I token filigrana permettono a XERIA di trasformare un unico design in output specifico per destinatario. Invece di scrivere manualmente un nome diverso per ogni persona, puoi inserire un token supportato come {NAME} e lasciare che XERIA lo risolva dal record destinatario durante la generazione personalizzata.
È particolarmente utile nei workflow batch perché il design resta uguale mentre il valore cambia automaticamente per ogni PDF. I token riducono l’editing ripetitivo, ma rendono più importante la qualità dei dati: un nome errato può propagarsi a molte copie.
Risposta breve
Crea o seleziona la lista destinatari, apri le impostazioni testo della filigrana nel workflow personalizzato, inserisci un token supportato come {NAME} e combinalo con testo fisso se serve. XERIA risolve il token separatamente per ogni destinatario.
Un token è un placeholder, non il testo visibile finale. In “Confidential — {NAME}”, “Confidential” resta fisso mentre {NAME} viene sostituito dal nome del record attivo.
Che cosa fa un token filigrana
Un token collega il testo della filigrana ai dati destinatario. Il template viene creato una volta e il valore finale arriva dal record durante la generazione. Lo stesso PDF e layout possono così produrre molte copie diverse.
I token sono soprattutto utili nel batch personalizzato. Diversamente da una filigrana fissa, il testo finale viene risolto durante l’elaborazione in base al destinatario.
1. Preparare prima i dati destinatario
Prima di usare token, controlla la lista che fornirà i dati. I nomi devono essere corretti, coerenti e adatti a essere mostrati. Record di test, nomi vuoti, duplicati o valori di altri progetti possono creare filigrane fuorvianti.
- Seleziona la lista corretta prima della produzione
- Controlla nomi e altri valori usati dal workflow
- Rimuovi o escludi destinatari di test
- Controlla duplicati e record obsoleti
- Mantieni coerente l’identità con trace e delivery records
- Usa nomi lista chiari per evitare selezioni errate
2. Inserire e usare un token
Passo 1: aprire il workflow di filigrana personalizzata
Apri in XERIA il workflow in cui configuri la generazione specifica per destinatario. Seleziona lista e PDF sorgente, poi apri le impostazioni del testo filigrana.
Passo 2: inserire un token supportato
Inserisci un token offerto da XERIA. L’esempio confermato è {NAME}, che rappresenta il nome destinatario. Mantieni esattamente spelling e parentesi graffe per permettere il riconoscimento corretto.
Passo 3: aggiungere testo fisso attorno al token
Puoi combinare il token con testo normale. “Prepared for {NAME}” o “Confidential — {NAME}” mantiene la parte fissa e cambia solo il nome per ogni copia.
Passo 4: configurare l’aspetto della filigrana
Configura poi posizione, angolo, opacità, colore e altri aspetti visivi. Il token cambia il valore del testo, non sostituisce la configurazione grafica.
Passo 5: testare prima della produzione
Fai un piccolo test con destinatari noti prima del batch completo. Controlla che il token si risolva correttamente, il testo fisso resti giusto e la filigrana sia leggibile.
3. Combinare testo dinamico e fisso
I design più pratici combinano una frase fissa con un valore dinamico. La frase spiega il contesto e il token collega la copia al destinatario. Esempi: “Confidential — {NAME}”, “Prepared for {NAME}” o “Recipient copy: {NAME}”.
Mantieni il testo breve. Nomi lunghi insieme a frasi lunghe possono rendere la filigrana troppo affollata, soprattutto in modalità tiled o ripetuta. Testa il nome realistico più lungo.
4. Controllare la filigrana risolta prima di un batch grande
Anche un token valido può produrre un risultato indesiderato se i dati sono errati o il design non gestisce valori lunghi. Testa nomi brevi, lunghi, alfabeti diversi se necessario e casi limite realistici.
- Verifica che {NAME} venga sostituito e non stampato letteralmente
- Controlla che i nomi lunghi entrino nel layout
- Controlla opacità e contrasto su aree chiare e scure
- Verifica angolo e posizione
- Controlla la leggibilità di filigrane ripetute o tiled
- Conferma che i valori arrivino dalla lista corretta
5. Usare i token nella generazione batch personalizzata
I token danno il massimo valore quando un PDF sorgente deve essere preparato per molti destinatari. XERIA può generare copie separate dalla lista selezionata e risolvere il token per ogni record, evitando modifiche manuali prima di ogni file.
La lista è la fonte dati e il design filigrana è il template. Se devi prima preparare la lista, vedi [Creare e gestire liste destinatari in XERIA](/resources/articles/create-manage-recipient-lists-in-xeria/). Controlla la lista prima di ogni produzione importante.
6. Token e trace information sono correlati ma diversi
Un token visibile e le funzioni trace di XERIA supportano obiettivi simili di accountability, ma sono meccanismi diversi. {NAME} mostra l’identità nel watermark. Trace codes e QR opzionale forniscono dati aggiuntivi orientati alla tracciabilità.
Non presumere che un campo trace abbia automaticamente una specifica sintassi token, salvo che XERIA la esponga. Mantieni coerenti token visibili, trace codes, QR, filenames e record destinatario.
Errori comuni da evitare
La maggior parte dei problemi deriva da sintassi, dati destinatario o selezione del workflow. Un token scritto male può restare non risolto; una lista sbagliata può produrre un valore inatteso.
- Usare un token non supportato o inventato
- Cambiare parentesi graffe o spelling richiesto
- Usare la lista sbagliata per il batch
- Lasciare nomi vuoti o destinatari di test
- Creare testo fisso troppo lungo con nomi reali
- Supporre che il token dimostri chi ha copiato o redistribuito il documento
Best practice
Tratta template e lista come due parti di un workflow controllato. Mantieni la sintassi come la espone XERIA, usa dati puliti, testa i valori lunghi e verifica un piccolo campione prima della produzione completa. La filigrana visibile supporta deterrence e accountability, ma non è una protezione assoluta contro la copia.
- Usa solo token mostrati dall’interfaccia XERIA corrente
- Mantieni il testo fisso breve e chiaro
- Testa nomi brevi, lunghi e non latini quando necessario
- Controlla la lista selezionata prima della produzione
- Mantieni coerente l’identità tra filigrana, trace e delivery
- Non descrivere la filigrana visibile come prevenzione assoluta della copia
Come i token si inseriscono in XERIA
XERIA usa i token come parte del workflow PDF specifico per destinatario. Un token supportato può inserire dati destinatario nel testo visibile mentre il resto del design resta riutilizzabile.
Questo può lavorare insieme a batch personalizzati, filigrane visibili, trace codes, QR opzionale, password e permessi, e-mail controllata, output cloud e Mail Log. Ogni controllo copre una parte diversa della distribuzione.
Domande frequenti
Che cosa fa {NAME} in XERIA?
{NAME} è un token confermato per il nome destinatario. Durante la generazione personalizzata, XERIA lo sostituisce con il nome del record corrispondente.
Posso mettere qualsiasi campo tra parentesi graffe e usarlo come token?
Non presumere che sia possibile. Usa solo token che XERIA mostra come supportati. L’esistenza di un campo nel database non implica automaticamente un token con lo stesso nome.
Posso combinare un token con testo normale?
Sì. Puoi usare “Prepared for {NAME}” o “Confidential — {NAME}”. Il testo fisso resta invariato e il token si risolve per ogni destinatario.
Una filigrana personalizzata impedisce la copia?
No. Può supportare deterrence, accountability e attribuzione, ma un utente autorizzato può ancora fare screenshot, foto, riscrivere contenuti o redistribuire il file.
Conclusione
I token rendono il workflow di filigrana personalizzata di XERIA riutilizzabile e scalabile. Prepara dati puliti, usa solo token supportati come {NAME}, combinali con testo fisso breve, testa il risultato e poi avvia il batch personalizzato.