XERIA kann erzeugte PDF-Dateien mit Öffnungskennwörtern und optionalen Berechtigungsbeschränkungen schützen. Sie können verlangen, dass ein Empfänger vor dem Anzeigen eines Dokuments ein Kennwort eingibt, häufige Aktionen wie Drucken, Kopieren oder Bearbeiten einschränken oder beide Kontrollen in demselben Arbeitsablauf kombinieren. Die Anleitung wendet dieselben Sicherheitskonzepte auf Einzeldokument-, Ordner- und personalisierte Stapelverarbeitung-Arbeitsabläufe an und widmet der empfängerspezifischen Stapelverarbeitung-Produktion zusätzliche Aufmerksamkeit.
Die kurze Antwort
Nicht immer. Verwenden Sie für vertrauliche oder personalisierte Empfängerkopien ein eindeutiges Passwort, wenn ein offengelegter Zugang nicht alle Dateien öffnen soll. Für eine kleine, verifizierte Gruppe mit demselben risikoarmen Dokument kann ein gemeinsames Passwort vertretbar sein, wenn das größere Risiko verstanden und genehmigt wurde.
Wählen Sie den Modus entsprechend dem tatsächlichen Risiko. Verwenden Sie **Nur Kennwort**, wenn unbefugtes Öffnen die Hauptsorge ist. Verwenden Sie **Nur Berechtigungen**, wenn Empfänger die Datei normal öffnen dürfen, häufige Aktionen aber begrenzt werden sollen. Verwenden Sie **Kennwort + Berechtigungen**, wenn sowohl das Öffnen als auch Aktionen nach dem Öffnen kontrolliert werden müssen.
Wann ein eindeutiges Passwort dringend empfohlen wird
- Jeder Empfänger eine personalisierte PDF erhält
- Das Dokument personenbezogene, finanzielle, rechtliche oder vertrauliche Daten enthält
- Empfänger verschiedenen Organisationen oder Zugriffsgruppen angehören
- Ein offengelegtes Passwort nicht alle Dateien öffnen soll
- Der Verteilungsnachweis Passwort und Empfänger zuordnen muss
- Das Dokument lange zugänglich bleibt
In einem empfängerspezifischen Stapelverarbeitung benötigt jeder ausgewählte Empfänger ein Öffnungskennwort. Beginnen Sie nicht mit der Produktion, bevor die Kennwortquelle geklärt und die Empfänger-Kennwort-Zuordnung überprüft wurde. Ein technisch erfolgreicher Stapelverarbeitung kann unsicher sein, wenn Kennwörter den falschen Personen zugeordnet sind. Eine kennwortgeschützte PDF, die an den falschen Empfänger gesendet wird, ist weiterhin ein Sicherheitsvorfall. Prüfen Sie bei einem Hochrisiko-Stapelverarbeitung vor der Verteilung jede Empfänger-Datei- und Empfänger-Kennwort-Zuordnung.
Was eindeutige Passwörter verbessern
Beginnen Sie nicht mit der Produktion, bevor die Kennwortquelle geklärt und die Empfänger-Kennwort-Zuordnung überprüft wurde.
Wenn das Kennwort offengelegt wird, behandeln Sie es als kompromittiert und erzeugen Sie gemäß Arbeitsablauf eine Ersatzdatei oder ein neues Kennwort.
Wann ein gemeinsames Passwort vertretbar sein kann
Wählen Sie den Modus entsprechend dem tatsächlichen Risiko. Verwenden Sie **Nur Kennwort**, wenn unbefugtes Öffnen die Hauptsorge ist. Verwenden Sie **Nur Berechtigungen**, wenn Empfänger die Datei normal öffnen dürfen, häufige Aktionen aber begrenzt werden sollen. Verwenden Sie **Kennwort + Berechtigungen**, wenn sowohl das Öffnen als auch Aktionen nach dem Öffnen kontrolliert werden müssen.
Die geschützte PDF und ihr Kennwort sollten nicht automatisch über denselben Kanal übertragen werden. Die geeignete Methode hängt von Organisationsrichtlinie und Dokumentempfindlichkeit ab.
Der operative Zielkonflikt
Das Kennwort kann stammen aus: Beginnen Sie nicht mit der Produktion, bevor die Kennwortquelle geklärt und die Empfänger-Kennwort-Zuordnung überprüft wurde.
- Leere Kennwortzellen
- Verschobene Tabellenzeilen
- Wiederholte Kennwörter
- Führende oder nachgestellte Leerzeichen
- Dem falschen Empfänger zugewiesene Kennwörter
- Ungültige Empfängerdatensätze
- In Produktionsdaten verbliebene Testkennwörter
Ein technisch erfolgreicher Stapelverarbeitung kann unsicher sein, wenn Kennwörter den falschen Personen zugeordnet sind.
Öffnungs- und Eigentümerpasswörter nicht verwechseln
Verwenden Sie ein Eigentümerkennwort, wenn Berechtigungsbeschränkungen angewendet werden. Das Eigentümerkennwort sollte normalerweise nicht mit dem Öffnungskennwort des Empfängers identisch sein. Es soll die Berechtigungskonfiguration schützen und nicht als normales Öffnungskennwort des Empfängers dienen. Bestätigen Sie in personalisierten Arbeitsabläufe, dass das Feld **Eigentümerkennwort** dem richtigen Empfänger oder der genehmigten Berechtigungskonfiguration zugeordnet bleibt. Schützen Sie Eigentümerkennwörter sorgfältig, da ihre Offenlegung die vorgesehenen Einschränkungen schwächen kann.
Aktivieren Sie **Berechtigungsbeschränkungen anwenden**, wenn Drucken, Kopieren oder Bearbeiten begrenzt werden soll. Wählen Sie das für den Dokumentzweck geeignete Berechtigungsprofil. Ein Berechtigungsprofil kann bestimmen, ob Empfänger: Erlauben Sie nur die für die legitime Aufgabe erforderlichen Aktionen. Das genaue Verhalten von PDF-Berechtigungen hängt von der PDF-Software des Empfängers ab. Testen Sie das gewählte Profil vor der Verteilung.
Wie XERIA individuelle Passwörter unterstützt
Prüfen Sie bei personalisierter Produktion den Wert **Öffnungskennwort** in jedem Empfängerdatensatz. Wenn Empfängerdaten aus Excel importiert werden, ordnen Sie die Kennwortspalten den richtigen XERIA-Feldern zu.
- Vollständiger Name
- Unternehmens-ID
- Eigentümerkennwort
- Berechtigungsprofil
- Zuordnungsprofil
- Einem in XERIA erstellten Empfängerdatensatz
- Einer importierten Excel-Spalte, die **Öffnungskennwort** zugeordnet ist
- Einem für einen unvollständigen Empfängerdatensatz erzeugten Kennwort
- Einem manuell zugewiesenen Wert
Wenn PDF-Verschlüsselung für einen personalisierten Stapelverarbeitung aktiviert wird, prüft XERIA, ob jeder Empfänger ein Öffnungskennwort besitzt. Fehlen bei einem oder mehreren Empfängern Kennwörter, bietet XERIA drei Möglichkeiten:
Wie sollten fehlende Passwörter behandelt werden?
- **Fehlende Kennwörter erzeugen**
- **Manuell bearbeiten**
- **Abbrechen**
XERIA kann fehlende Öffnungskennwörter erzeugen und in der Empfängerdatenbank speichern. Das automatisch erzeugte Kennwort ist ein sechsstelliger numerischer Wert. Die automatische Erzeugung ist bequem, die Kennwörter müssen jedoch weiterhin den richtigen Empfängern zugestellt werden.
Wählen Sie manuelle Bearbeitung, wenn die Organisation ein vorgeschriebenes Kennwortformat nutzt oder Kennwörter durch einen anderen genehmigten Prozess zugewiesen werden. XERIA lässt PDF-Verschlüsselung deaktiviert, bis die fehlenden Werte ergänzt wurden. Kehren Sie zur Empfängerliste zurück, tragen Sie fehlende Öffnungskennwörter ein, speichern Sie die Datensätze und aktivieren Sie die Verschlüsselung erneut. Wählen Sie Abbrechen, wenn die aktuelle Empfängerliste oder Sicherheitsrichtlinie nicht bereit ist. Deaktivieren Sie die Verschlüsselung nicht nur, um die Prüfung fehlender Kennwörter zu umgehen, wenn das Dokument geschütztes Öffnen erfordert.
Sollten PDF und Passwort denselben Kanal nutzen?
Die geschützte PDF und ihr Kennwort sollten nicht automatisch über denselben Kanal übertragen werden. Die geeignete Methode hängt von Organisationsrichtlinie und Dokumentempfindlichkeit ab.
- Eine separate E-Mail-Nachricht
- Ein verifizierter Telefon- oder SMS-Kanal
- Ein authentifiziertes Portal
- Ein von der Organisation genehmigter Kennwortmanager
- Eine zuvor vereinbarte empfängerspezifische Methode
Vor der Kennwortübermittlung:
- Empfänger verifizieren
- Ziel bestätigen
- Gruppennachrichten vermeiden
- Öffentliche oder gemeinsam genutzte Kanäle vermeiden
- Eigentümerkennwort nicht offenlegen
- Klartextkennwörter nicht in gewöhnlichen Protokollen speichern
- Nur die gemäß Richtlinie erforderlichen Betriebsnachweise aufzeichnen
Was ist zu tun, wenn ein Passwort offengelegt wird?
Wenn das Kennwort offengelegt wird, behandeln Sie es als kompromittiert und erzeugen Sie gemäß Arbeitsablauf eine Ersatzdatei oder ein neues Kennwort. Das Kennwort funktioniert für den falschen Empfänger Stoppen Sie die Verteilung sofort. Prüfen Sie Empfängerdatensätze, importierte Zeilen, Ausgabedateinamen und Kennwortzuordnung. Erzeugen Sie betroffene Dateien nach der Korrektur neu. Ein automatisch erzeugtes Kennwort fehlt Kehren Sie zum Empfängerdatensatz zurück und prüfen Sie, ob das erzeugte Kennwort gespeichert wurde. Verteilen Sie die zugehörige PDF nicht, solange das Kennwort nicht zuverlässig übermittelt werden kann. Das Eigentümerkennwort wurde an den Empfänger gesendet Behandeln Sie das Eigentümerkennwort als offengelegt. Prüfen Sie die betroffene Sicherheitskonfiguration und erzeugen Sie die Datei bei Bedarf mit neuen genehmigten Anmeldeinformationen.
Stoppen Sie die Verteilung sofort. Prüfen Sie Empfängerdatensätze, importierte Zeilen, Ausgabedateinamen und Kennwortzuordnung. Erzeugen Sie betroffene Dateien nach der Korrektur neu.
Praktische Entscheidungscheckliste
- Dokument klassifizieren und berechtigte Empfänger bestimmen
- Entscheiden, ob ein kompromittiertes Passwort andere Empfänger gefährden darf
- Eindeutige oder gemeinsame Passwörter wählen und begründen
- Empfänger-, Passwort- und Dateinamenzuordnung prüfen
- Repräsentative geschützte Dateien testen
- Passwörter über einen genehmigten Weg übermitteln
- Ersetzungen, Fehler und Offenlegungen dokumentieren
Häufig gestellte Fragen
Kann jeder Empfänger in XERIA ein anderes Passwort haben?
Ja. Speichern oder importieren Sie das passende Öffnungskennwort in jedem Empfängerdatensatz und prüfen Sie die Zuordnung vor der Erzeugung.
Verhindert ein eindeutiges Passwort die Weiterleitung?
Kann XERIA fehlende Passwörter erzeugen?
Ja. Wenn Stapelverarbeitung-Verschlüsselung fehlende Öffnungskennwörter erkennt, kann XERIA sechsstellige numerische Kennwörter erzeugen und in der Empfängerdatenbank speichern.
Sollten Passwörter über mehrere Stapel hinweg wiederverwendet werden?
Wenn das Kennwort offengelegt wird, behandeln Sie es als kompromittiert und erzeugen Sie gemäß Arbeitsablauf eine Ersatzdatei oder ein neues Kennwort.
Fazit
Bei personalisierten Stapelverarbeitungs muss jeder ausgewählte Empfänger das richtige Öffnungskennwort und Berechtigungsprofil besitzen. XERIA kann fehlende Kennwörter erkennen, sechsstellige Werte erzeugen oder zur manuellen Bearbeitung führen. Ein zuverlässiger Arbeitsablauf kombiniert korrekte Empfängerdaten, geeignete Verschlüsselung, verhältnismäßige Berechtigungen, repräsentative Tests, sichere Kennwortübermittlung und sorgfältige Prüfung jeder erzeugten Datei.