素、独立安全设置，以及与正确收件人记录保持关联的文件名。
不要将进度条完成视为唯一验证。仍需将输出集合与收件人列表核对。
本教程将使用一个源 PDF 和一个收件人列表来生成个性化输出文件。
- 一个经批准的源 PDF
- 应接收个性化副本的收件人
- 希望用于水印的收件人字段
- 具有足够可用空间的输出文件夹
- 所需的密码或权限政策
- 生成文件的命名规则
- 一小组测试收件人
请使用干净的主 PDF，并保持原始文件不变。生成文件应写入单独的输出位置。
了解 XERIA 工作流
个性化生成会结合使用水印和批量处理区域。
水印区域定义每个收件人副本的外观以及显示哪些动态值。
批量处理区域管理收件人列表、收件人记录、输出生成、可选邮件设置和批量结果。
典型流程是：
- 打开**批量处理**。
- 选择或准备收件人列表。
- 转到**水印**并配置个性化设计。
- 选择**基于列表的批量生成**。
- 保存设置并返回批量处理。
- 检查收件人并生成个性化文件。
这种分工使一个水印设计能够一致应用于整个收件人列表。
步骤 1：打开批量处理
在 XERIA 中打开**批量处理**页面。
收件人管理区域用于：
步骤 1：选择源 PDF
选择要用作主文档的经批准 PDF。
应用个性化之前，请验证：
- 文档可以正确打开
- 选择了正确版本
- 所有页面都存在
- 页面方向正确
- 现有表单、签名或注释按预期工作
- 源文件不包含不需要的旧水印
- 文档未损坏
- 文件未被其他应用编辑
步骤 2：配置水印外观
使用水印文字构建器定义每位收件人副本上显示的文字。
水印可以组合固定文字和收件人 占位符。
示例：
- `为 {NAME} 准备`
- `机密 — {NAME}`
- `{NAME} — {CODE}`
- `收件人：{NAME} — 追踪：{CODE}`
- `于 {DATE} 签发给 {NAME}`
请从界面选择可用 占位符，而不是凭记忆输入。
生成时，每个 占位符 会被替换为对应收件人记录中的值。
例如：
| 收件人记录 | 水印模板 | 生成的水印 |
|---|---|---|
| 姓名：Elena Rossi | `为 {NAME} 准备` | `为 Elena Rossi 准备` |
| 姓名：Daniel Weber，代码：DW-204 | `{NAME} — {CODE}` | `Daniel Weber — DW-204` |
| 姓名：Aiko Tanaka，追踪：TRC-8K2M4 | `{NAME} — {CODE}` | `Aiko Tanaka — TRC-8K2M4` |
请使用一两个有意义的 占位符，不要用不必要的个人数据填满页面。
调整视觉设置，使水印保持清晰，同时不遮挡重要内容。
检查：
- 字体
- 字号
- 文字颜色
- 不透明度
- 旋转角度
- 位置
- 对齐方式
- 重复或平铺布局
- 水平和垂直间距
- 页面覆盖范围
横跨主要页面区域的对角水印适用于许多机密文档，但正确设计取决于源 PDF。
请在以下内容上测试：
- 浅色背景
- 深色背景
- 表格
- 图表
- 签名区域
- 纵向页面
- 横向页面
- 不同页面尺寸
对所有需要保留收件人识别信息的页面应用水印。仅在封面添加的水印，在后续页面被提取时可能丢失。
步骤 3：添加可追踪元素
工作流需要识别副本时，请启用适当的可追踪选项。
这些选项可以包括：
- 可见追踪代码
- 收件人参考值
- 签发日期
- QR 追踪元素
- 收件人专属文件名
- 来源与输出映射记录
追踪代码应具有足够唯一性，以区分生成的副本。
QR 追踪元素是可选的。当工作流需要机器可读的追踪信息，且所选布局不遮挡文档内容时使用。
可见收件人信息和追踪代码有助于责任追踪，但不能阻止所有截屏、拍照或转发。
步骤 4：配置可选 PDF 安全设置
个性化和访问保护处理不同风险。
担心未经授权打开、打印、复制或编辑时，请使用 PDF 安全选项。
根据所选工作流配置：
- 打开密码
- 所有者或权限密码
- 打印权限
- 复制权限
- 编辑权限
- 注释或表单权限
- 收件人专属密码值
密码和权限设置必须与正确收件人保持关联。
除非这是组织批准的政策，否则不要在普通日志中保存明文密码，也不要将密码与受保护附件放在同一消息中。
请使用预期收件人使用的 PDF 阅读器测试受保护输出。
步骤 5：检查收件人列表
生成文件之前，再次检查选定收件人。
确认：
- 已选择所需记录
- 未包含测试收件人
- 姓名拼写正确
- 电子邮件地址属于正确人员
- 必要时收件人代码唯一
- 必要时密码值存在
- 输出文件名不会冲突
- 所选权限配置正确
- 追踪值与目标收件人匹配
对于大型任务，请比较所选收件人数和预期输出文件数。
此阶段也适合直接在 XERIA 中更正数据，而不是反复修改和重新导入原始表格。
步骤 6：定义输出和命名规则
选择生成 PDF 的输出位置。
目标可以是本地文件夹，也可以是工作流支持的已配置云位置。
使用满足以下条件的文件名模式：
- 唯一
- 可预测
- 对文件系统安全
- 容易与收件人记录核对
- 不包含不必要的敏感数据
示例：
- `Report-Customer-0042.pdf`
- `Training-Elena-Rossi.pdf`
- `Statement-DW-204.pdf`
- `Document-TRC-8K2M4.pdf`
不要仅依赖收件人姓名，因为不同人员可能同名。
如果同名文件已经存在，请在启动完整批量任务前检查冲突处理方式。
步骤 7：运行小规模测试
不要从整个收件人列表开始。
选择具有代表性的测试组，包括：
- 短姓名
- 长姓名
- 非拉丁字符姓名
- 包含所有可选字段的记录
- 密码保护输出
- 横向页面示例
- 接近预期最大长度的文件名
生成测试文件并检查完整 PDF。
验证：
- 占位符 替换
- 水印可见性
- 页面覆盖范围
- 追踪代码准确性
- 使用时的 QR 位置
- 输出文件名
- 密码行为
- 打印、复制和编辑权限
- 文件完整性
- 收件人与文件映射
处理完整列表前请更正配置。
步骤 8：生成个性化 PDF
测试成功后，选择目标收件人并使用**生成 PDF**。
XERIA 会为每位选定收件人创建独立输出文件。
生成期间请监控：
- 收件人总数
- 当前项目
- 已完成项目
- 失败项目
- 跳过项目
- 输出位置
- 错误消息
不要将进度条完成视为唯一验证。仍需将输出集合与收件人列表核对。
步骤 9：验证生成文件
生成后请比较：
- 所选收件人数
- 生成文件数
- 失败或跳过的记录
- 输出文件名
- 收件人水印
- 追踪代码
- 密码分配
- 权限配置
请从批量任务不同位置打开多个文件，而不仅是第一个。
对于较长 PDF，请检查第一页、中间页和最后一页。
将经批准的主文档、最终输出集合和处理记录保存在适当的受保护位置。
常见问题
每个文件都有相同水印
确认已选择**基于列表的批量生成**，并且水印文字中使用了收件人 占位符。
占位符 显示为普通文字
通过水印文字构建器选择 占位符，并确认对应收件人字段包含数据。
部分文件出现空值
检查收件人记录以及 Excel 到 XERIA 的字段映射。
输出文件互相覆盖
在命名规则中使用唯一文件名字段、收件人代码或追踪代码。
水印遮挡重要内容
减小尺寸或不透明度、改变位置、调整角度，或使用其他重复布局。
分配了错误密码
停止工作流，并在分发任何文件前验证收件人与密码映射。
文件数少于收件人数
检查失败和跳过记录、输出冲突、无效源条件和可用磁盘空间。
邮件附件与收件人不匹配
不要发送批量邮件。先核对收件人记录、文件名和交付映射。
最佳实践
- 保持经批准的源 PDF 不变。
- 在 XERIA 中维护收件人列表。
- 将 Excel 视为可选导入源。
- 验证所有必填收件人字段。
- 删除重复和测试记录。
- 使用有意义的收件人 占位符。
- 尽量减少水印中显示的个人数据。
- 在所有相关页面应用收件人识别信息。
- 需要识别副本时使用唯一追踪代码。
- 使用防冲突文件名。
- 根据风险应用密码和权限。
- 运行具有代表性的测试批次。
- 检查完整示例文件。
- 核对收件人和输出数量。
- 高风险文档在邮件发送前先生成并检查。
- 不在普通日志中保存明文密码。
- 保护收件人列表和生成文件。
- 邮件交付后检查邮件日志结果。
- 根据政策保留处理记录。
- 重新启动任务前更正映射错误。
常见问题解答
发送前可以检查 PDF 吗？
可以。先使用**生成 PDF**创建并检查文件，获得批准后再使用**仅发送电子邮件**。
生成后应该检查什么？
请验证输出数量、文件名、水印值、追踪代码、密码、权限以及收件人与文件映射。
结论
XERIA 将一个经批准的 PDF 和一个收件人列表转换为受控的个性化文档集合。
收件人列表可以直接在 XERIA 中创建，也可以从 Excel 一次性导入。水印区域定义基于 占位符 的设计、追踪元素和可选安全设置。批量处理将配置应用于所选收件人并创建独立文件。
可靠流程很简单：准备准确的收件人数据、配置个性化、测试代表性记录、生成完整批次、验证每个映射，然后再分发文件。