XERIA ile PDF’leri Parolayla Koruma

XERIA, üretilen PDF dosyalarını açma parolaları ve isteğe bağlı izin kısıtlarıyla koruyabilir. Bir alıcının belgeyi görüntülemeden önce parola girmesini zorunlu tutabilir, yazdırma, kopyalama veya düzenleme gibi yaygın eylemleri sınırlayabilir ya da her iki kontrolü aynı iş akışında birleştirebilirsiniz.

Neler Öğreneceksiniz?

Bu eğitim şunları açıklar:

• Doğru XERIA güvenlik modunu seçme
• PDF’ye açma parolası ekleme
• PDF izin kısıtlarını uygulama
• Parola korumasını ve izinleri birleştirme
• Kişiselleştirilmiş toplu iş akışlarında bireysel parolalar atama
• Parolası eksik alıcıları yönetme
• Korunan dosyaları üretme ve test etme
• Parolaları daha güvenli teslim etme
• Yaygın parola ve izin sorunlarını teşhis etme

Eğitim, aynı güvenlik kavramlarını tek belge, klasör ve kişiselleştirilmiş toplu iş akışlarına uygular; ancak alıcıya özel toplu üretime ayrıca odaklanır.

İş akışının arkasındaki güvenlik kavramları için [PDF Erişim Kontrolü Nedir?](/resources/articles/what-is-pdf-access-control/) makalesine bakın.

İki Temel Parola Türünü Anlayın

XERIA alıcı kayıtları bir **Açma Parolası (Open Password)** ve bir **Sahip Parolası (Owner Password)** içerebilir.

Açma Parolası

Açma parolası, korunan PDF’yi açmak için alıcının girdiği kimlik bilgisidir.

Temel risk yetkisiz görüntülemeyse açma parolası kullanın.

Doğru açma parolası olmadan uyumlu PDF okuyucular belge içeriğini göstermemelidir.

Sahip Parolası

Sahip parolası, PDF izin ayarlarını destekler ve bu kısıtlamalarda yapılacak değişiklikleri korur.

Şunları yöneten kurallarla ilişkili olabilir:

• Yazdırma
• Metin veya görüntü kopyalama
• Düzenleme
• Sayfa değişiklikleri
• Yorumlar ve açıklamalar
• Formlarla ilgili eylemler

Sahip parolası, açma parolasının yerine geçmez. Belgede izin kısıtları bulunuyor ancak açma parolası yoksa PDF normal biçimde açılabilir; buna karşılık uyumlu yazılımda kısıtlanan eylemler sınırlandırılır.

Daha geniş açıklama için [PDF Şifreleme Nedir?](/resources/articles/what-is-pdf-encryption/) makalesine bakın.

Doğru XERIA Güvenlik Modunu Seçin

XERIA dört pratik güvenlik birleşimi sunar.

Gerçek riske göre uygun modu seçin.

Temel endişe yetkisiz açma ise **Yalnızca parola (Password only)** modunu kullanın.

Alıcıların dosyayı normal biçimde açmasına izin verilirken yaygın eylemlerin sınırlandırılması gerekiyorsa **Yalnızca izinler (Permissions only)** modunu kullanın.

Hem dosyanın açılmasının hem de açıldıktan sonraki eylemlerin kontrol edilmesi gerekiyorsa **Parola + izinler (Password + permissions)** modunu kullanın.

Alıcıların belgeyi yazdırması, kopyalaması, form doldurması, yorum eklemesi veya imzalaması gerekip gerekmediğini değerlendirmeden kısıtları otomatik olarak etkinleştirmeyin.

Başlamadan Önce

Şunları hazırlayın:

• Onaylı kaynak PDF veya kaynak klasör
• Hedeflenen çıktı konumu
• Gerekli güvenlik modu
• Açma parolası veya alıcı parola verileri
• Gerektiğinde sahip parolası
• İzin profili
• Parola teslim yöntemi
• Bir veya daha fazla test PDF okuyucusu
• Temsili bir test dosyası veya alıcı

Onaylı kaynağı değiştirmeden koruyun ve korunan çıktıları ayrı bir konuma yazın.

İlk test için gerçek gizli belgeleri kullanmayın.

Adım 1: XERIA Üretim İş Akışını Seçin

İlgili XERIA üretim alanını açın.

Göreve bağlı olarak şunlardan biriyle çalışabilirsiniz:

• Tek bir PDF
• PDF dosyalarından oluşan bir klasör
• Kişiselleştirilmiş bir alıcı listesi
• Önceden yapılandırılmış bir toplu işlem

Güvenliği yapılandırmadan önce onaylı girdiyi seçin ve çıktı konumunu doğrulayın.

Alıcıya özel üretimde önce alıcı listesini hazırlayın. İş akışı [XERIA ile Kişiselleştirilmiş PDF Oluşturma](/resources/articles/create-personalized-pdfs-in-xeria/) makalesinde açıklanmıştır.

Adım 2: PDF Güvenlik Seçeneklerini Açın

Seçilen iş akışında PDF güvenliği bölümünü bulun.

Toplu güvenlik alanı şunları uygulayabilir:

• PDF şifreleme
• İzin kısıtları
• İki kontrolün birlikte kullanılması
• Hiçbir kontrolün kullanılmaması

Seçenekleri değiştirdikten sonra XERIA’nın gösterdiği güvenlik özetini inceleyin.

Özet şu dört moddan biriyle eşleşmelidir:

• Normal
• Yalnızca parola
• Yalnızca izinler
• Parola + izinler

Özet hedeflenen politikayla eşleşmiyorsa herhangi bir dosya üretmeden önce seçili seçenekleri düzeltin.

Adım 3: PDF Şifrelemeyi Etkinleştirin

Alıcıların dosyayı açmadan önce parola girmesi gerekiyorsa PDF şifreleme seçeneğini etkinleştirin.

Alıcıya özel toplu işlemde seçilen her alıcının bir açma parolası bulunmalıdır.

Parola şu kaynaklardan gelebilir:

• XERIA içinde oluşturulan bir alıcı kaydı
• **Açma Parolası (Open Password)** alanıyla eşleştirilmiş, içe aktarılan bir Excel sütunu
• Eksik alıcı kaydı için üretilen bir parola
• Manuel olarak atanan bir değer

Parolanın kaynağı netleşmeden ve alıcı-parola ilişkisi doğrulanmadan üretime başlamayın.

Adım 4: Açma Parolalarını Atayın

Tek bir korunan çıktı için onaylı açma parolasını ilgili güvenlik alanına girin.

Kişiselleştirilmiş üretimde her alıcı kaydındaki **Açma Parolası (Open Password)** değerini inceleyin.

Bir alıcı kaydı şunları da içerebilir:

• Ad Soyad
• E-Posta
• Şirket Kimliği
• Sahip Parolası
• İzin Profili
• Eşleştirme Profili

Alıcı verileri Excel’den içe aktarılıyorsa parola sütunlarını doğru XERIA alanlarıyla eşleştirin.

Şunları kontrol edin:

• Boş parola hücreleri
• Kaymış elektronik tablo satırları
• Tekrarlanan parolalar
• Baştaki veya sondaki boşluklar
• Yanlış alıcıya atanan parolalar
• Geçersiz alıcı kayıtları
• Üretim verilerinde bırakılan test parolaları

Parolalar yanlış kişilerle eşleştirilmişse teknik olarak başarılı bir toplu işlem yine de güvenli değildir.

Adım 5: Eksik Toplu İşlem Parolalarını Yönetin

Kişiselleştirilmiş toplu işlem için PDF şifreleme etkinleştirildiğinde XERIA, her alıcının açma parolası olup olmadığını kontrol eder.

Bir veya daha fazla alıcının parolası eksikse XERIA üç seçenek sunar:

• **Eksik Parolaları Oluştur (Generate Missing Passwords)**
• **Manuel Düzenle (Edit Manually)**
• **İptal (Cancel)**

Eksik Parolaları Oluştur

XERIA eksik açma parolalarını oluşturabilir ve alıcı veritabanına kaydedebilir.

Otomatik parola altı haneli sayısal bir değerdir.

Oluşturma işleminden sonra:

• Güncellenen alıcı kayıtlarını inceleyin
• Seçilen her alıcının parolası olduğunu doğrulayın
• Teslimat bilgilerini onaylı süreç üzerinden dışa aktarın veya kaydedin
• Parola verilerini koruyun
• Parolaları sıradan işlem günlüklerinde yayımlamayın

Otomatik üretim kullanışlıdır; ancak ortaya çıkan parolaların yine de doğru alıcılara teslim edilmesi gerekir.

Manuel Düzenle

Kuruluşun zorunlu bir parola biçimi varsa veya parolalar başka bir onaylı süreçle atanıyorsa manuel düzenlemeyi seçin.

Eksik değerler tamamlanana kadar XERIA PDF şifrelemeyi devre dışı bırakır.

Alıcı listesine dönün, eksik açma parolalarını girin, kayıtları kaydedin ve şifrelemeyi yeniden etkinleştirin.

İptal

Mevcut alıcı listesi veya güvenlik politikası hazır değilse İptal seçeneğini kullanın.

Belge korumalı açılmayı gerektiriyorsa eksik parola doğrulamasını atlamak için şifrelemeyi devre dışı bırakmayın.

Adım 6: Sahip Parolasını Yapılandırın

İzin kısıtları uygulanırken sahip parolası kullanın.

Sahip parolası normalde alıcının açma parolasıyla aynı olmamalıdır.

Sahip parolası, alıcının normal açma kimlik bilgisi olmak yerine izin yapılandırmasını korumayı amaçlar.

Kişiselleştirilmiş iş akışlarında **Sahip Parolası (Owner Password)** alanının doğru alıcı veya onaylı izin yapılandırmasıyla ilişkili kaldığını doğrulayın.

Sahip parolasının açığa çıkması hedeflenen kısıtları zayıflatabileceğinden bu parolaları dikkatle koruyun.

Adım 7: İzin Kısıtlarını Uygulayın

Yazdırma, kopyalama veya düzenleme sınırlandırılacaksa **İzin Kısıtlarını Uygula (Apply Permission Restrictions)** seçeneğini etkinleştirin.

Belgenin amacına uygun izin profilini seçin.

Bir izin profili alıcıların şunları yapıp yapamayacağını belirleyebilir:

• Yazdırma
• Metin veya görüntü kopyalama
• Belgeyi değiştirme
• Sayfaları çıkarma veya yeniden düzenleme
• Yorum ekleme
• Form doldurma
• İmzayla ilgili değişiklikler yapma

Yalnızca meşru görev için gerekli eylemlere izin verin.

Örneğin:

PDF izinlerinin tam davranışı alıcının PDF yazılımına bağlıdır. Dağıtımdan önce seçilen profili test edin.

Adım 8: İzin Profillerini ve Eşleştirme Profillerini Anlayın

Alıcı kayıtları hem bir **İzin Profili (Permission Profile)** hem de bir **Eşleştirme Profili (Mapping Profile)** içerebilir.

İzin profili, alıcıya atanan güvenlik kuralını ifade eder.

Eşleştirme profili, XERIA alıcı iş akışında seçilen izin profiliyle uyumlu olarak oluşturulur veya yönetilir.

Alıcı verilerini içe aktarırken:

• Geçerli bir izin profili seçin
• İlgili eşleştirmenin doğru oluşturulduğunu doğrulayın
• Desteklenmeyen profil adlarını yazmaktan kaçının
• Farklı alıcı gruplarının hedeflenen kısıtları aldığını doğrulayın
• İçe aktarmadan sonra kayıtları inceleyin

Tek bir izin profilinin her alıcı veya belge türü için uygun olduğunu varsaymayın.

Adım 9: Parolaları ve İzinleri Birleştirin

Parola zorunlu tutmak ve açıldıktan sonra kısıt uygulamak için:

• PDF şifrelemeyi etkinleştirin
• Açma parolasını doğrulayın
• İzin kısıtlarını etkinleştirin
• Gerektiğinde sahip parolasını doğrulayın
• Uygun izin profilini seçin
• XERIA güvenlik özetini inceleyin
• Bir test çıktısı üretin

Özet **Parola + izinler (Password + permissions)** ifadesini göstermelidir.

Bu mod, PDF’nin kimlik bilgisi olmadan açılmaması ve alıcıların açıldıktan sonra da sınırlı eylemlere sahip olması gerektiğinde uygundur.

İzin kısıtlarının her ekran görüntüsünü, fotoğrafı veya manuel yeniden üretimi önleyemeyeceğini unutmayın.

Adım 10: Çıktının Kalanını Yapılandırın

İş akışının gerektirdiği güvenlik dışı ayarları tamamlayın.

Bunlar şunları içerebilir:

• Kaynak PDF
• Çıktı klasörü
• Çıktı dosyası adı
• Filigran metni
• Alıcı tokenları
• İzleme kodu
• QR izleme öğesi
• Sayfa aralığı
• E-posta ayarları

Güvenlik ayarları doğru kaynak, alıcı ve çıktı dosyasıyla uyumlu kalmalıdır.

Yanlış alıcıya gönderilen parola korumalı PDF yine de bir güvenlik olayıdır.

Daha geniş bir koruma iş akışı için [Gizli PDF Belgeleri Nasıl Korunur?](/resources/articles/how-to-protect-confidential-pdf-documents/) makalesine bakın.

Adım 11: Temsili Bir Test Çalıştırın

Tüm işi işlemeden önce bir test dosyası üretin.

Kişiselleştirilmiş toplu işlemlerde test kayıtları şunları içermelidir:

• Manuel atanmış parolası olan bir alıcı
• Otomatik oluşturulmuş parolası olan bir alıcı
• İzin profili bulunan bir alıcı
• Uzun adlı bir alıcı
• Latin alfabesi dışındaki karakterleri içeren bir alıcı adı
• Form veya açıklama içeren bir dosya
• Yazdırmaya izin vermesi gereken bir dosya
• Kopyalamayı veya düzenlemeyi kısıtlaması gereken bir dosya

Üretilen PDF’yi hedef alıcıların kullandığı yazılımda açın.

Şunları doğrulayın:

• Dosya doğru açma parolasını istiyor
• Yanlış parola reddediliyor
• Doğru parola dosyayı açıyor
• Filigran ve alıcı kimliği doğru
• Sahip parolası açığa çıkmıyor
• Yazdırma beklendiği gibi çalışıyor
• Kopyalama beklendiği gibi çalışıyor
• Düzenleme beklendiği gibi çalışıyor
• Formlar ve yorumlar amaçlandığı gibi çalışıyor
• PDF okunabilir ve hasarsız kalıyor

Uyumluluk önemliyse birden fazla PDF okuyucusunda test edin.

Adım 12: Korunan PDF’leri Üretin

Test başarıyla tamamlandıktan sonra hedeflenen üretim işlemini başlatın.

Kişiselleştirilmiş üretimde onaylı alıcıları seçin ve **PDF Oluştur (Generate PDF)** seçeneğini kullanın.

Şunları izleyin:

• Toplam öğe sayısı
• Geçerli öğe
• Tamamlanan öğeler
• Başarısız öğeler
• Atlanan öğeler
• Çıktı konumu
• Güvenlikle ilgili uyarılar
• Eksik parola uyarıları

Açma parolası bulunmayan alıcılarla ilgili ön koşul uyarısını göz ardı etmeyin.

Tamamlanmış ilerleme göstergesi işlemin bittiğini doğrular; ancak her parola ve izin atamasının doğru olduğunu kanıtlamaz.

Adım 13: Çıktı Kümesini Doğrulayın

Üretimden sonra şunları karşılaştırın:

• Girdi dosyası sayısı
• Seçilen alıcı sayısı
• Üretilen dosya sayısı
• Başarısız ve atlanan kayıtlar
• Çıktı dosyası adları
• Açma parolası atamaları
• Sahip parolası atamaları
• İzin profilleri
• Alıcı filigranları
• İzleme kodları

Toplu işlemin farklı bölümlerinden örnekler açın.

Yüksek riskli bir toplu işlemde dağıtımdan önce her alıcı-dosya ve alıcı-parola ilişkisini doğrulayın.

Dosya adlarına parola eklemeyin.

Adım 14: Parolayı Güvenli Biçimde Teslim Edin

Korunan PDF ve parolası otomatik olarak aynı kanal üzerinden gönderilmemelidir.

Onaylı teslim yöntemleri şunları içerebilir:

• Ayrı bir e-posta iletisi
• Doğrulanmış telefon veya SMS kanalı
• Kimlik doğrulamalı portal
• Kuruluşun onayladığı parola yöneticisi
• Önceden kararlaştırılmış alıcıya özel yöntem

Uygun yöntem kuruluş politikasına ve belgenin hassasiyetine bağlıdır.

Parolayı teslim etmeden önce:

• Alıcıyı doğrulayın
• Hedefi doğrulayın
• Grup mesajlarından kaçının
• Herkese açık veya ortak kanallardan kaçının
• Sahip parolasını açığa çıkarmayın
• Düz metin parolaları sıradan günlüklerde saklamayın
• Yalnızca politikanın gerektirdiği operasyonel kanıtı kaydedin

Parola açığa çıkarsa bunu tehlikeye girmiş kabul edin ve ilgili iş akışına göre yeni bir dosya veya parola oluşturun.

Adım 15: Dağıtın ve Sonucu Kaydedin

Korunan dosyalar incelemeyi geçtikten sonra bunları onaylı kanal üzerinden dağıtın.

XERIA e-posta teslimatı kullanıldığında:

• Alıcı-dosya eşleştirmesini doğrulayın
• E-posta şablonunu hazırlayın
• Ek eşleştirmesini inceleyin
• Gerektiğinde parola teslimini ayrı tutun
• Onaylı dosyaları gönderin
• **Posta Günlüğü (Mail Log)** sonuçlarını inceleyin

Başarılı teslimatları, başarısızlıkları ve yeniden denemeleri politikaya göre kaydedin.

E-posta teslimatı ilgili lisanslı özelliği gerektirir ve deneme modunda kullanılamaz.

Yaygın Sorunlar

PDF Parola İstemeden Açılıyor

Yalnızca izin kısıtlarının değil, PDF şifrelemenin etkinleştirildiğini doğrulayın.

Ayarı değiştirdikten sonra yeni bir test dosyası üretin.

XERIA Eksik PDF Parolaları Bildiriyor

Seçilen bir veya daha fazla alıcının açma parolası bulunmuyor.

Eksik parolaları oluşturun, alıcı kayıtlarını manuel düzenleyin veya işlemi iptal edin.

Parola Yanlış Alıcı İçin Çalışıyor

Dağıtımı hemen durdurun.

Alıcı kayıtlarını, içe aktarılan satırları, çıktı dosyası adlarını ve parola eşleştirmesini inceleyin.

Verileri düzelttikten sonra etkilenen dosyaları yeniden üretin.

PDF Parola İstiyor Ancak Kısıtlar Uygulanmıyor

**İzin Kısıtlarını Uygula (Apply Permission Restrictions)** seçeneğinin etkin olduğunu ve geçerli bir izin profili atandığını doğrulayın.

PDF Parola Olmadan Açılıyor Ancak Yazdırma Kısıtlı

Bu, **Yalnızca izinler (Permissions only)** modunun beklenen davranışıdır.

Açma parolası gerekiyorsa PDF şifrelemeyi de etkinleştirin.

Alıcı Yazdıramıyor veya Form Dolduramıyor

Seçilen izin profili gereğinden fazla kısıtlayıcı olabilir.

Gerekli eyleme izin veren bir profil seçin ve yeni bir dosya üretin.

Kısıtlar Bir PDF Okuyucusunda Çalışıyor, Diğerinde Çalışmıyor

PDF izinlerinin uygulanması yazılıma göre değişebilir.

Desteklenen alıcı uygulamalarıyla test edin ve izinleri destekleyici kontroller olarak değerlendirin.

Otomatik Oluşturulan Parola Eksik

Alıcı kaydına dönün ve oluşturulan parolanın kaydedildiğini doğrulayın.

Parola güvenilir biçimde teslim edilemediği sürece ilgili PDF’yi dağıtmayın.

Sahip Parolası Alıcıya Gönderildi

Sahip parolasını açığa çıkmış kabul edin.

Etkilenen güvenlik yapılandırmasını inceleyin ve gerektiğinde dosyayı yeni onaylı kimlik bilgileriyle yeniden üretin.

En İyi Uygulamalar

• Güvenlik ayarlarını seçmeden önce belgeyi sınıflandırın.
• Yetkisiz görüntüleme riski varsa açma parolası kullanın.
• İzin kısıtlarını yalnızca alıcının göreviyle uyumluysa kullanın.
• Katmanlı koruma için şifreleme ve izinleri birleştirin.
• Uygulanabilir olduğunda farklı açma ve sahip parolaları kullanın.
• Hassas toplu işlemlerde alıcıya özel parolalar atayın.
• Her alıcı-parola eşleştirmesini doğrulayın.
• XERIA’nın eksik parola doğrulamasını kullanın.
• Otomatik oluşturulan parolaları dağıtımdan önce inceleyin.
• Alıcı ve parola verilerini koruyun.
• Dosya adlarına parola eklemeyin.
• Parolayı korunan ekle birlikte göndermekten kaçının.
• Düz metin parolaları sıradan günlüklerden uzak tutun.
• Temsili bir test çalıştırın.
• Alıcının PDF okuyucusuyla test edin.
• Yazdırma, kopyalama, düzenleme, form ve yorumları doğrulayın.
• Girdi, alıcı ve çıktı sayılarını karşılaştırın.
• Parola veya izin profili değiştirildikten sonra dosyaları yeniden üretin.
• E-posta teslimatından sonra Posta Günlüğü sonuçlarını inceleyin.
• Kaynak PDF’yi değiştirmeden koruyun.
• Korunan çıktıları onaylı bir konumda saklayın.
• Açığa çıkan veya unutulan parolalara verilecek yanıtı belgeleyin.

Sık Sorulan Sorular

XERIA PDF’nin Açılması İçin Parola Zorunlu Tutabilir mi?

Evet. PDF şifrelemeyi etkinleştirin ve bir açma parolası sağlayın. Kişiselleştirilmiş toplu işlemlerde seçilen her alıcının açma parolası bulunmalıdır.

XERIA Eksik Alıcı Parolalarını Oluşturabilir mi?

Evet. Toplu şifreleme eksik açma parolalarını algıladığında XERIA altı haneli sayısal parolalar oluşturabilir ve bunları alıcı veritabanına kaydedebilir.

Açma Parolası Olmadan İzin Uygulayabilir miyim?

Evet. PDF parola olmadan açılabilirken seçilen yazdırma, kopyalama veya düzenleme kısıtları uygulanabilir.

Parola ve İzin Kısıtlarını Birlikte Kullanabilir miyim?

Evet. Hem PDF şifrelemeyi hem de izin kısıtlarını etkinleştirin. XERIA bu yapılandırmayı Parola + izinler olarak tanımlar.

Açma Parolasıyla Sahip Parolası Aynı mı Olmalı?

Farklı amaçlara hizmet ederler. İş akışı izin veriyorsa farklı değerler kullanmak genellikle daha uygundur.

PDF İzinleri Kopyalamayı Tamamen Önleyebilir mi?

Hayır. Uygulanmaları uyumlu yazılıma bağlıdır ve görünür içerik ekran görüntüsü, fotoğraf veya manuel yöntemlerle yeniden üretilebilir.

Her Alıcının Parolası Farklı Olabilir mi?

Evet. Her alıcı kaydında uygun açma parolasını saklayın veya içe aktarın ve üretimden önce eşleştirmeyi doğrulayın.

Alıcı Parolayı Unutursa Ne Olur?

Kuruluşun kimlik doğrulama ve değiştirme prosedürünü izleyin. Talepte bulunan kişiyi doğrulamadan mevcut parolayı yeniden göndermeyin.

Sonuç

XERIA dört pratik PDF güvenlik modunu destekler: normal, yalnızca parola, yalnızca izinler ve parola + izinler.

Tek bir belge için gerekli modu seçin, onaylı kimlik bilgilerini atayın, bir test dosyası üretin ve dağıtımdan önce davranışı doğrulayın.

Kişiselleştirilmiş toplu işlemlerde seçilen her alıcının doğru açma parolası ve izin profili bulunmalıdır. XERIA eksik parolaları algılayabilir, altı haneli değerler oluşturabilir veya sizi manuel düzenlemeye yönlendirebilir.

Güvenilir bir iş akışı; doğru alıcı verilerini, uygun şifrelemeyi, orantılı izinleri, temsili testleri, güvenli parola teslimini ve üretilen her dosyanın dikkatli doğrulamasını birleştirir.