XERIA 可以把准备好的 Excel 收件人列表导入其收件人数据库，以便在后续批量工作流中重复使用同一批人员和数据。Excel 只是导入来源，不是永久要求：记录写入 XERIA 后，未来的个性化任务可以直接使用已保存的收件人列表。
最安全的导入方式是把电子表格视为结构化数据，而不是视觉文档。先检查源列，明确地把每列映射到对应的 XERIA 字段，检查示例行，排除测试或空记录，最后再把映射后的数据写入收件人数据库。这样可降低姓名、邮箱、组织、密码、文件名或追踪值错误进入个性化输出的风险。
简要答案
准备干净的 Excel 收件人列表，在 XERIA 中打开收件人导入流程，选择电子表格，检查检测到的列，把每个源列映射到预期的 XERIA 收件人字段，检查重要数据和示例行，排除不需要的记录，然后把映射记录写入 XERIA 数据库。
导入后直接使用 XERIA 内保存的收件人列表。以后每次批量处理无需重新选择 Excel。保存的列表可作为个性化 PDF 生成和相关批量操作的收件人来源。
1. 导入前准备 Excel 收件人列表
干净的源文件更容易检查。每位收件人使用一行，并让每列保持一致含义。不要在同一列混合无关数据。删除说明行、临时测试收件人、重复标题，以及不应成为收件人记录的空行。
- 每位目标收件人使用一行
- 每种数据类型保持在一致的列中
- 使用清晰列标题以便识别映射
- 尽可能在导入前移除测试行和空记录
- 检查重复收件人和重复使用的收件人代码
- 检查可能改变值的意外空格或字符
2. 确定真正需要哪些收件人字段
XERIA 收件人数据可包括姓名、邮箱、组织、部门、收件人代码、追踪相关值、密码信息、输出文件名信息和交付相关字段。无需填充所有可能字段。只使用实际个性化、保护、命名、追踪或交付工作流需要的数据。
- 用于识别收件人的姓名或全名
- 使用邮件交付时的邮箱地址
- 需要时的组织或公司信息
- 相关时的部门或其他分组信息
- 工作流使用的收件人代码或其他唯一参考
- 仅在流程需要时使用密码、文件名、追踪或交付值
3. 将电子表格导入 XERIA
步骤 1：打开收件人导入流程
从 XERIA 的收件人列表区域打开 Excel 导入流程。目标是把电子表格数据写入 XERIA 收件人数据库，以便以后重复使用该列表。如果您已经直接在 XERIA 中维护收件人，Excel 导入仍然只是可选方式。
步骤 2：选择准备好的 Excel 文件
选择准备好的收件人电子表格。XERIA 会读取源文件，以便在更改数据库前先检查可用列。确认选择了正确文件，并且前几行数据符合预期列表。
步骤 3：检查检测到的列
在映射前检查电子表格中检测到的列。此时应发现额外列、错位值、空标题或与预期收件人数据不一致的结构。如果布局含糊，应先修正 Excel 文件。
步骤 4：把 Excel 列映射到 XERIA 字段
将每个相关 Excel 列映射到对应的 XERIA 收件人字段。姓名列应映射到姓名字段，邮箱列映射到邮箱字段，组织数据映射到相应组织字段。无关源列应保持未映射，而不是强行放入错误字段。
步骤 5：检查重要数据和示例行
完成导入前检查示例行，确认重要字段包含预期值。特别关注姓名、邮箱、收件人代码、密码、输出文件名和追踪相关数据，因为这些字段中的错误可能直接传播到个性化输出。
步骤 6：排除不需要的记录并写入数据库
排除不应成为活动收件人的测试记录、空行或其他条目。映射和示例数据正确后，完成导入，把记录写入 XERIA 收件人数据库。用于生产前检查导入结果。
4. 选择正确的导入目标
如果导入流程提供目标选择，应根据收件人列表应该发生什么来决定。流程可以区分创建新列表、追加到当前列表或替换当前列表。替换应谨慎执行，因为现有列表内容可能被移除。
- 如果电子表格应成为独立收件人集合，创建新列表
- 如果新记录应加入现有收件人，追加到当前列表
- 只有电子表格应成为完整新列表时才替换当前列表
- 操作后检查之前和最终的记录数量
5. 执行批量处理前检查导入结果
即使导入成功，也应在生成文档前再次检查。XERIA 可以显示目标列表、之前记录、删除、插入、更新和跳过记录等结果信息。把这些数量作为合理性检查，然后直接检查收件人列表本身。
- 查找错位行或出现在错误字段下的值
- 检查重复收件人和重复使用的收件人代码
- 检查模板所需的空姓名或缺失值
- 使用邮件交付前检查邮箱地址
- 检查意外空格和不支持字符
- 确认导入列表包含您真正预期的收件人
6. 在后续批量处理中使用保存的收件人列表
数据导入 XERIA 后，数据库中的收件人列表会成为后续批量操作的工作来源。每次生成个性化 PDF 不再需要 Excel。您可以直接在 XERIA 中维护和重复使用收件人列表，而不是反复导入同一电子表格。
保存的收件人数据之后可用于基于列表的批量生成：收件人专属水印值、追踪标识、密码、文件名和交付信息可按配置的工作流应用。如果需要一般水印基础，请参阅[如何给 PDF 添加水印](/resources/articles/how-to-watermark-a-pdf/)。
应避免的常见导入错误
大多数导入问题来自源数据或映射步骤，而不是写入数据库这个动作本身。导入前花几分钟检查，通常比生成几十或几百个个性化文件后才发现错误更安全。
- 导入仍含示例或测试收件人的工作表
- 把邮箱列映射到错误的 XERIA 字段
- 在同一列使用含义不一致的值
- 在源列表中保留重复或过期收件人
- 重复使用工作流中应唯一的收件人代码
- 没有检查导入记录就启动生产批量任务
实用最佳实践
对于重复操作，应把收件人列表视为受控生产数据。保持源电子表格干净，适当使用稳定标识，电子表格结构变化时重新检查映射，并在生成文件前验证导入列表。如果列表已经在 XERIA 中正确维护，就直接更新数据库列表，而不是无理由再次导入 Excel。
- 让源电子表格保持简单且用途明确
- 不同导入之间保持字段含义一致
- 提交操作前检查导入目标
- 写入数据库前检查示例行
- 生产前验证最终收件人列表
- 让收件人数据与将使用它的水印、追踪、文件名和交付流程保持一致
它在 XERIA 工作流中的位置
XERIA 的 Excel 导入是收件人数据导入步骤，而不是文档处理引擎本身。它的目的是把结构化收件人信息写入数据库，让后续基于列表的批量生产可以一致地重复使用这些记录。
导入后，XERIA 可在个性化 PDF 工作流中使用收件人记录，包括可见和收件人专属水印、追踪代码、密码和权限、输出命名、受控邮件交付、云连接输出、Mail Log 以及其他配置的分发步骤。只使用实际流程需要的字段。
常见问题
每次在 XERIA 运行批量任务都需要 Excel 吗？
不需要。Excel 只是把收件人数据导入 XERIA 的可选来源。记录存入收件人数据库后，后续批量任务可以直接使用保存的列表。
电子表格中的每一列都必须导入吗？
不需要。只映射与您的工作流实际需要的 XERIA 收件人字段对应的源列。无关列应保持未映射。
完成导入前应该检查什么？
检查检测列、映射、重要字段和示例行。查找重复收件人、空姓名、看起来无效的邮箱、重复代码、意外空格、不支持字符、行错位和进入错误字段的值。
可以用 Excel 导入替换现有收件人列表吗？
导入流程可以支持替换当前列表，也可以创建新列表或追加到现有列表。应谨慎使用替换，并在完成后检查哪些记录被删除、插入、更新或跳过。
结论
把 Excel 收件人列表导入 XERIA 最好视为受控数据映射流程。准备干净表格，检查检测到的列，只映射所需字段，查看示例行，选择正确导入目标，并在生产前检查结果。收件人保存到 XERIA 后，后续每个批量任务都不再需要 Excel 文件。