XERIA 可以通过已配置的 Microsoft 365 帐户，在受控批量工作流程中发送个性化 PDF 输出。您无需为每位收件人手动撰写单独邮件并附加不同的 PDF，而可以在 XERIA 中准备收件人专属文件，并使用已保存的收件人电子邮件地址，将对应副本发送给每个人。
最可靠的工作流程会将文档准备与电子邮件投递分开。先核对收件人数据和个性化 PDF 输出，再检查 Microsoft 365 帐户连接和邮件设置，发送小规模测试，确认无误后再启动较大的批量发送。这样可以降低错误收件人、错误附件或错误发件人配置影响大量邮件的风险。
简要答案
按照当前 XERIA 版本显示的帐户登录和授权流程，在 XERIA 的邮件设置中配置 Microsoft 365 邮件选项；准备或选择收件人列表，生成个性化 PDF，配置邮件主题和正文，发送小规模测试，然后执行批量投递。
每位收件人都应收到为其准备的 PDF，而不是共享的通用附件，除非您的工作流程有意如此设计。正式发送前，请核对收件人的电子邮件地址、输出文件名、个性化水印或追踪数据，以及分配给该邮件的附件。
1. 在连接投递之前准备工作流程
电子邮件投递是更大文档工作流程的最后阶段。发送任何内容之前，请确保源 PDF 已准备就绪、收件人列表是最新的、个性化值正确，并且生成的文件与目标收件人相匹配。如果个性化输出有误，Microsoft 365 只会更高效地分发错误文件。
- 使用预定的收件人列表，并删除测试记录或过时记录
- 正式发送前检查收件人的电子邮件地址
- 发送前确认个性化 PDF 设置
- 如使用相关功能，请检查收件人专属水印、追踪值、密码、权限和文件名
- 将测试收件人与正式收件人明确分开
- 进行大规模外部分发前先使用小型测试批次
2. 在 XERIA 中配置 Microsoft 365
打开 XERIA 的邮件设置并选择 Microsoft 365。按照当前 XERIA 界面显示的帐户登录和授权流程完成配置。XERIA 的 Microsoft 365 集成使用 Microsoft 帐户和基于 Microsoft Graph 的邮件工作流程，因此请遵循当前版本提供的权限和登录步骤，而不要依赖旧的设置流程。
帐户连接后，请确认 XERIA 正在使用预期的发件人身份。如果用户可以访问多个 Microsoft 365 帐户、别名、共享环境或组织地址，这一点尤为重要。不要假定您在 Outlook 或其他 Microsoft 客户端中使用的地址就是 XERIA 当前选择的发件人。
3. 使用 Microsoft 365 发送个性化 PDF
步骤 1：选择收件人列表
选择与本次分发对应的收件人列表。在生成或发送任何内容之前，请确认列表名称、收件人数和电子邮件地址。如果需要先创建或重新整理列表，请参阅在 XERIA 中创建和管理收件人列表。
步骤 2：准备个性化 PDF 输出
根据任务需要配置 PDF 个性化、水印、追踪、密码、权限、文件名以及其他输出设置。生成或预览一个小样本，以确认正确的收件人数据出现在正确的文件中。
步骤 3：检查 Microsoft 365 发件人连接
打开邮件配置，确认预期的 Microsoft 365 帐户已连接并为该工作流程启用。如果登录已过期、授权发生变化或发件人身份不明确，请在启动正式批量发送前解决这些问题。
步骤 4：配置电子邮件
输入适合本次分发的主题和邮件内容。请提供足够的上下文，让收件人能够识别发件人和附件。如果受保护 PDF 旨在承载机密信息，请避免直接在邮件正文中放置这些机密内容。
步骤 5：发送小规模测试
向一个或少量受控测试收件人发送邮件。在启动完整批次之前，请核对 Microsoft 365 发件人身份、主题、正文、收件人地址、附件文件名、附件内容、PDF 保护以及可见个性化内容。
步骤 6：启动批次并检查结果
测试确认无误后，启动预定的批量投递。按要求保持 XERIA 工作流程运行，并在完成后检查结果。租户政策、Microsoft 服务限制、网络连接、授权状态、被拒绝的地址或收件人侧过滤可能影响个别邮件。
4. 保持收件人数据与附件身份一致
个性化投递依赖于收件人记录与生成文件之间的正确对应关系。电子邮件地址必须属于同一位收件人，其姓名、水印、追踪值、密码、文件名或其他个性化数据应出现在所附 PDF 中。
因此，在发送电子邮件之前，收件人列表的质量十分重要。格式有效的地址仍可能属于错误的人或项目。必要时，请在生成和投递之前审核或重建收件人数据。
5. 为受控文档投递撰写邮件
电子邮件应支持文档工作流程，同时避免造成不必要的信息暴露。请提供足够的上下文，使收件人能够识别文档和发件人；但如果受保护 PDF 旨在承载机密信息，请避免在邮件中重复这些机密内容。
如果 PDF 使用打开密码，请评估在同一封 Microsoft 365 邮件中发送密码是否会削弱保护目标。根据风险和组织政策，使用单独的通信渠道可能更合适。
6. 核对个性化附件
正式批量发送前，请至少按收件人实际收到文件的方式打开一个生成的附件。确认 PDF 是正确的文档、文件名合适、收件人专属水印或追踪信息正确，并且密码或权限设置按预期工作。
如果工作流程使用可见水印令牌，请核对解析后的收件人信息，而不是模板占位符。有关动态可见个性化，请参阅在 XERIA 中使用水印令牌。
7. 正式发送前执行预检测试
有效的测试应尽可能还原真实的正式配置。请测试实际生成的 PDF、Microsoft 365 发件人、收件人映射、主题、邮件、附件和保护行为，而不要发送无法代表最终工作流程的通用邮件。
- 核对 Microsoft 365 发件人身份
- 核对收件人地址
- 检查主题和邮件正文
- 打开所附 PDF 并确认收件人专属内容
- 测试所有密码和权限设置
- 确认邮件按预期记录在 XERIA 的投递记录中
8. 谨慎执行 Microsoft 365 批量投递
测试确认无误后，XERIA 可以使用收件人列表和已准备的输出，通过 Microsoft 365 执行重复发送流程。其优势在于一致性：无需手动撰写每封邮件并逐一添加附件，每位收件人都可以收到对应的已准备副本。
自动化也会放大错误数据或错误发件人配置的影响。不要把“发送”操作当作第一个验证步骤。批次开始前检查收件人列表、生成文件和发件人身份，完成后再检查结果。
9. 发送后查看 Mail Log
XERIA 的 Mail Log 提供电子邮件工作流程的操作记录，可帮助您查看应用程序尝试执行或记录了哪些操作。在重要批次完成后，可用它将预定收件人集合与实际发送结果进行比较。
Mail Log 是应用程序工作流程的有用记录，但不能证明收件人已打开或阅读附件。邮件交给 Microsoft 邮件服务后，服务提供商处理、租户规则、收件人过滤、被拒绝的地址或其他邮件系统行为仍可能影响结果。
10. 将 Microsoft 365 投递作为安全分发的一层
电子邮件很方便，但附件一旦送达就会成为可携带的文件副本。发送前，请应用与文档风险和收件人合理需求相匹配的保护层，以加强工作流程。
- 适合限制访问时使用密码保护
- 需要限制受支持操作时设置打印或复制权限
- 重视责任追溯时使用收件人专属可见水印
- 工作流程需要追踪导向数据时使用追踪代码或可选 QR 追踪信息
- 确保收件人电子邮件地址与个性化文件正确配对
- 安全政策要求时通过单独渠道传递密码
11. 了解 Microsoft 365 附件投递的限制
Microsoft 365 投递不会在收件人收到附件后继续提供对附件的控制。除非其他控制措施或组织政策阻止，收件人可以将文件保存到本地、移动到其他设备、转发邮件或将 PDF 上传到其他位置。XERIA 会加强准备和投递流程，但不会远程控制已送达的电子邮件附件。
- 已送达的附件是可携带的文件副本
- Microsoft 365 电子邮件无法通过 XERIA 远程撤销本地 PDF
- 电子邮件不能保证之后打开已保存附件的人员身份
- Microsoft 的租户、服务和反滥用政策仍然适用
- 邮件是否进入收件箱以及收件人侧过滤不在 XERIA 控制范围内
- 即使 PDF 已受保护，可见内容仍可能被截取
应避免的常见 Microsoft 365 投递错误
最严重的问题通常来自工作流程，而不是电子邮件界面。错误的收件人映射、过时的地址、未经测试的附件、过期的授权、非预期的发件人帐户，以及在受控测试前启动大批量发送，都可能造成可以避免的问题。
- 使用错误的收件人列表
- 未检查个性化附件就发送
- 使用非预期的 Microsoft 365 发件人身份
- 忽略已过期或已变化的帐户授权状态
- 未评估风险就在同一封邮件中发送密码
- 未进行真实测试就启动大批量发送
实用最佳实践
将 Microsoft 365 投递视为文档流程最后一个受控阶段。验证收件人列表，生成个性化文件，测试保护措施，确认 Microsoft 365 发件人身份，发送一个小型预检批次，然后再开始正式发送。批次结束后查看 Mail Log，并调查失败或异常结果。
- 保持 Microsoft 365 帐户授权为最新状态
- 每次重要批次前都检查收件人数据
- 外部分发前使用符合真实场景的测试收件人
- 让文档保护强度与风险相匹配
- 政策要求时，将密码与附件邮件分开传递
- 发送后查看 Mail Log 并调查异常
Microsoft 365 投递如何融入 XERIA
XERIA 将 Microsoft 365 集成到桌面个性化文档工作流程中，使已准备的收件人专属 PDF 能够从已配置的 Microsoft 帐户发送，而无需手动撰写每封邮件。PDF 准备仍属于本地桌面工作流程，Microsoft 365 和 Microsoft Graph 则提供邮件传输与帐户授权层。
Microsoft 365 投递可与收件人列表、个性化批量生成、可见水印和图像水印、水印令牌、追踪代码、可选 QR 追踪信息、密码和权限设置、云连接输出以及 Mail Log 配合使用。有关更广泛的安全电子邮件注意事项，请参阅如何安全发送机密 PDF。
常见问题
XERIA 可以通过 Microsoft 365 发送个性化 PDF 吗？
可以。XERIA 支持将 Microsoft 365 用作已准备 PDF 工作流程的电子邮件投递选项。在邮件设置中配置帐户，核对收件人列表和生成文件，测试发件人连接，然后执行预定投递。
XERIA 会对一个批次中的每封邮件都使用同一个 Microsoft 365 发件人吗？
批次使用为该工作流程配置的 Microsoft 365 发件人身份。正式发送前请核对当前有效帐户，尤其是在有多个帐户、别名或组织身份可用时。
我可以在同一封 Microsoft 365 邮件中发送 PDF 密码吗？
从技术上讲，邮件可以包含密码，但将密码与受保护附件放在一起可能削弱单独访问保护的目的。对于风险较高的文档，您的政策可能要求使用单独渠道。
Mail Log 能证明收件人打开了附件吗？
不能。Mail Log 是应用程序端对发送工作流程的记录。它可以帮助检查发送活动，但不能证明收件人已打开、阅读或保留 PDF。
结论
在 XERIA 中使用 Microsoft 365 发送个性化 PDF，最适合作为受控的最终阶段：准备准确的收件人数据，生成并核对正确的个性化文件，确认 Microsoft 365 发件人和授权状态，测试完整的邮件与附件流程，然后执行批次并查看 Mail Log。