XERIA peut protéger les fichiers PDF générés à l’aide de mots de passe d’ouverture et de restrictions d’autorisations facultatives. Vous pouvez exiger un mot de passe avant qu’un destinataire consulte le document, limiter des actions courantes comme l’impression, la copie ou la modification, ou combiner les deux contrôles dans le même processus. Le tutoriel applique les mêmes concepts aux processus de document unique, de dossier et de lots personnalisés, avec une attention particulière à la génération propre aux destinataires.
Pourquoi la gestion des mots de passe des destinataires exige un processus
Dans un lot propre aux destinataires, chaque destinataire sélectionné doit avoir un mot de passe d’ouverture. Ne commencez pas la génération tant que la origine du mot de passe et la correspondance destinataire-mot de passe ne sont pas vérifiées. Un lot techniquement réussi peut rester dangereux si les mots de passe sont associés aux mauvaises personnes.
Un PDF protégé envoyé au mauvais destinataire reste un incident de sécurité. Pour un lot à haut risque, vérifiez chaque correspondance destinataire-fichier et destinataire-mot de passe avant distribution.
Le processus que vous allez mettre en place
- Choisir le bon mode de sécurité XERIA
- Ajouter un mot de passe d’ouverture à un PDF
- Appliquer des restrictions d’autorisations PDF
- Combiner protection par mot de passe et autorisations
- Attribuer des mots de passe individuels dans les processus personnalisés
- Gérer les destinataires sans mot de passe
- Générer et tester des fichiers protégés
- Remettre les mots de passe plus sûrement
- Diagnostiquer les problèmes courants de mots de passe et autorisations
Pour les concepts de sécurité sous-jacents, consultez [Qu’est-ce que le contrôle d’accès PDF ?](/resources/articles/what-is-pdf-access-control/).
Avant de commencer
Préparez :
- Le PDF origine approuvé ou le dossier origine
- L’emplacement de sortie prévu
- Le mode de sécurité nécessaire
- Le mot de passe d’ouverture ou les données de mots de passe destinataire
- Le mot de passe propriétaire si nécessaire
- Le profil d’autorisations
- Une méthode de remise des mots de passe
- Un ou plusieurs lecteurs PDF de test
- Un fichier ou destinataire de test représentatif
Conservez la origine approuvée inchangée et écrivez les sorties protégées dans un emplacement distinct. N’utilisez pas de vrais documents confidentiels pour le premier test.
Étape 1 : Définir la politique de mots de passe
Choisissez le mode selon le risque réel. Utilisez **Mot de passe uniquement** lorsque l’ouverture non autorisée est la principale préoccupation. Utilisez **Autorisations uniquement** lorsque les destinataires peuvent ouvrir normalement le fichier, mais que certaines actions doivent être limitées. Utilisez **Mot de passe + autorisations** lorsque l’ouverture et les actions après ouverture doivent être contrôlées.
| Mode de sécurité | Ouverture du PDF | Impression, copie et modification |
|---|---|---|
| Normal | Aucun mot de passe requis | Aucune restriction appliquée |
| Mot de passe uniquement | Mot de passe d’ouverture requis | Toutes les autorisations restent disponibles après ouverture |
| Autorisations uniquement | Aucun mot de passe d’ouverture requis | Les restrictions sélectionnées sont appliquées |
| Mot de passe + autorisations | Mot de passe d’ouverture requis | Les restrictions sélectionnées sont également appliquées |
N’activez pas automatiquement les restrictions sans vérifier si les destinataires doivent imprimer, copier, remplir des formulaires, commenter ou signer.
Étape 2 : Préparer les fiches des destinataires
Pour la génération personnalisée, examinez la valeur **Mot de passe d’ouverture** de chaque dossier. Si les données sont importées depuis Excel, associez les colonnes de mots de passe aux bons champs XERIA.
- Nom complet
- Identifiant société
- Mot de passe propriétaire
- Profil d’autorisations
- Profil de correspondance
Vérifiez :
- Cellules de mot de passe vides
- Lignes décalées
- Mots de passe répétés
- Espaces en début ou fin
- Mot de passe attribué au mauvais destinataire
- Dossiers destinataire invalides
- Mots de passe de test laissés dans les données de génération
Un lot techniquement réussi peut rester dangereux si les mots de passe sont associés aux mauvaises personnes.
Étape 3 : Choisir le mode d’attribution des mots de passe
Le mot de passe peut provenir :
- D’un dossier destinataire créé dans XERIA
- D’une colonne Excel importée et associée à **Mot de passe d’ouverture**
- D’un mot de passe généré pour un dossier incomplet
- D’une valeur attribuée manuellement
Ne commencez pas la génération tant que la origine du mot de passe et la correspondance destinataire-mot de passe ne sont pas vérifiées.
Étape 5 : Gérer les mots de passe manquants du lot
Lorsque le chiffrement est activé pour un lot personnalisé, XERIA vérifie que chaque destinataire dispose d’un mot de passe d’ouverture. Si des mots de passe manquent, XERIA propose trois choix :
- **Générer les mots de passe manquants**
- **Modifier manuellement**
- **Annuler**
Générer les mots de passe manquants
XERIA peut générer les mots de passe d’ouverture manquants et les enregistrer dans la base destinataires. Le mot de passe automatique est une valeur numérique à six chiffres.
- Examinez les dossiers mis à jour
- Confirmez que chaque destinataire sélectionné possède un mot de passe
- Exportez ou consignez les informations de remise par le processus approuvé
- Protégez les données de mots de passe
- Ne publiez pas les mots de passe dans les journaux ordinaires
La génération automatique est pratique, mais les mots de passe doivent toujours être remis aux bons destinataires.
Modifier manuellement
Choisissez la modification manuelle si l’organisation impose un format ou si les mots de passe sont attribués par un autre processus approuvé. XERIA laisse le chiffrement désactivé jusqu’à ce que les valeurs manquantes soient complétées. Revenez à la liste, saisissez les mots de passe manquants, enregistrez les dossiers et activez de nouveau le chiffrement.
Annuler
Choisissez Annuler si la liste actuelle ou la politique de sécurité n’est pas prête. Ne désactivez pas le chiffrement uniquement pour contourner la validation si le document exige une ouverture protégée.
Étape 5 : Séparer les mots de passe d’ouverture et propriétaire
Utilisez un mot de passe propriétaire lorsque des restrictions d’autorisations sont appliquées. Il ne devrait généralement pas être identique au mot de passe d’ouverture du destinataire. Il vise à protéger la paramétrage d’autorisations plutôt qu’à servir d’identifiant normal d’ouverture. Dans les processus personnalisés, confirmez que le champ **Mot de passe propriétaire** reste associé au bon destinataire ou à la bonne paramétrage approuvée. Protégez soigneusement ces mots de passe, car leur exposition peut affaiblir les restrictions prévues.
Étape 6 : Aligner les profils d’autorisation
Activez **Appliquer les restrictions d’autorisations (Apply Autorisation Restrictions)** lorsque l’impression, la copie ou la modification doivent être limitées. Sélectionnez le profil adapté au but du document. Un profil peut déterminer si les destinataires peuvent : Accordez uniquement les actions nécessaires à la tâche légitime.
- Imprimer
- Copier du texte ou des images
- Modifier le document
- Extraire ou réorganiser des pages
- Ajouter des commentaires
- Remplir des formulaires
- Effectuer des changements liés aux signatures
| Besoin du destinataire | Orientation adaptée |
|---|---|
| Note confidentielle en lecture seule | Restreindre impression, copie et modification |
| Formulaire à compléter | Autoriser le remplissage et limiter les autres modifications |
| Copie de révision | Autoriser les commentaires et limiter l’édition des pages |
| Document destiné à être imprimé | Autoriser le niveau d’impression requis |
| Copie d’archive | Appliquer les restrictions selon la politique d’archive |
Le comportement exact dépend du logiciel PDF du destinataire. Testez le profil avant distribution.
Étape 11 : Exécuter un test représentatif
Générez un fichier de test avant de traiter l’ensemble. Ouvrez le PDF généré dans le logiciel utilisé par les destinataires.
- Un destinataire avec mot de passe attribué manuellement
- Un destinataire avec mot de passe généré automatiquement
- Un destinataire avec profil d’autorisations
- Un nom long
- Un nom en caractères non latins
- Un fichier avec formulaires ou annotations
- Un fichier devant autoriser l’impression
- Un fichier devant restreindre la copie ou la modification
Vérifiez :
- Le fichier demande le bon mot de passe
- Un mauvais mot de passe est rejeté
- Le bon mot de passe ouvre le fichier
- Le filigrane et l’identité du destinataire sont corrects
- Le mot de passe propriétaire n’est pas exposé
- L’impression se comporte comme prévu
- La copie se comporte comme prévu
- La modification se comporte comme prévu
- Formulaires et commentaires fonctionnent comme prévu
- Le PDF reste lisible et intact
Testez plusieurs lecteurs PDF lorsque la compatibilité est importante.
Étape 8 : Générer et rapprocher le jeu de sortie
Après un test réussi, lancez l’opération de génération. Pour une génération personnalisée, sélectionnez les destinataires approuvés et utilisez **Générer le PDF (Generate PDF)**. N’ignorez pas un avertissement préalable concernant des destinataires sans mot de passe d’ouverture.
- Nombre total d’éléments
- Élément actuel
- Éléments terminés
- Éléments échoués
- Éléments ignorés
- Emplacement de sortie
- Avertissements liés à la sécurité
- Avertissements de mots de passe manquants
Une progression terminée confirme la fin du traitement, pas l’exactitude de toutes les affectations.
Étape 9 : Vérifier l’association destinataire-fichier
Après génération, rapprochez :
- Nombre de fichiers d’entrée
- Nombre de destinataires sélectionnés
- Nombre de fichiers générés
- Dossiers échoués et ignorés
- Noms de sortie
- Affectations des mots de passe d’ouverture
- Affectations des mots de passe propriétaire
- Profils d’autorisations
- Filigranes destinataire
- Codes de traçage
Ouvrez des exemples provenant de différentes parties du lot. Pour un lot à haut risque, vérifiez chaque correspondance destinataire-fichier et destinataire-mot de passe avant distribution. N’incluez pas les mots de passe dans les noms de fichiers.
Étape 10 : Transmettre les mots de passe en toute sécurité
Le PDF protégé et son mot de passe ne doivent pas automatiquement emprunter le même canal. La méthode dépend de la politique et de la sensibilité du document.
- Un message e-mail distinct
- Un canal téléphonique ou SMS vérifié
- Un portail authentifié
- Un gestionnaire de mots de passe approuvé
- Une méthode propre au destinataire convenue à l’avance
Avant la remise :
- Vérifiez le destinataire
- Confirmez la destination
- Évitez les messages de groupe
- Évitez les canaux publics ou partagés
- N’exposez pas le mot de passe propriétaire
- Ne stockez pas de mots de passe en clair dans les journaux ordinaires
- Enregistrez uniquement les preuves exigées par la politique
Si le mot de passe est exposé, considérez-le compromis et générez un fichier ou un mot de passe de remplacement selon le processus.
Étape 11 : Distribuer et consigner le résultat
Après validation, distribuez les fichiers par le canal approuvé. Consignez les remises réussies, les échecs et les nouvelles tentatives selon la politique. La remise e-mail exige la fonctionnalité sous licence correspondante et n’est pas disponible en mode d’essai.
- Confirmez la correspondance destinataire-fichier
- Préparez le modèle e-mail
- Examinez l’affectation des pièces jointes
- Maintenez la remise du mot de passe séparée si nécessaire
- Envoyez les fichiers approuvés
- Examinez le **Journal des e-mails (Mail Log)**
Lorsque les mots de passe changent après la génération
Si le mot de passe est exposé, considérez-le compromis et générez un fichier ou un mot de passe de remplacement selon le processus. Le mot de passe fonctionne pour le mauvais destinataire Arrêtez immédiatement la distribution. Examinez dossiers, lignes importées, noms de fichiers et correspondances de mots de passe. Régénérez les fichiers concernés après correction. Un mot de passe généré automatiquement manque Revenez au dossier destinataire et confirmez que le mot de passe a été enregistré. Ne distribuez pas le PDF tant que le mot de passe ne peut pas être remis de façon fiable. Le mot de passe propriétaire a été envoyé au destinataire Considérez le mot de passe propriétaire comme exposé. Examinez la paramétrage et régénérez le fichier avec de nouveaux identifiants approuvés si nécessaire.
Problèmes courants
XERIA signale des mots de passe PDF manquants
Un ou plusieurs destinataires sélectionnés n’ont pas de mot de passe d’ouverture. Générez les mots de passe, modifiez manuellement les dossiers ou annulez l’opération.
Le mot de passe fonctionne pour le mauvais destinataire
Arrêtez immédiatement la distribution. Examinez dossiers, lignes importées, noms de fichiers et correspondances de mots de passe. Régénérez les fichiers concernés après correction.
Le PDF s’ouvre sans mot de passe
Confirmez que le chiffrement PDF est activé, et pas seulement les restrictions. Générez un nouveau fichier de test après modification.
Le mot de passe propriétaire a été envoyé au destinataire
Considérez le mot de passe propriétaire comme exposé. Examinez la paramétrage et régénérez le fichier avec de nouveaux identifiants approuvés si nécessaire.
Bonnes pratiques
- Classez le document avant de choisir les paramètres.
- Utilisez un mot de passe d’ouverture si la consultation non autorisée est un risque.
- Utilisez les restrictions uniquement si elles correspondent à la tâche.
- Combinez chiffrement et autorisations pour une protection multicouche.
- Utilisez des mots de passe d’ouverture et propriétaire différents lorsque possible.
- Attribuez des mots de passe propres aux destinataires pour les lots sensibles.
- Vérifiez chaque correspondance destinataire-mot de passe.
- Utilisez la validation des mots de passe manquants de XERIA.
- Examinez les mots de passe automatiques avant distribution.
- Protégez les données destinataire et mot de passe.
- Ne placez pas de mots de passe dans les noms de fichiers.
- Évitez d’envoyer le mot de passe avec la pièce jointe.
- Gardez les mots de passe en clair hors des journaux ordinaires.
- Exécutez un test représentatif.
- Testez avec le lecteur PDF du destinataire.
- Vérifiez impression, copie, modification, formulaires et commentaires.
- Rapprochez les nombres d’entrées, de destinataires et de sorties.
- Régénérez les fichiers après modification des mots de passe ou profils.
- Examinez le Journal des e-mails après remise.
- Conservez le PDF origine inchangé.
- Stockez les sorties protégées dans un emplacement approuvé.
- Documentez la réponse aux mots de passe exposés ou oubliés.
Questions fréquentes
Chaque destinataire peut-il avoir un mot de passe différent ?
Oui. Stockez ou importez le mot de passe approprié dans chaque dossier et vérifiez la correspondance avant génération.
XERIA peut-il générer les mots de passe manquants ?
Oui. Lorsque le chiffrement par lots détecte des valeurs manquantes, XERIA peut générer des mots de passe numériques à six chiffres et les enregistrer.
Que se passe-t-il si un destinataire oublie le mot de passe ?
Suivez la procédure de vérification d’identité et de remplacement de l’organisation. Ne renvoyez pas un mot de passe existant sans vérifier le demandeur.
Puis-je appliquer des autorisations sans mot de passe d’ouverture ?
Oui. Le PDF peut s’ouvrir sans mot de passe tandis que les restrictions sélectionnées sont appliquées.
Conclusion
Pour les lots personnalisés, chaque destinataire sélectionné doit avoir le bon mot de passe d’ouverture et le bon profil. XERIA peut détecter les valeurs manquantes, générer des mots de passe à six chiffres ou vous orienter vers la modification manuelle. Un processus fiable associe données exactes, chiffrement adapté, autorisations proportionnées, tests représentatifs, remise sûre des mots de passe et vérification attentive de chaque fichier.