PDF-Passwörter für mehrere Empfänger verwalten

XERIA kann erzeugte PDF-Dateien mit Öffnungskennwörtern und optionalen Berechtigungsbeschränkungen schützen. Sie können verlangen, dass ein Empfänger vor dem Anzeigen eines Dokuments ein Kennwort eingibt, häufige Aktionen wie Drucken, Kopieren oder Bearbeiten einschränken oder beide Kontrollen in demselben Arbeitsablauf kombinieren. Die Anleitung wendet dieselben Sicherheitskonzepte auf Einzel­dokument-, Ordner- und personalisierte Stapelverarbeitung-Arbeitsabläufe an und widmet der empfängerspezifischen Stapelverarbeitung-Produktion zusätzliche Aufmerksamkeit.

Warum die Verwaltung von Empfängerpasswörtern einen Prozess erfordert

In einem empfängerspezifischen Stapelverarbeitung benötigt jeder ausgewählte Empfänger ein Öffnungskennwort. Beginnen Sie nicht mit der Produktion, bevor die Kennwortquelle geklärt und die Empfänger-Kennwort-Zuordnung überprüft wurde. Ein technisch erfolgreicher Stapelverarbeitung kann unsicher sein, wenn Kennwörter den falschen Personen zugeordnet sind.

Eine kennwortgeschützte PDF, die an den falschen Empfänger gesendet wird, ist weiterhin ein Sicherheitsvorfall. Prüfen Sie bei einem Hochrisiko-Stapelverarbeitung vor der Verteilung jede Empfänger-Datei- und Empfänger-Kennwort-Zuordnung.

Was Sie aufbauen werden

• Den richtigen XERIA-Sicherheitsmodus auswählen
• Einer PDF ein Öffnungskennwort hinzufügen
• PDF-Berechtigungsbeschränkungen anwenden
• Kennwortschutz und Berechtigungen kombinieren
• Individuelle Kennwörter in personalisierten Stapelverarbeitung-Arbeitsabläufe zuweisen
• Empfänger mit fehlenden Kennwörtern behandeln
• Geschützte Dateien erzeugen und testen
• Kennwörter sicherer übermitteln
• Häufige Kennwort- und Berechtigungsprobleme diagnostizieren

Die Sicherheitskonzepte hinter dem Arbeitsablauf werden unter [Was ist PDF-Zugriffskontrolle?](/resources/articles/what-is-pdf-access-control/) erläutert.

Vorbereitungen

Bereiten Sie Folgendes vor:

• Die genehmigte Quell-PDF oder den Quellordner
• Den vorgesehenen Ausgabeort
• Den erforderlichen Sicherheitsmodus
• Das Öffnungskennwort oder Empfänger-Kennwortdaten
• Das Eigentümerkennwort, falls erforderlich
• Das Berechtigungsprofil
• Eine Methode zur Kennwortübermittlung
• Einen oder mehrere Test-PDF-Reader
• Eine repräsentative Testdatei oder einen Testempfänger

Lassen Sie die genehmigte Quelle unverändert und speichern Sie geschützte Ausgaben an einem separaten Ort. Verwenden Sie für den ersten Test keine echten vertraulichen Dokumente.

Schritt 1: Passwortrichtlinie festlegen

Wählen Sie den Modus entsprechend dem tatsächlichen Risiko. Verwenden Sie **Nur Kennwort**, wenn unbefugtes Öffnen die Hauptsorge ist. Verwenden Sie **Nur Berechtigungen**, wenn Empfänger die Datei normal öffnen dürfen, häufige Aktionen aber begrenzt werden sollen. Verwenden Sie **Kennwort + Berechtigungen**, wenn sowohl das Öffnen als auch Aktionen nach dem Öffnen kontrolliert werden müssen.

Aktivieren Sie Einschränkungen nicht automatisch, ohne zu prüfen, ob Empfänger das Dokument drucken, kopieren, Formulare ausfüllen, kommentieren oder signieren müssen.

Schritt 2: Empfängerdatensätze vorbereiten

Prüfen Sie bei personalisierter Produktion den Wert **Öffnungskennwort** in jedem Empfängerdatensatz. Wenn Empfängerdaten aus Excel importiert werden, ordnen Sie die Kennwortspalten den richtigen XERIA-Feldern zu.

• Vollständiger Name
• E-Mail
• Unternehmens-ID
• Eigentümerkennwort
• Berechtigungsprofil
• Zuordnungsprofil

Prüfen Sie auf:

• Leere Kennwortzellen
• Verschobene Tabellenzeilen
• Wiederholte Kennwörter
• Führende oder nachgestellte Leerzeichen
• Dem falschen Empfänger zugewiesene Kennwörter
• Ungültige Empfängerdatensätze
• In Produktionsdaten verbliebene Testkennwörter

Ein technisch erfolgreicher Stapelverarbeitung kann unsicher sein, wenn Kennwörter den falschen Personen zugeordnet sind.

Schritt 3: Methode der Passwortzuweisung wählen

Das Kennwort kann stammen aus:

• Einem in XERIA erstellten Empfängerdatensatz
• Einer importierten Excel-Spalte, die **Öffnungskennwort** zugeordnet ist
• Einem für einen unvollständigen Empfängerdatensatz erzeugten Kennwort
• Einem manuell zugewiesenen Wert

Beginnen Sie nicht mit der Produktion, bevor die Kennwortquelle geklärt und die Empfänger-Kennwort-Zuordnung überprüft wurde.

Schritt 5: Fehlende Stapelverarbeitung-Kennwörter behandeln

Wenn PDF-Verschlüsselung für einen personalisierten Stapelverarbeitung aktiviert wird, prüft XERIA, ob jeder Empfänger ein Öffnungskennwort besitzt. Fehlen bei einem oder mehreren Empfängern Kennwörter, bietet XERIA drei Möglichkeiten:

• **Fehlende Kennwörter erzeugen**
• **Manuell bearbeiten**
• **Abbrechen**

Fehlende Kennwörter erzeugen

XERIA kann fehlende Öffnungskennwörter erzeugen und in der Empfängerdatenbank speichern. Das automatisch erzeugte Kennwort ist ein sechsstelliger numerischer Wert.

• Aktualisierte Empfängerdatensätze prüfen
• Bestätigen, dass jeder ausgewählte Empfänger ein Kennwort besitzt
• Zustellinformationen über den genehmigten Prozess exportieren oder dokumentieren
• Kennwortdaten schützen
• Kennwörter nicht in gewöhnlichen Verarbeitungsprotokollen veröffentlichen

Die automatische Erzeugung ist bequem, die Kennwörter müssen jedoch weiterhin den richtigen Empfängern zugestellt werden.

Manuell bearbeiten

Wählen Sie manuelle Bearbeitung, wenn die Organisation ein vorgeschriebenes Kennwortformat nutzt oder Kennwörter durch einen anderen genehmigten Prozess zugewiesen werden. XERIA lässt PDF-Verschlüsselung deaktiviert, bis die fehlenden Werte ergänzt wurden. Kehren Sie zur Empfängerliste zurück, tragen Sie fehlende Öffnungskennwörter ein, speichern Sie die Datensätze und aktivieren Sie die Verschlüsselung erneut.

Abbrechen

Wählen Sie Abbrechen, wenn die aktuelle Empfängerliste oder Sicherheitsrichtlinie nicht bereit ist. Deaktivieren Sie die Verschlüsselung nicht nur, um die Prüfung fehlender Kennwörter zu umgehen, wenn das Dokument geschütztes Öffnen erfordert.

Schritt 5: Öffnungs- und Eigentümerpasswörter trennen

Verwenden Sie ein Eigentümerkennwort, wenn Berechtigungsbeschränkungen angewendet werden. Das Eigentümerkennwort sollte normalerweise nicht mit dem Öffnungskennwort des Empfängers identisch sein. Es soll die Berechtigungskonfiguration schützen und nicht als normales Öffnungskennwort des Empfängers dienen. Bestätigen Sie in personalisierten Arbeitsabläufe, dass das Feld **Eigentümerkennwort** dem richtigen Empfänger oder der genehmigten Berechtigungskonfiguration zugeordnet bleibt. Schützen Sie Eigentümerkennwörter sorgfältig, da ihre Offenlegung die vorgesehenen Einschränkungen schwächen kann.

Schritt 6: Berechtigungsprofile abstimmen

Aktivieren Sie **Berechtigungsbeschränkungen anwenden**, wenn Drucken, Kopieren oder Bearbeiten begrenzt werden soll. Wählen Sie das für den Dokumentzweck geeignete Berechtigungsprofil. Ein Berechtigungsprofil kann bestimmen, ob Empfänger: Erlauben Sie nur die für die legitime Aufgabe erforderlichen Aktionen.

• Drucken dürfen
• Text oder Bilder kopieren dürfen
• Das Dokument ändern dürfen
• Seiten extrahieren oder neu anordnen dürfen
• Kommentare hinzufügen dürfen
• Formulare ausfüllen dürfen
• Signaturbezogene Änderungen vornehmen dürfen

Das genaue Verhalten von PDF-Berechtigungen hängt von der PDF-Software des Empfängers ab. Testen Sie das gewählte Profil vor der Verteilung.

Schritt 11: Repräsentativen Test ausführen

Erzeugen Sie eine Testdatei, bevor Sie den vollständigen Auftrag verarbeiten. Öffnen Sie die erzeugte PDF in der Software, die von den vorgesehenen Empfängern verwendet wird.

• Einen Empfänger mit manuell zugewiesenem Kennwort
• Einen Empfänger mit automatisch erzeugtem Kennwort
• Einen Empfänger mit Berechtigungsprofil
• Einen langen Empfängernamen
• Einen Empfängernamen mit nichtlateinischen Zeichen
• Eine Datei mit Formularen oder Anmerkungen
• Eine Datei, die Drucken erlauben soll
• Eine Datei, die Kopieren oder Bearbeiten einschränken soll

Prüfen Sie:

• Die Datei verlangt das richtige Öffnungskennwort
• Ein falsches Kennwort wird abgelehnt
• Das richtige Kennwort öffnet die Datei
• Wasserzeichen und Empfängeridentität sind korrekt
• Das Eigentümerkennwort wird nicht offengelegt
• Drucken verhält sich wie erwartet
• Kopieren verhält sich wie erwartet
• Bearbeiten verhält sich wie erwartet
• Formulare und Kommentare verhalten sich wie beabsichtigt
• Die PDF bleibt lesbar und unbeschädigt

Testen Sie mehrere PDF-Reader, wenn Kompatibilität wichtig ist.

Schritt 8: Ausgabesatz erzeugen und abgleichen

Starten Sie nach erfolgreichem Test den vorgesehenen Produktionsvorgang. Wählen Sie bei personalisierter Produktion die genehmigten Empfänger und verwenden Sie **PDF erzeugen (Generate PDF)**. Ignorieren Sie keine Vorbedingungswarnung zu Empfängern ohne Öffnungskennwort.

• Gesamtzahl der Elemente
• Aktuelles Element
• Abgeschlossene Elemente
• Fehlgeschlagene Elemente
• Übersprungene Elemente
• Ausgabeort
• Sicherheitsbezogene Warnungen
• Warnungen zu fehlenden Kennwörtern

Eine abgeschlossene Fortschrittsanzeige bestätigt den Abschluss der Verarbeitung, beweist aber nicht, dass jede Kennwort- und Berechtigungszuweisung korrekt ist.

Schritt 9: Zuordnung zwischen Empfänger und Datei prüfen

Gleichen Sie nach der Erzeugung Folgendes ab:

• Anzahl der Eingabedateien
• Anzahl ausgewählter Empfänger
• Anzahl erzeugter Dateien
• Fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze
• Ausgabedateinamen
• Öffnungskennwort-Zuweisungen
• Eigentümerkennwort-Zuweisungen
• Berechtigungsprofile
• Empfängerwasserzeichen
• Rückverfolgungscodes

Öffnen Sie Beispiele aus verschiedenen Bereichen des Stapelverarbeitungs. Prüfen Sie bei einem Hochrisiko-Stapelverarbeitung vor der Verteilung jede Empfänger-Datei- und Empfänger-Kennwort-Zuordnung. Nehmen Sie keine Kennwörter in Dateinamen auf.

Schritt 10: Passwörter sicher übermitteln

Die geschützte PDF und ihr Kennwort sollten nicht automatisch über denselben Kanal übertragen werden. Die geeignete Methode hängt von Organisationsrichtlinie und Dokumentempfindlichkeit ab.

• Eine separate E-Mail-Nachricht
• Ein verifizierter Telefon- oder SMS-Kanal
• Ein authentifiziertes Portal
• Ein von der Organisation genehmigter Kennwortmanager
• Eine zuvor vereinbarte empfängerspezifische Methode

Vor der Kennwortübermittlung:

• Empfänger verifizieren
• Ziel bestätigen
• Gruppennachrichten vermeiden
• Öffentliche oder gemeinsam genutzte Kanäle vermeiden
• Eigentümerkennwort nicht offenlegen
• Klartextkennwörter nicht in gewöhnlichen Protokollen speichern
• Nur die gemäß Richtlinie erforderlichen Betriebsnachweise aufzeichnen

Wenn das Kennwort offengelegt wird, behandeln Sie es als kompromittiert und erzeugen Sie gemäß Arbeitsablauf eine Ersatzdatei oder ein neues Kennwort.

Schritt 11: Verteilen und Ergebnis protokollieren

Verteilen Sie die geschützten Dateien über den genehmigten Kanal, nachdem sie die Prüfung bestanden haben. Zeichnen Sie erfolgreiche Zustellungen, Fehler und Wiederholungen gemäß Richtlinie auf. E-Mail-Zustellung erfordert die entsprechende lizenzierte Funktion und ist im Testmodus nicht verfügbar.

• Empfänger-Datei-Zuordnung bestätigen
• E-Mail-Vorlage vorbereiten
• Zuordnung der Anhänge prüfen
• Kennwortzustellung bei Bedarf getrennt halten
• Genehmigte Dateien senden
• **E-Mail-Protokoll (Mail Log)** prüfen

Wenn sich Passwörter nach der Erzeugung ändern

Wenn das Kennwort offengelegt wird, behandeln Sie es als kompromittiert und erzeugen Sie gemäß Arbeitsablauf eine Ersatzdatei oder ein neues Kennwort. Das Kennwort funktioniert für den falschen Empfänger Stoppen Sie die Verteilung sofort. Prüfen Sie Empfängerdatensätze, importierte Zeilen, Ausgabedateinamen und Kennwortzuordnung. Erzeugen Sie betroffene Dateien nach der Korrektur neu. Ein automatisch erzeugtes Kennwort fehlt Kehren Sie zum Empfängerdatensatz zurück und prüfen Sie, ob das erzeugte Kennwort gespeichert wurde. Verteilen Sie die zugehörige PDF nicht, solange das Kennwort nicht zuverlässig übermittelt werden kann. Das Eigentümerkennwort wurde an den Empfänger gesendet Behandeln Sie das Eigentümerkennwort als offengelegt. Prüfen Sie die betroffene Sicherheitskonfiguration und erzeugen Sie die Datei bei Bedarf mit neuen genehmigten Anmeldeinformationen.

Häufige Probleme

XERIA meldet fehlende PDF-Kennwörter

Ein oder mehrere ausgewählte Empfänger besitzen kein Öffnungskennwort. Erzeugen Sie fehlende Kennwörter, bearbeiten Sie Empfängerdatensätze manuell oder brechen Sie den Vorgang ab.

Das Kennwort funktioniert für den falschen Empfänger

Stoppen Sie die Verteilung sofort. Prüfen Sie Empfängerdatensätze, importierte Zeilen, Ausgabedateinamen und Kennwortzuordnung. Erzeugen Sie betroffene Dateien nach der Korrektur neu.

Die PDF öffnet sich ohne Kennwort

Bestätigen Sie, dass PDF-Verschlüsselung aktiviert ist und nicht nur Berechtigungsbeschränkungen. Erzeugen Sie nach der Änderung eine neue Testdatei.

Das Eigentümerkennwort wurde an den Empfänger gesendet

Behandeln Sie das Eigentümerkennwort als offengelegt. Prüfen Sie die betroffene Sicherheitskonfiguration und erzeugen Sie die Datei bei Bedarf mit neuen genehmigten Anmeldeinformationen.

Bewährte Vorgehensweisen

• Dokument vor der Auswahl von Sicherheitseinstellungen klassifizieren.
• Öffnungskennwort verwenden, wenn unbefugtes Anzeigen ein Risiko ist.
• Berechtigungsbeschränkungen nur verwenden, wenn sie zur Aufgabe des Empfängers passen.
• Verschlüsselung und Berechtigungen für mehrschichtigen Schutz kombinieren.
• Nach Möglichkeit unterschiedliche Öffnungs- und Eigentümerkennwörter verwenden.
• Für empfindliche Stapelverarbeitungs empfängerspezifische Kennwörter zuweisen.
• Jede Empfänger-Kennwort-Zuordnung prüfen.
• XERIA-Prüfung auf fehlende Kennwörter verwenden.
• Automatisch erzeugte Kennwörter vor der Verteilung prüfen.
• Empfänger- und Kennwortdaten schützen.
• Kennwörter nicht in Dateinamen aufnehmen.
• Kennwort nicht zusammen mit dem geschützten Anhang senden.
• Klartextkennwörter aus gewöhnlichen Protokollen fernhalten.
• Repräsentativen Test ausführen.
• Mit dem PDF-Reader des Empfängers testen.
• Drucken, Kopieren, Bearbeiten, Formulare und Kommentare prüfen.
• Eingabe-, Empfänger- und Ausgabezahlen abgleichen.
• Dateien nach Änderung von Kennwörtern oder Berechtigungsprofilen neu erzeugen.
• Nach E-Mail-Zustellung Ergebnisse im E-Mail-Protokoll prüfen.
• Quell-PDF unverändert lassen.
• Geschützte Ausgaben an einem genehmigten Ort speichern.
• Reaktion auf offengelegte oder vergessene Kennwörter dokumentieren.

Häufig gestellte Fragen

Kann jeder Empfänger ein anderes Kennwort erhalten?

Ja. Speichern oder importieren Sie das passende Öffnungskennwort in jedem Empfängerdatensatz und prüfen Sie die Zuordnung vor der Erzeugung.

Kann XERIA fehlende Empfängerkennwörter erzeugen?

Ja. Wenn Stapelverarbeitung-Verschlüsselung fehlende Öffnungskennwörter erkennt, kann XERIA sechsstellige numerische Kennwörter erzeugen und in der Empfängerdatenbank speichern.

Was passiert, wenn ein Empfänger das Kennwort vergisst?

Befolgen Sie das Identitätsprüfungs- und Ersatzverfahren der Organisation. Senden Sie ein bestehendes Kennwort nicht erneut, ohne den Anfragenden zu verifizieren.

Kann ich Berechtigungen ohne Öffnungskennwort anwenden?

Ja. Die PDF kann sich ohne Kennwort öffnen, während ausgewählte Einschränkungen für Drucken, Kopieren oder Bearbeiten angewendet werden.

Fazit

Bei personalisierten Stapelverarbeitungs muss jeder ausgewählte Empfänger das richtige Öffnungskennwort und Berechtigungsprofil besitzen. XERIA kann fehlende Kennwörter erkennen, sechsstellige Werte erzeugen oder zur manuellen Bearbeitung führen. Ein zuverlässiger Arbeitsablauf kombiniert korrekte Empfängerdaten, geeignete Verschlüsselung, verhältnismäßige Berechtigungen, repräsentative Tests, sichere Kennwortübermittlung und sorgfältige Prüfung jeder erzeugten Datei.