XERIAでは、準備したExcel受信者リストを受信者データベースへ取り込み、同じ人物とデータを後のバッチワークフローで再利用できます。Excelは永続的な必須条件ではなくインポート元です。レコードをXERIAへ保存した後は、以後の個別処理で保存済み受信者リストを直接使えます。
安全に取り込むには、表を見た目の文書ではなく構造化データとして扱います。まず元列を確認し、各列を対応するXERIAフィールドへ意図的にマッピングし、サンプル行を確認し、テストや空レコードを除外してからデータベースへ書き込みます。これにより名前、メール、組織、パスワード、ファイル名、トレース値の誤りを減らせます。
要点
きれいなExcel受信者リストを準備し、XERIAの受信者インポートを開き、ファイルを選択し、検出列を確認します。各列を目的のXERIA受信者フィールドへマッピングし、重要データとサンプル行を確認し、不要レコードを除外して、マッピング済みレコードをXERIAデータベースへ書き込みます。
インポート後はXERIA内の保存済み受信者リストを使います。今後のバッチごとにExcelを選び直す必要はありません。保存リストを個別PDF生成や関連バッチ処理の受信者ソースとして利用できます。
1. インポート前にExcel受信者リストを準備する
元ファイルが整っているほど確認が簡単です。1行につき1受信者とし、各列の意味を一貫させます。同じ列へ無関係な値を混在させないでください。説明行、テスト受信者、重複見出し、受信者レコードにしない空行を削除します。
- 対象受信者ごとに1行を使う
- 各データ型を一貫した列に保つ
- マッピングしやすい明確な列見出しを使う
- 可能ならテスト行と空レコードを事前に削除する
- 重複受信者と再利用された受信者コードを確認する
- 値を変える可能性のある余分な空白や文字を確認する
2. 本当に必要な受信者フィールドを決める
XERIAの受信者データには、名前、メール、組織、部門、受信者コード、トレース関連値、パスワード情報、出力ファイル名、配布関連フィールドなどを含められます。すべてを埋める必要はありません。個別化、保護、命名、トレース、配布に実際に必要なデータだけを使います。
- 受信者識別用の名前または氏名
- メール配布を使う場合のメールアドレス
- 必要な場合の組織または会社情報
- 関連する場合の部門やグループ情報
- ワークフローで使う受信者コードまたは一意参照
- 必要な場合のみパスワード、ファイル名、トレース、配布値
3. スプレッドシートをXERIAへインポートする
ステップ1：受信者インポートを開く
XERIAの受信者リスト領域からExcelインポートを開きます。目的は表データを受信者データベースへ取り込み、後でリストを再利用できるようにすることです。受信者をXERIA内で直接管理している場合、Excelインポートは必須ではありません。
ステップ2：準備したExcelファイルを選ぶ
準備した受信者表を選択します。XERIAはデータベース変更前に利用可能な列を確認できるよう元データを読み込みます。正しいファイルを選んだことと、最初のデータ行が想定リストに合うことを確認します。
ステップ3：検出された列を確認する
マッピング前に検出列を確認します。余分な列、ずれた値、空の見出し、想定した受信者データと異なる構造をここで見つけます。レイアウトが曖昧なら、まずExcel側を修正します。
ステップ4：Excel列をXERIAフィールドへマッピングする
必要なExcel列を対応するXERIA受信者フィールドへ割り当てます。名前列は名前、メール列はメール、組織データは組織フィールドへ割り当てます。無関係な列は誤ったフィールドへ無理に割り当てず、未マッピングにします。
ステップ5：重要データとサンプル行を確認する
確定前にサンプル行を確認し、重要フィールドが期待値を持つことを確認します。特に名前、メール、受信者コード、パスワード、出力ファイル名、トレース値は、誤りが個別出力へ直接反映されるため注意します。
ステップ6：不要レコードを除外しデータベースへ書き込む
有効受信者にすべきでないテストレコード、空行、その他の項目を除外します。マッピングとサンプルが正しければインポートを完了し、レコードをXERIA受信者データベースへ書き込みます。本番利用前に結果を確認します。
4. 適切なインポート先を選ぶ
インポート先を選べる場合は、受信者リストへ何をしたいかで決めます。新規リスト作成、現在リストへの追加、現在リストの置換を区別できます。置換では既存内容が削除される可能性があるため、意図的に選択してください。
- 表を別の受信者セットにするなら新規リストを作成する
- 新しいレコードを既存受信者へ加えるなら現在リストへ追加する
- 表を完全な新リストにする場合のみ現在リストを置換する
- 処理後に以前と結果のレコード数を確認する
5. バッチ実行前にインポート結果を確認する
インポートが成功しても文書生成前に確認します。XERIAは対象リスト、以前のレコード、削除、挿入、更新、スキップなどの結果情報を表示できます。件数を妥当性確認に使い、その後で受信者リスト自体を確認します。
- 行ずれや誤ったフィールド下の値を探す
- 重複受信者と再利用された受信者コードを確認する
- テンプレートに重要な空の名前や不足値を確認する
- メール配布前にメールアドレスを確認する
- 余分な空白や未対応文字を確認する
- 意図した受信者がリストに含まれていることを確認する
6. 保存済み受信者リストを今後のバッチで使う
データをXERIAへ取り込むと、データベースの受信者リストが以後のバッチ処理の作業ソースになります。個別PDFを作るたびにExcelは不要です。同じ表を何度も取り込む代わりに、XERIA内で受信者リストを維持・再利用できます。
保存データはリストベースのバッチ生成で利用できます。受信者別ウォーターマーク値、トレースID、パスワード、ファイル名、配布情報などを設定ワークフローに応じて適用できます。基本的なウォーターマーク処理は[PDFにウォーターマークを追加する方法](/resources/articles/how-to-watermark-a-pdf/)を参照してください。
よくあるインポートミス
多くの問題はデータベースへの書き込みそのものではなく、元データやマッピングで起きます。数分の事前確認は、数十・数百の個別ファイルを生成した後に誤りへ気付くより安全です。
- テスト受信者が残った表を取り込む
- メール列を誤ったXERIAフィールドへ割り当てる
- 同じ列で不統一な値を使う
- 重複または古い受信者を元リストに残す
- 一意であるべき受信者コードを再利用する
- インポート結果を確認せず本番バッチを開始する
実践的なベストプラクティス
反復運用では受信者リストを管理された本番データとして扱います。元表を整理し、必要に応じて安定したIDを使い、表構造が変わったらマッピングを再確認し、生成前にリストを検証します。リストがすでにXERIA内で正しく維持されているなら、理由なくExcelを再インポートしないでください。
- 元表はシンプルで目的専用に保つ
- インポート間でフィールドの意味を一貫させる
- 確定前にインポート先を確認する
- データベース書き込み前にサンプル行を確認する
- 本番前に結果リストを確認する
- 受信者データを利用するウォーターマーク、トレース、ファイル名、配布フローと揃える
XERIAワークフローでの位置付け
XERIAのExcelインポートは文書処理エンジンそのものではなく、受信者データのオンボーディング工程です。構造化された受信者情報をデータベースへ取り込み、後のリストベースバッチ生成で保存レコードを一貫して利用できるようにします。
インポート後、XERIAは受信者レコードを可視・受信者別ウォーターマーク、トレースコード、パスワード・権限、出力名、管理メール配布、クラウド連携出力、Mail Logなどの個別PDFワークフローで利用できます。実際に必要なフィールドだけを使います。
よくある質問
XERIAでバッチを実行するたびにExcelファイルが必要ですか？
いいえ。Excelは受信者データをXERIAへ取り込むための任意のソースです。レコードをデータベースへ保存した後は、以後のバッチで保存済みリストを直接使えます。
表のすべての列をインポートする必要がありますか？
いいえ。ワークフローに必要なXERIA受信者フィールドへ対応する列だけをマッピングします。無関係な列は未マッピングにします。
インポート完了前に何を確認すべきですか？
検出列、マッピング、重要フィールド、サンプル行を確認します。重複、空の名前、不正に見えるメール、再利用コード、余分な空白、未対応文字、行ずれ、誤フィールドの値を探してください。
既存の受信者リストをExcelインポートで置換できますか？
インポートフローは新規リスト作成や追加に加えて現在リストの置換をサポートできます。置換は意図的に使い、後で削除、挿入、更新、スキップされた内容を確認してください。
まとめ
XERIAへのExcel受信者リストの取り込みは、管理されたデータマッピング工程として扱うのが安全です。元表を整理し、検出列を確認し、必要なフィールドだけを割り当て、サンプル行を確認し、正しいインポート先を選び、結果を検証します。XERIAへ保存後は、毎回Excelを使う必要はありません。